ポストモーテム会議（事後分析会議）の運営方法

ポストモーテム会議を成功させるには、計画、効果的なコミュニケーション、フォローアップが必要です。ポストモーテム会議を最大限に活用して、ビジネスプロセスを長期的に変化させる方法をご覧ください。

このページには、ポストモーテム会議の基本ルール、準備の方法に関するアドバイス、会議の実行に関するヒント、ダウンロード可能な議題テンプレートが記載されています。

ポストモーテム会議とは？

ポストモーテム会議とは、プロジェクトの終わりに行われる正式な議論のことです。ミーティングでは、プロジェクトチームは何が正しく、何が悪かったのかについて議論し、その情報を使って今後のプロジェクトのプロセスを改善します。

すべてのプロジェクトは、規模やプロジェクトがリモートで完了したか否かにかかわらず、事後分析会議を開催する必要があります。分散型チームの場合は、ビデオ会議と画面共有テクノロジーを使用して、他の場所のメンバーがプロセスに参加できるようにします。

ジョーダン・ケンタロスは、主要なブランドと協力し、多くのポストモーテム会議を主導してきたデザイナーです。彼は、「[ポストモーテムは]プロジェクトの完了後に全員が話を聞いてもらえるのが非常に優れている」と言っています。「プロジェクトに専念していると、最後まで首尾よく進ませられることが稀でからです。」

它/ DevOpsの世界には,ポストモーテムの独自のバージョンがあります：サーバークラッシュやハッカーの侵入などのインシデントを解決した後、チームは原因と解決策を検討し、インシデントの再発を防ぎます。（インシデント事後分析を設定する必要がある場合は、無料のダウンロード可能なテンプレートをご確認ください。）インシデントの事後分析とプロジェクトの事後分析の違いをご覧ください。

ポストモーテム会議の準備方法

プロジェクトを立ち上げたら、ポストモーテム会議に備えましょう。以下は、実行すべき主要なステップです：

司会者を選ぶ。リーダーシップと対立解決のスキルを持つ人と、プロジェクトについて知っている（しかし深く関与していない）人が必要です。司会者は以下の責任を負います：
- 議題とアンケートの送信
- 会議を順調に進める
- 論争の解決
- ディスカッションがエスカレートした場合の、ミーティングの一時停止または停止
- チームが議題に従っていることを確認する
- 議論を建設的に保つ
話すポイントを決める。プロジェクトマネージャーとして、あなたは成果について独自の考えを持つべきです。次のアイデアを活用してハイレベルリストを作成し、議題を構築します。
チームからのフィードバックを集める。順調あるいは難航したことについて考えた情報を得るようにしましょう。会議前のディスカッション（ホワイトボードを使った15~ 30分間の集まり）を開催し、ハイレベル課題のリストを作成することが理想的です。会議に参加できない場合は、アンケートを送信します。どの方法においても、まずはいくつかの簡単な質問から始めましょう。無料のダウンロード可能なプロジェクトポストモーテムテンプレートを使用して、ミーティングを計画します。
コスト、スケジュール、スコープのプロジェクトベースラインを決定します。これらの要因（トリプル制約とも呼ばれる）は、プロジェクト中に最も変化する可能性が高いため、現在のベースラインを参照してください。それらの項目を使用して、プロジェクトが成功したか失敗したかを判断します。詳細については、トリプル制約理論の包括的なガイドをご覧ください。
プレゼンテーションを作成します。この文書では、会議前の話し合いやアンケートで挙がった問題や成功、話し合いのポイントを強調する必要があります。
会議の前に議題を作成し、送信します。参加者が確認できる十分な時間に議題を配分し、次の内容を記載します：
- 会議前のディスカッション、アンケート、質問者から寄せられた事項
- ポストモーテム会議の基本ルール一覧
- プレゼンにおける話し合いのポイント

ポストモーテム会議アジェンダ

会議の議題は、問題とアクションアイテムの包括的なリストを含め具体化する骨組みになります。大まかな議題には、プロジェクトの概要、成果と要約、成功と失敗、重要な教訓、そして総括が含まれます。

「アジェンダを設定する際には、全員の期待を明確にし、チームが議題に沿って参加していることを確認し、実行可能な解決策を構築するためにチームが議題を考慮に入れ理解していることをご確認ください」と、ジョーダン・ケンタロスは言います。

ポストモーテム会議の議題テンプレート

この無料テンプレートを使用して、プロジェクトのポストモーテム会議の議題を作成します。テンプレートは、ミーティングを開き、プロジェクトの成功と課題について話し合い、アクションアイテムの作成と割り当てを行い、会議終了までのガイドの役割を果たします。参加者が情報の準備を行うよう、テンプレートに含まれる会議前のアンケートを使用します。

ポストモーテム会議の議題テンプレートをダウンロード

Word|Excel

これらの他のポストモーテム会議関連のテンプレートを無料でダウンロードできます。

ポストモーテム会議の基本ルール

建設的なポストモーテムを実現するには、率直で打ち解けた議論を促す基本ルールを設定し、全員が参加する機会を与え、チームが最初に重要な問題に対処できる方向へ支援します。ポストモーテム会議を実行する一般的な方法は以下の通りです：

