Guida al PMBOOK® - Ideazione del ciclo di vita del progetto
Secondo la Guida al PMBOK®, gli elementi del ciclo di vita di un progetto devono definire il lavoro che il progetto realizzerà, i risultati che produrrà, i membri del team coinvolti e le modalità di controllo e approvazione di ogni fase.
Determinare questi elementi richiede un progetto dall'inizio alla fine. Fornisce un processo sistematico, tempestivo e controllato a beneficio degli stakeholder del progetto. Questo aiuta i PM a definire ciò che deve essere realizzato prima di passare alla fase successiva di un progetto.
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Le 5 fasi del project management
Il project management può essere diviso in cinque fasi. In primo luogo, gli stakeholder avviano il progetto e successivamente, lo definiscono e lo pianificano. Quindi, il team esegue il progetto e monitora le sue prestazioni. Infine, una volta completato il progetto, il progetto deve essere chiuso.
Fase 1: Avvio del progetto
L'obiettivo dell'avvio di un progetto è quello di definirlo a grandi linee. Questo processo inizia solitamente con un business case o una bozza del progetto. Se è necessaria una ricerca o un test di fattibilità, è opportuno completarla in questa fase.
Gli stakeholder più importanti faranno le loro valutazioni per decidere se il progetto può essere avviato. Se viene dato il via libera, dovrai creare una bozza o un documento di avvio del progetto (PID) che delinei lo scopo e i requisiti del progetto. Dovrebbe includere le esigenze aziendali, gli stakeholder e il business case. Nota: Ci sono molti modelli di PID che rispettano le linee guida del PMBOOK® disponibili online, che puoi scaricare per iniziare.
Suggerimento:Quando si crea un PID, non ci si deve soffermare troppo nei requisiti tecnici. Questi saranno chiariti e definiti espressamente nella fase 2.
Fase 2: Pianificazione del progetto
La fase di pianificazione è fondamentale per la gestione di progetti di successo e si concentra sullo sviluppo di una tabella di marcia da seguire per il team. Durante la fase di pianificazione, i project manager devono organizzare i loro team, impostare risorse collaborative e impostare gli obiettivi stabiliti.
Due dei metodi più conosciuti per la definizione degli obiettivi sono S.M.A.R.T. e C.L.E.A.R.:
S.M.A.R.T. Obiettivi- Questo metodo aiuta a garantire che gli obiettivi siano stati completamente verificati. Fornisce inoltre un modo per comprendere chiaramente le implicazioni del processo di impostazione degli obiettivi.
Specifico- Per impostare obiettivi specifici, rispondi alle seguenti domande: chi, cosa, dove, quando, quale e perché.
Misurabile- Crea criteri che puoi utilizzare per misurare il successo di un obiettivo.
Attuabile- Identifica gli obiettivi più importanti e cosa ti servirà per raggiungerli.
Realistico- Dovresti essere disposto e capace di lavorare per raggiungere un determinato obiettivo.
Tempestivo- Crea un periodo di tempo per raggiungere l'obiettivo.
Per ulteriori informazioni sugli obiettivi S.M.A.R.T. e per scaricare modelli di obiettivi S.M.A.R.T. gratuiti, consulta "La guida essenziale per scrivere obiettivi S.M.A.R.T.."
C.L.E.A.R. Obiettivi- Un metodo più recente per la definizione degli obiettivi che tiene conto dell'ambiente delle aziende odierne, caratterizzate da ritmi frenetici.
Collaborativo - L'obiettivo dovrebbe favorire la collaborazione tra i dipendenti.
Limitato– Dovrebbero essere limitati nell'ambito e nel tempo per essere gestibili.
Emozionale - Gli obiettivi devono attingere alla passione dei dipendenti ed essere in grado di creare un legame emotivo con loro. Questo può ottimizzare la qualità del lavoro.
Apprezzabili – Gli obiettivi più grandi devono essere suddivisi in compiti più piccoli che possono essere raggiunti rapidamente.
Ridefinibile - Quando nuove situazioni si verificano, è necessario essere flessibili e affinare gli obiettivi di conseguenza.
杜兰特,熔丝,l 'ambito del progetto e definito e viene sviluppato un piano di project management. Implica l'identificazione dei costi, della qualità, delle risorse disponibili e di un calendario realistico. I piani di progetto comprendono anche la definizione delle linee di base o delle misure relative alle prestazioni. Queste vengono generati utilizzando l'ambito, la pianificazione e i costi di un progetto. Una linea di base è essenziale per determinare se un progetto è in linea.
