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IT プロジェクトリーダーが、IT PMO ワークストリームの課題を解決した方法

編集者注: Smartsheet に所属する私たちは、お客様から日々刺激を受けています。このゲスト記事は、Sabra (サブラ)で IT プロジェクトリーダーとして勤務するSmartsheet 製品認定取得者、Juan Vargas 氏 (PMP)によるものです。

Juan Vargas, PMP, in front of a Sabra sign on the company's corporate offices.

私の情報技術 (IT) のキャリアは平たんな道ではありませんでした。加工食品のトップ企業であるSabra Dipping Company (サブラディッピングカンパニー)で、私はテクニカルサポートのコンサルタントとしてキャリアをスタートさせました。テクニカルサポートに携わることで、お客様が抱えている問題の本質やニュアンスをより良く理解することができました。

Sabra (サブラ) での最初の 3 年間、私は当社のリモートワーカー、工場の生産作業員、案件を獲得しようとしている営業担当者、そして経営陣を相手に、パスワードの記憶から電子メールへのアクセスに至るまで、あらゆるレベルでグローバルビジネスをサポートしました。

社内、特にIT 部門でプロジェクト管理の必要性が生じた時、私たちは Smartsheet を採用しました。私は IT プロジェクトコーディネーター (現在は IT プロジェクトリーダー) としての職務で、日常的なプロジェクトの問題を解決するためにこのプラットフォームを使用しました。そして、自社の技術チームが、情報により簡単にアクセスする必要があって業務用の中央ハブを望んだ時、その課題を解決したのが Smartsheet でした。

Sabra (サブラ) の部門横断的な IT 部門が、Smartsheet を使用して複数の場所で共同作業を行った方法について、いくつか紹介させていただきます。

Smartsheet を活用して IT プロジェクトを遂行する

IT プロジェクト管理オフィス (PMO) の一環として、私は組織内のすべての IT コミュニケーションを管理します。これには、会社に新しいツールや機能を導入するプロジェクトにまつわる、サービス停止やコミュニケーションキャンペーンが含まれます。率直に言うと、整合性が重要です。ワークフローと情報がソフトウェアツールで一元化されておらず、組み込みのバージョン管理に容易にアクセスできないと、パートナーから支援を得るのが非常に困難になる (かつ不満につながる) 可能性があります。

当社の IT 部門は 20 人以上の卓越した専門家で構成されており、Sabra (サブラ) のグローバル事業を支援すべくチームに分かれています。私が所属しているテクニカルソリューションチームは企業の屋台骨を支えます。これには、ネットワーク、インフラストラクチャ、データセンター、災害復旧、IT サービスデスク、サービスデリバリーなど、技術サービス全体を含みます。

企業コンピューター管理

Smarsheet で管理した最初のプロジェクトは、JAMS コンピューター管理ソリューションを実装するというものでした。これは、社内のすべてのコンピューターを管理する必要性から、非常に大きな取り組みとなりました。当時、テクニカルソリューションチームのメンバーは、1 台のコンピューターをセットアップするのに丸 1 日分の作業を必要としていました。

ご想像のように、これは効率の悪いシステムであり、より効果的な方法が必要でした。プロジェクト計画を Smartsheet と同期させると、このタスクを 1 時間に短縮することができ、実際の実行時間はわずか 5 ～ 10 分でした。

シングルサインオンを介して安全性を向上させる

さらに、Smartsheet にシングルサインオン (SSO)機能があることは、特に組織全体にまたがる急速な採用を進める上で非常に重要です。セキュリティの観点から見れば、何かをするためあまりに多くの手順を踏まなければならない場合、ユーザーは回避策を模索するでしょう。こうした手順は過剰になりがちです。特に、IT 部門は、企業向けアプリケーションとサービスから成る広範なポートフォリオのバランスを取らなければならないからです。すべてのユーザーが、付箋メモにパスワードを書き込むのは好ましくありません。

ネットワークのアップグレードを管理するのにかかる時間が減少

私たちは、ネットワークのアップグレードをより良く管理する方法が必要でした。これは、長年にわたって蓄積されてきた、現行のソリューションベースのミニプロジェクトです。クラウドを介してルーティング、セキュリティ、Wi-Fi を制御する手段として Cisco Meraki にアップグレードすると、サービスの中断を避けるために既存のビジネスネットワークと並行して設定しなければならない要素が、プラットフォームに多数あることにすぐ気づきました。

この継続的なプロジェクトを管理するには、契約しているサービスプロバイダーと、当社の IT 部門から少なくとも 3 人を含む、ネットワーク関連問題の解決のみに焦点を当てた完璧なチームが必要でした。

Smartsheet では、プロジェクトを管理するには 1 人の IT チームメンバーと、念のためサポートするためにもう 1 人社員がいるだけで十分です。この担当者は、グローバルワイヤレスネットワークとその細部、下位区分、VLAN、およびルーティングのすべてを管理し、デバイスが正しい SSID に接続され、正しいノードに向かうようにしています。このプロセスを Smartsheet で実行することで、ネットワークを変革し、より透明性の高い責任分担を実現することができました。これは、私たちにとってもう 1 つの大勝利でした。

円滑な変更管理プロセス

IT の変更管理ワークフローは、購入後すぐに使用できる高価なシステムに投資しない限り、極めて複雑になりがちです。とはいえ、変更管理を建設的かつ迅速に実施する方法は実際にはありません。私たちはこの課題に直面し、それが Smartsheet を使用する機会につながりました。人々は、プロセスを経ずに変更を加えていたのです。

IT 顧客と協力する新しい方法

IT PMO における最大の課題のひとつは、日常的な意思決定に使用する情報を社外パートナーに理解してもらい、アクセスできるようにすることでした。Smartsheet では、ベンダーパートナーに提供するオンコールローテーションレポートを作成しました。これにより、特定の月の特定の週に設定されているオンコールの連絡先のマップが得られます。

毎週月曜の午前 0 時に、電話をかけている人物、その連絡先の電話番号、電話をかけている日数、そして連絡を取る最善の方法などを記載した自動電子メールが送信されます。現在のオンコールのスケジュールについて聞かれることがなくなったため、私はこのシステムを大いに自慢しています。代わりに、電子メールを確認してもらうか、Smartsheet に組み込んだオンコールダッシュボードをざっと確認してもらうだけでいいのです。