Suggerimenti degli esperti su una gestione efficace dei progetti in ambito governativo

Gli esperti offrono una联赛di raccomandazioni che possono aiutare i leader e i lavoratori a eseguire una gestione efficace dei progetti. I suggerimenti includono la richiesta del consenso dei migliori leader dell'organizzazione, la comprensione dei rischi all'inizio del progetto e l'impiego di un mix di strategie.

Ecco alcuni consigli e suggerimenti aggiuntivi degli esperti:

1. Cerca il consenso della top leadership per la struttura e le strategie:i leader dell'organizzazione devono comprendere i principi di una buona gestione dei progetti e approvare le strategie generali per portare a termine i progetti. In caso contrario, il sostegno finanziario e di altro genere al lavoro sarà provvisorio e può essere abbandonato in qualsiasi momento. Il sostegno dei leader dell'organizzazione si tradurrà anche in un maggiore supporto da parte dei dipendenti in tutta l'organizzazione.
   
   "Il consenso (per il progetto e i processi) dovrebbe iniziare dai superiori e non dal basso", afferma Senapathy, del Project Management Training Institute.
   
   "Il governo deve sottolineare la disciplina della gestione dei progetti dall'alto", afferma Ramirez, dell'Institute for Neuro & Behavioral Project Management. "E deve essere un'area focalizzata, così come la sicurezza, la gestione dei costi, la produzione del prodotto tecnico che si sta consegnando o costruendo."
2. Pensate e ascoltate tutte le parti interessate che il progetto potrebbe influire:un'ampia gamma di persone potrebbero essere interessate da un progetto, oltre a un'agenzia e anche oltre gli utenti finali. È importante capire tutti coloro che potrebbero essere interessati e come potrebbero reagire al lavoro.
   
   "Le parti interessate rappresentano qualsiasi individuo o gruppo che è interessato o si percepisce come influenzato dal progetto e dai suoi risultati", afferma Townsend, con il Project Management Institute. "Le parti interessate possono influenzare ogni aspetto di un progetto, compresi i piani, i costi e la pianificazione. È importante capire chi sono le parti interessate, come interagire con loro e come bilanciare i potenziali conflitti tra di loro."
3. Creare un piano e fornire una direzione chiara prima di iniziare:se si utilizzano le metodologie Agile per portare avanti un progetto, la pianificazione sarà probabilmente diversa dagli altri metodi di gestione del progetto. In ogni caso, devi stabilire obiettivi generali e assicurarti che il tuo team comprenda questi obiettivi.
   
   "Iniziare troppo presto può significare che gli obiettivi non sono chiari o che non vengono compresi (e) i requisiti chiave vengono saltati", afferma Townsend. "Una buona pianificazione anticipata con revisioni regolari del piano durante il ciclo di vita del progetto può fare una grande differenza nei tassi di successo."
4. Monitora bene i progressi:soprattutto nella gestione dei progetti più tradizionale, è indispensabile che il team monitori benchmark, scadenze e progressi.
5. Apportare modifiche rapide in base al monitoraggio:il tuo team deve apportare rapidamente modifiche se il monitoraggio mostra benchmark mancati, scadenze o altri problemi. Ciò è particolarmente vero nei progetti governativi che potrebbero comportare budget di grandi dimensioni.
   
