Pessima comunicazione
Una comunicazione insufficiente può far fallire un progetto. La mancanza di riunioni di check-in regolari o di decisioni prese collettivamente e il non tenere costantemente informati gli stakeholder diminuiscono la produttività, interrompono i processi e sfibrano le relazioni.
Risolvi i problemi di comunicazione e verifica che il tuo progetto si sviluppi nella giusta direzione seguendo questi suggerimenti:
- Pianifica riunioni di check-in regolari con i singoli membri, con l'intero team di progetto e con gli stakeholder. Puoi stabilire incontri giornalieri o settimanali, ma decidi comunque una frequenza regolare in modo che le comunicazioni abbiano una struttura ben definita, organizzata e utile.
- Crea norme che definiscano lemodalitàdelle comunicazioni. Valuta le diverse piattaforme in base al tipo di comunicazione, ad esempio in alcuni casi le e-mail possono essere più appropriate di una riunione video. Scegli alcuni strumenti affidabili e usali coerentemente per evitare confusione o conversazioni ridondanti.
- 我ncoraggia una cultura di feedback costruttivi tra i membri del team.
- 我nvesti in strumenti che supportano la comunicazione nel team, come la messaggistica o le applicazioni di videoconferenza. Tieni presente che sono necessari strumenti di comunicazione sincrona (interazioni in tempo reale) easincrona, in particolare se il team è distribuito. Scopri di più nella nostraguida completa agli strumenti di comunicazione del team.
Per ulteriori suggerimenti su come collaborare efficacemente con il team, leggi ilcapitolo 6.
Scope creep
Loscope creepè la tendenza a cambiare i requisiti del progetto durante la sua realizzazione, causando ritardi e sforando il budget. Lo scope creep è estremamente comune, ma un piano di progetto flessibile permetterà di limitare eventuali deragliamenti del progetto.
Esempi di scope creep includono la richiesta di ulteriori risultati finali da parte delle parti interessate o l'aggiunta di un altro ciclo di revisione da parte del team di progetto.
Affronta lo scope creep seguendo questi suggerimenti:
- Sii proattivo e anticipa il cambiamento già durante la fase di creazione del piano di progetto. Prevedi tempo e budget "di riserva" in modo da avere le risorse per rispondere al cambiamento.
- Rivedi regolarmente i progressi del progetto. I metodi di gestione dei progetti Agile come Scrum prevedono cicli di revisione che permettono di cambiare direzione e ridistribuire le risorse in base al nuovo scenario.
- Definisci le tue priorità in modo chiaro e rispettale. Non è necessario dire "sì" a ogni singola richiesta di modifica. Se l'ambito del progetto inizia ad aumentare senza controllo, mantieniti fermo nelle tue decisioni e offriti di aggiungere le nuove richieste in un backlog per i progetti futuri.
Obiettivi e aspettative non chiari
Per completare un progetto, è necessario chiarire gli obiettivi che si desidera realizzare. Con obiettivi di progetto ambigui o non definiti, l'assegnazione delle priorità e la distribuzione delle risorse risulteranno problematiche.
Per assicurare che il team di progetto e gli stakeholder siano sintonizzati sugli obiettivi del progetto, segui questi suggerimenti:
- 个性化chiaramente我时至obiettivi / iscritto prima di iniziare il progetto. Inoltre, cerca di capire come la visione del progetto si integra negli obiettivi generali dell'azienda e verifica che tutte le parti coinvolte siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Crea obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound), ossia specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con una durata prefissata. In questo modo, non dovrai confrontarti con un obiettivo che cambia continuamente. Scopricome scrivere obiettivi SMART nella nostra guida.
- Rivedi il lavoro fatto a ogni milestone principale. Ciò ti aiuterà a mantenere alta la qualità del tuo lavoro e a rilevare eventuali problemi prima che sia troppo tardi.
Scadenze e budget non realistici
Ambizioni troppo elevate possono generare prestazioni scarse, con progetti consegnati in ritardo, sforamento del budget o consegna di prodotti non terminati o di scarsa qualità.
Evita di cadere in questi tranelli seguendo questi suggerimenti:
- Durante la fase di pianificazione, investi del tempo a pensare alle esigenze del progetto e a come soddisfarle con la migliore programmazione e il migliore budget. Suddividi il progetto in attività più piccole, distribuisci le scadenze nel tempo e stima i costi per calcolarne il totale.
- Utilizza i progetti passati per conoscere la durata e il costo di ciascuna attività.
- Sfrutta uno strumento di gestione dei progetti che ti permetta di inserire scadenze, risorse e budget, in modo da poter vedere facilmente quando ti stai allontanando dall'obiettivo finale.
Gestione delle risorse inefficiente
我progetti spesso falliscono perché i membri del team non hanno conoscenze specifiche o la capacità per svolgere il ruolo loro assegnato. Quando le persone non hanno le competenze o il tempo per affrontare i requisiti del progetto, la qualità del lavoro e le tempistiche ne risentono.
Ecco alcune attività che puoi svolgere per assicurarti che il tuo team sia ben equipaggiato per affrontare il progetto:
- Informati sulle competenze一些membri del团队。我project manager devono sapere chi ha le competenze giuste per una determinata attività e creare un team in grado di realizzare il progetto senza tentennamenti.
- 我ndividua gli aspetti del progetto che richiedono conoscenze specializzate e trova un membro del team che risponda ai requisiti.
- Definisci chiaramente i ruoli e le responsabilità sin dall'inizio. Valuta la possibilità di creare unamatrice RACIper definire chi è responsabile dell'esecuzione dell'attività, chi ha la responsabilità finale, chi deve essere consultato e chi deve essere informato per ciascuna attività. Quando le persone sanno cosa ci si aspetta da loro, possono gestire meglio il proprio tempo e produrre risultati.
- Verificalo con il tuo team nel corso del progetto. Rimani flessibile e sposta le risorse secondo necessità o chiedi di assumerne altre.
Per saperne di più sulla creazione di un team di progetto forte, leggi ilcapitolo 6.
Mancanza di responsabilità
Un progetto ha successo quando ogni membro del team si assume la responsabilità del proprio ruolo. Senza responsabilità, i progetti non hanno le prestazioni attese, i membri del team perdono la motivazione e si disgrega il senso di fiducia.
Crea un team responsabile seguendo questi suggerimenti:
- Diventa un modello di responsabilità. I project manager decidono la condotta di tutto il team, quindi dai il buon esempio e assumiti le tue responsabilità.
- Fidati del tuo team. Invece di intervenire nei più piccoli dettagli del lavoro, verifica che i membri del team abbiamo compreso le aspettative, offri supporto continuo e motiva le persone a produrre un lavoro di qualità nei termini stabiliti.
- Trova uno strumento che fornisce visibilità sullo stato delle attività, in modo che tutti abbiano una visione chiara dei progressi fatti. Se i progetti non progrediscono, lavora insieme al team per individuare i problemi o i colli di bottiglia e apportare le modifiche necessarie.
Per saperne di più sulla ricerca dello strumento giusto per la gestione dei progetti, leggi ilcapitolo 9.