チームを急速チャージ: チーム コミュニケーションの成功ガイド

ByBecky Simon| 2018年7月18日(更新 2023年8月10日)

チームのコミュニケーションは目標を達成するための鍵ですが、多くの場合弱点でもあります。 この記事では、チームのコミュニケーション不足の一般的な原因、専門家のトップ ヒント (無料のダウンロード可能なリストなど)、チーム コミュニケーション計画を作成するための無料テンプレートをご紹介します。

チーム コミュニケーションとは

チームのコミュニケーションには、作業チームやグループのメンバー間のすべてのやり取りが含まれます。 このようなやり取りには、同僚との会話がすべて含まれます: 対面、書面、電子メール、電話、ビデオ、その他のメディア。

コミュニケーションは、言葉そのものだけのものではありません。 イントネーション、抑揚、ボリューム、その他の合図も関係します。 言語学の一分野である語用論では、コンテキストによって、会話や「うん」、「あー」という声にどのような意味が与えられるかということが研究されています。

チームのコミュニケーションには非言語的なやり方 (つまり、 顔の表情、手のジェスチャー、ボディ ランゲージ) を使って態度や感情を伝える方法が含まれます。 コミュニケーションには大きく分けて 3 つのカテゴリがあります:

  • 対面コミュニケーション: これは、同時に同じ場所にいる人々の間で起こります。
  • 同期コミュニケーション: これは、異なる場所にいても、2 人がリアルタイムで会話を行っている場合に発生します (例えば 電話など)。
  • 非同期コミュニケーション: これは、異なる場所にいる人が電子メールなどの返信に遅れが生じる会話を行う際に発生します。

チームワークはすべての業界で重要であり、チーム コミュニケーションは強力なチームを構築する上で重要な要素です。 強力なコミュニケーションは、共通の目標を達成するための道を開くものになります。

コミュニケーションはチームにどのような影響を与えますか?

チームの成功は、業界やミッションに関係なく、うまくコミュニケーションを取る能力にかかっています。 共同作業、職務分担、ビジョンの共有、情報交換にはすべて、良好なコミュニケーションが必要です。 コミュニケーションが弱かったり途切れたりしていなければ、チームは個人以上の作業を行うことができます。

実際、ヒューマン ダイナミクスを研究している MIT のコンピューター サイエンティストである Alex Pentland 氏は、コミュニケーションのパターンは、チームの成功を示す最も強力な判断材料であることを発見しました: 個人の知性、性格、スキル、チーム ディスカッションの趣旨。

では、効果的にコミュニケーションをとれるようなチームを作るにはどうすればよいでしょうか? 良好なコミュニケーションがどういうものかを理解し、それをサポートしてモデル化するための強力なフレームワークを構築して、それを促進するための適切なツールを選ぶ必要があります。 それでは、これらの要素をそれぞれ見ていきましょう。

チーム コミュニケーションのさまざまな形態

チームのコミュニケーションの「What」と「Who」を区別することで、基本をより深く理解することができます。

コミュニケーションの「What」とは、モードやメディア (つまり、 言語か非言語か、紙か電子か、言葉か画像か、音声か映像かなど) のことです。 コミュニケーションの「Who」は、チーム内の参加者の人数と各参加者の立ち位置の両方に関係します。

ここでは、3 種類のチーム コミュニケーションを紹介します:

  • トップダウン コミュニケーション:これは、チームの上位メンバーが下位メンバーに連絡するパターンです。 トップダウン コミュニケーションは、多くの場合規範的です。
  • ボトムアップ コミュニケーション:これは、連絡の流れが逆方向に移動するパターンです。 ボトムアップ コミュニケーションは、多くの場合提案型です。
  • ピア ツー ピア コミュニケーション:これは、同じランクのチーム メンバー間で連絡を取ります。 ピア ツー ピア コミュニケーションは、議論で構成される傾向があります。

いずれの方向でも、コミュニケーションは 1 対 1 であるか、小中規模のグループで行われます。

ここで注目すべき点は、社内またはチーム内のコミュニケーションに焦点を当てていることです。外部とのコミュニケーションは、チーム間、チームの報告先の組織当局、従業員や株主などの他の関係者、顧客などの社外関係者との間で行われます。

チームでコミュニケーションが重要である理由

良好なコミュニケーションが必要な理由について鮮明にするために、コミュニケーション不足の結果について考えてみましょう: 誤解、口論、締め切りの遅れ、目標の未達成、ストレス。 そういったネガティブな結果を避ける方法があった方がよいと思いませんか?

