American Roofing (アメリカン ルーフィング) は Smartsheet WorkApps によりプロセス効率を向上

American Roofing & Metal (アメリカン ルーフィング & メタル)では Smartsheet を利用して、ビジネス プロセスを自動化・専門化し、地域の主要な請負業者としてのイメージを確立しています。購買と雇用のための Smartsheet ソリューションを作成した後、American Roofing (アメリカン ルーフィング) のエグゼクティブ バイス プレジデントである Rob Waite 氏は、会社の情報プラットフォームをよりシームレスに接続し、モバイル デバイスだけでビジネス データを取得している多くの従業員が最適にアクセスできるようにする必要性を認識しました。Waite 氏はSmartsheet WorkAppsを利用して、コードを1 行も書かずに、役割に合わせたカスタム アプリを作成しました。

「WorkApps はワークフロー管理ツールです。」と、Waite 氏は言います。「簡単にすべてを 1 か所で管理できるため、誰でも必要な情報をすぐに探せます。プロセスは段階的に構成できます。透明性が高く、アクセスが容易であるため、他の方法であれば見つからず後から探し直す必要のある情報が簡単に得られます。生産性が向上し、管理に費やす時間が短縮され、作業の品質が劇的に向上しています。最初から多くのことを達成できます。」

American Roofing (アメリカン ルーフィング)は地元の小企業として創業した当初から、ルーイビル、レキシントン、シンシナティ、その周辺地域の居住施設、商業や産業の法人顧客へのサービスを拡大してきました。Smartsheet は会社の成長を支え、購買、雇用、管理作業のプロセスの効率化を推進してきました。会社が成長するにつれて、Waite 氏は作業現場でモバイル デバイスを使用する従業員が使いやすいフォーマットで選択的にデータを共有できる効果的な方法を求めるようになりました。また、インポート エラーを起こさずに、ビジネス システム間でデータを共有するプロセスも自動化したいと考えました。

WorkApps はそのビジョンを実現できるソリューションであることがわかりました。コード不要のプラットフォームであれば、ビジネスに合わせることができ、ブランド カラーやロゴも設計に盛り込める特別設計のカスタム アプリを容易に作成できます。Waite 氏によると、Smartsheet になじんでいる人であれば、簡単かつ直感的にアプリを構築できるとのことです。

作業および安全性ソリューションによる作業現場の生産性向上

Waite 氏が WorkApps で最初に作成したアプリは、ビジネスの最も重要なニーズの 1 つを満たしています。作業安全監査 (JSA) アプリは OSHA (労働安全衛生法) で求められる日常プロセスに対応していて、監督は特定の装置を使用したり特定のタスクを実行したりする各作業者と一緒に、安全プロトコルとプロセスをレビューする必要があります。WorkApps を使用する前は、監査プロセスではいくつかの場所に設置されたチェックリストとその他の文書の作成を完了し、安全に関する協議のビデオを録画してアップロードする必要がありました。JSA WorkApps は、各機器またはタスク レビューのためのチェックリスト テンプレートと、既存の認定を探すためのシンプルなユーティリティ、監査ビデオを適切な場所に自動で保存するための Click-to-Record プロンプトを組み合わせたものです。

WorkApps では、Dynamic View などの Smartsheet プレミアム製品の機能とワークフローをシームレスに統合し、問題を解決して重要なプロセスを簡素化するようカスタム設計されたアプリを作成することができます。

「私たちは Dnynamic View を計画に追加し、作成した Dynamic View を発注書管理アプリに追加しました。」とWaite 氏は言います。「これは大当たりで、多くのマネージャーがその WorkApps でできることの理解を進めるのに役立ちました。」

作業現場の安全性とプロセスを合理化するその他の Work Apps には、トレーニング、紙ベースおよびハンズオン装置の操作を追跡する認定マネージャー、13 の建設認定の作業者に資格を与える OSHA ペーパーワーク (そのうち 5 つは英語とスペイン語に対応) があります。初日に作業者がステータスと次のステップを確認でき、クリックかタップにより現場までの GPS ナビゲーションにアクセスできる、現在の顧客設備の詳細がパッケージ化された作業現場情報アプリもあります。

主な利点の 1 つは、アプリがモバイル デバイス用に最適化されていることです。Waite 氏によると、American Roofing (アメリカン ルーフィング) の作業者の大部分は 1 日をオフィスではなく作業現場で過ごすため、モバイル デバイスが会社のネットワーク リソースへの主なアクセス ポイントとなっているとのことです。

「時間とともに、以前は午後 4 時に入ってきた変更指示通知、倉庫リクエスト、発注リクエストが昼前に入ってくるようになりました。」と、Waite 氏は言います。「それが品質と効率につながっています。以前は現場以外の場所で情報を追うのに費やしていた時間が自由になり、それが大きな効果を生んでいます。以前は昼まで待ってトラックに乗り込み、ラップトップを開き、大急ぎで文字を打ち込んで文書を完成させてから、屋根に戻らなければなりませんでした。」

