Guida essenziale alla mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali può sembrare complicata per i nuovi utenti. Nell'elenco seguente abbiamo raccolto i consigli degli esperti, dal riconoscere le tue ipotesi all'utilizzo di esperti in materia:

• Applica la mappatura dei processi aziendali ai tipi di processi giusti.I processi che riflettono il modo in cui vengono prese le decisioni potrebbero non essere i migliori da mappare perché sono limitati alle fasi e potrebbero non offrire il massimo impatto per il tuo tempo.
• Sii chiaro sull'obiettivo della mappatura del processo.一个回le inefficienzedei processi non riguardano il processo stesso. Diventa quindi fondamentale rivedere anche tutti i processi (secondari) intersecanti.
• Punta a ottenere buon risultati. La perfezione non esiste.Tutto chiaro.
• Fai attenzione alle mappe dei processi di responsabilità tra parti.Questi tipi di mappe di processo non sono l'ideale, in quanto la parte principale è difficile da mostrare graficamente. Fai attenzione nell'analisi a differenziare il leader quando il processo supera gli ambiti.
• Fai in modo che i tuoi processi vengano mappati da un esperto.Prendi in considerazione l'assistenza esterna se non hai qualcuno attualmente formato nella mappatura.
• Convalida le tue mappe.Subito dopo averle disegnate, esaminale con i partecipanti al processo in modo da assicurarti che siano corrette.
• Sii costantemente consapevole delle tue ipotesi.Le tue ipotesi e quelle del tuo staff possono causarti problemi. Continua a porre le domande che rivelano i tuoi bias.
• Non correggere i processi fino a quando non sono completamente mappati.Definisci completamente il tuo stato "as-is", assicurandoti di vedere l'intero quadro così che le modifiche siano meglio informate.
• Ricorda che ci sono sempre eccezioni ed errori.Prendine atto ma ricorda che potrebbero non essere la norma e potrebbero non riflettere la situazione "as-is" reale.
• Le persone che utilizzano i processi sono gli esperti.È fondamentale avere una panoramica appropriata perché alcune persone potrebbero essere troppo vicine per modificare i processi, ma saranno in grado di dirti se le modifiche ipotizzate hanno la possibilità di funzionare.
• Raccogli tutti i documenti del tuo processo di miglioramento.I progetti di miglioramento non riguardano solo la mappa. Certo, è importante, ma potrebbe essere necessario crearla di nuovo.

"Attualmente siamo in fase di mappatura di BP per i nostri team di vendita e marketing. È importante unire questi diversi rapporti in un unico obiettivo: la crescita. Per fare ciò, abbiamo utilizzato alcune metriche rigorose in quello che chiamiamo Piano di crescita 5x3. Ma il consiglio più importante che voglio dare alle aziende che desiderano investire in BPM è REGISTRARE E MAPPARE TUTTI I PROCESSI PRIMA DI INIZIARE A MODIFICARLI. Il mondo del marketing di oggi è in un flusso di innovazione e ottimizzazione costanti. Per questo motivo, noi marketer ci impegniamo spesso ad implementare, notificare e ottimizzare i nostri test in una sola volta. Questo, semplicemente, non funziona. Consiglio alle agenzie che utilizzano la modellazione dei processi aziendali di rallentare e assicurarsi di ottenere un quadro completo e accurato del processo aziendale prima di iniziare ad apportare modifiche. Si deve imparare a gattonare prima di camminare, e camminare prima di gattonare, altrimenti finirai per inciampare sui tuoi obiettivi di ottimizzazione."

“Le aziende格瓦拉decidono di mappare我propri过程ssi devono valutare i tre-cinque processi da mappare per primi. Ogni azienda ha diversi processi e tutti devono essere affrontati. Tuttavia, ogni processo non può essere una priorità assoluta. È meglio per le aziende valutare i principali punti critici che incidono sull'azienda, valutare quali hanno bisogno di definizione del processo e strutturare un processo per risolverli. Se un processo genera entrate o ha un impatto negativo, dovrebbe essere in cima all'elenco delle priorità. Poiché un'azienda è in grado di sviluppare un numero sempre maggiore di processi, apporta maggiore stabilità e potenziale di crescita.

"Il primo processo selezionato per la mappatura dovrebbe riferirsi al più grande punto critico dell'azienda, che limita la generazione di profitti. Ogni azienda dovrà affrontare ostacoli e punti critici per raggiungere la crescita. Un'azienda gestita in modo efficiente è un'azienda di successo e le aziende di successo hanno entrate significative. La generazione di profitti consente di far progredire l'azienda che quindi dovrebbe voler rimuovere tutti gli ostacoli che rallentano l'acquisizione di entrate."

"La capacità tecnica del BPM ha superato drasticamente il livello di adozione o addirittura la consapevolezza del settore. La maggior parte delle aziende non ha mai eseguito alcuna mappatura dei processi, nemmeno in modo informale, e risente di procedure mal definite, di un impegno minimo del personale e di rielaborazioni e duplicazioni significative.