うまくコミュニケーションを取れないチームは、潤滑油の足りないエンジンのようなものです。 最善を尽くしても、摩擦によって生産性が落ちてしまいます。 最悪の場合、プロジェクトが麻痺し、責任のなすりつけ合いが始まります。

しかし、コミュニケーションが適切に行われた場合、チームを結び付ける接着剤になります。 優れたコミュニケーションの結果は以下のとおりです:

  • チームメイトが互いに信頼し合える
  • 帰属意識とチーム ロイヤルティを築くことができる
  • スタッフが仕事をうまくこなすために必要な情報を確保できる
  • 尊重され、安全で、エンゲージメントが高いと感じる環境を作ることができる
  • シナジー (すなわち、 個人の貢献の合計を超えるチームワーク) を促進できる
  • アイデアの交換を通じて創造性とイノベーションを促進できる
  • 衝突を減らして和らげることができる
  • スタッフのモチベーションを向上させて定着させることができる
  • 従業員が組織についてポジティブな発言をするように導くことができる

コンサルティング会社 Aon の調査によると、エンゲージメントの高いスタッフ メンバーは会社のミッションに深く関与しており、高いエンゲージメントは組織のパフォーマンスやスタッフの定着率と密接に相関していることがわかりました。

銀行のコール センター チームのコミュニケーションを調べた Pentland 氏の調査では、ミーティング外でのチームのエネルギーとエンゲージメント レベルによって、グループ間の生産性のばらつきの 3分の 1 が予測されました (ドル単位)。 同じようなチームでも、コミュニケーションの成功の違いによってパフォーマンスが大きく異なることがわかったのです。

カーネギーメロン大学で行われた、ビジネス コンペに参加する学生間のコミュニケーションを調査した先行研究では、協調性の高いチームほど株式市場と取締役会評価の両方で優れたパフォーマンスを発揮していることがわかりました。

良好なコミュニケーションのサインはどのようなものですか?

効果的なコミュニケーション プラクティスの結果は、簡単に発見できます: 全員が自分の仕事を把握しているため、プロジェクトはスケジュールに沿って順調に完了します。 チーム内のコミュニケーションはオープンで、プロフェッショナルで、友好的です。 メンバーは、質問したり答えたりすることを恐れません。

しかし、こうした改善は、良好なコミュニケーションの結果を記述しているに過ぎません。 良好なコミュニケーションとはどのようなものでしょうか?

この質問の答えは 2 通りあります: 個人レベルとチーム レベルでコミュニケーションを見てみましょう。

個人レベルにおいて、自然なコミュニケーターは、一貫して予測可能な行動をいくつも示します:

  • 自然なコミュニケーターは,必ずしも外向的な人とは限りませんが,他の人にアプローチすることを恥ずかしがりません。
  • 人がいる場所を積極的に回り、短くてもダイナミックな会話に参加します。
  • これによって、チームが活用できる新しいアイデアや人脈を探ります。
  • このアイデアの共有は、コミュニケーターがさまざまな人にアイデアを伝え、その人がまた別の人に伝えるなど、連鎖的に広がっていきます。
  • 自然なコミュニケーターは、主に会話を独占しようとする利己的な話し手ではありません。 話すのと同じくらい耳を傾け、通常、熱心に集中して話を聞きます。
  • チームメイトを平等に扱い、全員に話を聞く機会、聞かれる機会を与えます。
  • あまり前向きではないチームメイトにも積極的に意見を求めます。

良好なコミュニケーションには、チーム レベルでも明確な特徴があります:

  • 数人のチームメイトが会話を独占するのではなく、チーム メンバーが順番に話し、耳を傾けます。
  • コミュニケーションは多方向です: トップ ダウンだけでなく、ボトム アップ、ピア ツー ピアも同様に行われます。
  • チームは隔離されたままではありません。 メンバーはチームの外に出て情報を収集し、リソースを入手し、人脈を強化します。
  • 良好なコミュニケーションはボディランゲージからわかります: チーム メンバーは、話すときに向き合い、表情やジェスチャーを使って自分の考え方を表現します。
  • 良好なコミュニケーションをとっているチームは、率直かつ正直にフィードバックを提供します。
  • チーム メイトはコア バリューを共有し、同じ目標を持ち、共有されたコンテキストとベースラインに基づいてコミュニケーションをとります。
  • 状況対応型リーダーシップが一般的です。 これは柔軟なリーダーシップ スタイルで、チームのニーズ、目標、成熟度に合わせて対応し、多くの場合、信頼関係の構築やチーム メンバーの能力を引き出すことに長けています。

MIT のヒューマン ダイナミクス研究所での Pentland 氏の研究によると、コミュニケーションの 3 つの側面によってチームのパフォーマンスが予測されます: エネルギー、エンゲージメント、探査です。

  • エネルギー:これは、チーム メンバーが参加する交流の回数や性質によって測定されます。
  • エンゲージメント:これは、チーム内でエネルギーがどのように分配されるかを示します。 エネルギーが高く、均等に分散しているチームのエンゲージメントは高くなります。
  • 探査:これは、チーム メンバーが情報を収集し、リソースを獲得する際の、グループ外の人々とのエンゲージメントを測定します。 エンゲージメントと探査は時間とエネルギーを消費するプロセスであるため、反比例する傾向があります。

Pentland 氏の研究では、高いエンゲージメントとエネルギーを持つチームが最も効率的なパフォーマンスを実現していました。 しかし、予想外の発見として、エネルギーとエンゲージメントの両方が低いチームは、エネルギーが高くエンゲージメントが低いチーム、またはその逆も含め、バランスの悪いチームよりも優れたパフォーマンスを発揮する傾向がありました。 これは、単に交流が多いだけでは不十分であることを示唆しています。 交流には、多くのチームメイトが関与する必要があります。

Pentland 氏はまた、チーム メンバー間の対面の交流の回数によって、類似したチームのパフォーマンスのばらつきの 3 分の 1 以上が予測されていることを発見しました。 しかし、交流が多いことが必ずしも良いとは限りません。 理想的な閾値を超える交流回数 (通常は 1 労働時間あたり数十件) を超えると、実際にはパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。 Pentland 氏は、チーム メイトの社交時間が、チームのパフォーマンスにとって「非常に重要」であり、コミュニケーション パターンのポジティブな変化の半分以上を占めていることを発見しました。

良好なチーム コミュニケーションの障害

コミュニケーションは、他のプロセスと同様に、妨害されたり中断されたりする可能性があります。 効果的なコミュニケーションの妨げとなる点はさまざまで、明らかなものもあれば、そうでないものもあります。

  • 物理的な障壁:これには、騒がしい、レイアウトが悪い、狭すぎる (あるいは広すぎる) など、会話がしづらいスペースが含まれます。 リモート チームや、メンバーを離れた場所に置く座席の配置は、上司が別の場所にいる場合と同様に、コミュニケーションの妨げになります。
  • 過剰な一体感:皮肉なことに、プライバシーの欠如や頻繁な横槍は、ミュニケーションの質の妨げにもなります。クイーンズランド大学の研究者である Gema Irving 氏は、メンバーが関連するタスクで頻繁にやり取りし、多くの短い時間で情報を共有するチームにとっては、オープンプランのオフィスが最適であると発見しました。 長い会話はプライベートなスペースで行うのがベストです。人は盗み聞きされない方が長く話したいと感じるためです。
  • 言語や文化的な障壁:これらは明らかにコミュニケーションの阻害要因であり、チームの絆と信頼の妨げになります。
    Chase Hughes

    Chase Hughes, co-founder of development companyVartheta, manages a team of 200 remote developers in multiple countries and frequently encounters communications barriers. He recommends being very specific with your words, asking team members to reiterate back to you their understanding of the mission, and documenting everything well so team members can refer back to the guidance later.

