Tom少校的地面控制:有效管理远程团队的关键

远程工作正在兴起，如果你是一名经理，还没有直接管理在家工作的员工，那么你的日子就要来了。根据盖洛普(Gallup)的数据，43%的员工远程工作。虽然远程工作在小公司中很常见，但并不仅限于小企业:《财富》100强企业中，十分之七的经理管理着至少一名远程员工。虽然这在千禧一代中也很常见，根据人力资源管理协会的数据，60%的千禧一代远程工作，但数据还显示，任何一代的成年人中，如果有机会，约有五分之四的人会选择远程工作。

根据全球劳动力分析公司的数据，大约370万名员工至少有一半时间在家工作，这一数字占美国所有员工的2.5%。别忘了职业自由职业者数字游牧民族都在激增一些统计数据预计到2027年，美国一半以上的劳动力将是自由职业者。不管是否是自由职业者，研究公司IDC预测，到2020年，72%的员工将没有办公桌，这意味着他们可以在大楼里的任何地方、邮政编码的任何地方或全球各地工作。综上所述，管理者需要培养远程管理技能——而且要快。

许多管理者不愿意接受管理远程工作人员的挑战，认为如果部分或所有团队成员都不在现场，母体就放弃了领导这些人的责任或能力。然而，鉴于工作场所趋势的性质，大多数经理在监督远程个人或远程团队方面几乎没有选择。这是因为远程工作的好处一旦被看到，就很难否认。

态度决定一切——对于远程团队来说，有一个好消息对经理们来说:大多数员工喜欢远程工作的机会，原因有很多，从减少通勤时间到有机会把他们的日程安排分成一天的部分，从而更好地平衡工作和生活。换句话说，员工想要远程工作的特权，因此他们通常愿意满足管理层制定的规则、要求、期望和意外情况，以保留他们远程工作的权利。

• 远程团队成员参与其中。根据盖洛普(Gallup)的研究，远程工作的人比只在办公桌前工作的人更快乐。该研究报告称，远程工作者的敬业度比在办公室工作的同事高出32%。也就是说，并不是所有的远程工作者都想完全摆脱束缚。尽管远程团队成员和雇主之间的“最佳参与度”已经从每周一天(20%不在工作场所)增加到三到四天(60%到80%不在工作场所)，但员工仍然可以享受面对面的社交联系、免费咖啡和工作场所的结构。
• 远程是一根胡萝卜。无论你关心的是自上而下的管理还是自下而上的管理，请记住，员工们都愿意为了远程工作的特权而灵活和牺牲。安永会计师事务所(Ernst & Young) 2015年的一项研究显示，除了有竞争力的薪酬和福利，工作的灵活性是最重要的，尤其是对父母来说。员工将做出牺牲来获得灵活性:根据全球工作场所分析公司(Global Workplace Analytics)的数据，约37%的技术工作者愿意接受在家工作的薪水减少10%。思杰(Citrix)的研究证实了这一事实:一家公司透露，近三分之二的团队成员愿意放弃至少一项与工作有关的福利，以换取每周只能在家工作一次的特权。
• 节省时间就是赚钱。远程员工获得的通勤时间通常会重新投资到他们的工作日中。美国电话电报公司(AT&T)报告称，远程员工每周要比在现场工作的员工多投入5个小时的工作时间，而太阳微系统公司(Sun Microsystems)报告称，他们节省的通勤时间中有67%都回到了工作时间。想想这样一个事实:一个每周节省6小时通勤时间的员工，在50周的时间里，可以为公司多贡献200个小时的工作时间——整整5个星期工作40个小时!

远程工作还有另一种方式可以为管理者提供财务和时间上的优势。在全球工作场所分析公司的调查中，约46%的公司表示，远程办公减少了人员流动率——这意味着，如果远程员工长期留在公司，招聘、雇佣和培训新员工的时间和成本就会减少。照顾和喂养远程团队可能需要管理人员预先投入时间和技术培训，但减少人员流失和团队流失难道不是对这种努力的一种有价值的回报吗?

