プロジェクトスケジューリングの決定版ガイド

プロジェクト管理のスケジュールは、どの作業を行う必要があり、どの順序で完了すべきか、どのリソースが必要か、どのように分配するか、仕事のさまざまな部分にどのくらいの時間がかかるかをまとめた文書です。 このスケジュールは、プロジェクトマネージャーがチームメンバーや関係者とコミュニケーションとコラボレーションを行い、プロジェクトを順調に進めるのに役立ちます。

具体的には、プロジェクトのスケジュールには以下が含まれます:

• プロジェクトマイルストーン
• 成果物
• 成果物を完了するために必要なタスク
• タスクとマイルストーンの依存関係
• リソースの管理と割り当て
• 締め切り、時間枠、タスク期間

プロジェクトスケジュールは、プロジェクト管理のライフサイクルを通じて、またプロジェクトポートフォリオ管理 (プロジェクトの投資収益率を決定するプロセス) で使用されます。 エンジニアリングや建設など、大規模で複雑なプロジェクトに頻繁に取り組む業界では、スケジュールの作成と維持は、プロジェクト・スケジュール作成管理者やスケジューリングチームが担当するフルタイムの仕事です。 サブスケジュールは、より詳細な情報が必要な複雑なプロジェクトでも使用できます。

プロジェクト管理の多くの側面と同様に、スケジューリングは反復で行われます。 スケジュールを作成する際、プロジェクトマネージャーは、予想される作業、タイムライン、リソースを見積もります。 ただし、プロジェクトの進行中は、これらの情報はすべて変更される場合があります。 スケジュールは通常、プロジェクトの初期段階に作成されますが、ライフサイクルを通じて参照されます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使ってスケジュールを作成することで,プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、より効率的かつ効果的にスケジュールに関するコミュニケーション、追跡、修正を行うことができます。 これらのプラットフォームは通常、テンプレートとサンプル・スケジュールを提供してガイドします。 また、プロセスの大部分を自動化したり、リソースの利用可能状況を確認したり、タスク期間の計算に役立つスケジューリング機能を備えている場合もあります。

しっかりとしたプロジェクトスケジュールには多くのメリットがあります。これにより,マネージャー,チームメンバー、関係者は進捗の追跡、期待事項の設定と管理、コミュニケーション、コラボレーションを行うことができます。 タスクや成果物を監視、管理し、納期を守ることができ、遅れが発生してもその影響を簡単に評価し、必要な調整を行うことができます。

時間とリソースは、プロジェクトの予算に影響を与える最大の要因の2つです。 したがって、効果的なスケジュールは、コストを計算、追跡、報告するのに役立ちます。 また、プロジェクトの目標を達成するために、人員やその他のリソースを配分する最適な方法を決定することもできます。 最も必要としているプロジェクトには追加のリソースを割り当てることができ、チームメンバーは仕事を共有して、手を広げ過ぎないようにします。

作業分解構成図 (WBS)は、プロジェクトスケジュールの重要な構成要素です。 これは、プロジェクトの成果物や最終製品を作成するために行う必要があるすべての作業を階層的に反映したものです。 プロジェクトスケジュールとWBSの主な違いは、WBSが成果物に焦点を当てているのに対し、スケジュールはリソースの要件と割り当て、タイムラインと期間、想定、リスクなど、より包括的である点です。

WBSに関する見解は、プロジェクト管理の専門家や組織間で異なります。 WBSがプロジェクトのスケジュールから独立した文書であるかどうか、仕事がどの程度分類されるのかなど、さまざまな意見が出てきました。 WBSの取扱方法を決めるのは組織の判断です。

他のプロジェクト管理の専門家は、この2つの文書を区別するのではなく、簡単にプロジェクトスケジュールの1つのセクションとしてWBSを含めます。

どんな方法でプロジェクトのスケジューリングを行う場合でも、プロジェクトの最終的な目標からWBSを作成します。 次に、分類分解のプロセスを使って、作業をより小さな塊に分割し、追跡と管理が容易にします。 使用することができる分解には様々なレベルがあります： 一部の組織は、WBSでのみ成果物を記述し、スケジュールに合わせた作業の詳細な説明を保存します。 また、成果物をWBS内の特定のタスクや活動のリストに分解することもあります。

たとえば、最終的な目標が新しい家庭用電化製品を製造するというプロジェクトでは、その製品のマーケティング戦略が成果物の1つである場合があります。 組織によってはそこで立ち止まり、スケジュールに合ったマーケティング戦略タスクの内訳を保存する場合もあります。 他の組織は、マーケティング戦略をさらに細分化して、広告パンフレットやテレビコマーシャルを作成するといった作業に取り組むでしょう。