  • グループの規模:最適なメンバーの数に関してはさまざまな意見がありますが,チームメンバーの数は多すぎても少なすぎてもいけません。 ほとんどの研究では、4 ~ 5 人が理想的な数字としてされているようですが、ある有力な研究では7 人という説が支持されています。

  • 対人間対立:特に、チームの仕事に関する重要な質問が議論され、敬意を持って扱われる場合、対立自体は悪いことではありません。 しかし、性格の不一致や権力闘争、機能不全の行動スタイルから生まれた対立は、チームのコミュニケーションを冷え込ませます。 最初から良好なコミュニケーションを取り入れることができれば、こうした問題の一部が発生するのを妨ぐことができる可能性があります。

  • チーム ナレッジの伝達失敗:メンバーがベースラインを共有していないと、良好なコミュニケーションは難しくなります。 特に、チーム内の入れ替わりが激しく、新人がチームの成功や失敗の歴史を知らない場合は、問題になります。 2000 年、スイスのザンクトガレン大学の研究者は、 チーム ナレッジを管理するための包括的な5 層モデルを提案しました。

コミュニケーション フレームワークをリセットするタイミング

新しいチーム メンバーがコミュニケーション方法をマスターするのに苦労していませんか? チーム全員の認識を共有することに時間がかかりすぎていたり、チーム内で誤解が頻繁に発生したりしていませんか?

もしそうなら、コミュニケーション戦略をリセットするメリットがあるかもしれません。 次の質問を自分自身に問いかけてください。 改善の余地が多い場合は、コミュニケーション アプローチを再考する必要があります。

  • 他のメンバーが何をしているのかを全員が正確に知っていますか?
  • 全員があなたの言葉、用語、専門用語を理解していますか?
  • チーム外からのコミュニケーションをグループに伝える明確で確立された方法がありますか?
  • 共有リソースの検索とアクセスは簡単ですか?
  • 複数のコミュニケーション チャネルを使用している場合、どのチャネルをいつ使用すべきかを全員が理解していますか?
  • 率直に話し合い、議論に参加することに安心感がありますか?

チームにおける効果的なコミュニケーションのベスト プラクティス

効果的なコミュニケーション スタイルは柔軟性があり、状況に適応するものですが、いくつかのベスト プラクティスが明らかになっています。 これらのルールは、模範と奨励のガイドラインとして使用するのに適しており、強制するものではありません。

主なプラクティスは、次の 3 つのカテゴリに分類されます: 人、会話、メッセージ。

人のルール:

  • 全員が参加する:チーム メンバーは、仕事だけでなく、議論にも貢献します。 一部の人しか話していないコミュニケーションは効果的ではありません。 真に効果的なコミュニケーションとは 360 度のコミュニケーションです。
  • 全員が聞く:全員が会話に参加するということは、全員が同様に耳を傾ける必要があるということです。
  • 全員が敬意を持つ:最初の 2 つのルールを守れば、3 つ目は簡単です。 自分の貢献が大切にされていると分かれば、幸福感が得られ、チームとのエンゲージメントと目標へのコミットメントが高まります。
  • 全員が全員を知っている:あるいは、少なくとも少しずつその努力をします。 このルールはチーム メイトを個人的に知ることではありません (それが役に立つ場合もありますが)。 むしろこれは、相手の長所と短所、モチベーション、視点を知ることです。

会話のルール:

  • 質問する:完全に理解していないときに質問することを,誰も悪いとは思わないはずです。質問をすることで、全員が相互の理解を明確にし、チームの連携を向上させることができます。
  • 全員が理解していることを確認する:発言者は、全員がメッセージを理解していることを確認する義務があります。 質問の時間を設けて、チーム メイトが説明を求めたときに自分が愚かだと感じさせないようにしましょう。
  • 誰もがすぐに理解できるわけではないことを理解する:最善の努力を払っていても、誰もが意図したメッセージをすぐに受け取れるわけではありません。 そのためには、フォローアップと補強が重要になります。

メッセージのルール:

  • 短くする:簡潔に言いましょう。 これにより、覚えておいてほしいことをより印象的にすることができ、時間を節約し、1 人または 2 人のチームメイトが会話を独占することを防ぐことができます。
  • 要約とフォローアップ:メッセージを送るときや送った後、何度も振り返って繰り返します。 フォローアップは簡潔にする必要があります。 フォローアップには一貫した形式を使用してください。
  • チャネルを慎重に選択する:コミュニケーションのための 1 つのチャネルを選び、全員がコミュニケーションの内容を把握できるようにしましょう。 あまりにも多くのプラットフォームを行ったり来たりする必要がある場合、見落としが多くなります。 次は、適切なチャネルとツールの選択について詳しく説明します。

専門家のトップ ヒント: チーム内のコミュニケーションを改善する方法は?

