変更管理プロセスの理解
多くの変更管理の理論、モデル、フレームワークが、研究と経験に基づき開発されています。これらの理論の 1 つに、コッターの 8 段階から成る変更管理プロセスがあります。世界的に有名な変更管理の専門家であるジョン・コッター (John Kotter) 氏は、変革のためのこの 8 段階プロセス (危機意識の醸成、強力な連携チームの結成、変革のビジョンの策定、ビジョンの伝達、障害の排除、短期的な成果の実現、変革に基づく構築、企業文化への変革の定着) をまとめました。
これらのモデルやフレームワークは、変革を個人的に、および組織内で管理するためのガイドとして機能します。これらのモデルのほとんどに、開始から完了まで変革の移動をサポートするプロセスや一連のステップがあります。一連のステップには通常、プロジェクトのタスクやアクティビティの管理に役立つ変更管理計画をチームが作成する「計画」段階が含まれます。
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development forFMG Leadingsays, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
変更管理計画とは何であり、なぜ必要か
変更管理計画は、変革プロセスを管理するのに役立ち、予算、スケジュール、範囲、コミュニケーション、リソースも確実に管理します。さらに、変革がビジネス、従業員、顧客、その他の重要な関係者に与える影響を最小限に抑えます。
マーコット (Marcotte ) 氏は次のように考えています。「有能な組織は、さまざまな度合いの複雑な変革に対応し、迅速に方向転換し、変化し続ける環境を進むことができます。急に現れた重大な変革は、非常に不安定で大きな混乱を招く可能性がありますが、徐々に起こる意図的な変革は、効率がわずかに改善されたように感じられるだけで、大半は気付かれないかもしれません。組織におけるあらゆる形態や程度の変革には、ジャーニーを先導し、従業員と継続的にコミュニケーションを取る人が必要です。包括的で統合された変更管理計画を立てることによって、組織戦略を明確に示すことが重要です。そうすれば、『なぜ』変革が不可欠であり、今後どのような状態になるのかを理解してもらえるようになります。」
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
変更管理計画の作成方法
変更管理計画の作成には、複数のステップが伴います。変更管理テンプレートを使用して作成を開始できます。ここでは各ステップを概説し、この分野の専門家が推奨するいくつかのベスト プラクティスを紹介します。
1. 変革の理由を示します。
Kevin Lonergan ofPMISConsulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. 範囲を決定します。変更管理計画を作成する次のステップは、変革が誰に影響を与えるかを見極めることです。さらに、ポリシー、プロセス、仕事の役割、組織構造など、変革が何に影響を与えるかも見極めます。
3. 関係者と変更管理チームを特定します。マーコット (Marcotte ) 氏は次のように説明しています。「変更管理のベスト プラクティスには、組織の変革を『所有』し、それを実行する権限を与えられた対策委員会やチームが含まれることがよくあります。このチームの構成は非常に重要であり、信頼できるリーダーが率いる必要があります。」変更管理チームは関係者とやり取りし、懸念事項に対処し、変革の円滑な移行を監督します。チーム内の役割を明確に定義する必要があり、各メンバーの責任の境界も明らかにする必要があります。変革を監督し、変革の承認と手引きを提供する変更諮問委員会 (CAB) を設置する場合もあります。
4. 期待されるメリットを明確にします。関係者全員が変革を推進する利点を理解できるよう、これらのメリットを詳細に描写する必要があります。
5.マイルストーンとコストも明確に示す必要があります。同氏は、明確なマイルストーンの重要性を次のように説明しています。「変革の 70% が失敗することを調査が示しています。結果が努力に見合わない、または努力がうまくいっていないと考えられているためです。十分にコミュニケーションを取り、達成可能なマイルストーンを確立することは、どのような変更管理計画の成功にも不可欠です。これらのマイルストーンは、計画が機能し、前進しており、方向性が現在も正しく、努力する価値があることを従業員に示す象徴となります。」
