地面控制致汤姆少校:有效管理远程团队的关键

远程工作正在兴起，如果你是一名经理，还没有对在家工作的员工直接负责，那么你的日子就要来了。根据盖洛普的数据，43%的员工远程工作。尽管远程工作在小公司中很常见，但它并非小型企业所独有:《财富》100强企业中，有七成的经理至少管理一名远程员工。根据人力资源管理协会(Society of Human Resource Management)的数据，这在千禧一代中也很常见，其中60%的人远程工作，但数据还显示，如果有机会，任何一代人中都有大约五分之四的成年人会选择远程工作。

根据全球劳动力分析，大约有370万员工至少有一半的时间在家工作，这一数字占美国所有员工的2.5%。别忘了职业自由职业者和数字游牧民族正在激增，与一些统计数据预计到2027年，超过一半的美国劳动力将是自由职业者。无论是否自由职业者，研究公司IDC预计，到2020年，72%的员工将不再使用办公桌，这意味着他们可以在大楼、邮政编码区或全球任何地方工作。综上所述，管理者需要发展远程管理技能——而且要快。

许多管理者在接受管理远程员工的挑战时犹豫不决，他们认为，如果部分或全部团队成员都不在现场，那么公司就已经放弃了领导这些人的责任或能力。然而，鉴于工作场所趋势的本质，大多数管理者在监督远程个人或远程团队方面几乎没有选择。这是因为远程工作的好处，一旦看到，就很难否认。

态度决定一切——当涉及到远程团队时，对管理者来说有一个好消息:大多数员工都喜欢远程工作的机会，原因有很多，从减少通勤时间到有机会将他们的时间表分成一天的部分，这样可以更好地平衡工作和生活。换句话说，员工想要远程工作的特权，因此他们通常愿意满足管理层制定的规则、要求、期望和突发事件，以保留他们远程工作的权利。

• 远程团队成员参与其中。根据盖洛普(Gallup)的研究，远程工作的人比只坐在办公桌前的同事更快乐。该研究报告称，远程工作者的敬业度比在办公室工作的同事高出32%。也就是说，并不是所有的远程工作者都想完全摆脱束缚。虽然远程团队成员和雇主之间的“最佳参与”已经从每周一天(20%不在现场)增加到三到四天(60% - 80%不在现场)，但员工仍然喜欢面对面、社交联系、免费咖啡和工作场所提供的结构。
• 遥控是一根胡萝卜。无论你关心的是向上管理还是向下管理，请记住，员工都愿意为远程工作的特权而灵活和牺牲。安永会计师事务所(Ernst & Young) 2015年的一项研究显示，在有竞争力的薪酬和福利之后，工作灵活性是最重要的——尤其是对父母来说。员工会为了获得灵活性而做出牺牲:根据全球职场分析公司(Global Workplace Analytics)的数据，约37%的科技工作者愿意接受减薪10%的在家工作。思杰的研究证实了这一事实:一家公司透露，近三分之二的团队成员愿意放弃至少一项与工作相关的福利，以换取每周只在家工作一次的特权。
• 节省时间就是赚钱。远程办公员工节省下来的通勤时间通常会重新投入到他们的工作日中。美国电话电报公司(AT&T)报告称，远程办公的员工每周比现场办公的员工多投入5个小时的工作时间，而太阳微系统公司(Sun Microsystems)报告称，他们节省的67%的通勤时间回到了工作时间。考虑一下这样一个事实:一个员工每周节省6个小时的通勤时间，在50周的时间里，可以为公司多贡献200个小时的工作时间——也就是整整5个40小时的工作周!

远程工作还可以为管理者提供资金和时间上的优势。全球职场分析公司(Global Workplace Analytics)调查的约46%的公司表示，远程办公减少了人员流失——这意味着，当远程员工长期留在公司时，招聘、雇用和培训新员工的时间和成本都会减少。照顾和喂养远程团队可能需要对管理人员进行时间和技术培训的前期投资，但是减少人员流失和团队流失难道不是对这种努力的值得回报吗?

