Che cos'è la gestione di un portafoglio di progetti (PPM)?
La PPM è una strategia di gestione che valuta i potenziali progetti e utilizza tale valutazione per priorizzare e implementare i progetti. Insieme, i responsabili di progetto e le parti interessate analizzano i potenziali progetti in base alle conclusioni tratte dai dati, che indirizzano i responsabili del processo decisionale verso i progetti più appropriati e gratificanti. Entrambi i fattori qualitativi e quantitativi confluiscono nella valutazione dei potenziali progetti.
L'obiettivo della PPM è aumentare l'efficienza adottando un processo basato sui dati per scegliere solo i progetti più efficienti e soddisfacenti. La PPM mira a valutare con successo la possibilità di riuscita di un progetto, insieme ai rischi sottostanti. Ciò consente un'organizzazione strategica dei progetti che massimizza l'efficienza di un'azienda.
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Fasi della gestione di un portafoglio di progetti
Pur essendo un processo vivo e continuo, la PPM prevede una serie di fasi da seguire per valutare accuratamente ogni progetto o programma. Le proposte valutate dalla PPM sono dette "componenti", che possono essere qualsiasi: da business case fino a un progetto più ampio.
Il Project Management Institute (PMI) identifica 10 fasi essenziali della gestione del portafoglio di progetti; tali fasi possono essere ulteriormente suddivise in tre categorie, dette "gruppi". Questi gruppi e le loro fasi di coordinamento includono:
Aligning Processes Group (gruppo di allineamento dei processi, fasi 1-7):questo gruppo di fasi si波沙lavoro di把azione prima che un progetto venga approvato o eseguito. Comprende le seguenti fasi:
Identificazione:elenco di tutte le componenti gestite con la PPM, sia in corso che nuove.
Categorizzazione:raggruppamento delle componenti del gruppo nei relativi gruppi aziendali appropriati.
Valutazione:raccolta dei dati per ogni componente per definirne il valore. La valutazione è basata sui dati, ma può essere derivata sia da variabili qualitative che quantitative.
Selezione:selezione delle componenti più preziose dalla fase precedente e creazione di un elenco.
Priorità:classificazione di ogni componente in base a categorie strategiche (ad esempio innovazione, rischio rispetto al ritorno, risparmi sui costi, ecc.)
Bilanciamento del portafoglio:ordinamento delle componenti preziose per creare un piano aziendale coeso e comprensibile.
Autorizzazione:comunicazione delle decisioni e ottenimento dell'approvazione su tempi, budget e sequenze temporali. Assegnazione di tutte le risorse necessarie per il progetto.
Monitoring Group (gruppo di monitoraggio fasi 8-9):queste fasi comportano il reporting e la revisione del progetto. Durante queste fasi, i team PPM esaminano i processi e li modificano in base alle necessità.
Revisione e reporting periodici del portafoglio:raccolta e analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Analisi dei KPI su base periodica e predeterminata per migliorare costantemente i processi. Si tratta di una revisione dell'intero processo di PPM, non delle singoli componenti.
Modifiche strategiche:analisi e ottimizzazione dei tuoi processi strategici secondo le necessità, in base alla tua analisi.
Component Processes (processi sulle componenti, fase 10):in questa fase vengono analizzate le prestazioni delle componenti.
Esecuzione e reporting delle componenti:dopo che le componenti sono state completate, ne vengono esaminate le prestazioni. Il successo relativo di ogni componente fornirà un feedback sulla validità complessiva dei processi di PPM.
Vantaggi offerti dalla gestione di un portafoglio di progetti
La PPM aiuta a creare un sistema affidabile in cui le aziende possano gestire costantemente i propri processi e programmi. Quando implementata correttamente, la PPM può offrire enormi vantaggi a un'azienda, tra cui:
Riduzione dei rischi:sarai in grado di mitigare i rischi prima dell'inizio di un progetto, perché la PPM prende in considerazione tutte le componenti.
Allineamento del budget:la PPM si basa sulla definizione dei costi e sulla determinazione di spese realistiche per tutti i potenziali progetti; ciò significa che la tua azienda sarà ben consapevole dei costi del progetto fin dall'inizio.
Ottimizzazione della gestione delle risorse:vengono identificate tutte le risorse necessarie per un potenziale progetto, aiutandoti a valutare se la tua azienda può gestire o meno il progetto.
Promozione di un processo decisionale collaborativo:la PPM stimola la collaborazione tra gli esperti in PPM, i responsabili di progetto e i responsabili di programma. Grazie alle tattiche decisionali basate sui dati della PPM, tutti i membri del team possono collaborare senza basarsi su preferenze od opinioni personali.
Valorizzazione delle parti interessate in merito al progetto:le parti interessate e i dirigenti ottengono visibilità nella priorizzazione di determinati progetti rispetto ad altri.
Aumento del tasso di successo del progetto:la PPM consente di classificare e priorizzare我公关ogetti per massimizzare il successo di ogni progetto, insieme all'organizzazione nel suo insieme. Questo sistema affidabile lascia molto poco spazio a rischi, ritardi o fallimenti nel completamento dei progetti.
Come scegliere uno strumento di gestione dei progetti
Uno strumento funzionale ed efficiente per la gestione dei progetti dovrebbe adattarsi alle esigenze della tua azienda e aiutare a semplificare i processi ed eliminare gli sprechi a livello di costi, tempi e risorse. Anche se ci sono diverse componenti da considerare, ecco alcune importanti domande per aiutarti a determinare come una PPM si adatta alla tua organizzazione:
Come intendi utilizzare lo strumento?
Quali sono le caratteristiche e le funzioni importanti per te?
La compatibilità con altri programmi è un requisito chiave?
La tua organizzazione utilizza una determinata metodologia di PM, ad esempio Scrum o Agile?
In tal caso, lo strumento funziona in quell'ambiente?
Il flusso di lavoro è un fattore importante?
Se i team sono distribuiti in più località, lo strumento fornisce funzionalità di collaborazione adeguate?
Lo strumento fornisce diversi livelli di accesso e informazioni ai leader rispetto alle risorse del progetto?
Dopo aver valutato queste domande e indagando su adattabilità e costi organizzativi, determina come uno strumento dovrebbe (e potrebbe) soddisfare le tue esigenze, soprattutto nel corso del tempo.