In questa fase, i ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti, in modo che tutti i soggetti coinvolti sappiano quali sono le loro responsabilità Ecco alcuni dei documenti che un PM creerà durante questa fase per garantire che il progetto sia sempre aggiornato:
- Dichiarazione dell’ambito- Un documento che definisce chiaramente le necessità aziendali, i vantaggi del progetto, gli obiettivi, i deliverable e le milestone chiave. La dichiarazione dell’ambito può cambiare nel corso di un progetto, ma non dovrebbe essere eseguita senza l'approvazione del project manager e dello sponsor.
- Programmazione della ripartizione del lavoro (WBS)- Si tratta di una rappresentazione visiva che suddivide l'ambito del progetto in sezioni gestibili per il team.
- Milestone- Identifica gli obiettivi di rilievo che devono essere soddisfatti durante il progetto e inseriscili nel diagramma di Gantt.
- Diagramma di Gantt- Una linea temporale visiva che puoi utilizzare per pianificare le attività e visualizzare la sequenza temporale del tuo progetto.
- Piano di comunicazione- Di particolare importanza se il progetto coinvolge gli stakeholder esterni. Sviluppa la comunicazione corretta sul progetto e crea una pianificazione di quando comunicare con i membri del team, in base a deliverable e a milestone.
- Piano di gestione dei rischi- Identifica tutti i rischi prevedibili. I rischi più comuni includono stime di tempo e costi non realistici, stime di revisione del cliente, tagli al budget, cambiamenti dei requisiti e mancanza di risorse assegnate.
Suggerimento: Quando crei una WBS, i pacchetti di lavoro non dovrebbero essere più lunghi di 10 giorni. Assicurati di sollecitare l'input e la prospettiva dai membri del team sulle loro attività specifiche.
Fase 3: Realizzazione del progetto
杜兰特拉熔丝迪esecuzione del progetto,茶m approfondisce e completa i deliverable. Questa fase inizia con una riunione di avvio, è caratterizzata dall'inizio dei report e degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e si trasforma in prestazioni e monitoraggio man mano che il progetto si sviluppa.
Le attività completate durante la fase di esecuzione includono:
- Sviluppare il team
- Assegnare le risorse
- Eseguire piani di gestione dei progetti
- Gestione degli acquisti se necessario
- Il PM orienta e gestisce l'esecuzione dei progetti
- Configurare sistemi di tracciamento
- Le assegnazioni di attività vengono eseguite
- Riunioni sullo stato
- Aggiornare la pianificazione del progetto
- Modificare i piani di progetto secondo necessità
Sebbene la fase di monitoraggio del progetto abbia un insieme diverso di requisiti, queste due fasi si verificano contemporaneamente.
Suggerimento:Prendi in considerazione l'utilizzo disoftware basato sul cloud per il project management, in modo che i membri del team possano aggiornare lo stato delle attività in tempo reale.
Fase 4: Prestazioni e monitoraggio dei progetti
Le prestazioni e il monitoraggio del progetto assicurano che i risultati del progetto siano in linea con il piano di gestione. I project manager utilizzano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per determinare se il progetto è in linea. Abbiamo illustrato i KPI più comuni per il tracciamento delle prestazioni di seguito:
- Obiettivi del progetto: Misurare se un progetto è in linea con le scadenze e il budget è un'indicazione del fatto che il progetto soddisferà gli obiettivi degli stakeholder.
- Deliverable di qualità: Ciò determina se sono soddisfatte attività specifiche.
- Monitoraggio dei costi e dell’impegno:I PM terranno conto dell’impegno e dei costi delle risorse per vedere se il budget è in linea. Questo tipo di tracciamento informa se un progetto soddisfa la sua data di completamento in base alle prestazioni correnti.
- Prestazioni del progetto:Monitora le modifiche al progetto. Prende in considerazione la quantità e i tipi di problemi che si verificano e quanto rapidamente vengono affrontati. Questi possono verificarsi da ostacoli imprevisti e modifiche all'ambito.
In questa fase, i PM potrebbero dover modificare le pianificazioni e le risorse per garantire che il progetto sia in linea
Suggerimento: Esamina il business case alla fine di ogni fase e apporta delle modifiche al piano di progetto secondo necessità.
Fase 5: Chiusura del progetto
Una volta completato il progetto, il team deve chiuderlo ufficialmente. Generalmente i project manager hanno un incontro post mortem per valutare i successi e i fallimenti. La chiusura del progetto aiuta un team a identificare le cose che sono andate bene e le aree di miglioramento.
Una volta completato il progetto, i PM hanno ancora alcune attività da completare. Dovranno creare un elenco di cose che non sono state completate durante il progetto e lavorare con i membri del team per completarle. Eseguire un budget finale e preparare un report finale del progetto. Infine, dovranno raccogliere tutti i documenti e i deliverable del progetto e archiviarli in un unico luogo.
Suggerimento:L'utilizzo di una soluzione software basata su cloud è un modo semplice per raccogliere e salvare tutti i documenti di progetto in un unico luogo, per tutto il ciclo di vita del progetto.
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