Aspen Medical (アスペン メディカル) が世界で最も困難な場所で保健医療サービスをどのように提供しているか

Aspen Medical International (アスペン メディカル インターナショナル) はクライアント向けの新しい保健医療ソリューションを準備する際に、時間と効率を重要視します。それは、クライアントのいる場所が遠く離れたアフリカの地、遠洋の石油掘削地、紛争地帯かもしれないからです。同社の専門分野は、多国籍企業、行政機関、国連機関などのクライアント向けの保健医療ソリューションを提供することです。

写真提供: Aspen Medical International (アスペン メディカル インターナショナル)

つまり、単に救急医療だけでなく、複雑な臨床処置、空輸手段を使った医療搬送、大陸間での搬送を伴う根本治療に至るまで、あらゆることをこなすということです。Aspen Medical (アスペン メディカル) のビジネスのうち成長しているものは、セキュリティ、経営、保険の各分野の専門家と共同で作業するターンキー ソリューションです。スタッフのトレーニング、支給品、手順、規制遵守の詳細を正確かつ効率的に管理できれば、クライアントの生活や健康も違ったものになるでしょう。Aspen Medical (アスペン メディカル) がこのような詳細を正しく把握し、その詳細を世界中とコミュニケーションできるように Smartsheet はお手伝いしています。

「私たちは常に、リスクが許容できる範囲の中で、事実に基づいて判断したいと考えています。」と Aspen Medical International (アスペン メディカル インターナショナル) の最高執行責任者 (COO) である Randy Cook 氏は語ります。「事実に基づいて判断するために、仕事をしている環境だけでなく、経営全体に関する最新の状況を把握したいと考えています。Smartsheet を導入したおかげで、事実に基づいた判断ができるようになりました。」

ここ数年にわたって、Aspen Medical (アスペン メディカル) は組織を再編して、業務の効率を向上させ、クライアントによりよい価値を提供できるようになりました。その結果、現在、米国本社の従業員数を減らし、アフリカと中東を中心にした、世界各地の 145 人の現地担当者が作業しやすくなるようサポートに力を入れています。同社にとって作業の追跡が課題になっていました。共有ドライブのソリューションをいくつか試し、Word 文書を使用して単発のレポートを作成してみましたが、重要な問題が何かわかりにくく、またクライアントが何を求めているのか最新の状況を把握しづらかったのです。

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新しいクライアントやプロジェクトのオンボーディングにスタッフの作業範囲を拡大できるような戦略的な成長プランをサポートするために、Cook 氏はプロジェクト管理ソリューションを探し始めました。そしてすぐに Smartsheet が見つかりました。他のソリューションのような複雑さがなく価格も高くない適切な機能を備えたソリューションだったのです。

「Smartsheet は誰でもカスタマイズしやすいと思います。」と Cook 氏は語ります。「このプラットフォームで、ワークフロー プロセスを浸透させ、組織とともにそのプロセスを成長させることができます。CRM やワークフロー実行プラットフォームに合わせて組織を編成する必要がありません。プラットフォームと組織が連携し、ともに成長できるようになるのです。」

Cook 氏とその同僚は、標準的な Smartsheet プロジェクトのテンプレートとワークスペースを用意し、新しいクライアントとの間でやり取りするごとにカスタマイズして使用できるようにしています。プロジェクト チームはスタッフ登用の管理、出張のサポート、人事、業務管理、提案書とレポートの作成、保険などを 1 か所にまとめて作業しています。情報をリアルタイムで収集し分類できるようになったため、フォルダーいっぱいに格納されたドキュメントの中から探したり、バージョン違いの同一情報をまとめたりする必要がありません。インターフェイスが使いやすくシンプルで、場所を問わず新入社員でも習得が容易です。

「プラットフォームの導入にあたり、最大の課題の 1 つとして、さまざまな国にいるスタッフがリモートでどのように導入するかという問題がありました。」と Cook 氏は語ります。しかし、Smartsheet に備わっているユーザー エクスペリエンス、ユーザー インターフェイス、機能は必要な分だけに絞られているため、意図していた通り、比較的簡単に導入することができました。」

