Capitolo 4. I 5 migliori suggerimenti per la corretta gestione dei progetti

Come project manager alle prime armi o professionista navigato, puoi perfezionare la tua pratica e realizzare progetti efficienti ed efficaci con alcuni suggerimenti utili. In questo capitolo abbiamo descritto cinque best practice per project manager principianti, intermedi ed esperti.

Suggerimenti per il project manager principiante

Probabilmente hai già gestito qualcosa che assomiglia a un progetto, una festa di compleanno ad esempio o la lista delle attività da svolgere al lavoro. Ma se hai appena iniziato a gestire progetti in modo professionale, questi cinque suggerimenti ti saranno utili:

  1. Affina le tue capacità di comunicazione:la comunicazione è forse la competenza più importante per i nuovi project manager. Individua le informazioni di cui le singole persone hanno bisogno e non lesinare sulle comunicazioni.
  2. Implementa gli strumenti giusti:anche i progetti piccoli e semplici trarranno beneficio da uno strumento con cui pianificare, programmare, tenere traccia e monitorare i dettagli del progetto. Per saperne di più sugli strumenti di gestione del progetto, consulta ilcapitolo 9.
  3. Dai priorità alla gestione dei tempi:è probabile che tu non abbia mai gestito prima d'ora la produttività di altre persone. Rendi prioritaria la gestione dei tempi stabilendo con il tuo team scadenze realistiche e assegnando ai vari membri responsabilità precise. È importante anche che queste procedure confluiscano in un modello.
  4. Prepara il cambiamento:il potenziale di cambiamento aumenta ogni volta che si aggiunge un nuovo fattore, più risorse, altri risultati finali da conseguire, nuove dipendenze tra le attività o altro. Prevedi i potenziali rischi già all'inizio del progetto e stabilisci budget e scadenze flessibili che ti permettano di cambiare direzione se necessario.
  5. Conosci il tuo team:i nuovi project manager devono costruire un rapporto di fiducia con il proprio team e uno dei modi migliori per farlo è comunicare con loro. Interessati al lavoro dei membri del team, a come comunicano, alle loro qualità e difetti e a cosa più gli appassiona nella sfera privata per instaurare relazioni solide.

Suggerimenti per il project manager professionista

Hai una certa esperienza nel gestire i progetti e nel confrontarti con gli stakeholder, sai destreggiarti tra i programmi e i budget e trasformarli in risultati finali di alta qualità consegnati puntualmente. Se sei disposto a perfezionare il tuo stile di gestione, le competenze di leadership e la produzione di resoconti, ecco cinque suggerimenti utili.

Questi sono cinque suggerimenti utili per i project manager intermedi:

  1. Promuovi una comunicazione trasparente:stabilisci delle norme per la comunicazione, come la frequenza o la modalità preferita, e promuovi una cultura della trasparenza in modo che i membri del team si assumano le proprie responsabilità e siano sempre informati.

    Anche se la forza lavoro moderna è distribuita e pone nuove sfide alla comunicazione, offre anche una maggiore flessibilità che genera migliori prestazioni e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

    Leggi la nostraguida alle comunicazioni con il team remotoe scopri di più su comesviluppare norme per una collaborazione efficace nel capitolo 6.
  2. Scegli una metodologia di gestione dei progetti che ti sia utile e seguila con costanza:per realizzare un progetto, devi poter contare su una struttura forte. Scegli una metodologia che si adatti alle esigenze del tuo progetto, del team e dell'organizzazione e implementala in tutti i progetti e processi.
  3. Investi negli strumenti giusti per supportare i tuoi processi:in questa fase, prendi in considerazione l'investimento in strumenti che ti permettano di pianificare, tenere traccia e gestire in tempo reale tutti gli aspetti del progetto, dall'inizio alla fine. Usa uno strumento in grado di organizzare i dettagli del tuo progetto, riassumere le informazioni chiave e fornire visibilità in tempo reale sui progressi.

    Puoi trovare le informazioni sui diversi tipi di strumenti per la gestione dei progetti, e su come scegliere quello giusto, nelcapitolo 9.
  4. Misura i progressi fatti e adattali secondo necessità:monitora attentamente le prestazioni man mano che il progetto avanza usando gli indicatori KPI definiti in fase di pianificazione. Riesamina frequentemente le metriche delle prestazioni per tenere sempre sotto controllo i progetti.
  5. Affronta i potenziali problemi:sebbene non sia possibile controllare ogni fattore di un progetto, è possibilemitigare i rischicon una corretta pianificazione. Per anticipare i rischi, riesamina le lezioni apprese nei progetti passati ed evita di fare nuovamente gli stessi errori. Sviluppa piani di risposta potenziali e crea sufficiente flessibilità in modo da poter rispondere a eventi imprevisti o modifiche al programma e al budget.

Suggerimenti per project manager esperti

Se gestisci sistematicamente e contemporaneamente più progetti, e una varietà di risorse, puoi considerarti un project manager esperto. Sia che tu gestisca un programma, una serie di progetti o un reparto, potrai affinare le tue competenze di leadership e ottenere risultati migliori con questi suggerimenti.

Ecco cinque best practice per i project manager esperti:

  1. Esamina le relazioni tra i vari progetti:cerca di capire come i progetti sono collegati tra loro e come si rapportano agli obiettivi generali dell'azienda. Ricorda che l'allineamento tra obiettivi del progetto e obiettivi aziendali è strategico ed è ciò che porterà, in ultima analisi, all'integrazione e alla riuscita di un programma o di una serie di progetti.
  2. Investi in strumenti all'avanguardia:se gestisci联合国programma una联赛di progetti阿,avrai bisogno di strumenti potenti e di livello enterprise per archiviare la documentazione, riassumere i dati principali, creare dashboard efficaci, dovrai integrarli con altre applicazioni e fornire la sicurezza necessaria. Per saperne di più su come trovare il giusto strumento di gestione dei progetti, leggi ilcapitolo 9.
  3. Migliora il processo di accettazione dei progetti e assegna le giuste priorità:verifica che il team lavori sugli obiettivi giusti con processi definiti persoddisfare nuove richieste e gestirle in base alla priorità. Prendi in considerazione l'adozione di uno strumento che ti consenta di creare facilmente un modulo di accettazione dei progetti e raccogli tutti i dettagli necessari per valutare e dare priorità a ciascuna richiesta.
  4. Modello di miglioramento continuo:impara continuamente dagli sforzi passati, sia positivi sia negativi, applicando le lezioni apprese dai progetti precedenti e motivando il team a mettere in pratica un miglioramento continuo nelle proprie attività individuali. Continua a formarti sull'argomento e investi in corsi, se disponibili.
  5. Migliora le tue competenze di gestione delle risorse:man mano che il tuo team e il portfolio di progetti cresce in dimensioni e complessità, la gestione delle risorse diventa molto più critica. Scopri comegestire e usare le capacità, come prevedere la necessità di nuove assunzioni ecome gestire le risorse esistenti per ottenere la massima efficienza.

Per saperne di più sui corsi e le certificazioni in gestione dei progetti, consulta ilcapitolo 8.

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