編集者注: 2020 年、情熱溢れる Smartsheet アンバサダー向けの新しいプログラム「the Smartsheet Overachievers (Smartsheet の偉大な功績者)」が始まりました。この顧客の中のエリート グループは、製品の専門家というだけではありません。革新家であり、変革を起こす者であり、究極の「やればできる」精神の人です。これは、Overachievers (偉大な功績者) に仲間入りした人を紹介しながら、彼らに Smartsheet の成果、課題、ヒントを共有してもらう、一連のブログ投稿の 4 回目です。
人やチームを管理すること、つまり仕事を委任し、プロとしての成長を目指してコーチとサポートを行い、プロジェクトを確実に期限に間に合わせ、付加価値を生み出すようにすることには、困難を伴う場合があります。新しいツールやプラットフォームの採用を推し進める場合、その道のりは特に厳しくなります。ですが、MedPOINT Management (メッドポイント マネジメント) のビジネス オペレーション シニア スーパーバイザーを務める Melanie Corbin 氏という偉大な功績者は、Smartsheet を活用することで、2 つの IT チームの管理を簡単にしました。
Mealnie 氏は 30 年以上にわたり、医療 IT 分野で活躍してきました。請求部門の医師グループでそのキャリアをスタートし、その後、カリフォルニア州のソフトウェア ベンダーと大手の医療保険会社でスキルを向上させてから、MedPOINT Management (メッドポイント マネジメント) に転職しました。同社で、Mealnie 氏のチームは生産に焦点を当てています。一方のチームがコール センターのサポートを提供し、もう一方のチームは構成に携わっており、非常に専門的なプロジェクトをやりくりしています。
「私はプログラマーではありませんが、Smartsheet でプロセスを改善する IT ソリューションを作り上げ、実行中の作業の可視性を高めることができます。これは、人々の作業を支援する素晴らしいプラットフォームです。」と Melanie 氏は述べています。
社内での使用を一段と高める
MedPOINT (メッドポイント) は同族経営の医療サービス企業であり、マネージド ケア契約を有する病院の医療グループと医師グループのために、個別化されたサービスを提供しています。Melanie 氏は、「私たちはバックエンド サービスを行って、医師の手間を省いています。」と説明しています。Melanie 氏の入社当初、同社はすでに Smartsheet を使用していましたが、これは主に簡略なプロジェクト追跡用で、ただのシートでした。
「そこに私がやって来て、『ダッシュボードとは何？何をするもの？』といった質問を始めたんです。」Melanie 氏はそう言って笑います。「最初は Excel のようなものだと思っていましたが、ヘルプ ビデオを見てウェブサイトを確認すると、ダッシュボードに興味をそそられました。」
今や彼女は非公式の Smartsheet 伝道者であり、偉大な功績者の 1 人です。またモビライザーにして、早期導入者プログラムの一員でもあります。社内では、MedPOINT (メッドポイント) で「ランチと学習」セッションを 10 回開催し、計算式、レポート、メトリック シートの作成方法をチームメイトに教えて (そして推進して) います。Smartsheet のコミュニティの一員であれば、彼女が他のユーザーからの質問に答えているのを目にするかもしれません。「誰かの問題を解決することは心地よいものです。」と彼女は言います。
チームを軌道に乗せ、監査に向けて記録を維持する
Melanie 氏はチームを軌道に乗せるために、チーム メンバーの名前、割り当て、ステータスを記録したタスクリストを作成しました。そしてより大規模なダッシュボードで、各人に割り当てられているプロジェクトの数を表示します。
「医療分野では分子レベルまで監査が行われます。そのため、誰が何を構成し、それ以降どのような変更を行ったのかを追跡する必要があります。」と Melanie 氏は説明します。「クレームについては、次のような質問への答えを準備する必要があります。これらの請求は再処理したのか？現在の構成は？何件の変更が行われた？これにより、監査の実施にあたって、エラーが発生した正確な日付がわかり、すぐに再処理できます。」
時には、チームのために最大の変革を生み出すシンプルなソリューションになることもあります。新しいツールやプロセスへの抵抗は当然です。ワークフローを自動化し、アラート、リマインダー、およびステータス更新を設定することで、Melanie 氏は時間を浪費する繰り返しの手動タスクを削減しました。「Smartsheet は非常にカスタマイズ可能で、チーム メンバーから何かの機能が気に入らないと言われた場合、提案を求め、変更することができます。」と Melanie 氏は述べています。
トップからの賛同を得る
「これを使えば、賛同を得られます。」これは、リソースに関する経営陣からの賛同を得るための、Melanie 氏の最大のアドバイスです。マネージャーおよび副社長レベルの幹部用にダッシュボードを構築することで、彼女は Smartsheet の能力を伝えるのではなく実際に示して、成功を収めました。
Melanie 氏は次のように述べています。「私はリーダーたちに、私のチームや、そこで何が行われているかについて、完全な可視性を提供しました。コール センターで対応した通話件数は？各通話にどの程度の時間がかかったのか？こういった質問に対する情報がすべてダッシュボードにあり、会社の全員がそれを確認できます。」
Smartsheet のノーコード ソリューションにより、Melanie 氏は部門横断的なチームもサポートしています。「Smartsheet を使用することで、私は財務部門のために構築作業を行うことができます。限られたプログラミング リソースの 1 つに時間を取られることなく、ビジネスのニーズに合った複雑なソリューションをセット アップできるからです。」
他者に創造する力を与える
Melanie 氏は業務時間外に、ミックス メディア アーティストとしてアート ジャーナリングを教えています。Smartsheet の場合と同じように、彼女は人生を作り上げ、向上させる方法を他者に教えることに情熱を持っています。「あまり芸術的ではないと言われますが、ツールの使い方を習得すれば、その使い方が広がり、自分自身を表現できるようになります。」今、それが力を与えるのです。
他の Smartsheet Overachievers (偉大な功績者) の話を聞き、ぜひSmartsheet コミュニティに参加して、Melanie 氏のような人々からのヒントを手に入れてください (そして、彼女に会ったらぜひ挨拶を！)。
