要件の変更とは
要件の変更は、キッチン シンク、機能の変更、必要条件の変更、フィーチャー クリープとも呼ばれ、プロジェクトの目標が継続的にまたは管理されないまま増大する変更です。こうした変更は、プロセス全体を通じて意図されていない場合も、想定されている場合もあります。一般に、プロジェクトは、こうした成り行きの変化により当初の境界を超えて拡大するものであり、そのことがプロジェクトにとってリスクや害をもたらす可能性があります。多くの場合、要件の変更は、当初合意も承認もされなかった特徴をプロジェクトに追加することで生じます。
Project Management Institute (プロジェクト・マネジメント協会) (PMI) は『PMBOK® Guide (PMBOK ガイド)』で、要件の変更を「時間、コスト、リソースへの影響に対処せずに、または顧客の承認を得ずに特徴や機能 (プロジェクトの要件) を追加すること」と説明しています。要件の変更は一般的であり、プロジェクトの任意の時点で発生し、拡大することがあります。
ビジネスでは、プロジェクト管理計画の段階で潜在的な要件の変更をレビューし、要件の変更を管理してその影響を制御する方法を考慮に入れることが重要です。
Tim Brown, owner of theHook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
プロジェクト管理では、プロジェクトの要件を定義することが主なアクションです。要件を理解すると、変更の影響を軽減するのに役立ちます。要件では、プロジェクト マネージャー、プロジェクト チーム、経営陣、またはアナリストが望む目標や成果物など、プロジェクトの境界線を概説します。要件には顧客やクライアントが望む成果を含める必要があり、外部または内部の影響力を通じて製品やソフトウェアの開発プロジェクトに要件を反映する必要もあります。最終的には、要件に影響を与える可能性のあるすべてのプレーヤーと変更の原因を理解することが、効果的なプロジェクト管理に不可欠です。
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要件の変更とアジャイル手法
アジャイル手法を理解すると、要件の変更を管理する最善の方法に関する視点を変えるのに役立ちます。アジャイルを活用すると、プロセス全体でプロジェクトの変更や緊急時対応計画に対応し、要件の変更による不測の影響に対応できます。要件の変更があってもプロジェクトを完全に頓挫させる必要はありません。アジャイル手法を使用すると、プロジェクト チームはプロセスに柔軟に対応し、関係者のニーズの変化に対応することができます。
要件の変更の原因
さまざまな要素が、プロジェクト開発プロセス中に要件の変更を引き起こす可能性があります。主な原因は、プロジェクト マネージャーやチームが設定する当初の目標に明確さや深さが欠けているなど、プロジェクトの要件が適切に定義、文書化、または管理されていないことにあります。
要件の変更が発生するその他の理由には、次のようなものがあります。
- プロジェクトの複雑さ: 最初にプロジェクトを定義するときに、プロジェクトの要件、契約、または作業指示書 (SOW)を明確に概説します。そうしないと、新たな仕事が発生し、期待値が誤解される可能性があります。
- 変更管理の欠如: プロジェクトで変更や修正を管理する方法が概説されていない場合、さまざまなチーム メンバーが相談やレビューなしで選択を行って問題が発生する可能性があります。それで、変更管理の手順を確立すると役立ちます。
- リスク分析の欠如: プロジェクト チームやマネージャーが、予算や予定への影響など、このプロジェクトのリスク領域をレビューしていないことがあります。これは、多くの場合、しっかりとした計画プロセスの不足の結果です。
- 不明確な目標: プロジェクト目標の管理と実施に必要なものを最初に適切に特定できないと、チーム内で誤解が生じることがあります。
- 不十分な管理: エンゲージメントから離れていたり、トレーニングが不足していたりするプロジェクト マネージャーやエグゼクティブ スポンサーは、参加が限られている場合や、個人的な課題が変更に影響を与えている場合に、要件の変更を引き起こすことがあります。