ExcelトレーニングプラットフォームTrump Excelの創設者である、Sumit Bansalは、WBSを使用してタスクを分類しますが、WBSとプロジェクトスケジュールの両方を使用して異なる文書を異なるオーディエンスに提示することも提案しています。 Bansalは、「プロジェクトについて経営幹部と話し合う際は、プロジェクトのスケジュールを使いますが、クライアントチームやプロジェクトレベルの人員と一緒に仕事をするときは、作業分解構成図を使用しましょう」と助言しています。

タスクや活動とは、WBSに含まれる作業の最下層部のことです。 これらの用語のうちどれが使用されるかは、組織によって異なる場合があります： 「活動」を作業の最も低いレベルとして、「タスク」を活動のグループに分類する場合もあります； 他の組織は反対のことをします； また、これらの用語のうちの1つしか選択せず、最も小さな作業項目を記述しない組織もあります。 「管理アカウント」や「サマリータスク」という用語は、複数のタスクを含むレベルの評価を表すために使用できます。

WBSにタスクや活動を含める場合、各タスクの所有者は1人のみに限定する必要があります。 これにより、文書を整理できるだけでなく、さらに分解が必要かどうかを判断するのにも役立ちます。 タスク／活動が多すぎて1人の所有者が対応しきれなくなると、その作業項目をさらに分割する必要があるとが分かります。

最後に、WBSとプロジェクトスケジュールの両方から独立した「活動リスト」を作成する組織もあります。 ここでは、WBSのすべての成果物と、それらの作成に必要な具体的な活動を概要します。 繰り返しますが、組織やプロジェクトに適した方法を選択することもできます。

WBSの詳細やテンプレートのダウンロードについては、WBS ページをご覧ください。

スケジュールの作成を開始する前に、どのタイプを使用するかを決定する必要があります。 必要なスケジュールの種類は、プロジェクトの複雑さによって大きく異なります。一般的に、プロジェクトの複雑性が増すと、スケジュールはより包括的になる必要があります。 また、どのようなプロジェクトスケジュールを選ぶかは、主に誰が使用するのか、あるいはプロジェクトの発達段階を使うのかによって異なります。 スケジュールを視覚化することで、チームメンバーや関係者が進捗を一目で把握できます。

複雑さのレベルの昇順でスケジュールには3種類あります：

1. マスタープロジェクト・スケジュール
このタイプのスケジュールは、シンプルなプロジェクトに最適です。 この形式には、作業項目の基本的なリスト、タイムライン、および／またはカレンダーが含まれます。 マスタープロジェクト・スケジュールは、プロジェクトの初期段階で開発されます。 これには、主な成果物や活動／タスクの大雑把な概要と、完了に要する時間が含まれます。

マスタープロジェクト・スケジュールは、プロジェクトをシンプルにわかりやすく表すものであり、プロジェクトリーダー、関係者、チームメンバーとコミュニケーションを取ったり、賛同を得ようとしたりする際に役立ちます。 また、チームミーティングやブレインストーミングでも使用できます。 たとえば、プロジェクトマネージャーは、最初はこのようなスケジュールを作成し、チームの助けを借りてより複雑なスケジュールに発展させる場合があります。

サンプルテンプレートをこちらからダウンロードできます。

2. マイルストーン・スケジュール
これは、複数の重要な締め切りがあるより大きなプロジェクトに最適な、より高度なスケジュールです。 また、「サマリースケジュール」とも呼ばれ、通常時間の経過とともに行動をプロットする棒グラフが使用されます。 プロジェクトマネージャーに重要なマイルストーンのスナップショットが提供され、通常はプロジェクトのライフサイクル全体を通して使用されます。

ガントチャートは、より包括的なプロジェクト・スケジュールを視覚化するための最も一般的なツールの1つです。 ガントチャートは、プロジェクトのタスクとそれらを完了させるのに必要な時間を示す2次元の棒グラフです。 また、プロジェクトの開始日や終了日など、プロジェクトマイルストーンをこのチャートに記録しておくのも良いでしょう。 これにより、マネージャー、チームメンバー、関係者は、個々のタスクやマイルストーンに対する進捗を追跡でき、プロジェクト全体の実際の進捗を推定日、または「ベースライン」日と比較できます。

ガントチャートは、進捗報告書の提示やチームミーティングの主催に特に便利です。 開始に援助が必要な場合は、ダウンロードできるガントチャート・テンプレートを作成しました。

3. 詳細なプロジェクトスケジュール
これは詳細なスケジュールで、大規模で複雑なプロジェクトに最適です。 また、プロジェクトのライフサイクルを通じて使用することもできます。 プロジェクトの複雑さに応じて、スケジュールは段階やフェーズに分け、各々がそれぞれのサブスケジュールを持つ場合があります。

プロジェクトマネージャーは、以下の詳細なスケジュールを使用します：

• 毎日、1時間ごと、または週単位で仕事を追跡、管理する
• 進捗状況を関係者に伝える
• 作業項目間の関係 (または「依存関係」) を特定、追跡、計画する
• リソース、作業項目、締め切りに関する制約を特定、追跡、計画する
• リソースをより効果的に管理してプロジェクトを順調に進める

