プロジェクトとイベント計画の合理化によって Apptio (アプティオ) のセールス イネーブルメント リーダーは安眠を確保

Apptio(アプティオ)の使命は、組織がよりスマートに IT 関連費用を決定できるよう支援することです。Apptio (アプティオ) は、営業担当者がサービスとしてのソフトウェア (SaaS) 製品に対して顧客を教育し、取引を成立させるために必要な情報、スキル、指導を身に付けるために、Smartsheet の採用を決定しました。Smartsheet はイベント計画を合理化しタスクと成果の追跡を容易にすることで、Apptio (アプティオ) の営業チームの効率化に役立っています。

Apptio(アプティオ)のセールス イネーブルメント担当シニア マネージャーである Sally Norred 氏は、営業担当者がスキルを向上させ、製品や市場の開発に関する情報を常に入手できるようにするプログラムとリソースの編成を担当しています。これらには、年に 2 回の対面でのチーム全体ミーティング、毎週および隔週の定期的なライブ ウェビナー、一連の自習プログラムが含まれます。

各アクティビティの計画、実行、および評価のプロセスは煩雑でした。Norred 氏は、すべての計画の詳細を時間通りに実行できるよう忘れずにチェックしたかどうかが心配で眠れないことがありました。確実に成功させるために必要な膨大な数のタスクを管理するために、スプレッドシートや電子メールよりも優れたツールが必要であることを知っていました。

「夜中に目が覚めるのは不快でした。」と Norred 氏は言います。「翌日の電話会議に 400 人招待しているのに、発表者に招待状を送信したかどうか思い出せないと、とてもストレスを感じます。」

営業コーチングを支援するツール

Norred 氏が Smartsheet について詳しく調べ始めた頃、同社の営業マネージャーの 1 人が同僚とともにスプレッドシート ベースのコーチング ツールのより良い使用方法を探っていて、手伝ってほしいと依頼してきました。複数カテゴリに分かれた 20 種類の営業スキルのフィードバック マトリックスであるコンテンツ フレームワークは、スキル コーチングの機会と営業成績とを区別するために重要なツールでした。しかし、マネージャーがドキュメントの個々のコピーを更新すると、スプレッドシートの構造に不整合が生じ、ステータスと進捗状況をチームや地域全体で一貫して測定できなくなっていました。

Norred 氏は営業マネージャーと協力して、コーチング フレームワークを Smartsheet に取り込みました。それによってプログラムは 1 つの場所に格納され、信頼できる唯一の情報ソースを形成し、営業担当者がカスタマイズされたダッシュボードから簡単にアクセスできるようになりました。営業担当者は、定義済みのコンピテンシーによって自己評価を完了し、マネージャーの評価とフィードバックを確認できます。マネージャーはスコアを割り当てることでチームや地域の業績をより簡単に定量化して比較でき、コーチングとサポートをさらに必要とする最重要な領域を特定できます。

「当社の Smartsheet ソリューションは、営業能力を最前面に押し出しました。」と Norred 氏は言います。「私たちはマネージャー全員と会い、何が重要かを話し合いました。このことは、さまざまな役割を持つすべてのマネージャーが、『良い』とはどういうことか、スコアリングの対象となるのは何かについて見解を一致させるのに役立ちました。年ごとの振り返りのようなものではありません。コーチングや従業員のスキル向上のためのものです。」

会議の計画を容易に

Norred 氏は、Smartsheet の本当の価値は、Apptio (アプティオ) のセールス イネーブルメント ウェビナー シリーズの計画と実施を簡略化できることにあると認識していました。ライブ参加形式のセッションは、当初は情報提供やトレーニング用のプレゼンテーションとして作成され、定期的に新製品を紹介したり、向上が必要なスキルを確認したり、今後のイベントのリマインダーを提供したりする機会を提供しています。

Norred 氏の目標は、投票、ホワイトボード、Q&A、ブレイクアウト セッションを使用してバーチャル Zoom コールをよりインタラクティブで活発なものにし、参加者のニーズや上位の要求を反映した、より焦点を絞ったトピックを構築することでした。しかし、通常の週 1 回のコールを準備するために、16 時間が必要でした。Norred 氏は、新しいコンポーネントをコールに追加したりカレンダーにさらに多くのコールを追加したりする前に、まずはそのプロセスを合理化する必要があることを知っていました。

「多くの細かなことを覚えておかなければならないので、手作業でチェックリストを作成しました。」と Norred 氏は言います。「私のコールは少なかったので、とてもうまくいっていました。好評だったので、さらに追加したいと考えました。コールを追加すると必ず人が追加されます。頭の中でそういった詳細をうまく調整することはできないからです。それは辛い作業で、続けられることではありません。チェックリストを作ることはできますが、それが使いにくいと、実際の仕事よりもチェックリストにかける時間が多くなってしまいます。」

Norred 氏は Smartsheet を使用して、役割に焦点を当てたものや、地域チーム向け、特定スキルのトレーニングなど、コールの種類ごとにテンプレートを設定しました。数回クリックして新しいイベントの日付コードと時間を入力するだけで、新しいチェックリスト、電子メール テンプレート、および自動リマインダーが適切に配置されるようになりました。各シートにはタイトルの更新から投票の作成、招待状の送信に至るまでの必要なタスクがすべて含まれているため、Norred 氏と同僚たちはプロセスにはまり込むのではなく、質の高い効果的な会議コンテンツの作成に専念できます。また、営業コーチング ツールをクリックしていくと、強化が必要なスキルと、同僚のトレーニングを支援できる優秀な担当者の両方を特定できます。

「通話によってチームがまとまり、戦略的なビジネス イニシアチブでの足並みを揃えることができます。」と Norred 氏は言います。「それぞれの営業成績が上がるように支援する必要があります。営業成績の良い他のメンバー以外に、教えてもらうのに適した人がいるでしょうか？営業コーチング ツールを利用して、特定のエリアで最も成績の良い担当者を見つけることができたので、こう依頼しました。『イネーブルメント コールに参加して、どのように会議を準備したか教えてもらえませんか？』それは非常に魅力的でした。」

コールの録音をデジタルで章ごとに分割したりコンテンツ タグを追加したりといった、新しいプロセス ステップやイベント後のタスクを追加した後でも、ウェビナーを以前の約半分の時間で完了することができると Norred 氏は言います。その結果、セールス イネーブルメント チームは担当するスタッフを増やすことなく、カレンダーの標準ウェビナーを 3 つから 8 つへと約 3 倍に増やしました。

コールやコーチングは始まりに過ぎません。Norred 氏は Smartsheet を使用して他のプロジェクトを管理しており、Smartsheet ENGAGE’19 会議からインスピレーションを得て、世界中の営業チームの作業を合理化し簡素化できる新しいイニシアチブを考案しています。

「Smartsheet を使用しているすべての人に、ENGAGE への参加をお勧めします。」と Norred 氏は言います。「それによって私の仕事が大きく改善されました。私はどのように支援し、新しいアイデアを取り入れるかを夢中で考えています。学べることがさらにどれだけあるのか、そして利用できるすべての新機能について認識していませんでした。会議では私が行ったどちらの年も、皆とても協力的でした。それはこれまで参加した中で最も生産性の高い会議です。」