編集者による注: この記事では、シニア プロダクト マネージャー のBrian Boschéが、あらゆるタイプのチームがコンテンツのレビューと承認をさらに迅速に管理できるようにする、新しい Smartsheet の校正の機能強化をご紹介します。
近年、コンテンツへの需要は飛躍的に増加しており、多くのチームはバランスを取るのが難しい状況に追い込まれています。 製品プロセスがこれまで以上に複雑になっているにもかかわらず、コンテンツ操作を拡張するように求められているのです。
今日のコンテンツ プランには、より多くのフォーマット、チャネル、パーソナライズが含まれており、それに伴い、追加の戦術、ワークストリーム、ツールが必要になります。 これに対応するためには、チームにはコンテンツ管理をワークフローおよびより広範なプロジェクト共同作業と統合する方法が必要です。 昨年の秋、当社はSmartsheet 校正機能を導入し、お客様が既に制作について計画、管理、レポートを作成しているコンテンツのレビューと承認を合理化できるようにしました。
本日は、最新の校正機能強化により、お客様のチームがどのようにしてより多くのコンテンツを速く完成させ、需要に対応できるようになるかをご紹介します。
合理化されたコンテンツ レビューで強力に仕上げる
これまでに校正を使用したことがないかもしれませんので、まずは必要な最終承認を短時間で取得するための明確なパスがどのように提供されているかを説明したいと思います。
あなたがオンライン マーケティング部長で、一連のデジタル広告を準備していて、自分のマネージャーからの最終承認に加えて、コンテンツ チームとブランド チームの承認が必要であるとします。
複数のチームにまたがる多数のレビュー担当者に広告を電子メールで送信すると、それは次の理由のために悪夢に変わる可能性があります。
- 個々のレビュー担当者によるボトルネック
- ファイルのコピーや異なるチーム間でサイロ化されたフィードバック
- バージョンが多すぎて、フィードバックが反映されたときの混乱が避けられない
- 電子メールで外部ベンダーとファイルを共有する際のセキュリティ リスク
Smartsheet で校正機能を使用すると、組織内外の関係者にすぐにフィードバックをリクエストすることができます。これにより、関係者は承認または変更をリクエストされていることがすぐにわかる、専用の外部レビュー ページにアクセスできます。
このページから、関係者は必要に応じてコンテンツをマークアップし、他のレビュー担当者とフィードバックについて話し合うことができます。 これにより、レビューするファイルとその場所を追跡しやすくなり、複数のコピーからのサイロ化されたフィードバックを集計する必要がなくなります。
校正に変更が必要な場合は、いつでも新しいバージョンをアップロードして、同じレビュー担当者または新しいレビュー担当者で次のレビュー サイクルを開始し、最終承認に達するまで続行できます。 その間、チームは、シート内の校正を直接レビューすることで、より広範なプロジェクトの流れに沿って進捗状況を追跡できます。
コンテンツの校正はすべてのチームに役立ちます
マーケティング チームやクリエイティブ サービス チームに所属していない場合は、次のように思うかもしれません。 「校正機能は何の役に立つのだろう？」Smartsheet での最初の数年間は、多くのお客様とお話しをしてきましたが、コンテンツ制作の課題の多くは普遍的なものであり、Smartsheet の校正機能を使用することのメリットも同様であることを実感しました。 私たちは、より多くの方に合理化されたレビューを実施していただきたいと考え、Microsoft Office ファイル、動画ファイルなどでも校正ができるようにしました。
1. Microsoft Office
Smartsheet の校正機能は、Microsoft Word ドキュメント、PowerPoint プレゼンテーション、および Excel スプレッドシートをサポートするようになりました。
進行中のドキュメントを直接編集するにはいくつかのオプションがありますが、明確なレビュー プロセスがなければ、それらのドキュメントの最終承認を得るまでに、ビジュアル コンテンツと同様に多くの課題が発生する可能性があります。
製品計画の策定、新規ベンダーとの契約の準備、重要なプレゼンテーションのスライド デザイン、Microsoft Office でできるその他の無数のドキュメントの作成など、どれを行っている場合でも、あなたとあなたのチームは、Smartsheet の校正機能が提供するシームレスなレビューと承認プロセスを使用することができます。
2. 動画
MP4、AVI、MOV ファイルの確認と承認のためにも、Smartsheet の校正機能を使用できるようになりました。 動画の校正により、チームは特定のフレームに関するフィードバックを簡単に収集して追跡できます。 動画のフレームに注釈を付けると、その動画のプロデューサーやその他の関係者は、コメントや動画のタイムラインにあるプロファイル画像をクリックして、タイムスタンプの付いたフレームに直接ジャンプできます。
3. その他の Smartsheet で添付可能なファイル
現在 Smartsheet の校正機能は画像、PDF、動画、Microsoft Office ファイルを完全にサポートしていますが、Google ドキュメントのような他のファイル タイプで作業されている方にも良いお知らせがあります。 リンク (URL) を含め、シートに添付できるものはすべて、校正にアップロードできるようになりました。
完全にサポートされていないファイルの場合、レビュー担当者は校正でコンテンツを直接プレビューまたはマークアップすることはできませんが、チームには大きなメリットがあります。 あらゆる関係者にフィードバックをリクエストすることができます。 また、コメントと承認の決定を専用の単一の場所で収集し、 簡単にバージョンを管理できます。
今後は、レビューが必要なときはいつでも、進行中のコンテンツを校正にアップロードすることをお勧めします。
追加のマークアップ ツールでレビュー サイクルが加速
従業員のリモート化、地理的な分散化、チーム間の分散化が進んでいるため、対面でのレビューの頻度ははるかに少なくなっています。 そのため、効率的で効果的なレビュー サイクルを実現するには、明確で実用的なフィードバックの共有がより重要になります。 関係者が注釈を使用して校正のコンテンツをマークアップすると、チームのスピードが加速し、最終承認に至るまでに必要な繰り返しの回数を減らすことができます。
今日からレビュー担当者は、すでに利用できるシンプルなピンに加えて、ボックスと矢印でコンテンツをマークアップできるようになりました。 ボックスは、コンテンツの大小にかかわらず、特定の領域についてより正確にコメントするのに便利です。 また矢印は、コンテンツ内の特定の要素をどこに移動させるかを正確に示すのに最適な方法です。
Smartsheet で、コンテンツ共同作業に明るい未来
私たちには内容でのコンテンツの管理と共同作業に関する大きな計画があり,今年の後半にはさらに多くの情報をお伝えできる予定です。 それまでの間、最新の校正機能強化を利用して、優れたコンテンツをより早く完成させてください。 Smartsheet 校正機能の詳細は、Smartsheet のヘルプ記事でご覧いただけます。