PERTチャート(「ネットワーク図」「ネットワーク解析図」「活動ネットワーク」とも呼ばれる) は、詳細なスケジュールを視覚化するためによく使用されます。 ガントチャートは単に時間をかけてタスクとマイルストーンをプロットする一方で、PERTチャートはタスクとマイルストーンのネットワークと、それらの間の依存関係を経時的に描画します。

PERTチャートや図は,先行タスクと後続との関係を示すために矢印を使用することがよくあります(例えば、タスクAは先行タスクであり、タスクB を開始するために実行する必要があります； 後続するタスクCは、タスクAとBの両方が完了するまで開始できません)。 これらの関係を描くことで、依存関係と制約を特定できます。 PERTチャートの作成方法については、テンプレートをダウンロードしてください。

もちろん、使用するスケジュールや可視化の種類は、最終的にはチームや関係者とのコミュニケーションに最適な内容に基づいています。

Trump Excelの Bansalは、選択する可視化はプロジェクトによって異なりことに同意しています。 「視覚的表現は、プロジェクトの性質と関与するクライアントに基づいて慎重に選ぶべきです」と彼は言います。 「例えば、標準的なプロセスを持つ短い ... プロジェクトでは、シンプルなガントチャート、マイルストーンチャート、またはシンプルな表を使ってタスクや成果物を詳細に説明できます。 しかし、さまざまなリソースやチームが関与する長いプロジェクトがある場合は、詳細なプロジェクト計画を立てましょう。」

使用するプロジェクトスケジュールの種類を決定したら、作成を開始します。 このプロセスは、業界、組織、プロジェクトの種類によって異なる場合があります。 しかし、プロジェクト管理の専門家の多くは、以下のステップに従うことを推奨しています：

1. ブレインストーミング・ミーティングを開催します。ほとんどの専門家は、他の関係者の参加に関わらず、チームミーティングでスケジューリング・プロセスを開始することを推奨しています。 スケジュールの大まかな概要や、議論を始めるアイデアのリストを作成するとよいでしょう。 しかし、会議の主な目標は、プロジェクトに実際に取り組む人々からのフィードバックを求めることです。

チームメンバーは、仕事にどのくらいの時間がかかるか、そして自分の能力は何かについて独特なインサイトを持っています。 さらに、この段階でチームを関与させることで、プロジェクトの賛同を得ることができます。

また、クライアントや他の関係者からの意見を求めることもできます。 スケジュールに影響を与える可能性のある組織外の要因 (例えば、クライアントの会社や業界のルールや規制など) について、独自のインサイトを得られる場合があります。

このステップでは、上記にリストした関連文書をいくつか参照することをお勧めします。 これらは、プロジェクトの目標、範囲、制約、成果物、成功基準、関係者の期待をよりよく理解するのに役立ちます。

2. 明確で測定可能なマイルストーンを決定します。マイルストーンとは、プロジェクトの重要なポイントを示すイベントやマーカーです。 その結果、期間は設定できないため、成果物は「マイルストーン」としてカウントできますが、タスクはカウントされません。 むしろ、タスクとは、マイルストーンの達成や成果物の完成に必要な作業です。

主要なマイルストーンには、プロジェクトのキックオフと完了が含まれます。 その他のマイルストーンは、タスクや活動の終了時に発生する場合があります； フェーズ／段階の終わりに； または作業を完了または承認する必要がある時点で。 請負業者が関与する場合、マイルストーンは支払いが行われるタイミングと一致する場合があります。

ここでは、製品またはソフトウェア開発プロジェクトのマイルストーンの例をいくつかご紹介します：:

• プロジェクトのキックオフ
• 設計・試作品の承認
• テストのさまざまなフェーズの完了
• 実施
• マーケティングキャンペーンと広告キャンペーンの立ち上げ
• お客様への出荷
• プロジェクトの終了

3. すべてのプロジェクト成果物を含むWBSを作成します。上述したように、WBS (プロジェクトスケジュールの一部となる場合もあります) は、プロジェクトのすべての成果物を詳細に記述する必要があります。 組織によっては、成果物の制作に必要なタスクの内訳を含める場合もあれば、含めなくてもかまいません。 WBS は、プロジェクトのスケジュールの中のセクションである場合もあれば、スケジュールの作成時に参照される独立した文書でも構いません。

この段階では、「クライアントと連絡を取り、プロジェクトの範囲を決め、成果物を完成させる」必要があるとBansalは述べています。 将来的には、範囲クリープ (クライアントがプロジェクトの範囲を拡大する傾向) を避けるのに役立ちます。

4. すべてのタスク／活動の概要と順序。繰り返しますが、これはWBSに含まれるか、組織に応じてスケジュール自体に詳細が含まれます。 この情報をどこに配置するにしても、成果物を完成させるために必要なすべてのタスクを明確に文書化することが重要です。 これにより、プロジェクトの進行中に目標を達成し、締め切りに間に合うようにするために何をすべきかについての混乱を避けられます。

