La guida essenziale a un ufficio di gestione dei programmi

Gli esperti raccomandano diverse best practice per impostare ed eseguire uffici di gestione dei programmi. Le best practice includono il reclutamento delle persone giuste per il personale del tuo ufficio, una comunicazione valida e un'evoluzione costante.

Alcune best practice principali includono:

• Recluta membri del team appassionati:puoi assumere野大白羊'esterno o da altri reparti强度rni. In ogni caso, vorrai assumere persone appassionate del lavoro che l'ufficio farà. Non assumere persone resistenti al cambiamento o che non sono disposte a evolvere il modo in cui fanno le cose.
  
  "Recluta professionisti esperti che vogliono fare la differenza nel modo in cui l'organizzazione opera", afferma Englund.
• Assicurati che il capo del PgMO riferisca a un top leader dell'organizzazione:se il capo dell'ufficio PgMO riferisce direttamente a qualcuno nei piani più bassi dell'organizzazione, l'ufficio potrebbe non ottenere il supporto e la visibilità di cui ha bisogno. È anche importante che il responsabile del PgMO non riferisca al capo di un reparto specifico. L'ufficio lavorerà per l'intera organizzazione. Le persone non possono percepirlo in linea con un singolo reparto.
  
  "Fa' sì che l'ufficio riferisca ai piani alti nella struttura organizzativa in modo che non siano prevenuti verso una specifica area funzionale", afferma Englund.
• Ottieni supporto dai migliori leader dell'organizzazione:come abbiamo detto in precedenza, vorrai assicurarti di avere il supporto entusiasta di un leader organizzativo ancora prima di creare l'ufficio di gestione dei programmi. Quindi, mentre stai creando l'ufficio e inizi a gestirlo, devi assicurarti che questo leader abbia una visibilità elevata sui suoi obiettivi e sui suoi primi risultati.
  
  Assicurati che i leader senior siano consapevoli di ciò che l'ufficio sta facendo e ottenendo. L'alto dirigente, il tuo entusiasta sostenitore, può aiutarti in questo. Ma devi assicurarti di diffondere queste notizie anche in altri modi. Vuoi che i top leader comprendano come il lavoro dell'ufficio si allinea direttamente al successo della strategia aziendale.
• Mantieni la massima semplicità possibile:non vuoi che i dipendenti della tua azienda percepiscano il nuovo ufficio di gestione dei programmi come incentrato su processi che tutti devono seguire e su strumenti che tutti devono utilizzare.
  
  "Guadagnati la reputazione di essere necessario e produttivo", afferma Englund. "Non deve essere percepito come un sovraccarico burocratico. "Oh, ecco arrivare quel fastidioso program manager. Ha solo bisogno di portare a termine il suo documento. E mi sta di nuovo importunando. E se il direttore generale chiudesse l'ufficio di gestione dei programmi, sarei davvero felice." Non è una buona cosa".
  
  Invece, secondo Englund, il program manager dovrebbe dire ai dipendenti della propria organizzazione: "Sono qui per aiutarvi a portare a termine le cose. Cosa posso fare per darvi una mano?
  
  "Rendi le cose semplici, in modo che le persone comprendano e sostengano ciò che stai facendo. E ci credano. Perché se non lo fanno, opporranno resistenza."
• Sii trasparente:vorrai essere trasparente sulla missione e gli obiettivi dell'ufficio, nonché su come intendi lavorare per raggiungere questi obiettivi lungo lapipeline del progetto.
• Comunica sempre e racconta alle persone le tue vittorie:dovrai comunicare in modo ampio e coerente ai dipendenti ciò che l'ufficio sta facendo.
  
  , comunicazione potrebbe arrivare形式di condivisione delle best practice. Ciò aiuterà tutti i dipendenti a capire come fare bene nella gestione dei progetti e dei programmi.
  
  Dovrai anche comunicare ampiamente i primi risultati del tuo ufficio. Questo ti aiuterà a ottenere il sostegno dei leader senior e dei dipendenti della tua azienda.
• Ascolta gli scettici e convincili:gli scettici all'interno della tua organizzazione metteranno in discussione il valore del lavoro dell'ufficio. Ascolta ciò che hanno da dire. Spiega gli obiettivi dell'ufficio. E apporta modifiche se hanno senso.
  
  "Sforzati di trasformare i dubbi sul valore (dell'ufficio) in sostegno", afferma Englund.
• Priorità:le organizzazioni devonodare priorità ai progettiche aiuteranno a raggiungere gli obiettivi organizzativi. Un ufficio per la gestione dei programmi dovrà fare altrettanto. Devono concentrarsi sul lavoro più importante e non impantanarsi in dettagli minori di vari programmi e progetti.
  
  “Fluidita戴尔'ufficio significa格瓦拉molte人diverse da tutta l'azienda vengono da noi per molte cose diverse", afferma Carroll. "E se non abbiamo un modo standard per dare priorità non solo a ciò che supportiamo, ma anche a quanto tempo trascorriamo per questo supporto, allora siamo destinati a non avere successo in quel ruolo amministrativo. Ciò riduce ulteriormente il nostro valore per l'azienda. Così come la nostra capacità e fiducia nell'aumentare l'ambito degli elementi su cui lavoriamo. È molto facile finire impantanati in quel ruolo."
• Valuta e migliora continuamente:il tuo ufficio di gestione dei programmi probabilmente insegnerà ai dipendenti come evolvere e migliorare continuamente processi e prodotti mentre lavorano su progetti e programmi. Dovresti trattare il tuo ufficio come un prodotto. Ciò significa che i suoi processi dovrebbero sempre evolversi e migliorare.
  
  "Non essere legato a determinate cose solo perché è così che le hai sempre fatte", afferma Carroll.
  
  “Se mettiamo pratica cio格瓦拉predichiamo e iniziamo a trattare le nostre operazioni interne, così come i nostri strumenti interni, le nostre best practice e i nostri processi, come prodotti e il resto dell'azienda come nostro consumatore, dovremmo attraversare noi stessi queste fasi da soli", afferma. "Dovresti essere continuamente in uno stato di scoperta. Così come in uno stato di iterazione."

Di seguito è riportato un diagramma che include alcuni indicatori chiave di prestazione (KPI) principali per gli uffici di gestione dei programmi.