- 製品に関する過剰な約束: 製品の最終目標や、適切なリスク分析またはリソース レビューに関するしっかりとした議論がないと、マネージャーは製品成果物について過剰な約束をして、要件の変更が増大することがあります。
- コミュニケーション計画の欠如: 適切な計画を立てないと、チームと顧客とのコミュニケーションが不十分になったり、目標や成果物に関する誤解が生じたりするリスクが生じます。また、顧客とチーム参加者の間の接触が管理されていない場合も、予期しない要件の変更が発生する可能性があります。
- 金めっき: この用語は、付加価値を生み出せると信じて、プロジェクトに作業や成果物を追加することを指します。そうすると、適切なレビューなしで変更が発生することがあり、多くの場合、コストと時間の増加につながります。
- 適切な人員確保の失敗: 最初に適切な参加者のエンゲージメントがないと、プロジェクトの過程が変わる可能性があります。
- 外部からの影響: 顧客の要件、環境の変化、プラットフォームの変更、市場状況の変化、競合する優先順位など、外部の要素は、容易に要件に影響を与えることがあります。緊急時対応計画は非常に重要です。
要件の変更の効果と結果
要件の変更の影響が大きくなる場合がありますが、必ずしも測定可能であるとは限りません。しかし、プロジェクトの結果データを見ると、要件の変更がどのような影響を及ぼす可能性があるか確認できることもあります。Standish Group (スタンディッシュ・グループ) の「CHAOS Summary 2009 (カオス サマリ 2009)」によると、すべてのプロジェクトの 32% だけが成功したことがわかりました (期限内に予算内で必要な特徴と機能を実現)。その同じグループの 44% が課題に直面し (遅延、予算超過、必要な特徴や機能の未達成)、24% が失敗しました (完了前にキャンセル、または遂行されたが使用されなかった)。全体として、このデータは、プロジェクトの要件に着目しないと、出費の増加や顧客関係のダメージの可能性など、結果に大きな混乱をきたす可能性があることを示しています。
要件の変更のマイナスの結果
一般に、要件の変更にはマイナスの結果がいくつも伴います。それらの結果は外的なものも内的なものもあり、製品や顧客に影響を与える可能性があります。以下に例を示します。
- 浪費
- プロジェクトの目標に達しない
- 顧客やマネージャーの不満
- 労力とリソースの焦点が定まらず、不要なタスクに投入される
- 従業員の健康や職場環境の質への影響
- プロジェクトの終わりが見えない
- 従業員とプロジェクト完了の障害
- 要件の絶え間ない変化
- 予定の遅れ
要件の変更のマイナスの影響の例は、周りのいたるところにあります。たとえば、プライベート ジェット機のチャーター会社が、豪華な飛行機に改装する新しい 737 型ジェット機の追加購入によって、ビジネスの拡大に動いていたとします。同社は、この新しい冒険的事業に対応するために、そのプロセスをサポートする IT インフラを備えた新しい格納庫を建設する必要がありました。経営陣は、IT 関係の詳細も引き受ける建築請負業者と共に前進しました。同社の IT スタッフは支援を提供しましたが、必要ないと言われました。プロセス全体を通じて、間違った人が関与し、ビジネス テクノロジに関する情報を持つ人が除外され、その結果追加のコストが発生したため、多くの主要な詳細が達成できませんでした。
デンバー国際空港は、荷物の取り扱いや搬送のプロセスの効率を高めようとした際に、要件の変更の影響を経験しました。同社は、手作業を削減し、荷物を受け取る顧客へのサービスを向上させる自動化システムに移行したいと考えていました。しかし、要件の影響により、プロジェクトは期限に16か月遅れ、コストが急増しました。さらに、製品は空港の 1 つのセクションでのみ使用でき、他の 2 つのエリアには古いプロセスが残されました。
要件の変更のプラスの結果
一方、要件の変更はプラスの効果を生み出す場合もあります。ここでは、不測のリスキーなプラスの結果が、プロジェクトの目標をサポートする場合をいくつか紹介します。
- 不測のプラスの影響を与えるより効率的な製品の開発による収益の増加
- プロジェクトの成果と製品の全体的な向上
- パートナーシップと共同作業の強化
- サブプロジェクトの新規開発
