UTHealth(ユーティーヘルス)、Smartsheet で従業員のワクチン接種とデータ報告を強化

アメリカ食品医薬品局 (FDA) が最初の COVID-19 ワクチンの緊急使用を許可したとき、テキサス大学ヒューストン医療科学センター(UTHealth (ユーティーヘルス)) には、1 万 2,000 人の従業員のワクチン接種プロセスを管理する方法が必要でした。そこで Smartsheet と協力して、予約のスケジュール、フォローアップ、州/連邦政府当局への重要な医療データの報告を合理化するソリューションを設定しました。

「私たちの使命は、この地域で得られる、そして多くの場合全米で得られる治療の中でも最高のものを、ヒューストンとその周辺地域に提供することです。」と UTHealth (ユーティーヘルス) の UT Physicians (McGovern Medical School のグループ診療部門) のクリニック運営パフォーマンス改善担当ディレクター、Lindy Anderson-Papke 氏は言います。「私のチームは、Smartsheet を活用して、業務とパフォーマンスの改善に取り組んでいます。」

UTHealth(ユーティーヘルス) は、ヘルス ケアと医学教育における地域および国のリーダーであり、6 つの学校と 4 つの臨床診療所で 1 万 2,000 人の従業員が働いています。UTHealth (ユーティーヘルス) にとってスタッフの COVID-19 ワクチン接種はまさに最優先事項であったため、できるだけ早く管理プロセスを整備する必要がありました。

「ワクチンが入手可能になったとき、文書化と追跡のオプションを検討しました。」と Anderson-Papke 氏は言います。紙を使うか、デジタルで行うかのどちらかでした。そして私たちは、Smartsheet を使って、自動化、フォームによる情報収集、データ管理、レポート作成を行うことにしました。」

ワクチン接種ハブのスタッフは、予約のスケジュールのほか、ワクチンの製造元とロット番号を記録し、接種後、一定の期間ごとに従業員に副反応がないかどうかを確認する必要がありました。また、UTHealth (ユーティーヘルス) は、ワクチン接種数とフォローアップ レポートを組織のリーダーシップや健康監視グループと共有し、テキサス緊急対策局 (TDEM) に毎日データを報告する必要がありました。TDEM は、その情報をアメリカ疾病予防管理センター (CDC) と共有していました。

システムのセットアップ

BSIE、CLSSBB、UT Physicians (ユーティー フィジシャンズ) の運営パフォーマンス改善スペシャリストである Orapun Phuthomdi 氏と、Anderson-Papke 氏は、Smartsheet のチームと協力してソリューションを構築し、まずは同機関の既存の電子カルテ (EHR) システムから特定した一連のフィールドに着手しました。それから 1 週間もしないうちに、UTHealth (ユーティーヘルス) チームの経験に基づいて調整された最初のバージョンを導入する準備ができました。UTHealth (ユーティーヘルス) 用に作成されたフレームワークは、Smartsheet が現在提供しているCOVID-19 ワクチン テンプレート セットの基礎となっています。

UTHealth(ユーティーヘルス) の従業員向け集団ワクチン接種プロセスは、予約を設定することから始まりました。これは、Smartsheet フォームを通じて管理されています。1 回目の接種時と 2 回目の接種時が予約された日の前には、記入用フォームと、駐車場とチェックイン場所の案内へのリンクが記載された自動リマインダーが送信されました。そして、週 7 日、毎日平均 200 人の従業員がワクチンを受けられるように、UTHealth (ユーティーヘルス) のスタッフが順番にサポートしました。

従業員が接種を受けにくると、スタッフはシステムを使って、その従業員をチェックインし、ワクチンのロット番号と、ワクチン接種後の観察期間中に見られた症状を記録します。また、接種後どのような症状があったかを従業員に尋ねるために、簡単なフォームを使用して一定の期間ごとに電子メールが自動送信されました。

レポート作成

このソリューションによって、チームは事前に予約を集計し、ワクチン接種に必要な数のスタッフを毎日確保することができました。また、システム アドオンにより、スタッフに表示されるのはチェックインと投与の記録に必要なフィールドだけだったため、接種数が最も多い時期に、従業員がワクチン接種のために並んで待つ時間が短縮されました。

Phuthomdi 氏は、ダッシュボードを構築することで、TDEM と ImmTrac、州のワクチン登録機関、UTHealth (ユーティーヘルス) の経営幹部、組織の従業員健康グループや感染症グループへの報告を簡素化しました。夕方にワクチン ハブが閉まった時点で、その日の進捗状況を示すリアルタイムの数字を確認することができます。ワクチン接種の取り組みが始まってからというもの、複数の機関から詳細な報告の追加を求められますが、Phuthomdi 氏は、ダッシュボードを更新したり、新しく作成したりしてこうした要求に対応しています。

Smartsheet にはモバイル アプリもあり、Anderson-Papke 氏がワクチン ハブを現地視察する際に役に立ちました。たとえば、予約の記録を探し出すことで、従業員が前回受けたのがファイザー製かモデルナ製かを確認できました。

次のステップ

従業員のほとんどがワクチン接種を終えたので、Phuthomdi 氏と Anderson-Papke 氏は、次の予防接種ステージの計画に目を向けています。Smartsheet に取り込まれた情報は、UTHealth (ユーティーヘルス) の新入社員へのワクチン接種の機会を保証するプロセスを設定するときや、保健当局が必要であると確認した場合にブースター接種の実施を計画するときに役立ちます。

「すべてのプロセスが、私たち全員にとって初めてでした。」と Anderson-Papke 氏は言います。「それでも、リーダーシップや州などの事業体に、タイムリーに情報を送ることができました。」

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