非同期コミュニケーションとコラボレーションツールの究極のガイド

メールは非同期コミュニケーション用のメルトボックスの代表的なツールであり、職場で最もよく使われているコミュニケーション手段です。 メールは、お知らせ、スケジュールの変更、問題解決、その他のやり取りとして記録できる、文書化が必要な場合に最適です。

メールの長所は次のとおりです：

• それは信頼できる。
• 安価です (特に、他の新しいコミュニケーション形態に関しては)。
• それは使いやすく、採用する。
• ほとんどの人はすでにメールを使用しており、より高いレベルの経験を持っています。
• 添付ファイルや画像に対応しています。

メールのデメリットは次のとおりです：

• 重要な会話からチームメンバーを置き去りにする場合があります。
• 重要なコミュニケーションを行うために、メールに依存しすぎている人もいるかもしれません。
• 妥当な応答時間はさまざまです (また、長すぎる場合もあります)。

非同期コミュニケーションの主な形式としてメールを使うコツ

• 基本的なメールのテンプレートを作成します。
• 締め切り,関連画像やリンク,メールを送信する理由の背景情報など,適切な量の情報を含めます。
• すぐに返事が出るとは思わない。
• 応答が必要になるまでの予想時間を設定します(通常、24〜48 時間)。
• メールの件名に背景要素を含めることで、内容がわかり、後で簡単に検索できます。
• メールを短く簡潔に保つ。

メールなど、他のリモートチームコミュニケーションツールについて詳しく見るには、リモートチームコラボレーションツールガイドをご覧ください。

非同期コミュニケーションのための基本的なメールテンプレート

この基本的なメール テンプレートを使用して、チームメンバーと非同期的にコミュニケーションをとります。 このテンプレートには、簡潔な To-Point のサブジェクトライン、メールに含める内容のテンプレート、非同期で適切なサインオフが含まれます。

非同期コミュニケーション用の基本メールテンプレートをダウンロード

Microsoft Word

非同期コミュニケーションの基本的なメール例

このテンプレートは、短く簡潔なテーマライン、目の前のトピックやアクションアイテムの簡単な紹介、締め切り案などの重要な詳細を含む、効果的な非同期メールの例を特徴とします。 このテンプレートを使用して、非同期コミュニケーションに特化した独自の電子メールを作成します。

非同期コミュニケーションのメールの基本例をダウンロード

Microsoft Word

チャットツールは、チームメンバーが直接対話することなく、互いに関わり合い、アイデアを簡単に共有し、プロジェクトでコラボレーションし、ビジネス目標を戦略化できるため、非同期コミュニケーションを効果的に行う手段です。

チャットツールを使えば、インスタントメッセージを簡単に送信でき、従来はメールや会議などで行われ続けてきた会話を、よりダイナミックなメッセージング環境に移動できます。 これにより、分散チームのコミュニケーションはさらに容易になります。

非同期コミュニケーションのためのチャットツールの長所は次のとおりです：

• 複数のチームメンバーは、会議を開かずに、同時にコミュニケーションをとることができます。
• バーチャルチャットルームとディスカッションボードは、より良いコラボレーションを促進します。
• これにより、さまざまなチャネルやトピック別に会話やチャットを整理できます。
• チャットツールは、非公式のコミュニケーションを助けることができます。

チャットツールのデメリットは次のとおりです：

• タイムリーな対応が必要な多くのチャットが同時に行われていると、チームメンバーの気が散りやすくなります。
• 一度に多くの会話が行われているので、圧倒される感覚が増しています。
• 会話を行った後に記録やアーカイブを行うと、コミュニケーションが繰り返され、会議が増える可能性があります。

非同期コミュニケーションにチャットツールを有効活用するコツ

• チャット通知にコンテキストを提供します。
• 組織全体で 1 つまたは 2 つのチャット アプリのみを実装します。 アプリの数が多すぎると、混乱を招き、導入を制限する可能性があります。
• チャットアプリを使っているときは,すぐに返事がくるとは思わない。代わりに,自分の時間に対応させましょう。
• ワークライフバランスを促進するために、勤務時間中にのみ他の人とチャットしましょう。

チャットツールなど、リモートチームのコミュニケーションツールをさらにお探しですか?リモートチームコラボレーションツールガイドをお読みください。

非同期コミュニケーションの効果を高めることを目指す組織では、ビデオチャットツールの採用が増えています。 このようなツールを使えば、チームメンバーがどこからでも視覚的につながり、会議やイベントを対面で行わずに開催できます。

プロフェッショナル向けでは、ビデオチャットや会議用のツールがバーチャルミーティングに使用されていますが、個人的な意味でも、ビデオツールを使えば、アファールの友人や家族とつながることができます。 ビデオツールを使えば、一度に複数の人とチャットしたり、確認したりできるため、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

