Gli esperti valutano le caratteristiche del software di gestione dei progetti creativi

ByJoe Weller| 27 Luglio 2016(aggiornato 22 Giugno 2023)

Sia che tu lavori in un'agenzia pubblicitaria o gestisca un team di professionisti creativi, una cosa è certa: fanno le cose in modo un po' diverso. Pertanto, il software tradizionale di gestione dei progetti non sempre si rivela adatto. Sì, il team creativo deve ancora risolvere un problema, raggiungere un obiettivo e rispettare le scadenze, ma il modo in cui esegue tali compiti differisce dall'approccio aziendale.

Le persone creative sono più visive e spesso eccellono in un ambiente in cui hanno la flessibilità di perseguire idee diverse. La gestione di un team creativo può essere complesse, ma le soluzioni innovative che creano ti stupiranno. L'utilizzo del giusto software di gestione dei progetti può aiutare a fornire la struttura necessaria per rispettare le scadenze.

Abbiamo chiesto a project manager ed esperti creativi le funzionalità del software di gestione dei progetti che ritengono più utili. Molti degli elementi ideali sono simili a quelli che si potrebbero trovare nei software tradizionali di gestione dei progetti, ma il fattore di differenziazione è l'implementazione. Continua a leggere per scoprire quali sono le principali funzionalità del software di gestione dei progetti creativi.

5 caratteristiche fondamentali di un software di gestione dei progetti creativi

Ti chiedi科usano我professionisti quando gestiscono un team di professionisti creativi? Abbiamo chiesto ai project manager creativi di condividere le proprie informazioni sulle funzionalità migliori che cercano nel software di gestione dei progetti. Ecco cosa hanno detto:

1. Interfaccia utente semplice e integrazione con altri strumenti

Quando si sceglie il software di gestione dei progetti creativi da implementare, è indispensabile ottenere il consenso delle persone che lo utilizzano. Se scegli una soluzione che non semplifica le attività e rende le cose più facili, probabilmente il team non la utilizzerà.

Abbey Brown

"Se non è facile e veloce (da usare) e con un sacco di integrazioni, è difficile implementarlo e farlo utilizzare a un team. Qualcosa di appariscente non sarà utilizzato tanto quanto un'opzione equivalente con meno funzioni, ma un'interfaccia utente migliore", afferma Abbey Brown, Marketing Manager pressoFM Outsourcecon sede nel Regno Unito. "È una cosa strana da considerare, ma ottenere un nuovo software in un team dipende dal suo gradimento da parte del team stesso e gran parte di questo gradimento deriva dalla facilità d'uso e dall'impatto visivo."

Bruce Harpham

Una semplice interfaccia utente (UI) e la possibilità di integrarsi con altri strumenti simili possono davvero portare le persone ad adottare un nuovo software. Bruce Harpham, fondatore diProjectManagementHacks.com, consiglia di cercare software che si integrino con programmi già utilizzati come Adobe per la progettazione e MS Outlook per la pianificazione. Un'interfaccia utente semplice è anche flessibile. Se è troppo difficile aggiungere i campi necessari o personalizzare il software per soddisfare i requisiti di vari progetti, probabilmente non verrà utilizzata molto. "La capacità di definire campi personalizzati è importante perché i progetti creativi possono avere esigenze una tantum del cliente che non si mappano facilmente negli strumenti tradizionali", aggiunge Harpham.

2. Milestone e attività

Ben Thompson

Ben Thompson, co-fondatore e capo della customer experience diGitPrime, ha trascorso la sua carriera lavorando nel design e comprende l'importanza di condividere l'obiettivo generale con il team creativo. Queste informazioni danno al team creativo l'autonomia di fare ciò che sa fare meglio. Per mantenere un team in carreggiata, è importante stabilire delle milestone.

"È fondamentale stabilire limiti temporali chiari su tutti i deliverable. Il lavoro creativo non viene mai veramente "svolto" in senso tradizionale. Poiché le attività tendono a espandersi e a adattarsi a qualsiasi contenitore, è utile suddividere quelle grandi in milestone piccole e regolari", afferma Thompson. Un software di gestione creativa dei progetti che consenta di creare attività secondarie e milestone è molto utile.

3. Collaborazione e commenti su schermo

所以Nella gestione一些需要progetti ci园子molte attività che vengono contrassegnate come svolte una volta completate. La gestione dei progetti di un'agenzia creativa ha requisiti diversi, poiché gran parte di essa utilizza modelli e illustrazioni. È indispensabile avere un modo semplice per condividere questi file e un'opzione per aggiungere input sul design. Un software di gestione creativa dei progetti che consente di commentare su schermo può fare la differenza.