Tips for Effective Team Communication

このセクションでは、チームのコミュニケーションを改善する方法について、経験豊富なチーム リーダーとコンサルタントによる最高のインサイトをご紹介します。 印刷可能で共有可能なバージョンについては、こちらからダウンロードできます。

1.役割と目標を明確に定義する:何を担当するのかをメンバーに知らせます。 責任を明確にし、説明責任を推進することで、全員がチームに参加できます。 もちろん、責任は個人の強みに基づいて割り当ておよび遂行される必要があるため、チーム リーダーが自分の部下を知ることは非常に重要です。 メンバーが互いに助けを求めたり、助けたりするよう促します。 これにより、コミュニケーションがより目的に即したものになり、生産性が向上します。 ミスが起こったとき、スケープゴートを探すのではなく、共同で責任を持つことで、チームへの信頼感を高めることができることを忘れないでください。

2. メンバーの好みのコミュニケーションを学ぶ:

Deborah Sweeney

Deborah Sweeney, CEO ofMyCorporation.com, says to adapt your style with what works best for the individuals on your team. “Identify the communication styles of the team members first, rather than assume everyone communicates the same way. One size doesn't fit all,” she says. “Some members may be more comfortable meeting up in person, sending an email, or even chatting through a messenger app like Slack. Once you've determined the best communication method to reach each team member, you'll be able to better check in with the team and their needs.”

3. フィードバックやアンケートなどの双方向のコミュニケーションを大切にする:チーム リーダーとして、チームに対して率直でオープンであることで、同じような率直さが返ってくることを期待できます。 フィードバックは相互的であることがベストです。

Tracy Julien

Tracy Julien, a Vice President at retirement planning companyGuidedChoice, recommends holding a short, weekly team meeting beyond your project agenda. “Avoid a one-way conversation, and be sure that everyone is encouraged to contribute to the discussion. While it’s important to maintain a professional environment, leave the discussion open to more general topics and allow employees to discuss personal achievements, in addition to professional ones. This will provide your team with an opportunity to get to know each other on a more personal level and improve office rapport,” Julien says. If you feel your team may be uncomfortable being honest, anonymous surveys are a good tool.

4. ミッションを明確にする:コミュニケーションは、共通の価値観と共通の目的へのコミットメントの基盤として構築するのが最適です。

Michael Murphy

As Michael Murphy, CEO of medical solutions companyHealthChannelsbelieves, “[a] team mission statement elevates goals from priority to passion. The mission is clear and the individual communication is streamlined to mission-critical topics.”

5. オープンドア ポリシーを持つ:

Jacob Dayan

Jacob Dayan, CEO of accounting consultantsCommunityTax, explains, “Anything other than an open door policy creates an environment where people wait until the scheduled time in order to ask questions or bring up concerns, but with an open door policy, issues can be communicated in real time and get addressed much more quickly.”

6. メンバーを知る:

Michael Wilkinson

Michael Wilkinson, a certified master facilitator atLeadership Strategies, says that differences in values or experiences are one of the top causes of disagreements among team members. He recommends identifying the most important values for each person, and then coming up with solutions that combine these values.

7.楽しさを忘れない:エクササイズやゲームは、信頼、親しみやすさ、士気、絆を深めるのに役立ちます。この記事では、たくさんのアイデアや、チームに適したアクティビティを見つけるためのこちらのツールをご紹介します。 もしチームがゲームをするという考えに抵抗がある場合、長めの昼食休憩や趣味のグループなど、同じ目的を達成できる代替案があることを忘れないでください: 純粋に仕事以外の話をする。

8. 意図的に行う:

Divya Parekh

Leadership consultantDivya Parekhsuggests practicing mindfulness. “[It] prevents miscommunication and misunderstandings amongst group members due to biases, judgment, and ego play. Mindfulness works because it sets the stage for non-judgment, self-awareness, and compassion,” she notes. “Non-judgment develops active listening and builds trust — the foundation of honest communication amongst team members. As a result, it empowers you to have a clear, complete, and concise message.” There are also formal communications models andtrainings that help. A2013 studyby researchers at the University of Washington found a model called TeamSTEPPS improved communication among medical staff and improved patient safety.