   "Prima si catturano le cose, migliore è la prevenzione (problemi) e il risparmio di milioni di dollari", afferma Senapathy.
6. Essere selettivi:non cercare di eseguire una vasta gamma di progetti che influenzano molte operazioni dell'agenzia tutte contemporaneamente. Scegli i progetti e ottieni il consenso della leadership, che può migliorare le operazioni in un'area specifica. In questo modo non si genera il caos in tutta l'organizzazione.
7. Immagina il tuo successo:immagina e articola un percorso verso il risultato del progetto e come sarà quel risultato. Puoi farlo in parte impostando l'ambito del progetto.
8. Assicurati che il progetto fornisca al beneficiario previsto ciò di cui ha bisogno:"La gestione più importante e buona del progetto garantisce che il risultato soddisfi le esigenze dei beneficiari previsti", afferma Townsend. "Se un risultato viene prodotto rapidamente con tutte le funzionalità promesse ma non riesce a soddisfare le esigenze delle persone che lo utilizzeranno, il progetto è fallito."
9. Riunisci il tuo "team A":scegli alcune delle menti più brillanti della tua organizzazione per far parte del team di progetto, anche se la descrizione del lavoro non le suggerisce come adatti. Le menti più brillanti possono immaginare obiettivi più grandi e promuovere l'innovazione reale.
10. Integra lo sviluppo dei dipendenti e gli obiettivi di carriera con la gestione dei progetti:i dipendenti risponderanno con maggiore attenzione al lavoro del progetto quando le loro descrizioni del lavoro e i loro premi sono influenzati dal loro lavoro di gestione dei progetti.
    
    "C'è una motivazione da parte dei singoli individui ad assumersi maggiori responsabilità" per il successo del progetto, afferma Senapthy.
11. Pensa all'economia comportamentale e alla scienza del comportamento umano:i progressi su qualsiasi lavoro umano devono tenere conto del modo in cui gli umani prendono decisioni, afferma Ramirez, dell'Institute for Neuro & Behavioral Project Management.
    
    "Non ci concentriamo abbastanza sul pezzo comportamentale", afferma. "I progressi nel governo, nel settore privato o in qualsiasi organizzazione saranno più lenti quando non si incorporano i fattori umani che vi rientrano." Ciò significa che le organizzazioni devono pensare al motivo per cui le persone devono prendere le decisioni che fanno, compresi gli incentivi finanziari, la sicurezza del lavoro e l'accordo con i superiori.
12. Conoscere i rischi coinvolti nel progetto:all'inizio di ogni progetto, i leader del progetto e i membri del team devono valutare i rischi e le sfide inerenti al progetto. Da lì, apporta modifiche o adotta altre misure per affrontare questi rischi.
    
    "La gestione del rischio considera i fattori che possono influire negativamente o positivamente su un progetto e sui suoi risultati", afferma Townsend. "Alcuni rischi possono far deragliare i progetti, mentre altri possono consentire ai team di accelerare o aumentare la consegna di valore. Una buona gestione dei rischi mantiene visibili queste minacce e opportunità durante il progetto, in modo che il team possa mitigare i rischi e sfruttare le opportunità.
    
    Ramirez afferma che alcune analisi del rischio non vanno abbastanza lontano nel riconoscere i fattori umani. Ciò include un disincentivo a riconoscere i rischi in alcune aree, come il modo in cui un rischio potrebbe influire sul loro lavoro, o le opinioni e le opinioni o i loro superiori nell'agenzia.
    
    "Ci sono molti incentivi per evitare di considerare rischi aggiuntivi", afferma Ramirez. Questi disincentivi devono essere affrontati e considerati dai responsabili del progetto, afferma.
13. Inizia in piccolo e scala:se la tua agenzia sta appena iniziando a implementare la gestione formale dei progetti, inizia con un progetto più piccolo. Testare il processo su un progetto più piccolo o a breve termine consentirà ai membri del team di comprendere e modificare i processi prima di passare a un progetto più grande.
14. Sii agile e disposto a utilizzare un mix di strategie:"Un progetto reale deve essere agile", afferma Senapathy. Ciò potrebbe significare che i responsabili del progetto utilizzano una struttura tradizionale di gestione dei progetti, come il metodo Waterfall, per una parte del progetto, e quindi utilizzano un framework Scrum basato su Agile per un'altra parte. "Mantieni i processi flessibili", afferma. (Per saperne di più sulle diverse metodologie di project management, visita "Qual è la differenza? Agile vs. Scrum vs. cascata vs. Kanban.")
    
    In generale, poiché i progetti non rientrano mai in un bucket teorico di un framework, va assolutamente bene mescolare e abbinare metodologie tradizionali e Agile per ottenere le massime prestazioni dal budget e dal piano disponibili", afferma Senapathy.