危機管理計画を作成するためのステップバイステップガイド

効果的な危機管理計画には、10の重要な要素があります。これには、リスク分析、始動プロトコル、司令センターチェーン、司令センター計画、対応アクション計画、社内および社外の通信プログラム、リソース、トレーニング、およびレビューが含まれます。

危機管理チームは、危機計画の作成に大きな責任を負います。すべてのチームメンバーから意見などの提供があり、チームは運用スタッフや上級管理職などの他の利害関係者にも相談します。この計画は、危機対応における重要な役割と各人の責任を詳述します。危機管理チームの形成方法に関する詳細な手順については、「効果的な危機管理チームを構築する方法」を参照してください 。

「優れた危機計画には、危機発生時に危機チームメンバーが職務を効果的に遂行するためのさまざまな要素があります」と、危機管理研究所の社長兼 CEO である Deborah Hileman は説明します。「チームの役割と責任、指揮系統、オペレーションセンターの詳細、指令システム構造や、通信、緩和、および復旧の各活動を含める必要があります。また、特定の一般的シナリオに固有のプロトコルも含める必要もあります。

緊急事態は予測不可能であり、危機がリハーサルどおりに展開することはめったにないため、危機管理計画は柔軟で実用的でなければなりません。したがって、計画が変化する状況に適応できること、およびプレッシャーの下で現実的に実行できることを確認してください。

計画では、次の10のコンポーネントをカバーする必要があります:

1. リスク分析:組織が直面する可能性があると思われるシナリオを概説します。これらの潜在的な出来事をより具体的に把握しておくと、計画の指針となります。考えられるリスクをすべて含める必要はありませんが、自然災害、サイバー攻撃、ライフラインの喪失、テクノロジーの障害、CEO の死、職場への銃撃犯、金融危機、運営上の事故、製品の障害など、幅広い範囲をカバーします。
2. 始動プロトコル:緊急事態に対する自然な最初の対応は、しばしば麻痺するため、危機管理計画のトリガーを必ず含めてください。緊急度のレベルを基準として使用して、特定の危機対応を始動する状況を定義します。さらに、危機が最初の出現より深刻であると判明した場合に、その対応をエスカレートさせる方法を説明します。インシデントの種類または場所に基づいて、本プロトコルがスタッフに対応方法を指示する必要もあります。また、危機の終わりを知らせる何らかのタイプの通信を設置する必要があります。
3. 指揮系統:危機管理関連の組織図を計画に含めることで、誰が最終的な権限を持ち、誰が誰に報告するかが明確になります。明確に定義された組織図を作成することは、分散型組織において達成に苦労することのある調整と一貫性をサポートします。イベントの重大度によっては、計画に追加のコマンド層が必要になる場合があります。たとえば、ある現場での緊急事態では、その特定の現場の対応チームとリーダーがアクティブになりますが、会社全体の危機の場合には、その下に地域チームを置いて活動する本社の危機チームが必要になる場合があります。
4. 司令センター計画:危機発生中にチームの作戦拠点となるものを決定します。さらに、チームが必要とする必需品と設備を示します。最初の司令センターが使用できない場合は、バックアップ司令センターも指定する必要があります。司令センターの設定の詳細については、以下を参照してください。
5. 対応アクション計画:さまざまなシナリオにどう対応するかについて、詳細な計画を実行します。この計画には、各タスクに対する責任の割り当てが含まれます。これらの対応アクションは、状況に応じて採用すべきモジュール要素と考えてください。この方法で危機を概念化することで、危機管理計画が適応可能になります。
   
   「最良の計画はオールハザードアプローチを採用するものであり、特定の危機を念頭に置いて計画を作成するのではなく、潜在的なすべての危険を念頭に置いて計画を作成します。この方法を使用すると、インシデントの性質に関係なく、一貫した対応と常に準備を完了したチームが得られます」と、危機管理コンサルティング会社Emergency Management & Safety Solutionsの創設者である Regina Phelps 氏は推奨します。
6. 社内コミュニケーション計画:危機管理チームのメンバーが互いにコミュニケーションをとるためのシステムとバックアップ方法を作成します。すべてのチームメンバーの連絡先情報と、外部のコンサルタントや対象分野の専門家など、連絡をとる必要がある可能性のある人の連絡先情報を収集します。また、通知プロバイダーを使用してテキストや自動通話を送信したり、従業員がチェックインして安否や所在を報告する方法を実装したりするなど、緊急情報をすべての従業員に配布する方法も確立する必要があります。企業の存続可能性に対する脅威や人命の損失など、慎重に扱うべきニュースを社内でどのように共有するかを決定します。さらに、更新のスケジュールと仕組みを確立することを忘れないでください。
7. 社外コミュニケーション計画:一般、および主要な外部利害関係者とのコミュニケーション計画を定義します。スポークスパーソンを任命します。誰に通知するか(特定の地域のメディアなど)を含む詳細な指示を書きます。また、保留中の声明草案は、関連情報を入手したところで、後で詳細を入力できます。戦略的なコミュニケーション目標に優先順位を付け、説明点を概説します。計画が他のコミュニケーション活動と一致していることを確認します。消費者やコミュニティの質問に答えるために、特別なウェブサイトや電話回線を作成する備えをします。
8. リソース:保安用ヘルメットからクレジットカード、広報待機アドバイザーまで、危機管理チームが必要とする可能性のあるすべてのものについて考え、これらのことを整理します。情報リソースは、危機のときに特に重要になります。これらのリソースには、組合契約、施設の地図、タイムライン、主要なプロセスと手順のフローチャート、サプライヤー契約、福利厚生情報など、さまざまな種類の利害関係者契約が含まれます。
9. トレーニング:危機管理計画を迅速に実行できることが最重要であり、危機管理チームと訓練や演習を行うことは、その目標にとって不可欠です。リハーサルや机上訓練でさえ、計画の欠陥を明らかにする可能性があり、訓練は危機チームが個々の役割に慣れ、協力するのに役立ちます。定期的なトレーニングを行うことで、常に最新の状態を保つようにしてください。さらに、倉庫管理者への消火器の使用方法の指示、生産担当者への組立ラインの停止方法の説明、幹部秘書へのメディア電話に対する応答方法の指導など、特定の仕事に基づいて他のスタッフメンバーにトレーニングを提供します。
10. レビュー:構造化されたレビュープロセスを作成して、計画に関する定期的なフォローアップ確認をスケジュールします。ビジネスやリスク環境が変化していくにつれ、危機管理計画を更新していく必要があります。実際の危機の後、チームは何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを分析する必要があります。重要な教訓を特定し、必要な変更を実装します。