プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) とは？
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) は、潜在的なプロジェクトを評価し、その評価を使用してプロジェクトの優先順位付けと実施を行う経営戦略です。プロジェクト マネージャーと関係者は、データに基づく結論に基づいて潜在的なプロジェクトを分析し、最も適切でやりがいのあるプロジェクトに意思決定者を導きます。定性的要因と定量的要因の両方が、潜在的なプロジェクトの評価に入ります。
PPM の目標は、データに基づくプロセスを採用して、最も効率的で報酬を得られるプロジェクトのみを選択することで、効率を向上することです。PPM は、プロジェクトの成功の可能性と、その根本的なリスクをうまく評価することを目指しています。これにより、ビジネスの効率を最大化するプロジェクトの戦略的組織化が可能になります。
その他のリソース:
プロジェクト ポートフォリオ管理のフェーズ
PPM は生きた継続的なプロセスですが、各プロジェクトやプログラムを正確に評価するための一連のフェーズがあります。PPM が評価するこの提案は、ビジネス ケースから大規模なプロジェクトまで、あらゆる要素として知られています。
プロジェクト マネジメント協会 (PMI) は、プロジェクト ポートフォリオ管理の 10 の重要なフェーズを特定し、これらのフェーズはさらにグループと呼ばれる 3 つのカテゴリーに分けることができます。これらのグループとその調整フェーズには、以下が含まれます。
プロセスの調整グループ (フェーズ 1 ～ 7):このフェーズ グループは、プロジェクトが承認または実行される前の準備作業を中心に展開されます。フェーズは次のとおりです。
識別:PPM で管理されているすべてのコンポーネントを、進行中と新規の両方でリスト表示します。
分類:コンポーネントを適切なビジネス グループにグループ化します。
評価:各コンポーネントのデータを収集し、価値を定義します。評価はデータ駆動形ですが、定性的変数と定量的変数の両方から派生できます。
選択:前のフェーズから最も価値のあるコンポーネントを選択し、リストを作成します。
優先順位付け:戦略的カテゴリー (イノベーション、リスク対リターン、コスト削減など) に基づいて各コンポーネントをランク付けします。
ポートフォリオ バランス:価値のあるコンポーネントを注文して、まとまりのある賢明なビジネス プランを作成します。
承認:意思決定を伝え、時間、予算、タイムラインに関する承認を得ます。プロジェクトに必要なすべてのリソースを割り当てます。
監視グループ (フェーズ 8 ～ 9):これらのフェーズには、プロジェクトのレポートとレビューが含まれます。これらのフェーズでは、PPM チームはプロセスをレビューし、必要に応じて変更します。
ポートフォリオの定期的なレビューとレポート:主要業績評価指標 (KPI) を収集、分析します。KPI を定期的に事前に確認し、プロセスを絶えず改善します。これは PPM プロセス全体のレビューであり、個々のコンポーネントのレビューではありません。
戦略的変更:レビューに基づいて、必要に応じて戦略的プロセスを分析し、微調整します。
コンポーネント プロセス (フェーズ 10):このフェーズでは、コンポーネントのパフォーマンスを分析します。
コンポーネントの実行とレポート:コンポーネントが完了したら、それぞれのパフォーマンスを確認します。各コンポーネントの相対的な成功は、PPM プロセス全体の強さに関するフィードバックを提供します。
プロジェクト ポートフォリオ管理の利点
PPMは,企業がプロセスやプログラムを一貫して管理できる信頼性の高いシステムの構築に役立ちます。PPM が適切に実装されると、次のような大きなメリットが企業に提供されます。
リスクを最小限に抑える:PPM はすべてのコンポーネントを考慮しているため、プロジェクトを開始する前にリスクを軽減できます。
予算の調整を許可する:PPM は、コストの概説と、潜在的なすべてのプロジェクトの現実的な支出の決定に依存しているため、ビジネスはプロジェクトのコストを把握しています。
リソース管理の最適化:潜在的なプロジェクトに必要なすべてのリソースが特定され、会社がプロジェクトに取り組めるかどうかを検討するのに役立ちます。
共同作業による意思決定の促進:PPM は、PPM の専門家、プロジェクト マネージャー、プログラム マネージャー間の協力的な文化を促進します。PPM のデータに基づく意思決定戦術の結果、すべてのチーム メンバーは個人的な好みや意見に頼ることなく共同作業を行うことができます。
関係者にプロジェクト価値を提供する:関係者や経営陣は,特定のプロジェクトの優先順位付けを他のプロジェクトよりも可視化します。
プロジェクト成功率の向上:PPM を使用すると、プロジェクトのランキングと優先順位付けを行い、各プロジェクトと組織全体の成功を最大化できます。この信頼性の高いシステムは、プロジェクトを完了するリスク、遅延、または失敗の余地をほとんど残しません。
プロジェクト ポートフォリオ管理ツールの選び方
機能的で効率的なプロジェクト管理ツールは、ビジネス ニーズに合わせ、プロセスを合理化し、無駄なコスト、時間、リソースを排除するのに役立ちます。考慮すべき要素はさまざまですが、PPM が組織にどのように適合するかを判断するのに役立つ重要なガイドの質問をいくつかご紹介します。
このツールをどのように使用する予定ですか？
あなたに重要な特徴と機能は何ですか？
他のプログラムとの互換性は重要な要件ですか？
組織では、Scrum や Agile など、特定の PM 手法を使用していますか？
もしそうなら、その環境でツールは機能しますか？
ワークフローは重要な考慮事項ですか？
チームが複数の場所に分散している場合、このツールは適切な共同作業機能を提供していますか？
このツールは、リーダーとプロジェクト リソースの間で、さまざまなレベルのアクセスと情報を提供していますか?
これらの質問を評価し、組織の適合性とコストを調査した後、特に時間の経過とともに、ツールがどのようにニーズに合う (そして可能性があるか) を判断します。