実行する必要があるすべてのタスクを規定したら、依存関係を使用して順序を決定します。 そのためには、タスクが互いにどのように関連しているか、またタスクに対する時間やリソースの制約も考慮してください。

依存性には次の2種類があります：

• 完了から開始へ：後続タスク (タスクB) の作業を開始する前に、先行タスク (タスクA) を完了する必要があります。
• 開始から開始へ：後続タスク (タス B) は、先行タスク (タスクA) と同時に開始します。

タスクの依存関係を判断する1つの方法は、タスクが論理的適切な順序に並ぶプロセスである「ネットワークロジック」を使うことです。 最初に最も難しいタスクから始めるのが便利な場合があります。 また、各タスクの優先度を定義することで、最も重要なタスクを最初に完了できます。 一連のタスクとそれらの関係を明確に把握すれば、後でスケジュールの競合に対処することができます。

5. クリティカルパスを規定します。「クリティカルパス解析」とも呼ばれるこのプロセスは、プロジェクトを期限内に完了するために、すべてのタスクや活動を通過するための最適な経路を決定するプロセスです。 プロジェクトを高レベルで見て、最も重要なタスクに分割し、それらのタスクを完了するのにかかる時間に基づいてプロジェクト全体を完了するための時間を計算します。クリティカルパスの管理は、プロジェクト管理に欠かせない要素です； 重要なタスクが完了していない場合、最終締め切りが遅れる可能性があります。

クリティカルパス解析では、重要なタスクの最も早いおよび最も遅い開始日と終了日を決定し、それらの間の依存関係を推定します。 また、タイミングに影響を与える可能性のある人員やその他のリソース (例えば、プロジェクトの設置や導入フェーズの開始に必要な機器) の可用性も考慮する必要があります。 これにより、プロジェクトの完了に関与するタスクのうち、可能な限り最長の順序を特定できます。

6. タスクの期間を見積もります。これは、プロジェクトのスケジューリングの最も難しい部分の1つですが、プロジェクトのコストに大きなインパクトを与えるため、最も重要な部分の1つです。 「期間」とは、チームメンバーがタスクを完了させる必要があると予想される勤務時間、日、週、月の数を指します。

Smartsheetでは、タスクの期間を分単位、時間単位、日単位、週単位で設定できます。 Microsoft Projectでは、コストと時間を見積もるための期間の選択肢が3つあります:

• 固定作業：作業が所定の数の製品を納品する、または一定時間働くなどの事前に規定された量に基づいている場合。
• 固定期間：この指定は、チームミーティングやマイルストーン・レビューセッションに使用されます。
• 固定単位：これはデフォルト設定であり、特定のタスクに割り当てられたリソースの数と、その作業に利用可能な時間のパーセントを反映します。 例えば、あるタスクに週20時間 (週40時間勤務) の勤務を割り当てられたチームメンバーは、50%の固定単位を持ちます。

仕事がスケジュールどおりに進み、期日に簡単に間に合うので、クライアントの満足感を維持し、チームメンバーの満足感を維持するため、両者にとって正確に期間を見積もることは重要です。 しかし、タスクの所要時間を過小評価するのは、よくあるプロジェクト管理のミスです。 これにより、プロジェクトは「熱狂的」になり、チームが短時間で多くの作業を完了させ、クライアントが追加の資金を補う必要がある場合に発生します。 この場合、品質に悩まされ、双方の士気が低下します。

「いくつかのバッファータイムを確実にスケジュールに含めます」とBansalは言います。 「物事が常に計画通りに進むとは限らず、バッファータイムは物事を軌道に乗せるために役立ちます。」

タスクの期間には、以下のような多くの要因が影響します：

• チームメンバー個人のスケジュール
• 祝祭日、オフィス閉鎖、直前の緊急事態
• チームとクライアントのミーティングとコラボレーションに費やされた時間
• チームメンバーのスキル、経験、効率のレベル
• プロジェクトの計画と開発中の誤りとコミュニケーションの誤り

しかし、スケジュールの有効性を改善するためにできることがいくつかあります：

• ほとんどの人は常に100%の効率で仕事をしていないことを認識し、それに応じて期間を見積もります
• 類似する範囲とリソース要件を持つプロジェクトの過去のデータを調べた上で、時間見積もりを行います
• ベースラインとして使用できる内部データがない場合は、外部の専門家に相談するか、他の組織が行った類似プロジェクトを調査してください

実際、 Orchestrating Your Success（あなたの成功を調整する）のGailliardは、「過去の情報を引き出してスケジュールを立てれば、他に差をつけることができます。 何もないところから始めるよりも、編集や変更は非常に簡単です。」