ビデオチャットツールの長所は次のとおりです：

• 一般的にダウンロードして使用するのは簡単です。
• この会議は,世界や働き方の変化に合わせてますます必要になってきている従来の会議に代わる持続可能な代替手段を提供します。
• ビデオチャットツールは、ほぼすべてのデスクトップ、タブレット、モバイルデバイスで使用できます。
• このプラットフォームは、人と簡単に連絡を取り合い、確認する方法を提供するため、従来の電話よりも個人的になります。
• ほとんどのビデオツールは、画面共有やドキュメントの転送など、同期機能を提供しています。

動画ツールのデメリットは次の通りです：

• ビデオ通話や会議に参加できる人の数には制限があることがよくあります。
• 無料のサービスを使用している場合は特に、ビデオ通話にかける時間を制限するツールもあります。
• 動画ツールは、ライセンスの使用や追加に費用がかかる場合があります。

職場に動画ツールを導入するためのヒント

• 通話に参加する人数と会議の長さを把握することで、最適なツールを選択できます。
• 時間を最大限に活用するための議題を用意しましょう。
• ビデオ通話には多くの容量が必要な場合があり、安定した信頼性の高いインターネット接続を確保してください。

リモート チーム コラボレーション ツール ガイドには、ビデオ会議など、他にもさまざまなリモート チーム コミュニケーション ツールが記載されています。

ファイル共有ツールは、チームメンバーが別々の場所から、個別の時間にドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに取り組めるので、非同期コミュニケーションとして特に便利です。

さらに,ファイル共有ツールを使用すると,リアルタイムでドキュメントを編集し,他のメンバーが後で対処できるようにコメントを残すことができます。 この機能は、チームメンバーが同じ物理的なスペースで仕事をしていなくても、コラボレーションを促進します。 ファイル共有ツールを使用すると、ファイルを共有、コラボレーション、クラウドに格納する簡単な方法が提供され、複数のデバイスで同期できます。

ファイル共有ツールの長所は次のとおりです：

• 異なるスペースや異なる時間に、他のメンバーとコラボレーションする方法を提供します。
• 彼らは信頼できる唯一の情報源として機能します。
• ファイル共有ツールは、物理的な境界やタイムゾーンによってもたらされる生産性の障害を克服できます。

ファイル共有ツールのデメリットは次のとおりです：

• 無制限のストレージ容量がない場合や、ストレージを追加するのにさらに費用がかかる場合もあります。
• 変更によってクラウドへの同期や他のユーザーとの表示が遅くなったり、繰り返し作業が発生したり、最新の情報が得られなかったりする場合があります。

ファイル共有ツールを使用するためのヒント

• メインのファイル共有サービスとして使用するツールを 1 つだけ選択して組織全体で使用することで、全員が簡単にすべてのリソースにアクセスして共有できます。
• すべてのドキュメントとフォルダーに適切なラベルを付け、情報を検索する可能性があるユーザーに十分なコンテキストを提供します。
• 全員が適切なファイルにアクセスできるようにします。 逆に、権限を最新の状態に保つことで、重要な個人情報と機密情報を保護します。

非同期カルチャーに役立つファイル共有ツールの詳細については、リモートチームコラボレーションツールガイドをご覧ください。

ディスカッションボードを使用すると、チームメンバーはプロジェクトの資料や関連コンテンツに関するやりとりやコラボレーションを行うことができます。 こうしたツールは、対面会議で行われるコラボレーションの種類を模倣します。

通常、ディスカッションボードの投稿をアーカイブして、後でアクセスできるようにすることもできます。 これにより、当初の議論に参加しなかった人は、他の人の意見に重きを置いたり、レビューしたりする機会となります。 ディスカッションボードの設定を更新して、メンバーが情報を公開して共有したり、特定の資料を非公開にしたりできます。

最も効果的なディスカッションボードは、洞察力に富んだ質問を投げかけ、興味深い議論を促し、新しいアイデアを促し、潜在的な問題を特定します。

ディスカッションボードの長所は次の通りです：

• 従来のディスカッションで発言に消極的な人に、このオンラインフォーラムを通じてアイデアや考えを共有する機会を与えます。
• ディスカッションボードは、回答を振り返り、必要に応じて特定のトピックを調査するよい機会となります。
• これらのツールは、より質の高い対応や、より多くの情報に基づいた議論につながります。