领导远程控制团队走向成功的管理者需要花额外的时间来了解他们个人和专业上的需求。虽然这也适用于领导办公室内团队的经理，但远程团队成员通常会有办公室内员工所没有的工作场所担忧。想知道当员工在你的工作场所担任远程角色时，他们会有什么顾虑吗?以下是远程工作者在工作场所研究中指出的四个问题，以及解决或抵消这些问题的方法。

问题1:远程员工会得到晋升吗?

十分之一实行弹性工作时间或远程工作安排的美国员工告诉安永会计师事务所，他们曾因弹性工作安排而受到“负面影响”，这表明在许多工作场所，弹性工作仍然是一种耻辱，他们可能会错过加薪、内部招聘或晋升。员工，尤其是父母，对工作场所缺乏灵活性或零远程办公政策(不允许在家或其他第三地点工作)的办公室感到恐惧。即使他们进入了少有的灵活部门，经理或内部职位的变动是否意味着他们失去了灵活性?

管理者可以做什么:为远程团队成员设定清晰、可测量的目标，可以在年度评审、晋升、关键项目或内部重新分配时证明远程执行工作的价值。此外，如果管理者定期与远程员工讨论职业目标，让远程员工与在远程背景下成长起来的导师或其他专业人士保持一致，在内部认可远程员工的贡献，让员工获得能见度，并邀请远程员工参加虚拟和办公室活动，让员工与更广泛的员工群体建立联系，这可以减轻他们的恐惧。

问题2:完成工作的障碍

四分之一远程工作者觉得自己的异地状态给完成与工作相关的任务带来了障碍。其中一些障碍可能是合理的:是否有人忘记提供密码，或者在下班前邀请远程团队成员访问共享文档?技术支持是否无法解决远程员工的问题?是技术故障让他们无法参加虚拟会议，而办公室员工仍在会议室里进行会议?

管理者可以做什么:管理人员和远程员工需要定期接受培训和再培训，了解如何使用使远程工作发挥良好作用的技术。如果员工和雇主都掌握了共享文档和公司资源所需的最新技能，那么完成工作的障碍就会最小化。欧宝体育app官方888除了电子邮件，谷歌文档、Smartsheet或Dropbox等基于云的系统可以让员工在一天中的任何时间在自己和经理之间“传递接力棒”。此外，当与远程参与者进行会议时，使用技术将会议存档(无论是录音还是DIY访问演示材料)都是有用的——这样，从电话或在线会议中退出的非现场员工至少可以浏览笔记或稍后收听。

关注#3:FOMO

害怕错过(FOMO)是远程团队成员的合理担忧。约十分之四据佐格比分析公司(Zogby Analytics)称，在家办公的员工担心他们错过了来自管理层的关键信息，或者他们收到信息太晚了。员工可能还会怀疑他们错过了重要的“茶水间”闲聊、自发的午餐、欢乐时光、办公室慈善项目或可以团结团队的志愿服务。远程工作者——无论是长期合同工还是全职办公室职员——在日复一日的独自工作时常常感到孤独。盖洛普(Gallup)的数据显示，至少有一位同事的员工比那些没有朋友的员工快乐50%。

管理者可以做什么:拥有大型远程团队的工作场所通常会选择基于云的“饮水机”环境，团队成员可以与团队或一对一进行交互。管理者可以鼓励远程员工通过这些网络与公司内的队友或同事进行社交，从而在工作中建立关系。此外，如果员工或团队是完全远程的，管理层可能希望安排一个定期的会议，让整个团队去一个地方参加峰会，或者让整个团队进入办公室，与他们主要在屏幕上看到的名字进行协作和交流。建立一些正式的联系对于对抗FOMO很重要。