倉庫リクエストによる時間と労力の節約

倉庫リクエストも、専用の WorkApps により迅速に処理されます。監督が材料注文をデジタルで送信しておくことにより、作業の開始時に受け取れるように材料が準備されます。American Roofing (アメリカン ルーフィング) には毎日のプロセスに 40 ～ 80 の仕事があるため、倉庫のスタッフがリクエストをできるだけ効率的に整理し、確認することが重要です。Smartsheet の導入前、リクエストは電話、ファックス、テキスト メッセージ、付箋、電子メールで伝えられていました。

「断然、これが会社のフラストレーションの最大の原因でした。」と Waite 氏は言います。「適切に文書化されて構成され、自動化されたプロセスがあれば助かるのにと痛感するようになりました。」

第一歩は、材料リクエストを標準化する Smartsheet フォームを作成することでした。そして、ドキュメント ビルダーを使用して、倉庫チームは印刷可能なチケットを作成することができました。これは、注文ごとに品目を引き取るときに参照し、引き取りが完了したときにカートやトラックに貼り付けるものです。印刷したチケットには、材料を引き取るときに監督がスキャンして受領書を確認するための QR コードが付いています。システムは、モバイル用にリクエスト フォームを最適化し、監督がリクエストに照らして引き取り品をすばやくチェックできるようにしたり、欠品をマークしたり、数量を更新したりするための WorkApps ソリューションに変換されました。

「倉庫ではリクエストをすぐに確認しているため、倉庫にとっては大きな効果がありました。」と、Waite 氏は言います。「業務時間終了前に引き取る必要のあるすべてのリクエストについて、倉庫での受け付け完了時刻は、午後 5 時から午後 2 時に変わりました。これにより、残業が大幅に削減されました。午前 6 時から午後 6 時まで働いている人がいたら、あなたはこう考えるようになります。お金は稼げるかもしれないけれど、そのうち嫌になってしまうだろうと。私たちはその事態を防ぐことができました。」

車両管理における品質と精度の向上

American Roofing (アメリカン ルーフィング) では WorkApps を利用し、70 台以上のトラック、トレーラー、クレーン、その他の車両の管理のための費用を削減し、非効率性を排除しています。車両識別番号 (VIN) からエンジン仕様、タイヤの総走行距離までの詳細が Smartsheet で編集され、走行距離計のデータやその他のパフォーマンス メトリックが自動的に記録されて、車両の ODB ポートに接続されたデバイスからシートに送信されます。これにより American Roofing (アメリカン ルーフィング) では燃料効率を追跡し、運輸省 (DOT) の認定用の期限を満たし、稼働停止中の車両が多すぎないことを保証するための定期メンテナンスを計画することができます。

「私たちはこれらの車両をリースしているのではなく、所有しているため、最終的にはその資産価値を管理するのに役立ちます。」と Waite 氏は言います。「目標は車両を最後まで走らせることですが、同時に車両の耐用年数の最後の価値を上げることでもあります。これまでは達成できなかったことだと思います。」

WorkApps で構築される新しいサービス提供のフレームワーク

American Roofing (アメリカン ルーフィング) では、既存の Smartsheet ソリューションに基づいてアプリを作成するだけでなく、将来のイノベーションと成長を可能にするソリューションの基礎としても WorkApps を使用しています。たとえば新しい産業部門のサービスでは、迅速対応の屋根修理サービスを組み合わせ、サービス部門では繰り返し屋根の点検を行って問題のある場所を特定し、予防ソリューションの概要を示します。毎年、屋根の雨漏りは保険金請求の大きな金額を占めるため、サービス部門の検査認定は顧客が保険料を節約するのに役立ちます。これらのソリューションは WorkApps で直接構築されました。

Waite 氏によると、役割別に情報を調整し、主要な情報が共有されるように部門間を橋渡しし、複雑な問題を解決できる強力な WorkApps を作成することは難しくないといいます。しかし彼が好んで使う例の 1 つは、シンプルでありながら重要なツールです。つまり、社員全員のメール アドレス、電話の内線番号、会社の携帯電話番号を記載した、会社の連絡先管理ソフトです。連絡先管理ソフトは、常に最新ですばやく検索できるものです。ユーザーはタップするだけで同僚に電話をかけ、メールを送信することができます。WorkApps では、個人データを保護しながら、役割ごとにアクセスを調整できます。Waite 氏によると、そのシンプルなソリューションは、技術に詳しくない従業員がデジタル ツールの採用をためらう気持ちを克服するのに役立ちます。

「最初は、度肝を抜くことで、使ってもらわなければならないかと考えてました。」と Waite 氏は言います。「しかし、基本的なテクノロジーに人がどれだけ恐れをなすものか、私は今でも驚いています。これらのツールが役立つこと、これらのツールが使いやすいことを示すのに役立ったのは、会社の連絡先管理ソフトでした。これは全従業員が必要としているもので、以前はあまり更新されることはありませんでした。私たちが公開した Contact Manager アプリは使いやすく、とても簡単に人とつながれるという利点もあり、その経験を元にして、ユーザーは Smartsheet と WorkApps がどう役立つかをすぐに理解することができました。

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