Cook 氏が気に入っている点は、世界中のスタッフやパートナーがその職務やニーズに応じてレポートをカスタマイズできることです。エンタープライズ向けプロジェクト管理ソフトウェアによく見られる、基本的な機能だけなのに必要となる高価なシート単位のライセンスの購入が必要ありません。同氏とそのチームは、Smartsheet に組み込まれているカレンダーや自動化されたワークフローを使用して、契約の遵守やクライアントへの納期と照らし合わせてどのような状況になっているのかを追跡し、米国オフィスからすぐに支援してもらう必要がある問題をいつでも一目見て特定できるようにしています。日々の優先事項を正確に把握できるため、最重要な作業を時間通りに終了させるだけでなく、Cook 氏が会社の将来のニーズを予測し、それに従って計画を立てる上でも助けになります。

「Smartsheet を導入してから、当社は現在のレベルのスタッフで成長を管理し、運営を継続できるようになっています。」と Cook 氏は語ります。今では全面的な透明性を確保でき、実際の問題がどこにあるのか具体的に確認できます。次に登用すべきなのは誰かの判断が付きやすくなり、どうすれば継続して成長できるのかの道筋が見えてきたように思います。がむしゃらに働き、『みんな働き過ぎで作業するのが難しくなってきたから、とにかく誰かに手伝ってもらおう。』と考えるのではなく、その人に何をしてもらえばよいのかが正確にわかるようになりました。」

写真提供: Aspen Medical International (アスペン メディカル インターナショナル)

レポートをカスタマイズしたり、リアルタイムでプロジェクトを可視化したりする機能は、Aspen Medical (アスペン メディカル) のスタッフだけでなく、そのクライアントも活用しています。Cook 氏は、Smartsheet を使用して、クライアントのダッシュボードを作成し、契約や予算に関する会社のパフォーマンスを完全に把握できるようにしたため、同社のソリューション チームに対するクライアントの信頼を高めることができました。

「クライアントから更新を頼まれることはなくなりました。すべてをリアルタイムで確認できるようになり、それでクライアントがその情報に頼るようになったからです。」と Cook 氏は語ります。「クライアントはもはや、私にヘルプのサインを出して透明性の高い情報を出してくれるのを待つといった必要を感じていません。」

ダッシュボードは好評で、Cook 氏は新規ビジネスの提案の中に毎回サンプルのダッシュボードを盛り込み、プロジェクトの進捗をどうやって追跡すればよいのかがわかるようにするなど、セールス ポイントとして活用しています。このソリューションが、プライバシーや医療情報の管理に対する法律上、規制上の要件を満たしていることを保証することにもなるため、このようなプレゼンができれば、見込み客に対して大きなインパクトを与えることができます。

Cook 氏によると、Smartsheet が持つ最大の利点の 1 つは、実質的にはどの場所からでも簡単にアクセスできることです。頻繁に出張する Aspen Medical (アスペン メディカル) の社員は、アラートの受信から新しい情報の入力、更新に至るまですべてをモバイル アプリで行うことができます。遠く離れた場所にいる社員は、携帯電話、タブレット、ノート パソコンを使用して、利用可能なネットワーク経由で Smartsheet にアクセスすることができます。どのデバイスを使用しても使い勝手は同じです。誰もがリアルタイムで情報にアクセスできるため、会議の効率も高くなりました。

全員の状況を確認するために会議の 4 分の 3 を費やす必要がなくなり、100% を解決策の検討とその実施の決定に割くことができます。」と Cook 氏は語ります。「事態を把握するためだけに集まり 1 日、2 日かけているのだとしたら、何かが間違っています。会議の場に集まる前に事態を把握できていないのだとしたら、根本的に何かがおかしく、意思決定能力が低下しているということです。しかし、今では違います。すべてがリアルタイムであるため、最新というよりも今この瞬間の状態を誰でも把握できています。それ自体が作業時間とコストの面で大きな節約に結び付いています。」

Cook 氏は、さまざまなレベルのサポートを受けられることに非常に感心しています。ヘルプ記事やビデオ チュートリアル、カスタマー サクセス マネージャー、活発で交流のさかんなSmartsheet コミュニティなどのサポートがあります。

「Smartsheet は単なる製品の域を超えています。組織やプロセスにおけるデジタル トランスフォーメーションとデジタル ワークフローを向上させたいと真に願う人々の共同コミュニティでもあります。」と Cook 氏は語ります。「時間とリソースを節約しつつ、同時に管理作業ばかりに労力を割かなくても済むようになり、医療サービスの提供に専念できるようになりました。何と言っても私たちの仕事は保健医療なので、保健医療に専念できる人が増えるほど、提供する保健医療の質も上がるからです。」

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