是什么造就了强大的远程管理?无论你是管理一个远程员工还是整个分散的团队，要领导你的团队，你都需要具备(或培养)一些特质。

• 他们“了解”远程工作:在远程管理方面取得成功的管理者已经克服了常见的误解，比如远程员工需要不同的管理，而他们真正需要的是不同形式的联系和互动，以保持良好的沟通。他们也能超越可能导致微观管理的“眼不见，心不烦”的恐惧，知道——如果有的话——远程员工工作太多，应该鼓励他们休假或在合理的时间结束一天的工作。他们明白远程人员配置是良好业务的一部分，团队成员可能会更快乐、更有效率，同时也比现场员工提供更多的工作时间。ob欧宝娱乐app手机下载
• 他们了解整个员工，了解他们的工作节奏和观点;远程办公要想成功，管理者和雇主之间的信任是关键。你可以通过了解员工的整个生活和工作模式——是什么激励着他们，为什么他们想要这样工作——来迅速获得信任。如果一名员工起得很早，下午晚些时候下班去迎接孩子放学后，晚饭后又继续工作，那么了解家庭的日程安排对管理者来说很有帮助，管理者可以根据团队成员的工作效率、工作节奏和工作时间设定自己(和他人)的期望。ob欧宝娱乐app手机下载工人们可能不会在传统的朝九晚五的工作日内工作，而是会有工作时间。
• 他们设定了明确的期望和目标:无论是关于项目何时需要完成，如何利用命令链，还是当经理/员工同时可用时，设定明确的期望是很重要的，随着时间的推移，建立信任。团队可能不会在传统的朝九晚五的工作日内工作，但建立上下班时间是员工和经理期望设定的一个例子。
• 他们包括并认可远程工作者:虽然合同工和自由职业者可能习惯了很少的认可(通常一张支票就可以了)，但远程员工希望并需要对他们的贡献进行认可。这可以采取邀请与现场员工进行电话/视频会议的形式，信息共享(部门或整体公司发展的最新情况，定期状态更新会议)，或其他形式的定期检查，经理可以传达表扬，确认，并将个人员工对更大项目或计划的贡献纳入背景。对于一个全球或跨时区的团队来说，为了尊重每个员工的不同时区，可能会在不同的时间错开会议。
• 他们在工作场所宣传和规范远程工作;远程团队成员，无论是刚开始远程工作还是刚进入工作场所，经常担心失去机会或缺乏可见性将伴随他们的职位。除了对个人贡献的认可之外，优秀的管理者还会跟踪、衡量和报告远程完成的项目和完成这些项目的个人的成功。将非现场工作纳入主流——所以这不是例外，而是一种常态——对经理和员工来说都是一种很好的做法。

要了解有关如何通过通信支持远程团队的更多信息，请阅读“如何为您的企业实施远程团队沟通策略:最佳实践和专家提示。"

也许令人惊讶的是，美国联邦政府一直在提倡远程办公(他们更喜欢的术语是远程办公)，他列举了远程办公的诸多好处，包括提高员工士气、远程工作能够在天气或其他灾害期间保持连续性，以及远程办公有可能减少房地产和公用事业成本以及在通勤上浪费的时间。美国人事管理办公室提出年度报告在最近的报告中，该机构表示，42%的联邦雇员有资格享受远程办公。大约一半有资格远程办公的员工都在这样做。

在联邦保护伞下的众多机构中，向远程办公的转变产生了显著的节省，导致政府鼓励更多的远程办公(远程办公适用于特定的工作)。举几个例子:根据2017年远程办公年度报告(如上所述)，联邦紧急事务管理局(FEMA)估计，远程办公可节省702,277美元。美国国家航空航天局(NASA)在约翰逊航天中心(Johnson Spaceflight Center)推出的Flex Fridays项目使每年的公用事业成本减少了8.5万美元，而美国全国残疾人委员会(National Council on Disabilities)则将通常发放给上班族的每年2400美元的地铁福利重新纳入预算。

这些数字创造了一个强大的底线动机，但政府承认，管理远程员工需要技巧。这份提交给国会的报告指出:“管理远程工作者给主管和他们的绩效管理技能增加了责任。”“在远程办公环境中保持绩效水平和实现改进目标需要出色的管理技能。”