"Il tuo tempo è l'investimento più importante e l'acquisto di software o l'assunzione di consulenti non saranno di aiuto se il tuo team non è veramente impegnato nella mappatura dei processi. Impara uno o due moduli UML. Io suggerisco di utilizzare diagrammi di casi e diagrammi di attività. Esercitati moltissimo con processi divertenti e non legati al lavoro, come la pianificazione di una festa o il punteggio di una partita di bowling. Una volta appresa la tecnologia della mappatura dei processi, puoi implementarla nella tua organizzazione.

"Abbiamo realizzato la mappatura di processi per tutti i tipi di organizzazioni, dalle aziende di marketing alle fabbriche alle aziende di logistica. Nella maggior parte dei casi, l'esperienza richiede di affiancare il personale e vederlo lavorare per conoscere le procedure. Questo è l'unico metodo che consente di documentare in modo accurato lo stato attuale dell'organizzazione. Materiali di formazione, manuali e anche ciò che la direzione considera solitamente obsoleto o sbagliato.

"È bene selezionare un processo a basso impatto e ad alta visibilità per evidenziare la capacità e l'utilità della mappatura. Da lì, il passo successivo è sviluppare un glossario per l'organizzazione. Si tratta della terminologia che le persone utilizzano per descrivere le attività e il prodotto di lavoro. Quindi, siamo più interessati ai processi che riguardano team o reparti. Di solito è l'area che presente la maggiore discontinuità e le maggiori sfide."

"La mappatura dei processi aziendali è una parte molto importante della creazione di una nuova attività o solo di una nuova parte di un'attività. Devi sapere chi farà cosa e a quale livello di efficienza e qualità perché se non soddisfano queste esigenze la tua attività potrebbe fallire subito.
"Il mio consiglio migliore è quello di assicurarsi che ogni piccola cosa sia mappata, anche chi prenderà il caffè per l'ufficio, desideri che il tuo ufficio funzioni il più agevolmente possibile per assicurarti che non ci siano problemi. Soprattutto quando si inizia qualcosa di nuovo, per avere successo l'avanzamento deve essere rapido ed efficace.

"Abbiamo appena finito di reclutare i team per la nostra nuova rivista, Wundr Magazine, che è una realtà di Wundr Media. Durante questa operazione abbiamo dovuto tracciare ogni singola cosa, dagli editor ai giornalisti ai creatori di contenuti, oltre alla gestione di trasferte e servizi fotografici, per assicurarci che tutti facessero il proprio lavoro al più alto livello possibile. Il modo in cui ho scelto di mappare i miei processi ha incluso la decisione di quale fosse il più importante e l'aspetto che non sarebbe riuscito se non lo avessimo capito esattamente fin dall'inizio. Per noi è stato il marketing, naturalmente. Se un albero cade in una foresta e nessuno lo sente, emette un suono? Oppure se una rivista viene lanciata e nessuno lo sa, esiste?".

“La mappatura一些工艺在ci aziendali e占据ma alla maggior parte degli elenchi di importanti piani di crescita sostenibile delle aziende durante l'ultimo anno. È una continuazione logica degli investimenti stabiliti nell'ambito del miglioramento dei processi aziendali. La domanda della mappatura dei processi aziendali sta crescendo lentamente e costantemente. I proprietari e i leader dell'azienda hanno compreso il valore dei processi aziendali ottimizzati come parte essenziale del loro successo complessivo. Secondo un recente studio di AIIM, la maggior parte delle aziende considera la mappatura dei processi aziendali un approccio sistematico per migliorare i propri processi. Tuttavia, meno della metà dei proprietari delle aziende conosce davvero tutto ciò che serve sulla mappatura dei processi aziendali. Mentre mostrano un atteggiamento positivo verso l'adozione della mappatura dei processi aziendali per le proprie aziende, la maggior parte di loro indica il processo bloccato come il motivo principale per non riuscire a implementare la mappatura. Tuttavia, aumentare la consapevolezza sull'automazione aziendale aumenta l'ambito dell'adozione della mappatura dei processi aziendali tra i leader aziendali e tecnologici."

Nel campo del marketing, le mappe dei processi aziendali sono chiamate mappe di viaggio. Queste mappe di viaggio si basano sulla prospettiva del cliente e trasformano dati complessi in un diagramma visivo di una pagina.

• Acquisizione - Come portiamo i clienti nel nostro sito?
• Attivazione - Come facciamo a farli iscrivere?
• Fidelizzazione - Come facciamo a farli rimanere?
• Fatturato - Come facciamo a guadagnare?
• Referral - Come utilizziamo questi clienti per averne di più?