7. リソースを見積もります。もう 1 つの重要なステップは、プロジェクトに利用可能なリソースを決定することです。 チームメンバーの中には、一度に複数のプロジェクトに取り組んでいる人もいるでしょう。それがスケジューリングに競合をもたらします。リソースの割り当ては 、締め切りを逃したり、特定のチームメンバーに過剰負担を与える事態を防ぐのに役立ちます。

リソースの可用性を見積もるには、以下を検討してください：

• タスクを完了させるために必要な順序
• チームメンバーの休暇やその他の仕事、会社の休日やオフィスの閉鎖などの時間制限
• クライアントの予算に含めるチームメンバーの数、スキルレベル、1時間当たりの要件などのコスト制限
• チームメンバーのスキルと経験が、特定の期間内に仕事を完了する能力にどのような影響を与えるか

リソース管理機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、このステップをはるかに簡単に行うことができます。 たとえば、Smartsheetのリソース・ビュー・ダッシュボードを使用すると、複数のプロジェクトにわたる職員の利用可能状況を一目で確認できます。Microsoft Projectでは、ガントチャート・ビューを使用して、可用性を表示したり、リソースを個々のタスクに割り当てたりすることもできます。 プロジェクト管理プログラムがない場合は、プロジェクト、会社、個人のカレンダーを参照して、利用可能性を確認してください。

「週末、休日、休暇をスケジュールに収め、病気になる可能性も忘れないようにしましょう。 そのため、できるだけ多くの穴埋めを指定してください。」 と Fennemaは助言しています。

前述のWBSセクションで説明したように、各タスクに1つのリソースを「所有者」として割り当てられるように、タスクを細分化すると便利です。」 これにより、実行されている作業をよりきめ細かに制御できます。

8. 想定に注意してください。スケジュール中に、タイムラインに影響を与える可能性のある想定を記録します。 これにより、透明性が提供され、後で変更が容易になります。

「想定を明確に記載する」と、Trump ExcelのBansalは助言しています。 「例えば、私のプロジェクトでは、クライアントが必要な報告書を受け取ると想定し、クライアントはそうでないと想定していました。 これが大きなコストへの影響につながったのです。」

別の例として、経験豊富なチームメンバーが当該タスクを完了すると想定された場合は、これをスケジュールに記入する必要があります。 そうすれば、経験の少ないチームメンバーが後にタスクに割り当てられた場合、プロジェクトマネージャーはその想定を確認し、そのメンバーに対応するためにタスク期間に余分な時間を組み込みます。 経験の少ない作業者であれば、タスクの完了が遅くなる可能性があるため、この想定を含めないと、プロジェクトの遅延が発生する可能性があります。

9. リスクを決定し、記録します。プロジェクトに関わるリスクを解析することで、それに合わせてスケジュールを立てることに役立ちます。 特定されたリスクと未特定のリスクの両方に対処するための時間を必ずスケジュールに追加するようにしてください。

リスクの例としては、以下のようなものがあります：

• リソースを利用できない
• 間違った期間の見積もり
• 経験の少ないチームメンバーが行っているタスク
• チームのメンバーが不慣れな新しいテクノロジーの使用
• プロジェクトの範囲やスケジュールの要素に関するチームとクライアントの間の誤解

リスクを特定したタスクに「リスク乗数」を追加することが良い実践です。 リスク乗数とは、リスクの深刻度とタスクを予定通りに完了することの重要性に基づいて、スケジュールに追加される時間のパーセントです。 特にリスクの高いプロジェクトでは、リスク管理のためだけに追加のタスクをスケジュールに盛り込むことで、潜在的な遅延をカバーするために余分な資金を確保できます。

Beyond the Chaos（混沌を越える）のFennemaは、このステップの重要性を指摘しています。 「未知の事態や不測の事態に対処するための時間をスケジュールには必ず含めておく必要があります。 完璧に進むプロジェクトはありません」と彼女は言います。

BrandExtractのBishopもまた次のことを推奨しています。「プロジェクトのスケジュールを確定する前に、潜在的なリスクを特定します。 私がレビューに1週間を計画していますが、クライアントは承認を得るために2週間かかることを知っている場合、前もって取り組む必要があります。」

10. スケジュールの見直しと修正。おめでとうございます、あなたはスケジュールを完了しました! それでは、すべてをレビューし、それが正確であることを確認し、必要な変更を行います。

スケジュールを確認して、次の点を確認します：

• タスクの開始日と終了日は職員の利用可能性に合わせて調整されている
• マイルストーン、成果物、タスクの開始日と終了日は現実的である
• 適切なリソースが適切なタスクに割り当てられている
• 休暇、休日、設備の利用可能性などのスケジュールの制約が考慮されている
• すべてのタスクに依存関係がある
• マイルストーンのない大きな仕事がない
• 特定されたリスクと未確認のリスクに対応するために、余分な時間が含まれている
• スケジュールはプロジェクトのクリティカルパス解析と一致する