以下是政府期望的远程员工管理技能列表中的顶级技能:

• 计划工作:该员工将在部门内完成哪些任务?
• 设定的期望:员工需要多好地完成任务，如何衡量和评估?
• 监控性能:工作的数量、质量、及时性和费用都值得监控——建立基准需要大量的沟通。
• 表彰员工的表现:对非现场员工的认可对于保持他们的积极性尤为重要。

除了牢记这四个标准之外，远程办公部门的领导者通常还会通过以下方式进行推广:

• 通过连续性和运营规划(COOP)活动(79%的机构)
• 在全公司会议中推广远程办公(57%)
• 整个机构支持远程办公的电子邮件(44%)
• 将远程办公与公司战略目标联系起来(43%)
• 举办特殊的远程办公活动，例如“远程工作周”(23%)
• 张贴招牌或海报(10%)

如果你正在管理一个远程团队并为其增加一名新员工，或者启动一个远程团队并评估如何描述你所提供的工作建议，请考虑以下几点:

你能在买之前试一下吗?

有时候，雇佣合同工或自由职业者是测试未来非现场工作的好方法。如果你是管理远程员工的新手，和自由职业者一起工作可能会为你未来的工作提供一个可靠的测试——和那个自由职业者，或者另一个全职雇员。记下承包商是否需要参加会议以及多久一次。如果这是一项正在进行的工作，是20%、60%还是100%不在现场?就工作本身而言，你和自由职业者在执行项目时使用了哪些技术?这些技术是在办公室的IT基础设施中随时可用，还是会驻留在IT基础设施之外，比如云中?如果你与这个承包商长期合作，你需要建立什么样的沟通节奏?此外，如果公司没有远程工作者协议准备好了，考虑与合适的领导或人力资源部门合作，制定标准合同或为自由职业定制合同。

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这项工作可以远程完成吗?

在你为一份需要远程办公的工作做广告，或者与一名渴望远程办公的现有员工进行讨论之前，仔细考虑一下手头的工作。简而言之，问这样一个问题:这项工作真的可以远程完成吗?该员工是否有家庭办公室，还是在咖啡店工作?员工能否利用公司提供的办公技术完成工作任务，还是需要雇主的帮助才能使工作变得可行?(例如，如果工作人员住在偏远地区，他们是否需要更快的互联网或特殊的通信升级，他们是否能够及时收到包裹，或者由于他们的位置，所有的运输都会在一夜之间变得昂贵?)最后，员工是否需要特殊的加密或其他特殊的远程访问敏感信息?

你是否遇到过具有“远程准备型”性格的求职者?

远程员工需要自我激励、独立、有创业精神、有解决问题的创造性(同时了解公司流程)、有响应性的沟通者、精通技术、对学习新事物充满好奇心。在远程环境中，员工大部分时间必须独自工作，主动处理项目(而不是等待不断的签到)，当他们收到简短的沟通形式(简短的电子邮件、即时消息、文件编辑)时，不要选择把它当作是针对个人的，同时也知道什么时候拿起电话或写一封深思熟虑的电子邮件，其中包含几个要点来传达大量信息或细微的细节。招聘远程职位时，明智的做法是询问应聘者是否有全职或自由远程工作经验，并询问推荐人是否曾与应聘者一起远程工作过。一些雇主尝试使用多种联系方式来面试求职者，看看他们在每种联系方式之间的切换情况如何——因为这是对工作活动相对准确的预测。

在人际关系中，第一印象很重要，但持续的交往也很重要。最好的管理者会对远程招聘进行彻底的检查新员工培训，然后进行频繁、清晰的沟通，让远程员工了解公司背景和他们的贡献的重要性，并始终有动力利用他们的职位做善事。