领导远程控制团队取得成功的经理需要花额外的时间收集他们个人和专业需要的见解。虽然这也适用于领导办公室团队的经理，但远程团队成员经常有办公室员工没有的工作问题。想知道当员工在你的工作场所担任远程角色时，他们会担心什么吗?以下是远程工作者在工作场所研究中提到的四个问题，以及解决或抵消这些问题的方法。

关注点1:远程办公的员工能升职吗?

十分之一拥有灵活工作时间或远程工作安排的美国员工告诉安永，他们因为灵活的工作安排而经历了“负面后果”，这表明在许多工作场所，灵活性仍然是一种耻辱，他们可能会错过加薪、内部招聘或晋升。员工们，尤其是父母们，害怕缺乏工作灵活性的办公室，或者不允许在家里或其他第三方地点工作的零远程办公政策。即使他们进入了少有的灵活的部门，经理或内部工作变动是否意味着他们失去了灵活性?

管理者可以做什么:为远程团队成员设定清晰、可衡量的目标，可以在年度回顾、晋升、关键项目或内部重新分配时证明远程工作的价值。此外，如果管理者定期与远程员工讨论职业目标，让远程员工与导师或其他在远程背景下成长的专业人士合作，在内部表彰远程员工的贡献，这样员工就能获得知名度，并邀请远程员工参加虚拟或办公室活动，在那里员工可以与更广泛的员工建立联系，这可以缓解恐惧。

关注点2:完成工作的障碍

四分之一远程工作者觉得他们的异地状态会阻碍他们完成工作相关的任务。其中一些障碍可能是合理的:是否有人忘记提供密码或在注销当天之前邀请远程团队成员访问共享文档?技术支持人员是否无法解决远程员工的问题?是技术故障导致他们无法参加虚拟会议，而办公室员工却继续在会议室里开会?

管理者可以做什么:管理人员和远程员工需要定期接受培训和再培训，了解如何使用技术，使远程工作更好地发挥作用。如果员工和雇主都了解共享文件和公司资源所需的技能，那么完成工作的障碍就会最小化。欧宝体育app官方888除了电子邮件，谷歌Docs、Smartsheet或Dropbox等基于云计算的系统可以让员工在一天中的任何时间在自己和经理之间“传递接力棒”。此外，在与远程参与者举行会议时，使用技术来存档会议(无论是录音还是DIY访问演示材料)都是有用的——这样，从电话或在线会议中被排除的场外员工至少可以扫描笔记或稍后收听。

关注点3:FOMO

害怕错过(FOMO)对于远程团队成员来说是一个合理的担忧。约十分之四根据佐格比分析公司(Zogby Analytics)的数据，在家办公的员工担心他们错过了来自管理层的关键信息，或者他们接收信息的时间过晚。员工可能还会怀疑他们错过了重要的“饮水机”闲聊、自发的午餐、欢乐时光、办公室慈善项目或可以团结团队的志愿服务。远程工作者——无论是长期合同工还是全职工作人员——经常感到孤独，日复一日地独自工作。盖洛普(Gallup)的数据显示，有至少一个同事朋友的员工比没有朋友的员工快乐50%。

管理者可以做什么:拥有大型远程团队的工作场所通常选择基于云的“饮水机”环境，团队成员可以与团队或一对一进行交互。管理者可以鼓励远程员工通过这些网络与公司内的队友或同事进行社交，从而在工作中形成关系。此外，如果员工或团队完全远程，管理层可能希望安排一次定期的会议，让整个团队去一个地方参加峰会，或者让整个团队来到办公室，与他们主要在屏幕上看到的名字进行协作和交流。建立正式的联系对于对抗FOMO很重要。

