La trasformazione inizia con la pianificazione strategica, sfocia poi nel resourcing interfunzionale e si trasforma, con successo o meno, nell'esecuzione e nell'implementazione finali. Sebbene esistano diverse piattaforme in grado di rispondere ai vari elementi inclusi in questo flusso di lavoro, Smartsheet adotta un approccio olistico che considera singolarmente ogni fase della pianificazione strategica, della due diligence, dell'esecuzione e del miglioramento continuo.

Le aziende investono molte energie nella creazione di un piano strategico ben ponderato, ma spesso questi piani trasformativi risultano non adeguati in termini di implementazione. Allo stesso modo, molti vendor forniscono una struttura completa per assicurare elementi quali OKR o obiettivi di primo livello, ma non rispondono a domande sul COME farlo. Ma l'esecuzione non può essere un aspetto secondario, essendo l'impatto e la cooperazione interfunzionale il fulcro della trasformazione strategica.

Le basi del PPM faranno sempre parte di qualsiasi cambiamento organizzativo su larga scala. Una serie di progetti e programmi può portare ad allineamento e mobilitazione su larga scala in tutta la forza lavoro. La trasformazione strategica emerge generalmente man mano che un'azienda cresce e sviluppa la propria esecuzione del PPM.

Ad una certa dimensione, le aziende si concentrano principalmente sulla gestione dei progetti. Man mano che le aziende crescono, diventa necessario far avanzare tali progetti convogliandoli in un portfolio. E, una volta raggiunto un certo livello di sofisticatezza o scala, la tua organizzazione dovrà creare un ufficio dedicato alla trasformazione strategica (conosciuto anche con l'acronimo TMO, che sta per "Transformation Management Office", cioè un ufficio per la gestione della trasformazione) che si ponga da guida circa le priorità più elevate o i punti di fulcro strategici dell'organizzazione.

I TMO si differenziano dai PMO ("Project Management Office", ufficio di project management) per due aspetti importanti: il pubblico e l'impatto. I programmi di trasformazione vengono intenzionalmente eseguiti da un gruppo differenziato di stakeholder di livello esecutivo e sono rivolti a un pubblico di livello superiore (spesso il livello dirigenziale e il consiglio di amministrazione); si tratta di programmi che mirano a spingere coraggiosamente l'azienda verso nuovi orizzonti, qualcosa di molto diverso dai progetti e dagli stakeholder che supportano il lavoro "giorno dopo giorno" all'interno dei PMO dei reparti.