スケジュール作成の前後にチームとミーティングを行い、実施可能性に関するフィードバックを得ましょう。 Gailliardは、「プロジェクトチームとタスク、リソース、コストを検証する」ことを勧めています。 代わりに、チームメンバーに彼らの時間、タスク、リソースの見積もりを聞いて、次にそれらがご自分のものと合っているかどうかを確認することもできます。

Fennemaは、クライアントや顧客と相談することも提案し、「作業を行う人と一緒にスケジュールを作成した後は、納品を期待している人から賛同を得て、利用可能で、テスト期間中やリリース時などに作業できることを確認すること」を提案します。

リソースを適切に分配していない場合は、「リソース平準化」と呼ばれる手法を使用できます。 これには、タスクの順序や割り当てを並べ替えて、仕事がチームメンバーに均等に分割されるようにし、潜在的に利用できないリソースに備えるといった作業が含まれます。 プロジェクト管理ソフトウェア・プラットフォームの中には、リソース平準化を行う場合もあれば、利用可能性を検証するために、カレンダーを使って手動でこのプロセスを行うこともできます。

スケジュールを確認するもう1つの方法として、「what-if（仮説）」シナリオ解析があります。 これには、シミュレーションを使用して、プロジェクトの遅延やコスト超過など、さまざまなネガティブなシナリオのリスクを測定します。 その後、これらのリスクのインパクトを比較し、発生時に備えて緊急計画を立てます。 繰り返しますが、リスクの高いタスクには必ずリスク乗数を追加してください。 ソフトウェアシステムによっては「what-if」解析を行う場合もあります。

レビューが完了し、スケジュールが承認されると、「ベースライン・スケジュール」が作成されます。 スケジュールは生きた文書であるため、プロジェクトのライフサイクルを通じてさまざまなポイントで修正されるかもしれませんが、ベースライン・スケジュールを使用して実行フェーズを開始します。 プロジェクトが始まったら、実際のタイムラインとコストをベースライン・スケジュールで予測した内容と比較できます。

プロジェクトスケジュールの一部は、他の重要なプロジェクト管理文書 (下にリスト) と密接に関連している場合があります。 プロジェクトスケジュールとこれらの文書違いは、プロジェクトを期限内に納品するために必要なすべての作業と、活用する必要があるリソースを詳細に記述した完全なタイムラインとスケジュールを提供することです。

これらの関連文書は、プロジェクト管理スケジュールを作成する際に役立ちます：

• プロジェクト開始：プロジェクト目標を含み、チームメンバーと責任を記載し、関係者を指名し、プロジェクトマネージャーを特定し、彼らに作業開始を許可する文書です。
• 作業指示書：プロジェクトにおける作業の進め方と、請負業者とコラボレーターが従わなければならないガイドラインをまとめたものです。
• 作業分解構成図 (WBS)：プロジェクト成果物の内訳； また、それを完了するために必要な作業もカバーできます。
• 契約データ要件リスト (CDRL)：プロジェクトに対して承認されたデータ要件を記載した政府調達契約で使用される文書。
• 行動計画：目標を達成するために行う必要があるタスク／活動のリスト。
• ネットワーク解析／クリティカルパス解析：タスク間の関係を示し、プロジェクトを期限内に完了するための最適なルートをプロットする解析。
• 個人カレンダーとプロジェクトカレンダー:マネージャー、チームメンバー、関係者のカレンダーや、プロジェクト全体で確立されているカレンダーは、リソースの利用可能性を判断し、重要な締め切りを計画するのに役立ちます。
• 範囲記述または規定：これは、プロジェクトの主要な目標が含み、主要な成果物が強調表示し、完了すべき作業の概要を提供します。
• 活動要件とリソース要件リスト：組織によっては、成果物を完成させるために必要な活動やタスクのリストや、プロジェクトに必要なリソースのリスト (スキルレベルや利用可能性を含む) を作成する場合があります。
• リスク解析：正式なリスク解析は、プロジェクト、組織、業界に関連する情報をコンサルティングし、プロジェクトのリスクを特定し、その深刻度を判断することが含まれます。

プロジェクト管理スケジュールの作成方法を学びましたので、スケジューリングのベストプラクティスの一部をレビューします。 これらは、有名な専門組織Project Management Institute (PMI)や、注目すべきプロジェクト管理リソースや専門家からの助言に基づいています。

明確で詳細にする。専門家は,スケジュールの中で可能な限り明確で具体的であることの重要性を強調します。“これはおそらくすべての中で最も重要な側面です。 従業員が何をすべきか、いつ何かをすべきかを知っているなら、誰もが自分の仕事が期限内に完了することにを責任を負います」と、Helix HouseのRudnitskyは言います。

Trump ExcelのBansalはこれに同意し、スケジュールがより詳細になるほど、より効果的であると付け加えています。 彼は付け加えます、「タイムラインで具体的な成果物を詳細に記述し、プロジェクトに取り組む [リソース] の数、プロジェクトについて議論するためのチェックイン コール[と] 依存関係を記入します。」