是什么造就了强大的远程管理?无论你是管理一个远程员工还是整个分布式团队，你都需要具备(或培养)几个特质来领导你的团队。

• 他们“了解”远程工作:成功进行远程管理的管理者已经摆脱了一些常见的误区，比如远程员工需要不同的管理，而实际上他们需要的是不同形式的联系和互动，以保持良好的沟通。他们也看穿了可能导致微观管理的“眼不见心不烦”的恐惧，知道——如果有的话——远程员工工作太多，应该鼓励他们休假或在合理的时间结束他们的工作日。他们明白，远程人员配备是良好业务的一部分，团队成员可能更快乐、更有效率，同时也比现场员工提供更多的工作时间。ob欧宝娱乐app手机下载
• 他们了解整个员工，了解他们的工作节奏和观点:要想让远程办公蓬勃发展，管理者和雇主之间的信任是关键。通过了解员工的整个生活和工作模式——他们的动力是什么，为什么他们想要这样的工作方式，你可以迅速获得信任。如果一名员工起得很早，下午晚些时候去接放学的孩子，晚饭后又继续工作，那么对于一个想要根据团队成员的工作效率、工作流程节奏和工作时间设定自己(和他人)期望的经理来说，了解家庭时间表将大有帮助。ob欧宝娱乐app手机下载工人们可能不会在传统的朝九晚五的工作日内工作，但会有几个小时的工作时间。
• 他们设定明确的期望和目标:无论是关于项目何时需要完成，如何利用指挥链，还是经理/员工何时同时可用，重要的是要设定明确的期望，随着时间的推移，建立信任。团队可能不会在传统的朝九晚五的工作日内工作，但确定工作时间和下班时间是为员工和经理设置期望的一个例子。
• 他们包括并认可远程工作者:虽然承包商和自由职业者可能习惯了很少的认可(通常支票就可以了)，但远程员工希望并需要对他们的贡献得到认可。这可以采取邀请现场员工参加电话/视频会议的形式，信息共享(部门或整体公司发展的更新，定期的状态更新会议)，或其他形式的定期检查，经理可以传达赞扬，验证，并将每个员工对更大的项目或计划的贡献结合起来。对于一个全球或多个时区的团队，认可可能采取在不同时间召开会议的形式，以尊重每个员工的不同时区。
• 他们宣扬并规范了工作场所中的远程工作:远程团队成员，无论是刚开始远程工作还是刚到工作场所，经常担心失去机会或缺乏能见度会伴随着他们的位置。除了对个人贡献的认可，优秀的管理者还会跟踪、衡量并报告远程实现项目的成功以及完成项目的个人。将非现场工作主流化——所以这不是例外，而是一种常态——对经理和员工来说都是很好的实践。

要了解更多关于如何通过通信支持远程团队的信息，请阅读“如何为您的企业实施远程团队沟通策略:最佳实践和专家建议．"

也许令人惊讶的是，美国联邦政府一直在提倡远程办公(他们更喜欢的术语是远程办公)远程办公)，理由是远程办公在以下方面有明显的好处:鼓舞员工士气;在恶劣天气或其他灾难期间，远程工作能够保持连续性;远程办公有可能减少房地产和公用事业成本，减少通勤浪费的时间。美国人事管理办公室介绍年度报告在最近的报告中，该机构表示，42%的联邦雇员符合远程办公的条件。大约有一半符合远程办公条件的员工正在这样做。

在联邦保护伞下的众多机构中，向远程办公的转变已经产生了巨大的节省，导致政府鼓励更多的远程工作(远程工作适用于给定的工作)。举几个例子:根据2017年远程办公年度报告(如上所述)，联邦紧急事务管理署(FEMA)估计，远程办公可以节省702277美元。美国国家航空航天局(NASA)在约翰逊航天中心推出了弹性星期五，每年的公共事业成本减少了8.5万美元，而国家残疾人委员会(National Council on disability)将通常发放给办公室职员的每年2400美元地铁福利纳入了预算。

这些数字创造了一个强大的动机，但政府承认，管理远程员工需要技巧。提交给国会的报告指出:“管理远程办公人员增加了主管的责任和他们的绩效管理技能。”“在远程办公环境中保持工作表现水平和达到改进目标需要优秀的管理技能。”