9. テクノロジーを活用する:プロジェクト管理ソフトウェアなどのツールはチームの透明性を高めることができます。McKinsey Global Instituteによると、平均的なスタッフ メンバーは、1 週間のうち 4 分の 1 以上の電子メールの管理、5 分の 1 以上を特定の情報や人材の追跡に費やしていますが、企業が内部でソーシャル メディアを使用している場合、情報の検索に費やす時間を 3 分の 1 以上削減できると報告されています。

10. 対面のコミュニケーションを大切にする:デジタル コミュニケーションは便利で効率的ですが、機密性が高く重要な議論には、依然として対面のコミュニケーションが必要です。

Lisa Sansom

“It's OK to have individual conversations on the side — just be sure to take the decisions and outcomes back to the team,” says consultantLisa Sansom. “This is even true for interpersonal difficulties. If Sandy has a problem with Kim, they can talk about it on the side, out of the glare of the team environment, and come to a resolution — then bring that resolution back to the team.”

11. 「はい、そして...」と言う:

Jen Oleniczak-Brown

Jennifer Oleniczak Brown ofThe Engaging Educator, which works with companies such as Viacom, AirBnB, and Wells Fargo to train people to improve their communication skills, says that a single word (like “but”) can derail communication, because it “discounts what just got said and elevates one opinion above another.” She suggests replacing “but” with “yes, and...” “The ‘and’ opens up possibilities, while the ‘but’ shuts them down,” she explains.

リモート チーム: コミュニケーションの課題とそれを克服する方法

リモート メンバーがいたり、完全なリモート チームであったりする場合、チームのコミュニケーションが複雑になります。 その理由は以下のとおりです: 相手が目の前にいて、対面で会話しているとき、人間は多くの非言語的な情報を収集できます。 相手が目の前にいない場合の同期的な会話は、音声ベースであることが多いため、意味を推測することは難しくなりますが、不可能ではありません。

しかし、非同期コミュニケーションでは、文字だけのやり取りが一般的であり、書き言葉は話し言葉よりも誤解されやすくなります。

作業のモバイル化、共同作業化、国際化が進む中で、リモート チームや分散型チームの方が一般的になってきています。 では、どうすればコミュニケーションの落とし穴に対処できるのでしょうか?

  • コミュニケーション チャネルを賢明に選択する:チャンネルの数が多すぎると、すぐに混沌としてしまうため、シンプルにすることを心がけましょう。 本当に必要な場合に別のコミュニケーション チャンネルを用意することは簡単ですが、一度使用した後に廃止するのはそれほど簡単ではありません。 また、複数のチャネルを使用する必要がある場合は、それぞれの具体的な用途を決定してください。 多くの場合、最適な解決策は、テキスト メッセージの送信、音声およびビデオ通話の送信、メッセージの記録、個人またはグループ アクセス用のファイルの添付などが可能なマルチチャネル コミュニケーション プラットフォームです。
  • 作業管理テクノロジーを使用する:リモート チームの仕事は常にテクノロジーに依存するため、複数のタイム ゾーンにまたがってカレンダーやスケジュールを扱えるような、企業向けのコミュニケーション、タスク管理、進捗追跡ツールを検討してください。 これらのツールは、リモート ワークに関するもう一つの長年の問題を解決するのにも役立ちます: 誰が何をすべきか、もう終わっているのかを把握する。
  • 人的要因を忘れない:リモート チームに参加しているからといって、リモートの同僚との交流がないわけではありません。 ウォーター クーラーのような仮想空間を作り、チーム メイトが仕事以外のことについてお互いに話し合えるようにします。 そして、個人的な瞬間 (昇進、誕生日、子供の誕生) を祝うことを忘れないでください。これらはすべて、バーチャルの世界でも現実と同じように認識されるべきです。
  • メッセージを書く際は微妙なニュアンスをうまく伝えるために細心の注意を払う:対面では笑いを誘うような軽い発言や何気ない言葉でも、別のコンテキスト、国、文化では失敗に終わる可能性があります。 そして、送信ボタンを押すと、それらは永久に記録されてしまいます。
  • バーチャル チーム コミュニケーション トレーニング (VTC トレーニング):これにより、チームの一体感とプロセスへの満足度が向上することが示されています。 VTC トレーニングは、押し付けがましかったり、大規模なプロセスであったりする必要はありません。1999 年に実施されたある研究では、チーム ダイナミクスと典型的なミーティングの紹介、 バーチャル コミュニケーションに関する問題とその対処方法の検討、 ネチケットとデジタル記号論の概説という 3 段階のトレーニング プロセスが実施されました。 このトレーニングの結果、トレーニングを受けたチームはトレーニングを受けていないチームと比較して、パフォーマンスが改善されました。
  • 対面の交流の機会を作る:

Aaron Vick

Aaron Vick, Chief Strategy Officer forCicayda, a legal software company that has a mostly remote team, encourages off-site staff to work around others, ideally with colleagues but even with others outside the organization. “Working remotely doesn't mean living a sheltered life, in one room, and slowly collecting cats. Take a day to go work at a coworking spot or coffee shop,” he suggests.

チームのコミュニケーション プランの作成方法

先ほども触れたように、コミュニケーションの方法、場所、タイミングについて全員が同じ認識を持てるようにすると、コミュニケーションが合理化されます。 その場しのぎのものではなく、チームのコミュニケーション プランを作成することで、より良いコミュニケーションを促進することができます。

ここでは、主要なステップをご紹介します。 以下からテンプレートと例をダウンロードできます。

  1. チームで主要なプラクティスについて話し合い、賛同を得ましょう。 メッセージの応答時間、誰がどの文書にコピーする必要があるか、記録はどこに保存されるか、このすべてを維持する責任は誰にあるかなどのルールと規範を確立します。 具体的にする: 電子メールに対して「迅速に返信する」という基準を採用するのではなく、「24 時間以内に返信する」と設定します。
  2. デジタル ツールを選択してください。 主要なコミュニケーション機能ごとに、使用するプラットフォームとアプリケーションを決定します。 トレーニングが可能かどうかを確認し、合意が得られたチャネルのみを使用するよう制限します。
  3. 従わないメンバーをフォローアップしてください。 たとえば、誰かがチームの Slack チャンネルに質問を投稿せず、個人的に質問している場合、他の人はその情報のメリットを得られません。 その人がチャンネルを使用していない理由を知り、使用するように促します。 定期的に予定されている通話や会議を欠席した人には、自分が気づいたことを知らせ、メモを読んでもらいましょう。
  4. よい例を設定してください。 計画を守る模範となりましょう。 しばらくして、うまくいっていなかったら、計画を調整しましょう。

Team Communication Plan Example

チーム コミュニケーション プランの例をダウンロード

Word

Team Communication Plan Template

チーム コミュニケーション プラン テンプレートのダウンロード

Word

チーム ツールでコミュニケーションをよりスムーズに

コミュニケーション ツールを探しているなら、選択肢は豊富です。 さまざまな機能を備えたソフトウェア コミュニケーション ツールが数多く用意されています。 では、自分に合ったものを選ぶにはどうすればよいでしょうか?

まず、本当に必要な機能について考えてみましょう。 主な機能カテゴリは 3 つあります: チーム コミュニケーション、作業管理、共同作業。

  • チーム コミュニケーション:これらのツールは、テキスト、音声、動画を組み合わせてコミュニケーションを促進するために構築されています。 今日では、ほぼすべてのチームで使用されています。
  • 作業管理:これらのツールを使用すると、チームは、作業が通過しなければならい複数の専門的な部門やステージを含む固定されたプロセスを実行できます。 これらのツールは、進捗状況を記録し、引き継ぎプロセスを迅速化し、チームのワークフローを進めていく中で作業項目を追跡できるように構築されています。
  • 共同作業ツール:これらのツールは、通常、クラウドベースの編集可能なプロジェクトを作成することで、チーム メンバーが同じ方向を向いて同時に作業できるようにします。 これは、同じようなスキルを持つ複数のメンバーが同じプロジェクトに同時に取り組んでいるチームで使用されます。

Vivek Chugh

一旦你建立你的工具,“确保your team knows where to properly communicate, given the topic,” says Vivek Chugh, CEO of checklist appListables. “Once that’s in place, it’s extremely important that your initial tasks be concise, decisive, and focused, so the team knows exactly what the expected results are and what their individual tasks are. Doing this addresses a few problems. One, it adds accountability, so no one on the team can say they were unclear, didn't get the message, or didn’t know the due date. Two, any problems or questions that do arise can be quickly and easily addressed,” she adds.