"Partendo dalla differenza tra i clienti che visitano il nostro sito e quelli che si iscrivono al nostro servizio, utilizziamo alcuni strumenti diversi per inserirli in un percorso. La nostra chat dal vivo e l'eBook sono in prima linea. Li utilizziamo per ottenere maggiori informazioni su chi sono e quali punti critici incontrano. Una volta ottenute le informazioni di contatto, le inseriamo in un percorso stabilito dal venditore o dal modulo del Cliente potenziale compilato. Ad esempio, se stanno evadendo gli ordini internamente, invieremo loro informazioni su come passare all'outsourcing e sui relativi vantaggi, consultazioni gratuite, firme per l'esternalizzazione, ecc. Se utilizzano un altro centro di distribuzione, venderemo su ciò cheShipMonkfa specificatamente meglio. Se sono all'inizio, forniremo informazioni su come iniziare e quando prendere in considerazione l'outsourcing.

"Una volta iscritti, il nostro obiettivo è esclusivamente quello di fidelizzare i clienti. Ottenere un nuovo cliente costa da cinque a sette volte di più che fidelizzare un cliente attuale, quindi questo è molto importante. Inviamo e-mail milestone e premi ogni volta che un cliente raggiunge un certo numero di pacchetti spediti e controlliamo ogni pochi mesi per assicurarci che tutto vada come sperava. Cerchiamo di anticipare proattivamente i problemi prima che vadano fuori controllo. Tutto questo viene fatto attraverso l'automazione del marketing e programmato in un percorso comportamentale.

“Fatturato——Abbiamo伙伴格瓦拉offrono servizibeneficio dei nostri clienti e se vediamo un'opportunità che andrebbe a loro vantaggio, li inseriremo in un altro percorso per promuovere un servizio partner. Se non sono interessati, li rimuoviamo immediatamente dal percorso e procediamo. Il nostro obiettivo è aiutare i nostri clienti a vendere e spedire più pacchetti. Se vendono di più, noi spediamo di più.

"Referral - È abbastanza semplice: se hai un prodotto o un servizio valido, le persone saranno disposte a farli conoscere agli altri e a scrivere una recensione. Il problema è che la maggior parte delle persone è estremamente occupata e non pensa di scrivere una recensione a meno che non sia insoddisfatta. Utilizziamo i percorsi per ricordare ai clienti di scrivere una recensione e cosa significa per la nostra azienda."

"La modellazione e la mappatura dei processi aziendali possono sembrare complicate all'inizio. Con quale processo dovresti iniziare? La risposta è: quale processo ha bisogno di maggiore attenzione? Entrano in gioco le strategie aziendali o d'iniziativa, ma potrebbero solo indicare la direzione generale da seguire. In questo caso, o nel caso di iniziative che contengono più processi, è una buona idea perfezionare la ricerca. Ci sono strumenti su cui desidero soffermarmi: il SIPOC e i calcoli delle prestazioni e delle capacità dei processi. Un SIPOC può offrire una visione end-to-end di alto livello del processo. Spesso esaminando le interazioni alle estremità, i fornitori e i consumatori, risulta ovvio quale processo iniziare a modellare. I calcoli delle prestazioni e della capacità dei processi offrono un linguaggio comune per misurare i processi tra loro, anche se sono molto diversi. Una volta che abbiamo un modo per misurare quantitativamente i processi, possiamo scegliere di modellare il processo che ha prestazioni peggiori per iniziare a vedere come migliorarlo, il che migliorerebbe l'insieme."

"La mappatura dei processi aziendali è un modo eccellente per iniziare un percorso di miglioramento continuo. Come possiamo migliorare se non conosciamo il nostro punto di partenza? Non possiamo! Quindi, il primo passo è comprendere il nostro livello di prestazioni attuale. A tal fine, dobbiamo sapere quali sono i nostri processi attuali e come misurarne le prestazioni.

"Ogni azienda ha processi di base che sono fondamentali per raggiungere la strategia aziendale. Ad esempio, in una compagnia assicurativa, il processo di risarcimento è assolutamente critico e potrebbe essere un buon punto di partenza per la mappatura dei processi. In un'azienda manifatturiera, la pianificazione e la programmazione sono fondamentali e potrebbero essere un ottimo punto di partenza. Scegli qualcosa di importante, in modo che il tempo impiegato per documentare e valutare il processo sia considerato utile.

"Per mappare il processo, lavora con un team di individui che svolgono il lavoro quotidianamente. Sono loro a sapere come funziona realmente il processo e quali sono i potenziali problemi. Alcune domande chiave da porre includono:

• Quali sono le fasi del processo dall'inizio alla fine?
• Quale funzione è responsabile di ciascuna fase del processo?
• Come si misurano le prestazioni di ciascun processo?

"Non sono necessari investimenti per iniziare. Il team può iniziare con solo una pila di note adesive su una lavagna bianca e, una volta determinato il processo, documentarlo per riferimento futuro in un programma software che l'azienda sta già utilizzando. Attraverso il lavoro con il team sulla mappatura dei processi aziendali, emergono molte idee di miglioramento dei processi. Sarai stupito da tutte le buone idee dei membri del team su come poter fare meglio. Ora è il momento perfetto per iniziare!"