プロジェクトリスク管理とは？
プロジェクトリスク管理とは、その名の通り、個々のプロジェクトリスクを特定、管理、軽減することです(建設プロジェクト、ソフトウェアのアップデートやリリース、会社が取り組むその他のあらゆる種類のプロジェクトなどを含む可能性があります)。 プロジェクトリスク管理は、組織の企業リスク管理計画の一部です。 個々のプロジェクトリスク管理計画は、企業の全体的なリスク管理戦略をサポートし、反映する必要があります。
プロジェクトリスク軽減とは、あらゆるプロジェクトリスクやリスクにさらされていることを特定し軽減することです。 潜在的なリスクを特定することは、方程式の一部にすぎません。 潜在的なリスクごとに、プロジェクトマネージャーは、実際にプロジェクトに影響を与えるリスクに対処する方法を検討する必要があります。 そして、プロジェクトリスク管理計画は、プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的なリスクをすべて特定し、各リスクを管理または対処するチームメンバーを割り当てます。 この計画には、特定されたリスクを回避するための可能な限り多くの方法、リスクが発生した場合にリスクを軽減するための手順、およびリスク軽減の進捗状況を監視する方法を記載する必要があります。
プロジェクトリスク管理のフィールドには、よく使われる便利な頭字語がいくつかあります。 リスク管理計画に取り組む前に、以下の頭字語に慣れてください：
- PEST：これは、プロジェクトに影響を与える可能性のある一般的な種類のリスクを指します： 政治、経済、社会、技術
以下の3つは、プロジェクトリスク管理段階に重点を置きます：
- ACAT：回避、制御、受容、転送
- AMTA：回避、軽減、転送、受容
- SARA：共有、回避、低減、受容
プロジェクトリスク管理が重要である理由： どのようなリスクがプロジェクトに影響を与える可能性がありますか？
プロジェクトに影響するさまざまなリスクが存在し、企業全体が直面するリスクと多くの点で同じ種類のリスクがあります。 プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーは、プロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクの種類に対応することが重要です。 これらのリスクには次のようなものがあります：
- 財務リスク
- ベンダーのリスク(遅延または低品質の納品など)
- スコープクリープ(当初のスコープを超えて、より多くの依頼がプロジェクトに追加される場所)
- 気象・自然災害
- 人材配置、リソースの変更
- 外部リスク(政府、政治、環境、市場に関連するリスクを含む)
- ハッカー、サイバー攻撃、フィッシング
- 不測のまたは個人的な(主要なチームメンバーの家族が死亡した場合など)
- 事故
- 妨害行為(不満を持つ従業員による他)
これは、プロジェクトの潜在的なリスクの一般的なリストに過ぎませんが、発生する可能性のある問題についてプロジェクトマネージャーが創造的かつ積極的に考えるのに役立ちます。 これらのリスクは、プロジェクトによって異なる可能性があることを覚えておきましょう。
プロジェクトリスク管理のメリットと目標
企業リスク管理と同様に、プロジェクトリスク管理の最終的な目標は、プロジェクトの成功に対して、外部要因や社内要因がリスクを引き起こす可能性があることを認識することです。 プロジェクトリスク管理とは、そうしたリスクを特定し、検討し、監視することです。 プロジェクトリスク管理の目標とメリットは次のとおりです：
- リスクを特定、監視、軽減する。 理想的には、何も驚くべきではありません。
- リスク防止にできる限り積極的に取り組む。
- 何かが発生した場合にリスク修復のための明確な手順を提供する。
- 透明性と説明責任を提供し、株主の信頼と信用を高める。
- 関係者とプロジェクトマネージャーを保護する。
独立したサイバーセキュリティリスク管理の専門家であるトーステン・ジョージによると、全体的なリスク管理の認識とニーズの高まりはポジティブな傾向です。 「しかし、リスクはもともとコンプライアンスの「継子」だったので、全体的なリスクの認識と管理方法の向上には時間と集中力が必要でした」と、ジョージは言います。
“プロジェクト リスクは、より大きなエンタープライズ リスク管理内のサブセットとして正しく認識されるようになりました。” - Torsten George 氏