たとえば、要件の変更はビデオ ゲームの開発にプラスの影響を与えることがあります。当初、Elder Scrolls:Arena(エルダースクロール: アリーナ) のビデオ ゲームは中世風のゲームを意図していました。しかし、要件の変更の影響を受けて、そのゲームは多くの成功した続編を含む、オープンワールドの壮大なロールプレイング ゲームに急速に成長しました。同様に、Shogun: Total War (ショーグン: トータル ウォー)のゲームは、ストレートな戦闘シミュレーション ゲームを意図していましたが、要件が影響を受け、このゲームも結果として続編が作られ、最終的にタイトルの知名度が上がりました。
要件の変更を回避する方法
どんなプロジェクトでも要件の変更は起こりうるもので、プラスとマイナスの両方の影響を及ぼすことがあります。しかし、要件の変更は、プロジェクトの計画と実施において、管理し、一貫してレビューすることができます。内外の期待を管理することが重要です。
Ghost Blog Writers (ゴースト・ブログ・ライターズ)のオーナーである Dayne Shuda 氏は、自分の会社の要件を外れて仕事を管理する際に、要件の変更が自分の仕事やビジネスに影響を与えるのを見てきました。彼は、カスタマー サービスを順調に進めてサポートしてこれた方法についてこうコメントしています。「今日、理想的なモデル クライアント、つまり弊社が販売しているものに完全に賛同する人を念頭に置くことで、変更を特定します。そうしたクライアントの期待は弊社の期待と一致しています。彼らは細かな点まで管理しようとしているわけではありません。すべてうまくいっていると思います」。
強力なプロジェクト管理は、要件の変更を避けるのに役立つことがよくありますが、以下に、要件の変更を軽減する際にビジネスのサポートに利用可能なさまざまな活動やツールを紹介します。
プロジェクト計画の利用
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist atLTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
プロジェクトをサポートするツールやトレーニングは無限にあり、専門家も無限にいます。以下に、プロジェクト計画が要件の変更を避けるのに役立ついくつかの場合を紹介します。
プロジェクト チームの憲章を作成する。
人とリソースの特定の割り当てを含むプロジェクト作業計画を作成する。
プロジェクトの厳密な要件指示書を作成する。
作業指示書(SOW) を使用して作業の概要を説明する。
プロジェクト チームと顧客をサポートするコミュニケーション計画を策定する。
マイルストーン、成果物、予算、時間枠を策定する。
ガント チャートを使用する。
最初から作業の評価をサポートするプロジェクトの評価とレビューのテクニック (PERT) のグラフまたは作業分解構成図を作成する。
進捗報告構造を定義する。
作業の詳細な時間枠を含める。
明確で簡潔な変更管理プロセスを組み込み、変更の分析を含む作業計画や要件の変更を評価および承認できるようにする。
要件が変更された場合は、成果物を、作業を一括で完了したり、別のプロジェクトに移動したりできる作業パッケージに分解する。
プロジェクト管理ソフトウェアを利用する。
SMART目標を記述する。
プロジェクトの範囲と要件の管理
内外の顧客のニーズを理解することは、プロジェクトの計画と要件の管理にとって重要な要素です。多くの場合、製品やプロジェクトの目標を顧客と共に深く掘り下げることは、プロジェクト チームと共に同じことを行う場合と同様に役立ちます。以下のヒントは、そのプロセスで役立ちます。
要件管理計画に変更管理プロセスを含め、両方に従う。変更を加えるプロセスを用意する。それらの変更要求フォーム テンプレートの確認から始めて,自分に合ったテンプレートをダウンロードする。
顧客と経営陣の関与を評価する全体的な要件管理計画に含める、必要な管理計画を作成する。
すべての要件を正式に伝え、レビューし、承認を得る。追跡を継続し、透明性の高いプロセスを提供する。
データ主導のリスク分析により、情報に基づいた意思決定を行う。
プロジェクトの進捗システムを使用して、プロジェクトのステータスと基本的な要件を監視する。
製品要件を収集するプロセスの定義