以下是政府网站列出的远程员工管理技能列表中最受欢迎的技能:

• 计划工作:该员工将在部门内完成哪些任务?
• 设定的期望:员工需要多好地完成任务，如何衡量和评估?
• 监控性能:工作的数量、质量、及时性和费用都值得监控，并且需要大量的沟通来建立基准。
• 认可员工的表现:对非现场员工的认可对于保持他们的积极性尤为重要。

除了这四个标准之外，有远程办公的部门领导通常会通过以下方式来推广:

• 通过持续性和业务规划(COOP)活动(79%的机构)
• 在全机构会议中推广远程办公(57%)
• 全机构支持远程办公的电子邮件(44%)
• 将远程办公与机构战略目标和目标联系起来(43%)
• 举办特殊的远程办公活动，如“远程办公周”(23%)
• 张贴标语或海报(10%)

如果你正在运营一个远程团队，并招募了一名新员工，或者启动了一个远程团队，并评估如何描述你提供的工作提议，请考虑以下几点:

你能在买之前试一下吗?

有时雇佣一个承包商或自由职业者是一个很好的方法来测试未来的工作。如果你是管理远程员工的新手，与自由职业者一起工作可能会为未来的工作提供一个可靠的测试——与那个自由职业者或不同的全职雇员。记录下承包商是否需要开会，以及开会的频率。如果这是一项正在进行的工作，它是20%、60%还是100%不在现场?就工作本身而言，你和自由职业者使用了什么技术来执行这个项目?这些技术是在办公室的IT基础设施中随时可用，还是在IT基础设施之外，比如在云中?如果你和这个承包商一起工作了一段时间，你需要建立什么样的沟通节奏?此外，如果公司没有远程员工协议准备好了，考虑与合适的领导或人力资源部门合作制定标准合同或定制自由职业者合同。

下载远程工作策略模板- Word

工作可以远程执行吗?

在你发布一份远程工作的招聘广告，或与有意进行远程工作安排的现有员工进行讨论之前，请仔细考虑一下手头的工作。简而言之，问问这个问题:这项工作实际上可以远程完成吗?特定的员工是否有家庭办公室或他们将在咖啡店工作?员工能否利用公司提供的办公技术完成工作任务，或者他们是否需要雇主的协助才能完成工作?(例如，如果员工住在远程，他们是否需要更高速度的互联网或特殊的通信升级，他们是否能够及时收到包裹，还是所有的运输都会因为他们的位置而一夜之间变得昂贵?)最后，员工是否需要特殊的加密或其他特殊的远程访问敏感信息?

你是否遇到过具有“远程准备”性格的求职者?

远程员工需要自我激励、独立、有创业精神、有创造性地解决问题(同时了解公司流程)、善于沟通、精通技术，并对学习新事物充满好奇心。在远程环境下，员工大部分时间都必须独自工作，主动处理项目(而不是等待不断的签到)，当他们收到简洁的沟通形式(简短的电子邮件、即时消息、文档编辑)时，选择不太个人化，同时也知道什么时候拿起电话或写一封有思想的电子邮件，用几个要点来传达大量信息或微妙的细节。在招聘远程职位时，明智的做法是询问候选人是否有全职或自由职业的远程工作经验，并询问推荐人是否与候选人一起远程工作过。一些雇主尝试使用多种联系方式来面试候选人，看看他们在每种联系方式之间切换得如何——因为这是对工作活跃度的一个相对准确的预测。

在人际关系中，第一印象很重要，但持续的交往也很重要。最好的经理会对远程招聘人员进行全面审查新员工培训，然后进行频繁、清晰的沟通，让远程员工了解公司环境和他们贡献的重要性，并始终有动力利用自己的职位做善事。