プロジェクトリスク管理は、企業のリスク管理の業務上の側面をより多く反映していると、ジョージは述べています： 企業がリスクをより詳細なレベルで軽減することに対するコミットメントを示す方法。 「行動様式の変化です」と、ジョージは言います。 「プロジェクトリスクは現在、企業のリスク管理の大きなバケット内の一部と考えられています。 たとえば、ITプロジェクトでは、新しいプロジェクトにはそれぞれ固有のリスクがあり、プロジェクトの進行中はそれぞれのリスクを特定し、注意深く監視する必要があります。」
企業レベルでもプロジェクトレベルでも、リスク管理計画の価値に関する普遍的なコンセンサスはまだありません。 デンバーのコックス・アソシエイツの社長、トニー・コックスは、「不正確な数学」を用いているとリスクマトリクスに反論しています。 それらは一般的なリスクを測定するために非常に高いレベルで役立ちますが、エラーや怠慢の可能性が多すぎるため、リスクを特定し監視するログやマトリクスに反対の立場で彼はクライアントにアドバイスします。
プロジェクトリスク管理計画の要素
要因は業界やプロジェクトの種類によって異なりますが、特定の要素はほとんどのプロジェクトリスク管理計画に関連します。 これらの要素は、各リスクの潜在的な影響について数値化し検討します：
- 予算とコスト
- リスクの特定、分析、評価、軽減のプロセス
- 継続的にレビューおよび評価されるリスクログテンプレート
- さまざまなリスクの役割と所有者の特定とその解決策
- リスクカテゴリと深刻度
プロジェクトリスク管理計画を作成する手順
リスク管理コンサルティング会社、エルムスコの社長を務めるジョン・ドル―は、コーポレートリスク管理の仕事を30年務めています。 ドルーによると、プロジェクトリスク管理計画を効果的に実施するには、プロジェクトマネージャーが自分の組織の既存の企業のリスク管理プロセスを調べる必要があるとのことです。 理想的には、社内の各プロジェクトの整合性を確保するために使用できるスコアリング手法がすでに作成されていることです。
「そうでない場合は」ドルーは続けますが「もう1つの選択肢は、プロジェクト計画の策定や暗黙的なプロジェクトリスクに関する支援を得るために、会社の財務部門に連絡することです。 その後、プロジェクトマネージャーはプロジェクトに特化した計画を作成し、それを重役室に持って行き、承認と透明性を高めることです。」
“シンプルなのは良いことです。リスク管理計画を過度に複雑にする必要はありません。プロジェクトに影響を与える可能性がある関連ベースをカバーするだけの包括性があれば十分です。” - John Drew 氏、ErmsCo 社社長
それでも、ドル―は言います。「シンプルな方が常に優れています。 リスク管理計画を複雑にしすぎる必要はありません。 プロジェクトに影響を与える可能性のある関連する基盤をカバーできる程度に包括的なものである必要があります。」
- ドル―は、通常、プロジェクトリスク管理計画を作成する際に必要となる手順概説します：
- リスクスコアカード、ログテンプレート(上記参照)、または「リスク登録簿」を作成します
- リスクを可能性、および潜在的な影響度と照らして分析し、評価します
- リスクとリスクの脅威を特定する方法を説明する
- 「不測事態」リスクや予防策を含む、リスク軽減のための行動計画を策定する
- 継続的にリスクの監視、レビュー、再検討を設定する
プロジェクトリスク管理の重要なタイプ： ソフトウェアリスク管理
具体的かつ一般的なプロジェクトリスク管理には、ソフトウェア開発のリスク管理が含まれます。 ソフトウェアを開発すると、そのソフトウェアの開発やリリースに関連するプロジェクトは、特定のリスクや課題に直面する可能性があります。
教育およびソフトウェア認定組織の非営利団体であるテスト・インスティチュートによると、ほとんどのソフトウェア開発およびリリースプロジェクトにリスクを持ち込むシナリオは通常5種類あります。 ベストプラクティスとして、プロジェクトマネージャーは、これらのリスクを特定し、定量化するために、以下の質問をする必要があります。
- このテクノロジーはどれくらい複雑ですか？ ソフトウェアとその機能が複雑で複雑であればあるほど、開発段階でリスクが一部に影響する可能性が高くなります。
- 知識と経験はどのくらいありますか？ テストチームの技術的専門知識は特に重要です。 テスターが製品コード、言語、または顧客ベースに精通していない場合、重大なリスクにつながる可能性があります。
- チーム内で対立は起こっていますか？ これには、既存の競合や潜在的な競合が含まれます。