期待値を設定します。会議の開催者は、参加者に対して次の基本ルールを設定する必要があります。以下のアイデアは、議論を促すのに役立つでしょう。
- 会議が安全ゾーンであることを全員が理解すれば、会議中に言ったことが誰の仕事にも影響を及ぼしません。これにより、参加者は他人を傷つける可能性のある問題について自由に話し合えます。
- 個人に関心を寄せる場ではありません。人ではなくプロセスの問題に集中しましょう。責めのないポストモーテム形式の話し合いを検討してください。
- チームが明らかにする問題は学習の機会として扱い、ポジティブな変化誘起に活用できます。
- ミーティングリーダーは、参加者に従って欲しい行動の模範を示す必要があります。
会議中に議論しない。この手法は、すべての参加者が自分の意見を聞き、尊重されていると感じる、安全で敬意に満ちた環境の構築に貢献します。議論を許せば、対立を避けるために自説を抑える人もいるでしょう。
手に負えなくなった場合は、会議を一時停止または中止します。議論が起こってしまった場合や、議論が個人的なものとなった場合に備えた心の準備ができていると判断する責任は会議リーダーにあります。
全員が発言する機会を与える。
これは内向的で控え目な人々の参加を促します。司会者は、話す権利を発言者にのみ与える物（トーキングスティックのような）を回すこともできます。OnlineDegree.comの創設者、Grant Aldrich氏は、「チームメンバー全員に発言の機会を与えるべきだと思います。実際には必須にするようにしてください。」と助言しています。
話す時間を制限します。時間制限を設定すると、参加者は最も重要な項目に集中できます（司会者はこのルールを適用するためのタイマーを使ってもよいでしょう）。 Grant Aldrich氏は、「人々は一定の時間だけを与えられ、これは[人々]が全員の時間を尊重し、その人が持ちかける最重要事項を本当に考えるのに役立ちます。」とも言います。
すべてのフィードバックは建設的で、案件に特化し、実行可能でなければなりません。たとえば、「Jack 氏は締め切りを逃しました」（建設的、具体的、実行可能ではない）と言うよりも、「もし Jack がサプライヤーの納品スケジュールにアクセスできれば、到着した資材を倉庫に入れることができ、現場から離れて保管する必要もなかった」と言う方がよいでしょう。 Aldrich氏が言うように、「何が起こったのか、なぜ起こったのか、またこのようなことが起こらないようにどのように改善するのかについて、極めて建設的に続けるようにしてください」と述べています。

ポストモーテム会議の実施方法

ポストモーテム会議では、議題に従うことと、予期せぬ実りある発言を出すスペースを許すのことのバランスを取る必要があります。（少数人が会話を支配することなく）全員が話す機会を提供し、時間をかけ過ぎずに生産性を発揮できる十分な時間を与えます。

プロジェクトを開始する際にポストモーテム会議をスケジュールします。ポストモーテム会議はプロジェクト計画の最初から考慮に入れる必要があり、それによりプロジェクトチームのメンバーは成功や失敗（そして関連するプロジェクトデータ）の記録を意識できます。
会議の時間制限を設定します。ポストモーテム会議の理想的な長さについて、いくつかの考え方があります。
- 少なくとも90 分：この長さだと全員が発言する時間を与え、アイデアを深く議論することができます。ネガティブな面では、長い会議は退屈だったり、時間の無駄だと受け取られる場合もあります。
- 30分：この形式では、参加者は最も重要な項目のみを話し合い、集中して話し合うように促されます。しかし、このような短い会議では、主要な問題全てについて話し合ったり、解決策を探ったりするのに十分な時間がないことになります。
ゲストリストをコンパイルします。ポストモーテム会議の理想的な規模についても多くの意見があります。小規模な会議（例えば、 5~10名）の方が集中できますが、主要なメンバーのみの参加に限られます（大規模なプロジェクトの場合は難しい可能性があります）。大規模なプロジェクトでは、一連の小さな会議を開き、最終的なプレゼンや得た教訓を発表するのも理にかなっているかもしれません。
メモを取る人を指名する。ディスカッションやアクションアイテムを記録するために、プロジェクトに関与しない人を選びましょう。また、後に参照できるように会議メモを作成し記録することは賢いアイデアです。
導入部からミーティングを開始します。基本ルールを説明し、会議は建設的な議論を意図していることをグループに理解してもらいましょう。司会者はグループの方向性を決め、安心・安全に参加できるようにサポートします。ジョークを言ったり、プロジェクトでの大成功を挙げたりするなど、前向きな気持ちでオープンに進めましょう。これには数分かかります。
目安の時間区分を作成する。
プロジェクトの大まかな結果と当初の期待内容をまとめ直しましょう。次に、主要なマイルストーンを含むプロジェクトのタイムラインを作成します。これは会議の中核となります（プロジェクトを視覚的に表現できるよう留意しましょう）。組織設計会社nobl.ioの最高リサーチオフィサー、Paula Cizek氏は、「まずはマイルストーンを作成することです。」と言います。「契約書の締結など、プロジェクトの正式なマイルストーンや成果物から新製品の納品まで、あらゆるものがこれに当たります。また、チームのハッピーアワーなど、非公式あるいは社交的なイベントを含めることもできます。」各マイルストーンに日付を記します。
部屋を回り、全員に最も重要な成功について発言を求めます。それぞれをタイムラインの上に書き足します。課題についてもプロセスを繰り返し、タイムラインの下に書き足します。

