ドミノ・ピザ(Domino’s) は、Smartsheet を利用して迅速で、効果的な社内コミュニケーションを実現しています

熱々の美味しいピザをお届けするには、完璧に焼き上げた生地と熟練したドライバーだけでは不十分です。ドミノ・ピザ(Domino's)は、世界の 86 以上の市場で、厨房のプロセスを合理化し、オンライン注文と配達の追跡を簡素化するテクノロジーを開発して、業界のリーダーとなりました。 新しいテクノロジーやプロセスが導入されると、ドミノ・ピザ (Domino's) は、タイムリーな更新やアラートを会社の従業員に加えて、フランチャイズ オーナーのネットワークとも共有する必要が出てきました。 Smartsheet は、ドミノ・ピザ (Domino's) がこうしたメッセージをすべて必要なときに必要な場所に、時間どおりに確実に届けるうえで役立っています。

「私たちは Smartsheet を使用して、部門の枠を超えたチームとして従業員をまとめています」と、ドミノ・ピザ (Domino's) の社内コミュニケーション担当ディレクターである Stacie Barrett 氏は述べています。 「すべての社員が正しいことに真剣に取り組んでいるのに、他の社員が何をしているのかを知らない可能性があるので、会話のきっかけとして使用しています。 そのような意識を持つことで、私の部署だけでなく、ビジネスの他の部分でも効率化が得られます。重複した努力をせず、いつ、どのようにコミュニケーションを取るかを熟慮することで、より迅速に仕事ができるようになるのです。」

情報過多を解消するためのコミュニケーションの効率化

ドミノ・ピザ(Domino’s) の社内コミュニケーション チームは、新しいテクノロジー、新しいプログラム、既存のプロセスやサービスの変更に関する重要な最新情報を共有するために、いくつかのコミュニケーション手段を管理しています。 これには、コーポレート チームやフランチャイジー向けの定期的なニュースレターや、重要なお知らせのためのその都度の電子メールなどがあります。 また、2 年に 1 度、9,000 人以上が集まる対面式のイベント「Domino's Worldwide Rally」を開催しています。 あまりにも多くの情報を共有することで、情報過多となり、社員はより多くの情報を得るどころか、情報不足に陥っていました。

「Smartsheet を導入する前は、さまざまな方法で多くの社員とコミュニケーションを取っていました」と Barrett 氏は言います。 「誰もが自分のメッセージが最も重要なメッセージであり、自分のメッセージを伝えるためには別のコミュニケーションを行うのが一番だと考えていました。 社員は繰り返し同じ情報を受け取って、最も重要なものを見逃していました。」

Barrett 氏は、自分のチームにはもっと戦略的なアプローチが必要だと考えていました。 Smartsheet はそれを可能にしたプラットフォームでした。 現在、社内コミュニケーション チームは、ニュースレターのトピックや単独のお知らせをコンテンツ カレンダーに入力し、数か月先までの計画を立てることができます。 新しいトピックが追加されると、チームは特定の日付が混雑しているかどうかを確認し、必要に応じてコンテンツ所有者と協力してお知らせの日程を変更します。

Worldwide Rally の計画は、Smartsheetでも行われます。 Barrett 氏のチームは、すべてのタスクのステータスと所有権を追跡できます。 誰かが休暇を取っても、要件や期限が明確に示されているので、同僚がその仕事を簡単にカバーできます。 自動化されたアラートにより、タスクの所有者は期限が近づいていたり、タスクが遅れていることを把握できるため、同僚やマネージャーが問題解決の手助けをすることができます。

「「Smartsheet を使って、数か月先までのコミュニケーションのカレンダーを作成しています」と Barrett 氏は言います。 「さまざまな人が情報を入力して更新し、その情報を維持することができるようになりました。 Worldwide Rally でも同じことが言えます。 私は、相互依存性の高い大規模な機能横断型チームを持っています。何を行う必要があり、誰がそれを行う必要があるかについて透明性を高めることで、全員が協力して問題を解決し、物事をより迅速に行うことができます。」

既読率の向上により、「少ない方が豊かである」を実感

Smartsheet は、Barrett 氏のチームの全社的なコミュニケーション方法を劇的に改善しました。 チームのニュースレターの既読率は、かつてはわずか 4% でした。 現在では、合理的なメッセージングと優れた戦略的計画により、既読率は 100% に達しています。

「社員は自分にはメッセージが届いていないと思っていましたが、実際には 6 回もメッセージが届いていたのです」と Barrett 氏は言います。 「社員は同じメッセージを何度も受け取ることにうんざりしていたので、すでに情報を知っていると思い込んで読まなくなっていたのです。 Smartsheet を使用することで、よりスマートで全体的なコミュニケーション プランを作成し、同じ手段での繰り返しを減らすことができました。」

同じ時間でより多くのことを達成

プロセスをより戦略的かつ合理的にすることで、チームの能力を拡大しました。 Barrett 氏によると、以前は 4 つのチームと定期的に共同作業を行っており、現在ではその数が8 チームに増えていますが、時間をかけたり人員を増やしたりする必要はないそうです。 また、Barrett 氏は「自分は IT の専門家ではない」と言いますが、自分ですべてのシートやアラートを設定することができ、IT 担当者に頼らず、全社的なテクノロジーに関する大きな取り組みに時間を割く必要がなくなりました。

Barrett 氏によると、同僚たちも、Smartsheet は習得しやすく、使いやすいと言っているそうです。 Barrett 氏にとって最大の課題の 1 つは、新しいライセンスのリクエストに対応することです。 Smartsheet でワークロードを簡素化および自動化する方法を知れば知るほど、多くの人が Smartsheet を使いたいと思うようになります。

「機能横断型チームで仕事をしていて、自動化や制御が必要であるにもかかわらず、そのようなレベルの IT サポートを受ける予算がない場合、Smartsheet は簡単に始められて、実際に機能するソリューションです」と Barrett 氏は言います。「可視性、透明性、共同作業が向上しましたが、Smartsheet だけでそのすべてを実現しています」。