ウォーターフォールまたは従来のプロジェクト管理
ウォーターフォールまたは従来のプロジェクト管理は、最終的な成果物を生成するために順番に完了する一連の定義済みタスクに基づいています。この PM 方法はシンプルで予測可能ですが、あまり柔軟ではありません。
ウォーターフォール プロジェクト管理は、建物のように成果物が単一で大きいプロジェクトに適しています。高い柔軟性を必要するプロジェクト、変更される可能性のあるプロジェクト、相互に依存する複数のタスクを並行して完了させる必要がある、ソフトウェア開発のようにプロジェクトでは、あまり役に立ちません。
ウォーターフォールの主なメリットは、しっかりと計画を立て体系化できること、そして各プロジェクト タスクとプロジェクト全体のスケジュールを厳しくコントロールできることです。とは言うものの、ウォーターフォールを使用すると、予期せぬ出来事やプロジェクト範囲の変更に適応するのが難しくなり、時間、リソース、コストが増える可能性があります。
ウォーターフォール管理のプロジェクトでチームがよく使用するのは、ガント チャートです。これは、プロジェクト タスクを続けてマッピングする視覚的なタイムライン ツールです。ガント チャートについて詳しくは、第 9 章をご覧ください。
ウォーターフォールのフェーズ、およびメリットとデメリットについて詳しくは、ウォーターフォール グラフの作成と使用に関する詳細なガイドをご覧ください。
アジャイル ファミリー
アジャイル ファミリーは、順を追った厳格なプロセスよりも、柔軟性と継続的な改善を優先するプロジェクト管理手法のカテゴリです。アジャイルには一般的な手法が多数あります。ここでは、それぞれについて詳しく説明します。
アジャイル プロジェクト管理
アジャイル プロジェクト管理では、チームが、より小さなタスクを段階的に完了しながら、エンド ユーザーのフィードバックや要求に基づいて継続的にレビュー、改良、反復します。
アジャイル プロジェクト管理は、2001 年、より協力的かつ柔軟な方法でプロジェクトを完了させるために、ソフトウェア開発者のグループによって正式に確立されました。このグループは、自分たちのアイデアを「アジャイル開発マニフェスト」として文書化し、次の 4 つの価値を明らかにしました。
- 個人およびプロセスやツールを介したやり取り
- 包括的なドキュメントを使用したソフトウェアの使用
- 契約交渉に関する顧客との共同作業
- 計画に沿った変化への対応
アジャイル PM は、エンド ユーザーとプロジェクト チームの間の共同作業の関係に優先順位を付けます。顧客はプロジェクト目標を設定しますが、チームが各プロジェクト タスクを段階的に実行していくにつれ、その成果物は変更される可能性があります。アジャイルでは各開発機能がユーザー ストーリーと呼ばれ、これにはエンド ユーザーがそれをどのように扱うかが反映されます。
アジャイル プロジェクト管理は当初、ソフトウェア開発を目的としていましたが、今では、さまざまな業界および各種プロジェクトで一般的に使用されています。アジャイル プロセスの詳細と実装方法について詳しくは、アジャイル PM に関する包括的なガイドをご覧ください。
アジャイル プロジェクト管理のメリットとデメリット
アジャイルが適しているのは、高い柔軟性を必要とし、進むにつれ変化する可能性が高いプロジェクトです。アジャイルの主なメリットは次のとおりです。
- 事前計画の軽減
- オープン コミュニケーションの強化
- 継続的なフィードバック
- 柔軟な目標
アジャイルを効果的に使用すると、納品までの時間を短縮できることもよくあります。
しかし、この柔軟なアプローチにはトレードオフもいくつかあります。
- 納品日が明確でないため、要件の変更が発生する場合がある
- プロジェクト チームに献身と柔軟性がかなり求められる
アジャイルはあなたに合っていますか?