- 開発チームは大きなグローバル領域に分散していますか？ プロジェクトリーダーとは別の国で働く開発チームが世界中で増える中で、コミュニケーション不足や他の種類のリスクが発生する可能性が高くなります。
- チームが使用しているテストツールはどのくらい高度なものですか？ ユーザーの世界を大まかに反映していますか、また、リリース前にプロジェクトや機能の欠陥を検出して、修正を行うことができますか？
ソフトウェアリリースプロジェクトのマネージャーがこのような質問をし、プロジェクト全体を通して再考すれば、リスクを特定できる可能性が非常に高く、早期にそのリスクや被害を軽減するための措置が講じられます。 ソフトウェアチームやプロジェクトマネージャーも、過去の類似プロジェクトを日常的に調査する必要があります。 これには、アップデートに取り組んでいる場合のソフトウェアの過去のリリースなどが含まれます。 各ソフトウェアプロジェクトでは、リスクのナレッジベースを改良し、以前のプロジェクトで得た学びを出発点として効率を高める必要があります。
効果的なプロジェクトリスク管理方式に関するジョン・ドリューのルール
ドル―は、リスク管理ポリシーには、戦略目標への整合性、リスク評価、コスト評価、優先順位付けスコアリング手法、リスク調整リターン分析などの主要な基準を決定する評価方法が必要だと考えていると述べています。 彼は、最も関連性が高く便利なリスク管理ログとスコアカードに対して、以下の3つのルールを推奨しています：
スコアリング方式ルール1すべての関係者がすぐに答えを理解しプロジェクトを比較し,優先順位を付け始められるくらいにスコアリングをシンプルにしておきます。 ドル―はこのステップを「リスク調整型思考」と考えています。
スコアリング方式ルール2すべてのプロジェクトで同じ尺度を使用することで、すべての関係者が簡単にプロジェクトの評価と比較を行い、優先順位を決定し、リソースを割り当てることができます。
スコアリング方式ルール3すべてのプロジェクトマネジメントプログラムには、方程式の一部である戦略、財務、実行、リスクなどの要素を含むプロジェクトスコア法が必要です。 リスク要素は、プロジェクトに関連するリスクにスコアを付け、社内外のリスクを考慮する必要があります。 言い換えれば、ドル―は、関連するすべてのプロジェクトで同様のリスクタイプを考慮し、同じ尺度でスコアを付ける必要があると言います。
柔軟性を持って構築する： 変更に応じて旋回する方法
しかし、包括的なプロジェクトリスク管理計画を立てておいてもチームの成功は保証されません。 また、定期的なチェックインが必要です。 関係者グループと定期的に繰り返されるプロジェクトステータスミーティングを計画し、タスクの完了状況を評価し、出現した可能性のある問題やその兆候のある問題への対応を行うことで、プロジェクトの厳密さを確保します。 また、環境、チーム、その他の変更を考慮し、必要に応じてリスクプロファイルの修正、審査、見直しを行うことも重要です。
リスク評価ソフトウェアのメリット
プロジェクトリスク管理ソフトウェアのメリットは企業リスク管理ソフトウェアと似ていますが、より集中的です。 プロジェクトリスク管理ソフトウェアを使用するメリットには、以下のようなものがあります：
- 株主価値の増加：リスク管理によりブランドと評判が向上し、株価が上昇：
- 最適化されたリスク/リターンの結果
- 透明度の向上：これにより、マネージャーは最良のリスク/報酬の結果を伴うプロジェクトに取り組む能力が得られます
- 優先順位付け：これにより、リスクの高いイニシアチブを必要に応じてより緊密に監視/管理できます
- コンプライアンスコストの削減：コーポレート・ガバナンス、リスク管理、コンプライアンスプロセスを統合することで、すべてのコストを削減
- 内部管理
- より強力なオペレーション
- セキュリティ更新機能(プロジェクト全体および企業全体)
プロジェクトリスク管理に関する教育機会
プロジェクトリスクマネジメントに関する教育の機会は、企業リスク管理とプロジェクト管理のベストプラクティスに関する教育を行う組織と同じ組織から得られます。 最も重要でインパクトのある3つの組織には、ノースカロライナ州立大学プログラム、プロジェクトマネジメント協会、リスク保険管理協会(RIMS)などがあります。 すべてのチームは、あらゆる種類のリスク管理やプロジェクトマネジメントの問題に関する広範なクラス、認定、その他のリソースを提供しています。
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