• 创建入职流程:虽然许多远程团队成员使用低挂或广泛使用的技术与雇主或项目合作，但当您引入新的远程员工时，请花一些时间让他们熟悉您的技术工具套件，项目管理协议，仪表板，社交内部网和会议工具。入职是建立企业文化和回答问题的关键时刻。如果新员工对主导虚拟办公室的一种或两种技术很熟练，但不是所有四种技术都很熟练，那么要确保他们接受培训或指导。或者带他们完成一个流程——在办公室里，或者使用视频或其他虚拟演示技术。入职是建立企业文化和回答问题的关键时刻。
  
  

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• 建立文化:优秀的远程团队管理人员学习他们的观点，并拥有为公司远程工作的经验(或至少试图获得经验)。为远程员工选择合适的技术可以为成功的工作文化做出重要贡献，传达技术选择背后的功能原因也会有所帮助。管理者可以使用教学工具、应用程序和屏幕共享工具来展示他们对员工的期望，同时也与他们分享日历工具、虚拟内部网或“饮水机”聚会空间(应该为员工提供与同事随意的一对一接触，以及一对组的交流)和会议工具。
• 常规签到:当管理远程团队成员时，定期的面对面接触是至关重要的。无论是经理在工作环境中拜访远程员工，还是员工偶尔到办公室开会或共进午餐，还是公司定期举行异地务虚会并邀请整个团队参与，定期的人际接触都是建立足够牢固的关系以维持彼此关系的关键。
• 提供津贴:虽然许多雇主对让员工部分或全部时间在异地工作所节省的成本垂涎三尺，但对于远程工作者来说，分享这些节省的好处很重要。无论是为这些员工提供家庭办公津贴，让他们使用最新或最尖端的技术，还是为他们的服务支付额外费用，或者为远程员工支付一些奖金或额外费用，管理者都需要尊重这些员工。
• 促进远程:不要让远程员工最可怕的噩梦成真。提拔远程员工，并向团队的其他成员发出一个信号:无论他们是在办公室还是远程办公，成功最终都是与地点无关的。换句话说，不要对……表现出偏见的现象伦敦商学院(London Business School)在现场和远程团队混合的办公室中指出了这一风险。经常询问远程员工的短期和长期职业目标。远程办公的员工想要全职工作，既要有灵活性，又要有专业提升的机会。他们不能承担管理者不知道他们想要的责任。所以和他们谈谈。
• 尽早并经常征求员工的反馈意见:当管理一个远程团队时，请记住，团队成员可能对公司流程有宝贵的投入，而现场经理可能没有考虑到这一点。为了包容和流程改进，征求员工的反馈。

阅读我们的全面的指导建立强大的远程公司文化。

在大型和小型组织中，选择正确的虚拟工作工具组合对于远程员工或团队的成功至关重要。管理人员可能希望在与远程团队成员开会之前对正在进行的工作进行虚拟查看，远程员工可能希望查看存储在云中的资源或材料，以便他们可以继续工作，项目负责人可能希望跟踪全球单位的里程碑和瓶颈。欧宝体育app官方888

除了这些需求之外，分布式团队还需要一套可靠的即时通信工具，允许个人共享数据(通常以复杂的形式，如电子表格、演示格式等)、图像和快速个人消息——这意味着实时工具(消息传递、共享屏幕、基于云的文档)、即时消息和视频的组合可能都是必需的。下面介绍一些公司用来运行远程组的工具。

英国的创始人15 5这家软件公司结合了Zoom和Google Drive以及自己的员工反馈工具，从3万英尺的角度跟踪员工的工作状态，并在必要时推动员工朝着正确的方向前进。

远程团队的文档协作

文档协作对于大多数远程团队都很重要。无论是非营利组织利用来自多个部门的输入和数据编写赠款，还是机构提交客户工作提案，找到多个用户可以同时贡献或轮流贡献的平台都很重要。Google Docs和Google Drive提供了多种可共享的工具，使文档、电子表格和其他类型的文件可以轻松共享，并带有用户身份来识别信息和编辑给特定参与者的笔记。Dropbox旗下的Hackpad是另一个受欢迎的平台。