ディスカッションボードのデメリットは次のとおりです：

• チームメンバーの中には、議論に参加することを避ける人もいます。
• 複雑で話題外の議論に遭遇することもあります。

ディスカッションボードを導入するためのヒント

• チームメンバー全員の参加を促す。
• ディスカッションの明確なガイドラインを設定する。
• 各ディスカッションに備えて、よく考えた回答だけを投稿するよう促します。
• メッセージを短く、要点に近づけるようにします。
• 返信や単なる合意を投稿しないでください。 その代わりに、質問したりフィードバックをしたりすることを目指しましょう。
• 他人のアイデアや考えを尊重する。

非同期チームにとって有益なディスカッションボードなどのその他のツールについては、リモートチームコラボレーションガイドのリモートコラボレーションツールに関するセクション全体をお読みください。

メモを取るツールを使えば、チームメンバーはすべてのメモを作成、編集、並べ替え、共有でき、必要なときにいつでもだれでもメモを利用できるようになります。

メモを取るツールの長所は次のとおりです：

• 考え、アイデア、会議の議事録を整理し、他のメンバーと共有します。
• すでに知られていたことを書き出し、記録し直す時間を減らす機会を与えることで、チームメンバーの生産性を向上させます。
• メモの作成と共有を行う、安価で使いやすい方法を提供します。

メモを取るツールのデメリットは次のとおりです：

• これらのツールは整理されにくくなり、メモの整理と検索の両方を試みる人を圧倒する可能性があります。
• これらのツールを最大限に活用するには、すべてのメモを分類するための便利で合理化された方法が必要です。

メモ取りツールの使用に関するベストプラクティス

• メモを整理して分類する方法を 1 つ作成し、それを守る。
• すべてのメモを日付付けする。
• メモの整理に追い付き、アーカイブできる不要なものについて年 1 回の監査または監査を受けられます。

メモを取るツールやその他の便利なリモートコラボレーションツールに関する情報をお探しですか? 詳細なリストは、リモートチームコラボレーションツールガイドをご覧ください。

コラボレーション型のブレインストーミングツールは、物理的に一緒にいなくても、問題やアイデアを考え抜くのに役立ちます。 これらのツールは、新しいアイデアを生み出したり、これまで議論や認識されなかった問題を特定したりするのに役立ち、生産性の向上やイノベーションの向上につながります。

コラボレーション型ブレインストーミングツールは、ブレインストーミングのアクティビティをこなして仕事をするクリエイティブチーム、デザインチーム、開発チームに特に役立ちます。 コラボレーションブレインストーミングツールの他の名前には、バーチャルホワイトボードやマインドマッピングがあります。

共同ブレインストーミングツールの長所は次の通りです：

• 彼らは創造性のブロックを軽減することができます。
• 新しいアイデアを生み出すために活用できます。
• オフィス環境に入ることなく、ブレインストーミングを行う整理された方法を提供します。
• ブレインストーミングボードにテキスト、画像、その他のメディアを直接追加することで、役立つアイデアを強調表示し、各トピックに色を付けることができます。

ブレインストーミングツールは、アイデアのブレインストーミングを同時に行おうとした結果、混乱を招く可能性があり、圧倒的な量の情報やアイデアの重複が発生する可能性があるという点です。

共同ブレインストーミングツールを使う際に役立つヒント

• セッションから抜け出したいことについて、具体的な目標を設定します。
• コラボレーションのための複数のスペースやセッションがあるため、1 つの場所で議論するトピックがあまりないようにします。

コラボレーションブレインストーミングツールの詳細なリストは、このセクションのリモートコラボレーションツール に関する記事をご覧ください。

オーディオツールとビデオツールは、効果的な非同期チームの重要な構成要素です。 これらを使用して、ターゲットオーディエンス向けにカスタムのバーチャルイベントやエクスペリエンスを作成し、製品やサービスをプロモーションします。

このようなツールは、カンファレンスやマーケティングイベント、全社会議など、オーディエンスの多い総会などに特に役立ちます。 ストリーミングツールは、人と物理的に集まるという選択肢がない現代の在宅ワーク環境では特に重要である、対面の会議、会議、イベントの代替としての機能を果たします。

これらのツールは使いにくく、セットアップが複雑な場合もあるため、ストリーミング サービスを組織に導入する前にトライアルを行いましょう。

オーディオおよびビデオツールのストリーミングに関するヒント：

• ターゲットオーディエンスを把握し、ニーズに合ったメッセージを提供しましょう。
• すべてのストリーミングオプションが同じわけではないので、特定のユースケースに最適なツールを調べましょう。

ブログとは、ウェブログとも呼ばれ、アイデア、考え、フィードバック、特定のトピックに関する一般的な解説を投稿できるオンラインフォーラムやジャーナルです。 また、コメントや返信を使ってコラボレーションを行い、アイデアを他のメンバーと共有する手段としても機能します。