アジャイルは誰にでも合うものではありません。以下のいずれかに該当するチームには、この手法は適していないでしょう。
- 緊急プロジェクトでない。
- クライアントの期待がアジャイルに対応していない (プロジェクトの各段階で最終的な承認を得たい、五月雨式納品がプロジェクト仕様に適していない、など)。
- すべての段階で詳細なドキュメントが求められる。
- 現在のプロセスが、より柔軟なアプローチに対応できるように設定されていない。
- チームや組織が現在アジャイルを使用していないため、導入に過剰なコストまたは時間がかかる。
以降のセクションでは、アジャイル ファミリーのその他の手法について説明します。
その他のリソース
スクラム
最も人気のあるアジャイル手法、スクラムでは、小規模なチームが、スプリントと呼ばれる短い期限のタスクを完了しながら、大規模なプロジェクトやリリースの作業を部分的かつ段階的に進めていきます。
スクラムは通常、顧客との関係における応答性の向上、開発コストの削減、仕事の満足度の向上、迅速なリターンの向上につながります。スクラムは流動的なプラクティスで、プロジェクトの進捗に合わせて、多くの可動部分、チーム、目標を考慮に入れます。
また、スクラム チームは 4 つミーティング、つまりセレモニーに定期的に参加し、各スプリントに構造を提供します。
- スプリント計画:このミーティングでは、製品が提示され、スクラム チームの全員が懸念やフィードバックを表明します。チームは優先順位を指定し、タイムラインを見積もります。
- デイリー スタンドアップ:スクラム チームはスプリント中に毎日チームと報告ミーティングを行い、1 日の計画を立て、メンバーそれぞれが懸念事項を挙げ、チームで協力して対処できるようにします。
- スプリント レビュー:各スプリントの終了時に行うこのミーティングでは、作業製品のレビューを行い、スプリント中にチームが達成したことに関する透明性を、関係者に提供します。
- スプリント レトロスペクティブ:スプリント レトロスペクティブとは、スプリントが終了するたびに実施するミーティングのことで、チームのパフォーマンスについて話し合い、今後の取り組みに関する改善策を確立します。
各スクラム チームが、プロセスのそれぞれの部分を担当するメンバーを指定します。たとえば、次のような役割があります。
- 製品所有者:製品のビジネス価値を完全に把握し、関係者のニーズを開発チームに伝える仲介者としての役割を担い、ユーザー ストーリーを作成し優先順位付けます。
- 開発チーム:製品の技術開発を担当し、製品所有者によって提供されたユーザー ストーリーに基づいて、分析、設計、コード作成、テスト、技術コミュニケーションを行います。
- スクラム マスター:製品所有者および開発チームと協力して作業を合理化し、気が散る作業を排除することで、スクラム チームの進捗を支援します。
アジャイルと同様、スクラムもソフトウェア開発で人気がありますが、マーケティング、デザイン、その他のクリエイティブ プロジェクトにもうまく展開することができます。詳しくは、適切なツールを使ってスクラムを実装するためのガイドをご覧ください。
カンバン
カンバンは、継続的な改善、つまり製品やサービスを段階的に改善するための継続的な取り組みを優先するアジャイル フレームワークです。カンバン チームは、タスクのステータスを示す視覚的なカンバン ボードを使用して、チームのキャパシティに基づいて作業項目を完了し、リソースを管理します。
カンバンは1940年代に日本で生まれました。トヨタの大野太一氏は,スーパーマーケットで見たことを踏まえ、工場の現場に需給法を導入し、在庫管理を大幅に改善しました。
トヨタのチームは、視覚的な合図 (カンバン、翻訳すると「視覚的なサイン」または「カード」) を作成して、作業を完了するためのタスクまたは材料をさらに「プル」する、つまり引き受ける準備ができていることを伝えました。このアプローチでは、作業者が、キャパシティがあるときにのみ、新しいタスクを引き受けることができるため、余分な進行中の作業 (WIP)が削減されました。この作業スタイルは現在、ジャストインタイム (JIT)アプローチとして知られています。
カンバン ボードの使い方
カンバン手法は、物理的またはデジタルの「ボード」、カンバン ボードが軸となっており、未完了、進行中、完了の 3 つの列 (またはレーン) が含まれています。チーム メンバーは、個々のタスクを表すカードを、タスクのステータスを追跡するために、さまざまな列に移動します。これにより、項目の進捗状況をすばやく確認できるため、チームは十分なキャパシティがあるときに新しい作業を受けることができます。
最近では、オンラインのデジタル カンバン ボードへの移行が進み、地理的に分散したチームがプロジェクトで共同作業を行い、作業をリアルタイムで可視化できるようになっています。詳しくは、カンバン ボードの設定に関するガイドをご覧ください。
カンバンのメリットとデメリット
一般的に、カンバンは、受信リクエストが多く、作業サイクルが短い、そしてリソースとスケジューリングが柔軟なチームに適しています。ただし、相互に依存するタスクが多いチームや、厳しい締め切りを守らなければならないチームにとっては、カンバンを使用するのは難しいかもしれません。