• 创建入职流程:虽然许多远程团队成员使用低水平或广泛使用的技术与雇主或项目协作，但当您引入新的远程员工时，请花一些时间让他们熟悉您的技术工具套件、项目管理协议、仪表板、社交内部网和会议工具。入职是建立企业文化和回答问题的关键时期。如果新员工精通虚拟办公室的一到两项技术，但不是全部四项技术，确保他们接受培训或指导。或者引导他们完成一个过程——在办公室，或者使用视频或其他虚拟演示技术。入职是建立企业文化和回答问题的关键时期。
  
  

下载上岗远程工作人员模板

• 建立文化:远程团队的优秀管理者会学习他们的观点，并有远程工作的经验(或至少尝试获得经验)。为远程员工选择正确的技术是成功的工作文化的重要因素，传达技术选择背后的功能原因也有帮助。经理们可以使用教学工具、应用程序和屏幕共享工具来展示他们对员工的期望，同时还可以与员工分享日历工具、虚拟内部网或“饮水机”聚会空间(应该为员工提供与同事的一对一随意联系以及一对组的交流)和会议工具。
• 常规签到:在管理远程团队成员时，定期的面对面接触是至关重要的。无论是经理在工作环境中拜访远程员工，还是员工偶尔来办公室开会或共进午餐，还是公司定期举办异地务虚会并邀请整个团队参与，定期的人际接触都是建立牢固关系的关键，这种关系可以在虚拟环境中维持下去。
• 提供津贴:虽然许多雇主都对让员工部分或全部时间在异地工作所节省的成本垂涎三滴，但对远程工作者来说，分享这些节省的好处很重要。无论是为这些员工提供家庭办公室津贴，让他们使用最新或尖端的技术，还是为他们的服务支付溢价，还是为远程员工支付一些奖金或溢价，经理们都需要尊重这些人。
• 促进远程:不要让远程员工最糟糕的噩梦成真。提拔远程办公的员工，并向团队的其他成员发出一个信号:无论他们是在办公室还是在远程办公，最终的成功都与地点无关。换句话说，不要表现出偏袒的现象——伦敦商学院(London Business School)指出，在既有现场团队也有远程团队的办公室里，这是一个风险。经常询问远程办公员工的短期和长期职业目标。远程员工想要的是全职工作，既能获得灵活性，又能选择专业提升。他们不能承担管理者不知道他们想要的责任。所以和他们谈谈。
• 尽早、经常征求员工的反馈:在管理远程团队时，请记住，团队成员可能对公司流程有宝贵的意见，而现场经理可能没有考虑到这些意见。为了包容性和流程改进，征求员工的反馈。

阅读我们的全面的指导建立强大的远程企业文化。

在大大小小的组织中，选择正确的虚拟工作工具组合对于远程员工或团队的成功至关重要。经理们可能希望在与远程团队成员开会之前以虚拟方式查看正在进行的工作，远程员工可能希望查看存储在云中的资源或材料，以便继续工作，项目负责人可能希望跟踪全球单位的里程碑和瓶颈。欧宝体育app官方888

除了这些需求，分布式团队还需要一套可靠的即时通信工具，允许个人共享数据(通常以复杂的形式，如电子表格、演示格式等)、图像和快速的个人消息——这意味着实时工具(消息传递、共享屏幕、基于云的文档)、即时消息和视频的组合都可能是必需的。下面是一些公司用来运行远程群组的工具。

创始人15 5该公司结合使用Zoom和谷歌Drive，以及自己的员工反馈工具，从3万英尺的高度跟踪员工的工作状态，并在必要时引导员工朝着正确的方向前进。

远程团队的文档协作

文档协作对于大多数远程团队都很重要。无论一个非营利组织是在用来自多个部门的输入和数据撰写一份赠款，还是一个机构在提交一份客户工作建议，找到多个用户可以同时贡献或轮流贡献的平台都很重要。谷歌文档和谷歌驱动器提供多种可共享的工具，使文档，电子表格和其他文件类型易于共享，用户识别识别消息和编辑笔记给特定的参与者。Hackpad (Dropbox旗下)是另一个受欢迎的平台。