ただし、明確で描写的でなければなりませんが、チームや関係者に情報を与え過ぎないように注意する必要があります。

B-SeenOnTopのDuncanは、「プロジェクトがいつリスクにさらされる可能性があるかを知るのに十分な詳細が必要ですが、計画の維持に行き詰まり、問題を早期かつ迅速に認識して解決できないほど詳細な情報ではありません。」と話しています。

業界標準に従います。良いスケジュールには、「プロジェクト管理知識体系へのガイド」(PMBOK® ガイドとして知られる) に記載されている5つの従来のプロセス・グループをすべて取り上げる必要があります： プロジェクト管理のベストプラクティスに関する業界標準のガイド。 これらの5つのプロセスグループは次の通りです:

• 開始：これには、プロジェクトが承認されるプロジェクト管理の最初のフェーズ、範囲の高レベルでの決定、プロジェクトマネージャーと主要な関係者の名前が含まれます。 これらの要素は、作成するスケジュールで参照する必要があります。
• 計画：予算、マイルストーン、サマリー、リスクを含む、プロジェクトの完全な範囲を詳細に記述します。 これは通常、スケジュールが作成される時です。
• 実行：この時点で、プロジェクトが進行し、実際の作業が完了します。 このプロセス・グループには、作業の開始後に発生する遅延、リソースの可用性やコストの調整に基づくスケジュールの改訂が含まれます。
• 監視と制御：このプロセスグループは、計画や計算を確認し、スケジュールやその他の文書を調整し、推定された作業と実際の作業を比較し、進捗を報告することを含みますので、プロジェクトのライフサイクルのすべての段階を含みます。
• 終了：プロジェクトがクライアントから最終承認を得て正式に終了する最終プロセスグループ。 スケジュールには、これらのプロセスの締め切りや詳細も含める必要があります。

スケジュールが組織や業界に固有のその他のベストプラクティスに沿っていることを確認します。 例えば、Association for Advancement of Cost Engineering (AACE) や米国 政府は、プロジェクト管理の獲得プロセスと会計プロセスを支配する独自の基準を策定しています。

スケジュールの作業量のバランスを取るようにします。適切な担当者を割り当てて適切なタスクを実行し、仕事量が均等に割り当てられ、誰もが手を広げ過ぎないようにします。 繰り返しますが、チームメンバーにスケジュールをレビューして、作業量が妥当と思われるかどうかを確認してもらうようにします。 これは、予算がきつい、または、職員の利用可能性が限られている組織では特に重要です。

Bishopはまた、配布が適切であることを確認するために、チームが取り組んでいるすべての作業を定期的に大雑把にレビューすることを勧めています。 「四半期に1回、私たちのチームに色分けされた「ウェブサイト一瞥」ガントチャートををリリースします。これにより、複数のプロジェクトの全容とタイミングを同時に確認し、 [そして]1人の従業員に負担をかけ過ぎずにチームを計画および管理することができます」と彼女は言います。 「これらのプロジェクトを共同で確認し、重点を置く部分と割り当て変更が必要な部分を確認する必要があります。」

タスクではなく、成果物やマイルストーンを中心にスケジュールを作成する。タスクを中心にスケジュールを構築することは、チームの実際の仕事を表すものなので、本能的かもしれませんが、この衝動に抵抗する必要があります。 タスクを中心にスケジュールが構築されている場合、関係者からのリクエストの変更がプロジェクトの範囲内に含まれるかどうかを判断しにくいでしょう。

タスクはさまざまな方法で行われる場合があり、さまざまな結果が得られる場合があります。 一方、成果物とマイルストーンは数値化可能で、満たさなければならない特定の標準と基準を持っています。 さらに、これらの要素に基づいてスケジュールを構築することで、目標を達成に順調に進むことができます。

タスク、マイルストーン、成果物の区別に役立てるために、Fennemaは一例を示しています。 「あなたが夕食会を計画していたら、マイルストーンは、パーティの前日に、デザート用のケーキを完成させることかもしれません。 しかし、[タスク] の内訳には、材料を買う、ケーキを混ぜ合わせて焼く、冷ます、アイシングするなどといったことが含まれます。」 この例では、ケーキが成果物です。

マイルストーンで作業を分割します。前述しました様に、定期的なマイルストーンはプロジェクトを順調に進め、完了に向けたチームの進捗を測定するのに役立ちます。 たとえば、主要なマイルストーンを早い段階で見落としていたら、最終的な納品が遅れることが事前に良く分かります。

マイルストーンは、プロジェクトを広い視野で考えることに役立ちます。 定期的に勝利を収めることでチームの士気が高まりますが、終わりの見えない絶え間ない努力を要するタスクは、困難で士気をくじきます。 しかし、スケジュールを構築する際は、プロジェクトの完了日から始めて、逆算しないでください。 これにより、期間と締め切りの見積もりが不正確になることがあります。 代わりに、成果物やマイルストーンを中心に構築しましょう。