カンバンの新規導入について詳しくは、初心者向けの完全なガイドをご覧ください。
クリティカル パス手法
クリティカル パス手法 (CPM)は、完了しなければならないすべてのプロジェクト タスクの順序を特定し、依存関係と呼ばれる順序付けされたタスクをマッピングすることにより、プロジェクトの総期間を見積もる手法です。
CPM は以下の基本的な手順に従います。
- すべてのプロジェクト タスクを特定します。
- タスク間の依存関係を特定します。
- タスクとその依存関係をマッピングして、タスクがどのように関連し合っているかを示すネットワーク図を作成します。
- 各タスクの期間を見積もります。
- 期間を加算して、プロジェクトの総期間を計算します。
- プロジェクト完了に不可欠なタスクで構成されるクリティカル パスを特定します。
- プロジェクトの進捗に合わせてクリティカル パスを更新し、推定タイムラインと実際のタイムラインを比較します。
CPM では、最も重要なタスクを特定してスケジュールし、他のタスクを並行してスケジュールできるため、チームがプロジェクトのタイムラインを短縮するのに役立ちます。また、CPM を使用すると、推定されたプロジェクト スケジュールと実際のプロジェクト スケジュールを簡単に参照し、今後のプロジェクトにおける各タスクの所要時間を正確に見積もることができるため、プロジェクト計画にも役立ちます。
この方法の手順と利点について詳しくは、CPM の初心者ガイドをご覧ください。
変更管理手法
変更管理とは、個人、チーム、組織が新しいプロセスを導入したり、組織改革を実現したりするうえで役に立つテクニックの総称です。このセクションでは、イベント チェーンとエクストリーム プロジェクト管理について説明します。
詳しくは、変更管理に関する必須ガイドをご覧ください。また、無料の変更管理テンプレートをご確認ください。
イベント チェーン手法
イベント チェーン手法では、リソースを適切に割り当て、プロジェクトのリスクを評価して軽減するために、タスク(イベント)とその関係(イベント チェーン)を特定します。
イベント チェーンの目標は、プロジェクトを完了するためにどのくらいの時間とリソースが必要かを見積もることです。この方法では一部、クリティカル パス手法と同じ手順に従います。また、アクティビティをより小さなタスクに分割し、その依存関係と期間も示します。ただし、イベント チェーンでは、単にタスク (およびタスクの順序) の管理を向上させるのではなく、現実的なタイムラインと予算を作成します。
イベント チェーンは、より保守的なスケジューリング見積もりを作成するモデリング テクニックとしても機能し、不測のリスクに対処するために徐々に構築していき、最終的にはパフォーマンスを向上させます。
この手法は、プロジェクトの見直しの必要性を排除するための変更管理の取り組みでよく使用され、非常に時間がかかり、多くのリソースを使うことがあります。
エクストリーム プロジェクト管理
エクストリーム プロジェクト管理 (XP または XPM)は、短期間に大量の変更を管理するために使用されます。XPM は、トライアンドエラー アプローチによって取り組みを成功に導く、ペースの速い複雑なプロジェクトに適しています。
XPM は、ウォーターフォール手法とは反対の方法だと考えてください。XPM では、線形で計画されたプロジェクト開発プロセスを評価するのではなく、要件の変化に合わせて、プロジェクト計画、予算、最終的な成果物を変更できます。XPM では、プロジェクト チームは自分で修正し、必要に応じてシフトする責任があります。
エクストリーム プロジェクト管理は、不確実性が高いプロジェクトに適していますが、タイムライン、予算、範囲が明確なプロジェクトではあまり役に立ちません。
プロセスベースの手法
プロセスベースの手法のアプローチは、単一のプロジェクトに適用する厳格な手法ではなく、プロセスの集まりとして機能します。これらのアプローチは、大規模なビジネス プロセス管理 (BPM)戦略の一環として使用される場合があります。
リーン
リーンとは、無駄を最小限に抑えながら、価値を最大化することを目的としたアプローチです。リーンを適切に展開すれば、ボトルネック、遅延、その他の非効率性を特定して排除し、より迅速に価値を提供することができます。
リーンは 1950 年代に製造業で生まれましたが、時間の経過とともに進化し、今日では業界を超えて使用されています。『リーン思考』という書籍の中で説明されているように、リーンには次の 5 つの基本原則とアクティビティがあります。
- 価値の定義:顧客から見た各製品またはサービスの価値を特定します。
- バリュー ストリーム マッピング:プロセス (バリュー ストリームとも呼ばれます) をマッピングし、無駄の領域をリソース、時間、または冗長性の観点から特定します。
- フローの作成:特定した無駄を排除するフロー計画を作成します。
- プルシステムの採用:顧客に新しいニーズがある場合にのみ計画を進めます。そうすることで、一度に多くのことを抱え込まずに済むようになります。また、プロセスのどの段階でもボトルネックの発生を防ぐことができます。
- 完璧さの追求:継続的に改善するという考え方で、プロセスから可能な限り無駄を排除することを目指します。