Jon Lee

"Sarebbe un incubo se dovessimo descrivere i problemi che esistono all'interno di un modello invece di indicarlo direttamente sullo schermo. ciò è particolarmente vero quando si esegue un lavoro creativo attraverso diversi reparti all'interno dell'azienda: tutti descrivono le illustrazioni in modo diverso, quindi si tende a creare molta più confusione senza poter sfruttare i commenti a schermo", afferma Jon Lee, direttore creativo e fondatore diRabbut.

4. Sequenze temporali visive

Alla fine della giornata, in qualità di project manager, devi comunque assicurarti che i deliverable siano consegnati in tempo. Poiché un team creativo tende a preferire gli approcci visivi, la creazione di linee temporali utilizzando i diagrammi di Gantt fornisce un modo semplice per vedere le scadenze. "I team creativi lavorano bene sotto pressione e tendono a fare i maggiori progressi con l'avvicinarsi di una scadenza. Comprimere le linee temporali in brevi raffiche mantiene alti la creatività, l'attenzione e il morale", afferma Thompson di GitPrime.

Non c'è motivo per cui non si possano utilizzare altri metodi di gestione dei progetti quando si lavora con un team creativo. Le schede Kanban e le metodologie Agile non sono ideali solo per lo sviluppo di software; possono anche essere strumenti molto utili quando si lavora su progetti pubblicitari e creativi. "Cerca di non perderti nei dettagli", afferma Brown di FM Outsource. "L'utilizzo delle metodologie Agile e delle schede Kanban ti aiuterà a muoverti rapidamente e a fornire risultati."

5. Dati accurati

Quando si creano progetti basati su annunci, i dati e la ricerca sono essenziali. Cerca uno strumento che ti permetta di eseguire rapidamente i report per generare i dati necessari da guidare o trovare. Se hai già un programma che lo fa, scegli un prodotto che si integri con quel software o che ti permetta di mantenere tutte le ricerche in un unico punto in modo che tutti i membri del team possano accedervi.

"I progetti creativi basati sulla pubblicità richiedono dati significativi e ricerche nel settore. La maggior parte dei creativi può creare elementi con un aspetto accattivante, ma che in realtà non faranno bene sul mercato. Un esempio potrebbero essere le inserzioni di Facebook. Indipendentemente dall'aspetto dei tuoi annunci, se vendi direttamente un prodotto o un servizio, ti troverai a sprecare denaro. La maggior parte delle persone su Facebook vuole sapere le cose e non sentirsi delle prediche e questo è un esempio classico del perché hai bisogno di informazioni dal punto di vista del marketing", afferma Lee di Rabbut.

Cosa serve per essere un buon project manager creativo

Il cuore di tutti i progetti è conoscere il problema che si sta risolvendo e condividere queste informazioni con il team. La gestione creativa dei progetti non è poi così diversa. I project manager dei team creativi riconoscono che è importante fornire una struttura, ma anche promuovere un ambiente in cui possano eccellere e non si perdano nei dettagli quotidiani della gestione di un progetto.

Una volta raggiunto un obiettivo condiviso, è più facile elaborare un piano per realizzarlo tempestivamente.

"Piuttosto che dare indicazioni passo dopo passo, è molto più efficace disegnare un quadro dell'obiettivo e dare autonomia a ogni collaboratore. Le scoperte creative avvengono quando le persone hanno la libertà di risolvere il problema da qualsiasi angolazione", aggiunge Thompson di GitPrime.

Sii flessibile e sappi che la creatività richiede tempo

Se vuoi promuovere la creatività nel tuo ambiente, dovrai fornire una certa flessibilità per consentire alle persone di lavorare sul proprio progetto. Questo non significa che debbano fare solo questo, del resto c'è un lavoro da portare a termine. Sebbene questa idea possa sembrare in diretta contraddizione con il modo in cui viene svolto il lavoro in altre unità aziendali, può essere molto utile per un team creativo. "L'intuizione creativa si presenta a raffica; se lavori continuamente senza fare una pausa, rischierai con più probabilità di produrre design non ottimali. Dedicare il 20-40% del tempo a progetti personali aiuta effettivamente con l'ispirazione e allo stesso tempo consente ai creativi di approfondire le proprie competenze", afferma Lee di Rabbut.

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