Ogilvy ottimizza la gestione dei progetti con Smartsheet

Una delle più vecchie e grandi agenzie di comunicazione di marketing nel mondo, Ogilvy crea campagne di comunicazione innovative per i principali marchi a livello globale. La natura essenziale della pubblicità e della comunicazione si è evoluta in modo significativo da quando l'agenzia è stata fondata nel 1948, e il ritmo dei cambiamenti è in continua accelerazione. Non è facile per un leader consolidato cambiare marcia e spostarsi rapidamente verso un nuovo scenario della comunicazione, ma Smartsheet sta aiutando Ogilvy a seguire questo percorso.

"L'intero modello pubblicitario è cambiato e, come istituzione di grandi dimensioni, può essere difficile stare al passo”, dichiara Mame McCutchin, Program Director in Ogilvy. "Anche loro non cambiano all'improvviso, ma si aspettano che noi li guidiamo con la tecnologia e i cambiamenti nel nostro modo di lavorare. E, su tutti i fronti, Smartsheet è stata tante volte la soluzione”.

"Ogni cosa a portata di mano"

Il team di McCutchin sta evolvendo dai vecchi modelli pubblicitari, basati su posizionamento su stampa e inserimento in trasmissioni, verso una nuova strategia di comunicazione digitale che crea coerenza di brand e di messaggi in un'ampia varietà di canali online. Dai video pubblicitari sui servizi di intrattenimento in streaming alle GIF animate di 6 secondi nei social media, le campagne di oggi richiedono più strumenti visivi, più elementi multi-canale e più risorse ricche di dati del passato. McCutchin e il suo team utilizzano Smartsheet per monitorare le risorse di comunicazione integrate nei progetti dei clienti, permettendo loro di visualizzare immediatamente lo stato di ogni dettaglio e di consegnare i progetti in maniera puntuale.

“Ogni cosa è davvero a portata di mano”, dichiara McCutchin. "Certo, si potrebbe osservare che anche un drive condiviso sia a portata di mano. Tuttavia, per trovare qualcosa al suo interno sono necessarie una torcia e una mappa. Questo è un modo molto più semplice per accedere ai dati ovunque ti trovi. È semplicemente più efficace”.

Grazie a Smartsheet, McCutchin è in grado di verificare che le giuste versioni dei file di immagini digitali siano pronte per essere condivise con i clienti ed è in grado di monitorare l'avanzamento verso le scadenze per ciascun elemento. Può allegare moduli di rilascio che confermano che i modelli e i soggetti interessati abbiano approvato l'utilizzo delle loro immagini ed elementi vocali nella campagna. Le viste delle dashboard le permettono di visualizzare lo stato di più elementi alla volta per assicurarsi che i membri del suo team dispongano di ciò che è necessario per risolvere i problemi, sia che si tratti di cambiare una lampadina nel luogo di lavoro che di abbreviare i passaggi e i tempi di inattività in un processo di produzione. Soprattutto, i suoi colleghi possono monitorare e aggiornare il proprio lavoro e intraprendere azioni in qualsiasi situazione o problema, il che è particolarmente importante quando i progetti vengono condivisi tra uffici globali.

“Una delle prime cose che ho fatto con il mio team è stata la definizione di una pianificazione di ciò su cui dovevamo cominciare a lavorare, di quando dovevamo cominciare a lavorare e della scadenza del nostro lavoro. Smartsheet è straordinario per questo”, sostiene McCutchin. “Le persone possono utilizzare il filtro per guardare solo i propri marchi e io posso avere una visione d'insieme. Ci aiuta a monitorare lo stato dei progetti attraverso le caselle di spunta: abbiamo finito? È stato consegnato? Sì. Le persone possono lasciare commenti e allegati molto utili per noi. Per la prima volta in questo progetto abbiamo una visione completa della sua intera portata”.

La “Tranquillità Smartsheet”

Oltre a monitorare le campagne, McCutchin utilizza Smartsheet per gestire i dettagli finanziari del team, come le spese rispetto ai budget dei clienti e le richieste di spese non fatturabili. Ha inoltre stabilito un hub di onboarding per il team, raccogliendo documenti e contatti in un'unica posizione e permettendone la consultazione ai nuovi assunti durante la fase iniziale del loro ruolo. Quanti più dettagli raccoglie e condivide utilizzando Smartsheet, tanto più il suo team può lavorare con fiducia, sapendo che le risposte alle domande più importanti sono facili da trovare.

“Ora c'è un livello di tranquillità che non avevamo prima di completare questo programma e ciò è molto importante per il team”, spiega McCutchin. "Ora tutti hanno la stessa panoramica delle attività da svolgere. Tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e remano nella medesima direzione. In precedenza, non sapevamo mai cosa ci aspettasse dietro l'angolo; ora con Smartsheet ci concentriamo tutti sullo stesso piano e abbiamo lo stesso punto di vista. Chi non vorrebbe la 'tranquillità Smartsheet' nella propria vita?”

Un team più tranquillo è un team più produttivo e motivato, e McCutchin ha riscontrato che la “tranquillità Smartsheet” ha permesso di consegnare in modo puntuale prodotti brandizzati di alta qualità ai clienti di Ogilvy. Ha potuto anche constatare che apre linee di comunicazione tra i team e all'interno di essi, permettendo una maggiore trasparenza nella collaborazione tra creatori e strateghi. Quando tutti i membri del team dispongono dei dati di cui necessitano, i problemi di comunicazione si riducono e si crea un maggiore senso di appartenenza al progetto in tutti quelli che vi partecipano.

McCutchin sta lavorando per sviluppare un foglio che offrirà una trasparenza simile ai clienti, una vista dashboard che mostrerà il completamento del progetto rispetto all'ambito di azione, analogamente alle aziende di utenze che mostrano ai clienti la quantità di energia che stanno utilizzando rispetto ai mesi precedenti o alle medie locali. Il settore si sta muovendo verso una maggiore trasparenza, osserva McCutchin. Con Smartsheet, lei può aiutare Ogilvy ad assumere un ruolo di leader e a stabilire un nuovo standard per comunicazioni chiare e fiducia. Ciò non solo crea soddisfazione nel cliente, ma aumenta anche la soddisfazione professionale di ogni membro dell'agenzia.

“Quando stai inseguendo qualcosa e ti affanni a completare il tuo lavoro, quello non è il tuo lavoro migliore, non è il meglio di te”, sostiene McCutchin. “Rimanere al lavoro fino a mezzanotte non è una cosa buona per nessuno. Ogni tanto fare tardi può essere entusiasmante, ma quando diventa una routine è solo una seccatura. Invece, riuscire a ottimizzare un progetto, completare un'attività e sentire di essere stati produttivi e di aver svolto un buon lavoro, è una sensazione ineguagliabile”.

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