Smartsheet を使用することで、より速く行動し、より多くのことを達成することができます。 しかし、日々の仕事に追われて、どうすればより効果的に仕事ができるかを考える時間が取れないことがあります。 ここでは、セットアップにそれほど時間がかからない、より効果的になるための方法を 5 つご紹介します。これにより、毎日、より迅速に行動し、より多くのことを達成できるようになります。
1. パーソナライズされたワーク スタイルをサポート
Smartsheet で自分が参加している、または担当しているすべてのプロジェクト、プロセス、ワークフローに加えて、Smartsheet を使用して自分のパーソナライズされたワーク スタイルをサポートしたり、稼働日を整理したりすることもできます。
カスタマイズされたダッシュボードやポータルを自分のホームページやハブとして作成し,最も必要なシート,レポート,情報に簡単にアクセスできるようにすることで、毎日のスタート地点とすることができます。 ハブを構築する際には、以下のようなことが行えます。
プロジェクト シートや重要なレポートなど (タスク リストを含む)、頻繁にアクセスする必要があるものを埋め込む
自分の主要業績評価指標 (KPI) に対して追跡するチャートを作成する
頻繁にアクセスするリンクにショートカットを追加する
よく使うフォームを埋め込み、簡単にアクセスできるようにする
一日の活力の源となるような、自分の成果を示す画像を含める
ハブを構築した後は、メールの混乱に振り回されることなく、そこから 1 日をスタートさせ、何を達成する必要があるかを確認できます。
2. 変化への迅速な対応
仕事の動きは速く、一瞬にして状況が変わります。 俊敏性を高め、変化に迅速に適応するためには、現状の最新情報を把握し、今後の方向性を見極める必要があります。
急速に変化する作業を把握するための 1 つの方法は、タスクの期日の数日前にタスクの所有者に自動化された更新リクエストを送信して、タスクのステータスを尋ねることです。 これにより、ステータス ミーティングに費やす時間を節約できるだけでなく、どのタスクにリスクがあり、どのタスクが軌道に乗っているのかを一目で確認できるため、適宜対応することができます。
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3. 自分の仕事を新しい視点で見る
より効果的に作業するための別の方法は、さまざまなビューを使用してさまざまな方法で仕事を見直すことです。 Smartsheet は、同じ作業をさまざまなビューで表示できる唯一のプラットフォームです。適切なビューを使用すると、作業をより効果的に行うために必要な情報を一目で確認できます。
グリッド ビューは、シートを設定する際に表示される標準的なビューで、データをスプレッドシート形式で表示します。 グリッド ビューは、プロジェクト情報やタスクの要件を設定する際に、まず最初に使用するのに適していますが、 Smartsheet の他の 3 つのビューを利用すれば、データを新しい方法で確認したり、タイムラインをすぐ視覚化したり、タスクを実行可能なグループに整理したりすることができます。
カード ビュー: 仕事に優先順位をつけたり、コミュニケーションをとったり、共同作業をしたりするための視覚的な方法であるカード ビューは、あなたとあなたの同僚が、タスク、作業アイテム、またはアイデアを実行可能なグループに整理できるようにします。 アイテムを [未完了] から [完了済み] に、または、ある担当者から別の担当者に移動するには、レーン間でカードをドラッグ アンド ドロップするだけです。 また、カード ビューは、情報やデータをより身近なものにし、常に全体像を把握し、プロジェクトが順調に進んでいることを確認したり、計画の潜在的なギャップを見つけたりするのに役立ちます。
ガント ビュー: 作業の視覚的なタイムラインであるガント ビューは、スケジュールとタスク間の関係を視覚的に表現し、プロジェクトの期間や、プロジェクトのイベントの開始日と終了日を確認できるようにします。 注: このビューを設定するには、シートに開始日と終了日が含まれている必要があります。
カレンダー ビュー:カレンダー ビューは、作業をカレンダー上に表示して、インタラクティブかつ簡単にカスタマイズできます。カレンダー ビューでは、成果物の期限や重要なマイルストーンなどの日付をすばやく簡単に視覚化できるので、順調に仕事を進めることができます。
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4. 無駄をなくす
もしあなたとあなたのチームが、Slack や Microsoft Teams などのエンタープライズ共同作業アプリを使ってプロジェクトについて話し合い、その後 Smartsheet を使って仕事を進めているなら、アプリを切り替えることなく、より効率的に仕事ができる方法があるかもしれません。
Smartsheet は、Google のハングアウト チャット、Slack、Workplace by Facebook、Quip、Microsoft Teamsなど、多くのエンタープライズ共同作業アプリと統合されています。 これらの統合を設定することにより、チームとより効果的にコミュニケーションをとることができます。
ダイレクトメッセージの送信:リマインダーや@メンションはすべて内容ボットを通じて受け取ることができるので、お好みのメッセージング アプリケーションを使って、常に最新情報を入手し、必要に応じて作業に取り掛かることができます。 ダイレクト メッセージは現在、Slack、Workplace by Facebook、Google の Hangouts Chatに送信できます。
チャンネルの更新:Slack 統合を使用して、特定のトピックについて集中的に会話をしている特定のチャンネルにいる人たちに、最新情報を送信できます。
Smartsheet 内からメッセージを送信: およびGoogle ハングアウトとの統合により、チーム メンバーがオンラインでチャット可能かどうかを Smartsheet 内で直接確認することができます。 チャットはシートに自動的に追加されるため、Smartsheet で直接会話を追跡することもできます。
5. 新しいビジネスの問題を解決する
今は、ある特定のプロジェクトやプロセスのために Smartsheet を使用しているかもしれません。 あるいは、チーム シートで割り当てられたタスクをこなしているだけかもしれません。 しかし、Smartsheet プラットフォームの素晴らしい点は、組織のあらゆる部分のあらゆるチームで使用できることです。 また、柔軟性のあるデザインなので、仕事に応じて使い分けることができます。
日々の仕事の中で、Smartsheet をどのように使用するか他の可能性を模索することで、効果を高め、組織全体のチームと共有、共同作業を行ったり、つながったりする機会を増やすことができます。
他の可能性を発見する 1 つの方法は、スピードを上げてすばやく作業できるように設計されたテンプレートとテンプレート セットでいっぱいのテンプレート ギャラリーにアクセスすることです。ドナー管理から機械のメンテナンス スケジュール、プログラムの人員配置カレンダーまで、テンプレート ギャラリーをすばやく検索することで、日々の多くのタスクをより効果的に行うことができます。
他の人がどのような方法で Smartsheet を使用しているかを知るもうひとつの方法は、他のお客様のストーリーを読んで、Smartsheet を使って組織のためにどのような成果を上げているかを知ることです。
今日は、より効果的になるための時間を取ってください。
効率的に仕事をするためには、時間をかける必要はありません。 日常業務に少し変化を加えたり、新しいテンプレート セットを発見したりするだけで、自分らしく働き、俊敏性を高め、より多くのことを達成するためのソリューションを簡単に設計することができます。
Smartsheet の使い方について詳しく知りたい場合は、ラーニング センターをご覧ください。