项目管理和沟通工具

当工作必须分阶段进行并且涉及多个用户时，项目管理工具是进度、瓶颈和项目性能的优秀存档。远程团队可以使用AceProject, Bitrix 24, Mango, Yammer, Evernote, azendo或Smartsheet。Toggl在时间管理方面很受一些经理的欢迎，因为时间效率或平衡多个项目会导致时间使用问题。例如，儿童慈善机构世界宣明会使用内容管理其全球分布的项目负责人团队的项目，他们都在多个时区工作。数字营销公司格兰芬多指出，数字化工作流程对于分布式团队至关重要。

视频和照片功能工具

语音、信息和视频支持的工具可以创建一个“虚拟饮水机”，让员工一对一地进行小型社交或解决问题的互动，但它们也提供了良好的实时会议选项，让人们既可以交谈或文本，也可以同时查看演示材料。Skype，除了短信外，它还具有视频通话和电话功能，以及谷歌Hangouts, Facetime和Appear。都属于这一类。

企业消息和会议平台

消息传递可以一对一或一对多进行，同时进行多个对话的平台对远程团队非常有用。Zoom允许这些类型的通信，而Slack允许团队创建自己的封闭消息网络(或通道)，并可根据需要进行一对一的侧对话。这些工具同时支持生产力和虚拟饮水机功能，在这些功能中，ob欧宝娱乐app手机下载分散的团队成员尽管位于不同的位置，但可以进行单独的交互。Zapier在数十个地点拥有20多名员工，它使用Slack作为虚拟办公室和群聊天室——现在有20多个频道(其中一些已经准备归档)，其创始人在博客中写道。

在线会议

每个团队都需要一个在线会议工具。GotoMeeting很受欢迎，World Time Buddy等应用程序可以帮助你跨越时区安排会议。

消息传递和消息管理

任何工作场所最基本的两个工具是电子邮件账户和电话。但是，多个电子邮件和消息账户的组合，再加上通过工作电话、个人移动设备和社交媒体平台(Twitter、Facebook)进行通信，可能会让信息管理变得令人困惑。一些远程团队和员工使用Zapier等工具(Zapier是一款将消息提醒发送到首选目的地的应用程序)或Whatsapp来配置自定义解决方案来管理消息。因为远程员工可能得不到现场员工的公开认可，一些经理使用电子邮件作为与个人和团队(关于个人)沟通工作出色的工具。这就是人力资源公司Inkwell的首席执行官梅勒妮·玛农在接受《哈佛商业评论》采访时喜欢公开表扬的原因，这样整个团队都能知道他们中有谁提供了出色的服务。

屏幕分享和培训

对经理来说，远程培训员工是一项重要的任务，使用屏幕共享工具和培训平台来定制流程或“最终产品”外观的示例可能会很有用。ob欧宝娱乐app手机下载TeamViewer和Join。me是有用的，因为是Screenflow和Camtasia。

员工的反馈

那些信任员工在异地工作的管理者也信任他们在团队中使用的流程和生产技术。ob欧宝娱乐app手机下载衡量员工士气和收集员工反馈不仅可以为公司流程提供信息，还可以向远程员工表明，他们的用户体验对管理层很重要。TeamMood等工具可以衡量士气，而15Five可以帮助汇总员工反馈。调查工具，如SurveyMonkey，也可以发挥作用。

集体的记忆

远程工作环境需要大量基于云的技术，以及大量的密码和登录。LastPass企业版可以保存登录信息，而HelloSign则是一些工作环境中必要的便捷电子签名工具。

Smartsheet的资源管理是一个功能强大的资源管理软件，有助于有效地管理项目背后的人员、内容和时间。

使用Smartsheet的资源管理，您可以更轻松地为项目组建最佳团队，保持项目进度和预算正常运行，并自信地预测业务需求。

当团队清楚了要完成的工作以及由谁来完成时，就没有人知道他们在相同的时间内能多完成多少工作。观看免费演示以了解更多有关Smartsheet资源管理的知识。