Smartsheet が、英国 The Scout Association (スカウト協会) の活力を生み出すプログラム配信に貢献

Scouts (スカウト) は、毎週、友情と野外活動を通じて若者の「生きる力」を育てるのを支援し、その人間性を育んでいます。6 歳から 18 歳のビーバー、カブ、スカウト、エクスプローラー スカウトが、キャンプ、ハイキング、水泳、アブセイリング、サイクリング、カヌーなどのアクティビティにより、チームで新しい課題に取り組んでいます。

シニア プロジェクト マネージャーの Dirk Grobler 氏は、エッピング フォレストの古代森林地帯にある Scouts (スカウト) 本部に入ったとき、最前線で活動しているボランティアと彼のチームが協力できるようなプラットフォームが必要だと思いました。また、Scouts (スカウト) の毎月の成果を明確に把握するために、さまざまなプロジェクトのポートフォリオに関する信頼できる一元化された情報源としての機能し、一貫性のある正確なレポートを作成するツールとしての機能を果たすソリューションが必要でした。

Grobler 氏は以前 Microsoft Project を使ってプロジェクトを管理していましたが、このプラットフォームは時間のないボランティアにとっては「大げさ」すぎる、そして非営利団体が使用を拡大するには高価すぎるのではないかと懸念していました。導入が簡単で、トレーニングの必要がほとんど不要で、コストを削減できるプラットフォームを求めていた同氏は、試験的に Smartsheet をチームに導入してみました。

3 か月間テストした後、Smartsheet は The Scout Association (スカウト協会) のプロジェクト管理ソリューションとして採用されました。「それは継続的改善プロセスだったのですが、Smartsheet がもたらした価値は非常に大きかったため、私は何の抵抗もなくすべてのプロセスに導入しました。」と Grobler 氏は言います。

Smartsheet により、Scouts (スカウト) は、人生を変えるような冒険を効率的に提供し、英国での影響力を高めることができました。

戦略実行力を高める

Grobler 氏のチームは、Smartsheet のシート サマリー機能を使用して、すべてのアクティブ プロジェクトをマクロレベルで表示し、遅れの初期兆候を判断することができます。またこのソリューションは、実用的なインサイトを提供するミクロレベルの情報に掘り下げられるよう支援することで、プロジェクトのガバナンスに関与する人がタスクの流れを維持できるようサポートします。

また、Smartsheet の正式なテンプレートを使用することによっても、プロジェクト管理が改善されました。たとえばプロジェクト マネージャーは、ボランティアのリーダーと協力して、関連データと所要時間を予測する最新のスケジュールが記載された効率的なプロジェクト開始ドキュメントを作成します。

「テンプレートを使えば、ボランティアのメンバーはゼロから始める必要がありません。開始方法がわかりますし、報告された結果はこれまでにない方法で記録され、標準化されます。」と Grobler 氏は言います。

活動の「デジタルファースト」アプローチの拡大

Smartsheet は、スタッフの採用や定着など、Scouts (スカウト) のデジタル化の促進に活用されています。同協会では、Smartsheet を通じて一連の新しいツールやフォームを活用し、新しい応募の受け付けと処理を行っています。

Smartsheet でのレポートの革新

Smartsheet は業務管理や人事部門への取り組みに再度焦点を当てましたが、それ以外に、プロジェクト管理チームのレポート作成の改善に役立ちました。自動化のおかげで月次報告書が収集しやすくなったほか、標準化されたテンプレートにより、一貫したデータが表示されるようになりました。チームが受け取る更新情報はプロジェクト レベルで実施され、ポートフォリオ レベルに引き継がれたものなので、タイムリーにパフォーマンスを修正したり、成功した戦略に焦点を当てて取り組んだりすることができます。これにより、正確なリアルタイムの情報を誰もが利用することができます。

「ポートフォリオのレポートや管理を、さらに賢く行えるようになりました。最高経営責任者からポートフォリオ管理チームまで、全員がまったく同じ情報を同じフォーマットで確認できるので、説明責任を果たしやすくなりました。」と Grobler 氏は言います。そして、以前は 1 週間かかっていた月次レポートが、数時間で済むようになったとも付け加えました。

Smartsheet の機能を見た Skauts (スカウト) の他の部門は、それぞれのソリューションでその可能性を模索し始めました。そしてその魅力的な所有コストにより、Skauts (スカウト) での使用は 25 ライセンスから 130 ライセンスに拡大したのです。これは、Smartsheet が組織全体で広範囲にわたり支持を得ていることを示しています。

Smartsheet により、Scouts (スカウト) は新しいプロセスを大規模に展開できるようになり、プロジェクト管理チームはプロジェクトの可視性を高め、レポートを簡単に作成できるようになりました。Smartsheet は、ボランティアが魅力的なイベントを開催できるよう支援し、分散したチームによる共同作業を実現しました。そして、その主要なプロセスの 1 つにデジタル化をもたらしたのです。ダイナミックなプラットフォームを味方につけ、このムーブメントは目標を達成し若者の人生に影響を与え続ける準備を整えました。

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