齐泽克氏は”人々に黙々と考えてもらい,それぞれのマイルストーンに関連するポジティブな点に焦点を当てて、何がうまくいったかを書き留めてもらいます。具体的に伝えてもらいます。［素晴らしい会議］と言うだけでは役に立ちません。素晴らしい会議を繰り返すにはどうすればよいでしょうか？それが素晴らしい理由は何でしょうか？本当にうまくいったこととその理由を明確にし、それをタイムラインにマッピングしてもらいます。」と提言します。
アクションアイテムの一覧を作成します。成功と課題のたびに、少なくとも1つのアクションアイテムを作成する必要があります。各アクションアイテムに担当者を割り当てます。その担当者は、そのアクションアイテムを終了する責任を負います。「ミーティングを終了する前に、ポリシーが既存のプロセスに組み込まれていることを確認する担当者を特定してください」と Cizek氏は付け加えます。
課題を模索する。この時点で、会議の要点として、何が悪かったのか、正しかったのか、今後のプロジェクトで何をすべきなのかを考え出す必要があります。会議のリーダーが、定量的そして定性的な質問の両方を投げかけ、チームがそれぞれの成功や問題をより深く掘り下げられるようになります。
会議終了します。参加と意見を出してくれたことを参加者に労います。学んだことを数分間まとめ、アクションプランのフォローアップを行う時間を設けます。いくつかの成功を挙げたり、プロジェクトがビジネスに与えるプラスの影響について言及するなど、前向きな気持ちで終わらせましょう。

Grant Aldrich氏は、「私たちの組織では、チームとしてより効果的に行えるとされる、会議室すべての参加者によって合意された実行可能なアイテムのリストなしでその場を離れることはありません」と付け加えています。
ポストモーテム会議のメモを共有する。会議の全員にメモのコピーが配布される必要があります：

また、アクションアイテムに優先順位を付ける方法を見つける必要もあります。これには、アクションアイテムを次のバケットに含めるMoSCoWメソッドをはじめ、さまざまな方法があります。

どの優先順位付けスキームを使用するかに関係なく、すぐに成功を収める方法を探しましょう。少しの努力で変更を行え、すぐにプラスの影響をもたらします。

ポストモーテム会議を効果的に行うコツ

優れたポストモーテム会議は、建設的で実用的な情報を生み出し、将来のプロジェクトを改善させます。ここでは、これらの会議をより実りあるものにするヒントをご紹介します。

変更を取り入れます。会議が終わったら、話し合った変更を実施します。会議のメモを確認し、それを使用して次のセクションを含むアクションプランを作成します。
- アクションアイテムとその担当者の優先順位付けされたリスト。 MoSCoWメソッド（上述）などのプロセスを使用して、項目を分別できます。また、アクションアイテムに共通点を探して組み合わせ、必要な工数を減らすこともできます。
- この表は各アクションアイテムのステータスとチームが完了を認識したタイミングを追跡するためにあります。
- 教訓を共有するために、社内の他の部署に送信するコミュニケーションを計画します。
会議では明るい雰囲気を保つ。対象となるトピックは否定的な場合があります。時折ジョークを振りかけると、緊張感と話し合いの退屈さを軽減します。
ポジティブな姿勢を保つ。会議の大半は問題が起こったことに関するものなので、正しかったことも沢山あったと全員に思い出させましょう。
会議は講義ではなく、ディスカッションであることを忘れないでください。プロジェクトマネージャーとして言うことはたくさんありますが、チームメンバーも同様です。各問題について深く議論することで、潜在的な解決策を発掘できます。
個人的な意見の不一致を避けること。ミーティングの目標は、プロセスを改善する方法を探すことです。よく言われるように、「悪気はないんだ。これはビジネスだから。」なのです。
有益な行動を促進する。口調を決め、全員に正直で敬意を払う態度を促すのは、司会者次第です。同様に、話し合いが規則や軌道から離れそうになる場合は、参加者が議題に沿って進められるようにする必要があります。
ノートパソコンを室内に置かないようにしましょう（初期のみがパソコンの使用を許されます）。会議で気が散る時間を制限することで、参加者は話し合いに集中できます。また、電話に関して同様のルールの適用も検討してください。
タイムゾーンを意識します。チームが分散している場合は、各人の勤務時間を把握し、勤務時間中にそれを実施できるタイミングでミーティングをスケジュールします。リモートチームとのコミュニケーションの詳細については、「How to Implement Remote Team Communication Strategies for Your Business: Best Practices and Expert Tips.（ビジネスにリモートチームを導入する方法：ベストプラクティスと専門家によるヒント）」をご覧ください。

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