World Vision (ワールド ビジョン)、Smartsheet を活用してグローバルな取り組みを管理

World Vision International (ワールド ビジョン インターナショナル) は、子どもたちの生活をより良いものにするために、ネパールでの地震救援、スリランカでのトレーニング プログラムの開発、スーダンでの政策立案者との協力など、先頭に立って活動しています。

変化をもたらすには、かなりのチームワークが必要です。キリスト教精神に基づいた人道支援、開発援助/支援活動を行うこの組織では、5 万人のスタッフのほか、世界各地でボランティア スタッフが活動しており、1,500 のプロジェクトを進めています。これだけの人員とその取り組みを整理するために、World Vision (ワールド ビジョン) は、あらゆる規模のプログラム管理を合理化し統合できるツールを求めていました。

そのソリューションとなったのが、明確なプロジェクト ロードマップを提供し、効率的な調整と共同作業を実現する Smartsheet です。

グローバル プロジェクト マッピング

それまで World Vision (ワールド ビジョン) のチームは、主に電話、電子メール、スプレッドシートでコミュニケーションを取っていましたが、ステータスの更新、プログラムの正常性、グローバル プラニングにいつも悩まされていました。

Smartsheet は、ロールアップ レポート、地域計画、スコアカード機能でこの課題を解決しました。毎年各オフィスで、各地域チームが実施および提供する必要のある主な戦略的イニシアチブに関する計画が作成され、四半期ごとに報告されます。

チームは、Smartsheet を使用して、地域計画、スコアカード、レポートを作成し、全体的な戦略の実行、主要イニシアチブの実施、戦略的指標の測定をマッピングしました。その結果、可視性と共同作業が改善されました。

プロジェクト計画へのアクセスとその可視化

また,リアルタイムの共同作業やリモートアクセスによって世界中のチームを調整することも課題となっていました。同組織は Smartsheet のリモート アクセス機能とモバイル アプリを活用して、1,500 のグローバル プログラムを可視化し、何が機能し何が機能していないかを把握できるようにしました。

「Smartsheet は私たちを結び付ける接着剤のようなもので、より的確に調整を行い、最終的にはリソースの無駄を防ぐ役割を果たします。」と、戦略、共同作業、革新グローバル オフィスの戦略担当シニア アドバイザー Juan Bertoldi 氏は言います。

複数の地域における標準的な手法

世界各地に散らばるチーム メンバーとボランティア スタッフ全員が、統一された評価チェックリストによって共通認識を持つことができました。

毎年各オフィスで、各地域チームが実施および提供する必要のある主な戦略的イニシアチブに関する計画が作成され、四半期ごとに報告されます。チームは、Smartsheet を使用して、地域計画、スコアカード、レポートを作成し、全体的な戦略の実行、主要イニシアチブの実施、戦略的指標の測定をマッピングしました。

「どのような変更も一目で確認でき、文書を添付したり、進捗状況をまとめたレポートを作成したりすることもできます。」と Bertoldi 氏は言います。「使いやすくて便利な共同作業機能を持つ Smartsheet は、当社の重要なプロセスをサポートしてくれる優れたツールです。」

「私たちは、子どもたち、特に弱い立場にある子どもたちの持続的な幸せだけを目標に活動しています。Smartsheet によって、この目標の達成に近づくことができます。」