非同期コミュニケーションの一環としてブログを使用するメリットは次のとおりです：

• 絶えず変化するダイナミックな情報ソースとコラボレーションを提供します。
• フィードバックと共有された考えを促進する。
• 時間や距離に制約されることなく、仕事を慎重に見直すスペースを作ります。

非同期コミュニケーションにブログを使用するデメリットは次のとおりです：

• 多くの場合、投稿への返信やコメントの柔軟性のために、非公式の回答を求めます。
• 人はブログが公開されているため、自分の考えを伝えることに抵抗を感じるかもしれません。

ブログを使うコツ

• 快適に感じられ、投稿に考えやアイデアを共有することを奨励されます。
• 模範を示して導き、形成されたアイデアを投稿し、他のメンバーに返信を促します。
• 定期的な転記頻度を設定します。

SNS は、LinkedIn、Twitter、Facebook、YouTube、Instagram など、さまざまなチャネルで新しいコンテンツを作成して公開するための効果的な方法です。 これらのツールを使えば、特定の投稿やキャンペーンが他の投稿と比べどのような成果を上げているかを簡単に分析、報告できます。

SNS ツールの長所は次のとおりです：

• 一般的に、それらは使いやすく、直感的なツールです。
• SNS を使えば、さまざまなチャネルを通じてブランド認知度の向上を図ることができます。
• SNS は、ブランドメッセージとデザインの整合性を維持するのに役立ちます。
• これらのツールは、コンテンツの計画とスケジュール作成に役立ちます。

SNS ツールを使用するメリットは、高度な機能や機能を求めている場合は特に、費用がかさむ可能性があることです。

SNS ツールの使用に関するベストプラクティス

• 調査を行い、SNS キャンペーンに最適なツールを見つけます。
• ツールを使用するチームメンバーにトレーニングを提供する。
• すべての SNS コンテンツを 1 つの大きなコンテンツ管理ツールまたはドキュメント ツールにまとめましょう。

SNS カレンダーを作成し、各チャネルの投稿スケジュールや頻度を作成します。

調査とアンケートでは、外部の情報源から情報を収集し、傾向を特定し、オーディエンスの関心を引き付け、有益なフィードバックを収集します。 また、従業員や顧客の満足度を評価したり、市場調査を行って製品やサービスの改善を行う際にも活用できます。

調査とアンケートのメリットは以下の通りです：

• 多くのオーディエンスからのフィードバックを自動化された方法で簡単に集めるのです。
• 特定のオーディエンスをターゲットに設定できます。
• 調査は自分で作成、送信でき、調査完了後にデータを分析できます。

調査とアンケートを使用するデメリットは、通常、調査ロジックやデータのエクスポートなど、より高度な機能にアクセスする方がコストが高い点です。

調査とアンケートの使用に関するヒント

• アンケートの最終目標を立て、ターゲットオーディエンスにどのような質問に回答してほしいかを判断します。
• 調査やアンケートの質問の数を解析します。 覚えておいて、少ない方が多い。
• 可能であれば、「はい」または「いいえ」の質問、または可能な限り少ない回答の質問に固執してください。

Wikiはウェブベースのツールで、人々がプロジェクトに協力し合い、アイデアに関するコラボレーションを行い、画像やメディア、その他のリソースを共有できます。

Wiki は、投稿を「共同で作成」し、継続的に情報を投稿する機能を提供する、オープンな編集機能で最も注目されています。 このツールは最終的に、多くの協力者や思考リーダーによって構築されたリソースを作成します。

Wiki の長所は次のとおりです：

• これらは自由に使用でき、貢献できます。
• 投稿には、画像、テキスト、音声など、さまざまな種類のメディアを含めることができます。
• Wiki へのアクセスをパスワードで監視できます。
• Wiki への参加に必要なトレーニングは最小限です。

Wiki の短所は次のとおりです：

• 共同制作の機能や、情報を投稿するために必要な情報源や事実チェックが不足しているため、信頼性と正確性が欠けている可能性があります。
• 貢献者が非常に多い中で、情報のナビゲーションや検索が難しくなる可能性があります。
• 他の共同クリエイターが誤って仕事を削除してしまう可能性があります。

Wiki をコミュニケーションの一形態として使用するためのヒント

• これらのページは完全に公開されていないにしても、すべての人が簡単にアクセスできるため、Wiki に個人情報を投稿しないでください。
• 真実であることがわかっている事柄だけを投稿するようにしてください。
• あなたの情報源を引用してください。
• 写真、音楽、名言、その他のメディアの使用許可を求める。
• Wiki 全体で同じフォーマットに従い、すべてのデザインに一貫性を保つようにしましょう。