3 つのカテゴリの違いは厳密には定義されていません。 3 つの機能をすべて備えたツールやツール スイートも簡単に見つかります。 それでも、チームのためにツールを選択する際には、考慮する必要がある点と、デジタル ハウスキーピングの仕事がいくつかあります。

  • セキュリティ:アクセスが適切なユーザーに制限されていることを確認します。 Web サイトの URL を介して一般にアクセスすることができるものもあります。 選択したツールの設定がそうではないことを確認してください。 また、仕事の種類によっては、ツールのサーバーとの間のデータフローや、クラウドに保存されているすべてのデータの保護と暗号化が必要になる場合があります。
  • メッセージング:少なくとも、ツールには、広範で検索可能なメッセージ履歴、 メッセージを編集、削除、共有する機能、 重要な会話にピンを刺す機能、 ファイルを共有できる機能が必要です。 また、同じツールに音声チャネルと動画チャネルが含まれている必要があります。 以下のような機能もあります: チャネル、ルーム、グループで、トピック、プロジェクト、チームごとに会話を分けることができる機能、 個々のチーム メンバーへのダイレクト メッセージ機能、 メッセージのスレッド化機能、 フリーフォーム チャット、 絵文字と GIF、 検索可能なメッセージ履歴が料金に応じて制限されたり無制限になったりするオプション。 その他の機能として、オープン フォーラム、プライベート チーム スペース、メッセージの暗号化などがあります。
  • スピードと使いやすさ:これらの要因は自明です。 多くの場合、リモート アクセスのしやすさと全体的な信頼性から、クラウドベースのツールが最適な選択となります。 しかし、クラウドに保存されているデータは、安全なローカル システムにのみ保存されるデータよりも脆弱であるため、セキュリティの面ではトレードオフな点があります。 たとえば、出版社や研究者は、まだ公開されていない機密性の高い作業のために、クラウドベースのストレージを選択することに非常に慎重になる傾向があります。
  • 互換性:すべてではありませんが、ツールの多くはクロスプラットフォームであるため、ユーザーがさまざまなデバイスやオペレーティング システムを使用してツールにアクセスできます。
  • コスト:多くのツールには無料バージョンとプレミアム バージョンがあります。 通常、エンタープライズ バージョンはサブスクリプション ベースですが、ユーザー数やファイル共有、クラウド ホスティングなどの機能のキャパシティによってプランと価格が異なる場合があります。 必要以上に購入しないようにしましょう。
  • 統合:ツールが現在使用している他のアプリケーションと統合可能なことを確認してください。
  • カスタマー サポート:レビューを確認し、他の顧客に質問の回答や問題の解決が簡単かどうか尋ねましょう。
  • ファイルのホスティングと共有:これらの機能によって、すべてのチーム メンバーがドキュメントやリソースに簡単にアクセスできるようになります。 また、これらの項目を検索可能にできるツールもあります。 しかし、機密性が高いドキュメントをオンラインに保存する場合は、クラウドとのデータ転送やクラウド内のデータが暗号化および保護されていることが重要です。 組織によっては、データ セキュリティ ポリシーやデータ漏洩の事例のために、特定のクラウド ストレージ ツールの使用を実際に禁止している場合があります。
  • 作業管理:これらの機能はキャパシティによって異なり、チームや個人向けのシンプルな To-Do リストやタスク ボードから、完全なワークフロー管理のためのかんばんボードまでさまざまです。 これらのツールには通常、作業の進捗状況を把握するために設定できる通知やアラートが組み込まれています。

チーム コミュニケーション ツールの例を比較する

これらの機能を理解する最も簡単な方法は、その機能の動作を確認することです。 自らをチーム コミュニケーション ツールと位置付けるソリューションは、数十種類あります。 意図と複雑性が大きく異なるため、ここではいくつかの例を挙げ、詳しく説明します。

Comparing Examples of Team Communication Tools

Smartsheet のリアルタイム作業管理でチーム コミュニケーションを改善

ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。

作業遂行に Smartsheet がフォーチュン 100 社の 90% 以上から信頼されている理由をご覧ください。

Smartsheet 無料お試し Get a Free Smartsheet Demo