6. 変更管理のコミュニケーション計画を作成します。
Susanne Powelson副总裁洛弗尔通讯公司,explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
関係者のコミュニケーション計画のダウンロード - Microsoft Word
コミュニケーションには、変更管理の観点から 3 つの基本的な要素があります。
- 関係者と変革の影響を受ける人を特定します。
- 次に、定期的な対面でのやり取りと電子メールでのコミュニケーションをスケジュールし、関係者が最新の進捗状況を常に把握できるようにします。
- 最後に、コミュニケーションは一貫性があり、綿密かつ定期的でなければなりません。また、コミュニケーションでは、明確に変革を説明し、変革の理由を定義し、変革のメリットを提示し、常に変革の所有者の連絡先情報を伝える必要があります。
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
変更管理のプロセスとシステム
変更管理のプロセスとシステムは、変更管理を成功させるための道を切り開きます。変更リクエストを送信し、そのリクエストを納品に至るまで追跡、スケジュール、管理できることが不可欠です。その過程で、障害、マイルストーン、抵抗も監視する必要があります。変更管理システムを使用すると、組織の変革、手順の標準化、傾向や活動の分析に関連するすべてのデータを単一の保管場所に置き、任意の場所からいつでも簡単にアクセスできます。
次の機能を備えたシステムを探してください。
- 構成可能な変更リクエストフォーム
- 変革の承認
- 変革の監視
- 変革の更新
- 個人、チーム、および/または変更諮問委員会や変更管理委員会への割り当ての変更
- 変革として分類し、必要に応じて欠陥として再分類する機能
- 変革のスケジュール(変革のスケジュールの繰り上げ)
- 構成可能な変更管理プロセス
- 役割の割り当て
- 履歴追跡用の変更ログ
- 予算編成とコスト管理
- 仕事をタスクに分割する機能
抵抗管理計画
変革を管理する際には、抵抗をどのように管理するかが重要な要素です。関係者を特定した後、プロジェクト マネージャーは、変革によってそれぞれの関係者がどのような影響を受けるかを調べる必要があります。ロナガン (Lonergan) 氏は次のように述べています。「関係者を特定するだけでなく、関係者が変革にどのように対応するかを予測することも重要です。多くの場合、関係者は変革に抵抗することで対応するため、抵抗管理計画を作成することが重要です。」
現在、変更管理のモデル、フレームワーク、プロセス、計画、ツールの作成と研究に重点を置いている精力的な業界があります。もちろん、垂直市場全体にわたる専門的なトレーニングや認定制度にも注力しています。変革は組織の成長に不可欠な要素であるため、この業界は引き続き繁栄するでしょう。
医療組織における変革の計画
組織の変革を計画することは必要ですが、多くの場合、ビジネス計画の難しい側面でもあります。特に医療系の企業では、患者の機密性、データの安全な保管、証明書発行プロセスなど、留意すべき不確定要素が数多く存在するため、変革管理はいっそう不可欠です。
変更管理計画は,変革が組織に与える影響,変革の範囲,変革を組織の他の部門に伝える方法を見極めるのに役立ちます。医療組織では、医療提供者と保険会社が共通認識を持ちながら、最適な患者の治療を維持するために、このプロセスは透明性が高く、迅速で、定期的に更新される必要があります。医療ビジネスで変革を計画し、すべての情報とデータを保護しながら組織の効率性を維持するには、強力で安全なリアルタイムのツールが必要です。
Smartsheet は、医療企業が作業効率を改善し、繰り返しのプロセスを増やし、保護対象の医療情報を安全に保管および共有できる作業実行プラットフォームです。文書化の合理化、変革に関する社内外のコミュニケーションの改善、医療プロセスの改良を実現しながら、HIPAA の規制要件に準拠したトップレベルのデータ セキュリティも維持します。あらゆるレポートと一元化されたダッシュボードを使用して、個々のプロセスにおける変革の進捗を追跡できます。
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