変更の準備を整えます。スケジュールが変わるかどうかは問題ではなく、いつどのように変更するかが問題です。 関係者のニーズ、イベント、リスク、タスクは、プロジェクト管理において常に変化します。 プロジェクトが進行するにつれ、スケジュールは予測から計画へと進化し、新しい情報が表面化するにつれて更新する必要があります。

スケジュールを作成する際には、どのような変更がいつ起こるか、そしてこれらがプロジェクトにどのような影響を与えるかを想定します。 リスク乗数や重要なタスクに時間を追加することで、プロジェクトを軌道を外さずに変更を加えることができます。

ただし、プロジェクト範囲外の変更が承認されないように、組み込み制御も必要です。 たとえば、プロジェクトを1日超遅らせるようなクライアントの変更は、自動的にクライアントとチームの代表者のレビューのためにパネルにエスカレートされる可能性があります。

「手抜き」に用心しましょう。すべてのタスクには、少なくとも1つの先行タスクと1つの後続タスクがあるはずです。 これらの依存関係がないタスクとマイルストーンである「手抜き」がスケジュールに含まれていないことを確認してください。 手抜きはプロジェクトの流れを壊し、クリティカルパス解析を妨害するため、スケジュールを確認する際には、必ず見つからない先行タスクまたは後続タスクを追加します。 プロジェクトの開始と終了を示すマイルストーンだけが、これらの依存関係の両方を必要としないものです。

締め切りに間に合うようにスケジュールの短縮を使用します。スケジュールの短縮テクニックは、特定のタスクをより早く完了するのに役立ちます。 「クラッシイング（応急処置）」とは、タスクに追加のリソースを割り当てるスケジュールの短縮方法です。 「ファストトラッキング（早期着工方式」は、タスクと活動を並べ替えて、順番ではなく同時に完了する方法です。 ただし、この方法は、タスクや変更を見落とすリスクがあるため、慎重に使用してください。

スケジュールを段階／フェーズに分割します。成果物が完了したり、各段階の終わりにマイルストーンに到達する場所では、スケジュールを段階やフェーズに分けることが役立ちます。 特に、多くのタスクやマイルストーンを含む大規模で複雑なプロジェクトでは、このアプローチは、チームメンバーが将来の段階に影響を与え、プロジェクトの締め切りに影響を与える前に進捗を追跡し、モチベーションを維持し、問題をキャッチするのに役立ちます。

Fennemaはこのアプローチを信じている人で、「プロジェクトを通常は必要としない小さなフェーズに分割する」方が好きだと言っています。

Bansalはこのステップをさらに進め、プロジェクトの各フェーズのサブスケジュールを作成し、「ここでは、プロジェクトを小さな部分に分割し、各部分のスケジュールを立てることをお勧めします」と助言しています。

Bishopは、このアプローチが彼女の会社でどのように活用されているのかを説明しています： 「プロジェクトの概要から始めて、プロジェクトの各フェーズのバケットに分割します。 ... そして、各フェーズを開始したら、各フェーズの開始時によりきめ細かくすることができます。 10,000フィートでの計画から始めて、進むにつれ、より厳しく詳細な計画を書きます。

ここでは、BrandExtractプロジェクトで、Bishopが使用する可能性のある段階例を示します：

• 発見
• コンテンツ戦略と情報アーキテクチャ
• 設計とコンテンツ制作
• 開発

定期的なチームミーティングを開催します。チーム、クライアント、主要関係者との定期的なミーティングは、スケジュールをより効果的に管理するのに役立ちます。 これらのセッションでは、すべての当事者が質問をしたり、タスクやプロジェクトの進捗状況を把握したり、見積もりと作業に関する決定を行うことができます。 議題を作成し、会議を順調に進めるために、各会議のリーダーを指名してもよいでしょう。

最初のフィードバックセッションに加えて、毎日、15 分間のスクラムミーティングはアジャイルプロジェクト開発の基礎となります。 これらのミーティングは、マネージャーとチームメンバーが関わり続け、変化や課題に気づくのに役立ちます。 スクラムミーティング中、チームの各メンバーは、自分が成し遂げた進捗、次に取り組む作業、直面した障害について、グループに素早く最新情報を知らせます。

投資会社SD Equity Partnersの共同創設者であるEvan Harrisは、プロジェクト中期のブレインストーミング・ミーティングの開催も推奨しています。 「プロジェクトの途中で、しばしば結果に影響する新しい情報が存在し、ほとんどのグループにはこの新しいデータが整理されていない方法で含まれていることがわかりました」と彼は言います。 「関係者の中には、プロジェクトの途中で素晴らしいアイデアを出し合い、構造化されたセッションがない限り共有しない関係者もいます。 全員に、何がうまくいっているのか、何がうまくいかず、現在のプロジェクト全体をどのように改善できるかを教えてもらいます。」

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