進捗を効率的に適切な詳細度で追跡することは、経営陣、顧客、その他のチーム メンバーにストーリーを伝えるのに役立ちます。プロジェクトの履歴と将来の可能性を理解する方法を持つことは、プロジェクト マネージャーが障害と要件の変更を軽減するのに役立ちます。そうした戦略を使用して、プロジェクトの要件を明確に定義します。
要件範囲に概要が記載されている要件を管理および収集する方法を定義し、分析フェーズ、優先順位付け、追跡可能性、新しいリクエストを含める。
プロセスを評価する方法を含める。
すべての変更リクエストと推奨されるアクション (是正措置または予防措置) を管理する。変更は必ず文書化する。
当初のプロジェクト目標と結果を比較対照し、順調に進んでいるかどうか評価する。
要件の変更による変化のプラスの影響を探す。
プロジェクト全体を通じた顧客や関係者のエンゲージメント
全員に絶えず最新情報を提供することは非常に重要です。プロセスと進捗を説明することは役に立ち、質の高いカスタマー サービスのためのエンゲージメント ツールを同時に提供する必要があります。また、コミュニケーションによって現状をチェックすることができ、プロジェクト全体を変える可能性のある予防的な影響力を促進することもできます。顧客と関係者のエンゲージメントを維持する方法は次のとおりです。
外部の顧客や関係者をプロジェクトに関係させる方法を概説し、双方向のコミュニケーションとレビュー プロセスを確保する。
スポンサーのエンゲージメントを実現するプロジェクト ステータスの最新情報を提供し、成果を実現する方法に焦点を当てる。
RACIマトリクスなどのツールを使用して、承認やインプット、レビュー、テストなどのコミットメントを得る。
引き続き顧客とプロジェクト チームの賛同を得る。
時間枠や財務を中心に、クライアントや顧客との間で柔軟性を高める。
受け身のプロジェクト管理を避ける。先を見越して要件と要件の変更をレビューするための共同作業を積極的に提供する。
予算の管理を継続する。
顧客が常に正しいとは限らないが、顧客は顧客。変更や必要なインプットを把握する方法を組み込む。要件の変更が発生した場合は、ユニークでクリエイティブなソリューションを見つける。
Desmarais 氏は、外部との関係やプロジェクトを管理する際に、オープンなコミュニケーションと計画がどのように仕事の支えになるかについて述べています。「私は、計画された製品発売やメディアおよびアナリストとの関係構築において、またはソート リーダーシップのエンゲージメントを通じたエグゼクティブ チームの促進において広告会社がもたらす新しい機会の価値がわかる一流のテクノロジー クライアントと協力してきました」。
氏はこう続けます。「新しい国際貿易イベントが始まった時、私のクライアントは、参加するようにという私のアドバイスを歓迎しました。私たちは、クライアントの会社の主要な顧客や関係者をターゲットとするそのイベントを、会社のニュースを発信し、メディアのインタビューを手配する方法として利用しました。こうした状況では、ほとんどのクライアントは戦略的なアドバイスを歓迎し、新しいプロジェクトや追加の予算がどのようにビジネス目標の支えになるかを認識します。企業が SOW から外れないことを選択した場合は難しい決定がありましたが、それは予期すべきことです。最高のパフォーマンスを発揮するチームは、チェックインやディスカッションの必要性を認識して、要件の変更の原因になる可能性のある要素と、両当事者が成功するために確立可能な代替手段を特定します」。
Desmarais 氏の経験は、要件の変更を管理する際、カスタマー サービスとプロジェクト計画が連携することを示しています。顧客と社内チームとのエンゲージメントを効果的で包括的な方法で維持することで、成功を収めることができます。
プロジェクト スケジュールと要件の変更の影響の管理
プロジェクトがどれくらい続くかを把握することで、チームのモチベーションは維持されます。途中で障害に対処するなどして、進捗と勢いを維持することで、要件の変更の影響を減らすことができます。プロジェクトを継続的に推し進める方法は次のとおりです。
プロジェクトの焦点を外さないようにし、可能な限り短くする。
必要に応じて、プロジェクトをより小さなサブプロジェクトにする。
サブプロジェクトを完了させて勢いを維持し、結果を示す。
財務的および時間的影響を含む、要件の変更の不利益を意識する。
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