项目管理和沟通工具

当工作必须分阶段进行并且涉及多个用户时，项目管理工具是进度、瓶颈和项目绩效的优秀存档。远程团队可以使用AceProject、Bitrix 24、Mango、Yammer、Evernote、Azendoo或Smartsheet。Toggl在一些时间管理经理中很受欢迎，因为时间效率或平衡多个项目会产生时间使用问题。例如，儿童慈善机构世界宣明会使用内容在全球分布的项目领导团队中管理项目，他们都在多个时区工作。数字营销公司格兰芬多网指出，数字工作流程对分布式团队至关重要。

视频和照片功能工具

语音、信息和视频工具可以创建一个“虚拟饮水机”，员工可以一对一地进行小型社交或解决问题的互动，但它们也提供了很好的实时会议选项，人们既可以交谈或发短信，也可以同时查看演示材料。Skype，除了短信之外，还有视频通话和电话通话功能，以及谷歌Hangouts、Facetime和Appear。都属于这一类。

企业消息和会议平台

消息传递可以一对一或一对多进行的平台，可以同时进行多个对话，这对远程团队非常有用。Zoom允许这些类型的通信，而Slack允许团队创建自己的封闭消息网络(或频道)，可以根据需要进行一对一的对话。这些工具既可以提高生产力，也可以提供虚拟的饮水机功能，ob欧宝娱乐app手机下载在这些功能中，尽管分布在不同位置的团队成员可以进行单独的交互。Zapier在几十个地方拥有20多名员工，使用Slack作为其虚拟办公室和群聊天室，其创始人在博客中写道，Slack现在有20多个频道(其中一些已准备存档)。

在线会议

每个团队都需要一个在线会议工具。GotoMeeting很受欢迎，像World Time Buddy这样的应用程序可以帮助你安排跨时区的会议。

消息传递和消息管理

在任何工作场所，最基本的两个工具是电子邮件账户和电话。但是，多个电子邮件和消息帐户的组合，加上通过工作提供的电话、个人移动设备和社交媒体平台(Twitter、Facebook)进行通信，可能会使信息管理变得混乱。一些远程团队和工作人员使用Zapier等工具来配置管理消息的定制解决方案，Zapier是一款将消息提醒发送到你喜欢的目的地的应用程序。由于远程员工可能得不到现场员工那样的公众认可，一些管理者使用电子邮件作为一种工具，与个人和团队(关于个人)就工作的出色完成进行沟通。这就是人力资源公司Inkwell的首席执行官梅勒妮·马农在接受《哈佛商业评论》采访时的做法，她喜欢公开表扬，这样整个团队都知道他们中的一个人提供了出色的服务。

屏幕分享和培训

对管理人员来说，让远程员工入职是一项重要的任务，使用屏幕共享工具和培训平台以及定制的流程示例或“最终产品”外观可能会很有用。ob欧宝娱乐app手机下载TeamViewer和加入。我很有帮助，还有Screenflow和Camtasia。

员工的反馈

那些信任员工在非现场工作的管理者也信任他们告知团队内部使用的流程和生产技术。ob欧宝娱乐app手机下载衡量员工士气和收集员工反馈不仅可以告知公司流程，还可以向远程员工表明，他们的用户体验对管理层很重要。TeamMood等工具可以衡量士气，而15Five可以帮助汇总员工反馈。调查工具，如SurveyMonkey，也可以发挥作用。

集体的记忆

远程工作环境需要大量基于云的技术——以及大量的密码和登录。LastPass Enterprise可以保存登录，而HelloSign是在某些工作环境中必要的电子签名的方便工具。

Smartsheet的资源管理是一个强大的资源管理软件，有助于有效地管理项目背后的人，什么，什么时候。

通过Smartsheet的资源管理，您可以更轻松地为项目建立最佳团队，保持项目进度和预算的正轨，并自信地预测业务需求。

当团队明确了要完成的工作以及由谁来完成时，就不知道在同样的时间内他们能完成多少工作。观看免费演示以了解更多有关Smartsheet的资源管理。