さまざまな種類のリーン手法、およびリーン導入に適したツールについて詳しくは、リーン プロジェクト管理の包括的なガイドをご覧ください。
シックス シグマ
シックス シグマは、プロジェクト全体の品質向上を目的としたプロセス改善手法です。シックス シグマは統計的なアプローチによって、プロジェクトの成果物のバグや欠陥を測定して排除し、品質基準を引き上げます。
シックス シグマの基本的な手順は、欠陥の発見、原因の特定と排除、今後の信頼性と精度を高めるためのプロセスの最適化です。
シックス シグマは、完璧を追求するリーン原則に基づき、データ主導の改善サイクルを使用して、欠陥が発生するあらゆる機会を排除することを目指しています。
シックス シグマの手法は主に 2 つあります。
- DMAIC:定義、測定、分析、改善、管理を意味し、既存のプロセスの改善を支援することを目的としています。
- DMADV:定義、測定、分析、改善、検証を意味し、 新しいプロセスや製品を作成するのに適しています。
シックス シグマには正式な認証機関がありませんが、多くの組織がトレーニングを提供しているため、チームは組織での実践を学ぶことができます。詳しくは、シックス シグマのベルトと認定に関する記事をご覧ください。
シックス シグマは、データ主導の方法を導入して欠陥を減らし、ビジネス プロセスを最適化することに関心があるチームには役に立ちますが、従うべき厳格な一連の手順を求めているチームには適していません。
詳しくは、シックス シグマに関する詳細なガイドをご覧ください。
リーン シックス シグマ
リーン シックス シグマは、プロセス改善のためのハイブリッド アプローチで、無駄のないリーン原則と欠陥のないシックス シグマ原則を組み合わせて、プロセス、プロジェクト、製品全体の品質を改善します。
リーン シックス シグマには、次のメリットがあります。
- バグや欠陥の減少によるコスト削減
- 品質の向上
- プロセスの問題の減少による時間の節約
- データ主導の意思決定の改善
- 組織全体の継続的なプロセス改善
リーンシックスシグマは製造業で生まれましたが,さまざまな業界に導入し,メリットを得ることができます。最も一般的なユース ケースには、医療、建設、デザイン、政府などがあります。
その他のリソース
組織に対して PM 手法を選択する必要がある理由
組織全体のプロジェクト管理方法を選択することで、チームは、リソース、予算、コミュニケーション、タイムラインなど、プロジェクトの各側面を管理する方法に関する一貫したガイドラインを持つことができます。
もちろん、チームやプロジェクトによっては、さまざまなレベルの計画、柔軟性、ドキュメントが必要です。また、選択肢が非常に多いと、「完璧な」アプローチを 1 つ選ぶのは大変な場合があります。
しかし、既存のプロセスだけでなく、通常引き受けるプロジェクトの種類を評価することで、最も効果的な手法を特定できます。
さまざまなプロジェクトやチームの要件を満たすために、組織が複数のプロジェクト管理の種類を選択することもあります。
最適な PM 手法を選択する方法
適切なプロジェクト管理手法を特定するには、まず、プロジェクトの詳細を検討します。次に、既存のシステムとプロセスを評価します。必要なものと、既にあるものを両方を見て、最適な方法を選択してください。
次の質問の答えを自分で考えながら、プロジェクトのニーズを評価します。
プロジェクトの基本
- プロジェクトでは何を重視していますか?
- どのような業界にいますか?
- プロジェクトはどのくらい複雑ですか?
- プロジェクトはスケーラブルですか？
柔軟性
- タイムライン、予算、成果物の柔軟性はどのくらいですか?
- 事前にどの程度計画を立てておく必要がありますか?
予算
- どのくらいの予算が割り当てられていますか? また、柔軟性はどのくらいですか?
- どのようなリソースが既にあり、どのようなリソースを追加する必要がありますか?
タイムライン
- タイムラインの柔軟性はどのくらいですか?
- 開始日と終了日は設定されていますか?
- プロジェクトには重要なマイルストーンやクリティカル パスがありますか?
役割と責任
- 何人または何チームがこのプロジェクトに取り組んでいますか?
- 作業の専門性はどのくらいですか?
- 顧客と関係者の関与のレベルはどれくらいですか?
プロジェクト関連の質問の答えを考えたら、次の手順に従って、どの手法が最適かを特定します。
- タイムライン、リソース、予算など、プロジェクトを推進する主要な変数をまとめます。
- 選択した手法がこれらの変数にどのような影響を与えるかを検討します (アプローチが柔軟になると、厳しい納期にどのように影響するか、など)。
- 各手法のメリットとデメリットをプロジェクトのニーズと照合して、比較検討します。どれが最も適しているかと、現在のプロセスを最も混乱させないのはどれかの両方を考えてください。
- 他のチーム メンバーと協力して、意見を聞きます。
- 手法をチームに展開します。これには、新しいプロセスに関する全員の教育や、必要なツールおよびドキュメント システムの設定が含まれます。
- 手法をプロジェクトに適用し、成功するかどうかを監視します。
ここでは、次のプロジェクトに適した手法を特定する際に使用できるシンプルな早見表を紹介します。