Pricer (プライサー) が Smartsheet でチームワークの最適化と生産性向上を実現

1991 年にスウェーデンで設立された、インストア デジタル シェルフエッジ ソリューションのグローバル リーダー、Pricer AB (プライサー AB)は、70 か国以上、1 万 8,000 以上の店舗で、業績改善とショッピング体験の向上を支援しています。2019 年末、同社は変革の旅に乗り出し、プロジェクトおよびプログラム管理ソリューションの構築を開始しました。ワークフローを刷新し、チームの連携を促進して、コンテンツが無秩序に増加するのを抑えようとしたのです。

ドキュメント フローの簡素化

変革前、Pricer (プライサー) の多くの部門は、膨大なスプレッドシートから抜け出せず、複雑に関連し合った電子メールのスレッドを通してコミュニケーションを行っていました。また、共同作業ソリューションも標準化されておらず、コミュニケーションや情報の流れが滞っていました。そして、このすべてが、プロジェクトの停滞と協力体制の分断につながっていました。

「プロジェクトやプログラム管理をサポートするツールが必要でした。私たちは至るところに散らばったメールやファイルに対処しきれなくなっていたのです。」Pricer (プライサー) のプロフェッショナル サービス責任者 Giacomo Crucinio 氏はこのように言っています。「導入作業に際して、その実施内容をお客様にも確認していただく必要があるため、ドキュメント管理システムを導入したいといつも考えていました。プロジェクトの各分野ごとにいくつもの書類があり、今までは紙とペンを使って手作業で処理していました。」そこで Pricer (プライサー) が注目したのは、Smartsheet とプラチナ パートナーの AMX 社です。

「全員がスプレッドシートを使って作業していたので、すべてのスプレッドシートを 1 つにまとめて、あらゆる情報を国レベル、アカウント レベル、役員レベルでロールアップする方法を探していました。この 3 番目のレベルで提供されるプログラム管理ビューには、現在取り組んでいるプロジェクトや遅れているプロジェクトが強調されたプロジェクト一覧を表示します。」と、Crucinio 氏は説明します。「そこで私たちは、Smartsheet を基盤として、ProMETEOS という独自のプロジェクト管理プラットフォームを構築しました。」

「私たちのシステムは、Control Centerと多層セットアップから始まります。これにより、すべてのデータと詳細を多層ビューで展開することができます。」と、Crucinio 氏は続けます。

このプラットフォームが提供するダッシュボードには、ユーザーの役割や権限に基づいたインサイトが動的に表示されます。従業員や下請け業者がアクセスできるのは、それぞれの業務に必要な情報だけなので、データのセキュリティ確保に役立ちます。さらに、全員がダッシュボードの情報を常に把握できるため、これが大幅な時間短縮につながります。

「以前はプロジェクト会議に 1 時間以上かかっていたのですが、今はすべての情報がダッシュボードに表示され、それを一緒に見ることができるので、20 分で終わります。」と、Crucinio 氏は言います。

「ProMETEOS を構築することで実現したのは、プロジェクトに関連付けられたプロジェクト管理ソリューションです。これにより、ステップごとに、タスクを実行する必要があるときにメッセージが送信され、プロジェクトのステータスがシステムによって追跡されます。最新のステータスを常に頭に入れておく必要はもうありません。これからは Smartsheet でいつでも確認することができます。」と、AMX 社のソリューション コンサルタント Victor Broberg 氏は説明します。

自動化でスマートに働く

このソリューションは、オープンなアプリケーション プログラミング インターフェイス (API) によって、Salesforce や Microsoft Teams などのサードパーティ システムと統合できます。「その結果、生産性が向上します。」と、Crucinio 氏は説明します。「SalesForce 内のアカウント データ、特に長年の間に変化してきた可能性のある内容を詳しく見直すために、データを SmartSheet にダウンロードすることを思いつきました。そして、受注チームはこの方法で、1 か月ではなくたった 1 日で不整合を発見し、解決しました。」

受注チームも自動化されたワークフローのメリットを得られます。タスクが標準化され、ミスがなくなり、これが、より迅速かつ効率的な受注処理につながります。「このプラットフォームは、私たちの受注管理システムと統合され、受注データを取得します。現場の従業員が店舗の商品数を数えると、店舗に必要な商品数と注文された商品数が比較され、数が一致していないと受注チームに自動的に通知されます。」と、Crucinio 氏は言います。

また、Pricer (プライサー) は、Smartsheet を用いて、特定のチームに合わせた小規模なプロジェクトを切り離します。その一例が、新しくリリースされた Pricer People という人事ツールで、新入社員、既存の社員、異動する社員とのすべてのやり取りを管理します。

「自動化されたワークフローを利用することで、情報交換のスピードがかなり速くなりました。署名のうえ返送してもらう必要がある契約書を送るとき、チェックと検証の時間を節約することができます。すべてを Smartsheet に集約することで、契約処理時間を 60% 短縮できました。」と、Crucinio 氏は説明します。

また、専門サービスのアクティビティでも、Smartsheet が活躍しています。「以前は、すべてのリクエストが電子メールか電話できていました。」と、Crucinio 氏は言います。「Smartsheet を使用して、すべてのリクエストを社内ポータルで収集するソリューションを構築し、電子メールでのアクティビティ リクエストをすべて排除しました。詳細はすべて一元管理しています。」このソリューションでは、条件付きロジックを使用して、特定のフィールドが前のフィールドに対するその人の選択に基づいて表示または非表示になります。これにより、提出内容に関連する質問に対してのみ、回答が求められるようにすることができます。また、値の中には、基本的な HTML から事前に読み込むことができるものもあります。このすべてによってフォームへの入力が簡略化され、さらに時間を短縮できます。

さらなる高みを目指す

Pricer (プライサー) は、Smartsheet を使用して、生産性の目標を追求し続けています。全員が共通の理解を持ちながら、効率的に作業し、コミュニケーションの摩擦をなくす、という目標です。この旅はまだ続いています。そして、新しいプロジェクトも次々と生まれています。

現在同社は、DocuSign統合による、電子署名での文書の承認の効率化に取り組んでいます。

“DocuSign は、すべての関係者がプロセスを明確に把握し、ドキュメントをしっかりと管理できるようにすることで、信頼度の高いドキュメント管理のワークフローとその仕組みを提供します。」と、Crucinio 氏は説明します。

「Smartsheet が素晴らしいのは、基礎となっているものが、ワークフロー、数式、フォームを使用してエンタープライズ ソリューションを構築しているすべての人と共通していることです。」と、Crucinio 氏はまとめます。そして、Pricer (プライサー) はその可能性を最大限に活用し、従業員のワーク エクスペリエンスを向上させています。

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