选择在线数据库指南|智能表

什么是在线数据库?

一个在线数据库是可以从Internet或本地网络访问的数据库，而不是存储在服务器或计算机上的数据库。在线数据库托管在网站上或通过web浏览器上的软件即服务(SaaS)产品。ob欧宝娱乐app手机下载相比之下，云计算数据库是仅在Internet(而不是本地网络)上运行的数据库。云数据库由云计算平台运行，可以在任何地方访问，通常由多个用户一次访问。无论托管选项是什么，数据库通常被概念化为存储数据(无论是数字数据还是定性数据)的电子表格(网格布局)。但是，许多拥有关于特定主题的大量深入资源的网站也有资格作为数据库。欧宝体育app官方888

在线数据库可以用来创建数据库驱动的网站，这些网页被编程为直接从底层数据库中提取信息。如果有人更新或更改数据库中的信息，则网页会自动更新。您可以手动编写数据库驱动的网站，或者使用Web应用程序构建器将数据库连接到用户界面(UI)或其他用户友好的web环境-这是一个低代码开发平台它是任何不需要人工编程的平台。稍后我们将介绍一些提供web应用程序构ob欧宝娱乐app手机下载建器的产品。

数据库可以在内部用于存储和跟踪有关组织的信息，也可以为外部受众(客户和潜在客户或一般公众)创建数据库。通常，有三种不同级别的数据库访问:

开放:这些是互联网上任何人都可以使用的免费数据库。但是请注意，并非所有免费的在线数据库都是如此开源(平台的源代码对公众开放并可公开编辑)。的开放存取资料库一览表(LOADB)提供许多由政府机构、研究和学术机构创建的公共数据库的概要。
订阅:这些数据库可以通过订阅费(通常是按年或按月)访问。许多科学或学术期刊都是以订阅为基础的。
私人:私有数据库是对严格的、预先确定的受众开放的数据库。一些私有数据库以订阅模式运行，但许多选项是免费的，只需要登录凭据或指定访问权限。例子包括公司的内部资源或个人数据库。欧宝体育app官方888

的档案馆图书馆信息中心(ALIC)美国国家档案馆提供了一个全面的公共和基于订阅的在线数据库列表，包括政府、学术和科学数据库。

今天数据库的角色是什么?

在当今数据驱动的经济中，可靠的数据库极其重要。如今的数据库不仅仅是保存大量数据集，还可以为商业决策提供信息，帮助组织和优先安排个人生活，或者在确保平等获取信息方面发挥作用。

然而，有效地分析大量数据通常是很困难的。为了克服这一挑战，研究人员和学者正在部署策略，通过数据、文本和现实挖掘，将这些信息流转化为对公众有意义的见解。

此外，还有几个开放数据倡议，例如ODINE，开放数据研究所(ODI),开放数据国际其目的是提高机构间的透明度和效率。他们还寻求授权外部个人进行协作、创新和挑战当前的趋势或实践。公开数据也有经济上的好处。麦肯锡全球研究院(McKinsey Global Institute) 2013年的一份报告发现，开放数据“每年可以帮助释放3万亿至5万亿美元的经济价值”，涉及教育、交通、消费品、电力、石油和天然气、医疗保健和消费金融等领域。ob欧宝娱乐app手机下载

在公共数据与私人数据的争论中，双方都有道德方面的考虑。一方面，向公众发布记录可以提供更大的透明度，并有助于让组织承担责任。另一方面，公共数据可能会被用于进一步的研究，而不需要得到产生这些数据或受这些数据影响的人的知情同意。要了解更多关于研究公开可用数据的挑战，请阅读本文文章。

什么时候将在线数据库用于商业或个人用途

数据库是当今在线信息最基本和最常见的结构元素之一。(即使数据库本身不能在线访问，它通常也会链接到一个公共网站。)因此，您几乎可以将数据库用于任何专业或个人需求。在这两个级别上，数据库都极大地改进了信息组织和可访问性，这可以直接转化为更明智的决策和节省时间。此外，许多在线数据库通常允许您跨数据库链接数据，这样您就可以做出关系决策(这被称为关系数据库)关系数据库）.

在开始考虑特定的特性或产品之前，您需要确定希望数据库提供哪些功能。ob欧宝娱乐app手机下载在这个阶段，你说得越具体，你的选择过程就越容易。以下是需要考虑的六个关键方面:

内容类型:您需要您的数据库保存什么样的数据(数字数据、书面文章和资源、多媒体等)?欧宝体育app官方888确保您选择的选项能够支持必要的文件类型(文档、图像、音乐、照片等)，并且具有易于访问这些类型数据的布局。
内容数量:你有多少数据?您需要知道文件大小，以及预计的数据增长，以便选择具有适当存储空间的选项。大多数免费选项提供300MB到500MB的存储空间，或者相当于(通常)10,000条数据记录。
观众:谁将与您的数据库交互(公众、内部团队、家人和朋友，还是只有您自己)?这将影响布局、组织和可用性。
用户:有多少人需要访问数据库(考虑查看者、编辑和管理员)?您是否需要控制不同级别的访问?
安全:您的数据库是否存储私人或敏感信息?如果是这样，您需要一个具有必要基础设施的选项来防止安全破坏。最常见的数据加密是用SSL(安全套接字层)或TLS(传输层安全)完成的——如果URL前面有，你就知道网站是否被数据加密了https(s代表安全)。但是，如果您的数据库正在存储任何医疗信息，那么它也必须是HIPAA兼容。
寿命:您是否在一段时间内存储数据?数据多久需要更新一次?

企业通常在以下领域使用数据库:

客户关系管理：整合客户订单或反馈数据，跟踪客户购买历史。
财务状况:通过在线数据库管理会计，以便所有相关方可以随时随地访问最新数据。
库存跟踪:对你的库存——订单、时间和库存——保持准确、可访问的记录。了解更多关于库存管理的信息在这里。
人员:创建一个包含团队成员联系信息、历史、绩效和相关备注的数据库，HR可能会使用这些信息来维护记录和健康的员工关系。或者使用在线数据库将资源分配给项目，并轻松识别分配过多或不足。欧宝体育app官方888了解有关资源管理的更多信息在这里。

个人经常使用数据库进行以下工作:

个人预算:通过创建一个预算数据库，列出收入、支出和储蓄，来掌握你的个人财务状况。
Notes /待办事项列表:从任何设备访问在线数据库，因此您可以随时检索您的待办事项列表。
个人媒体:许多人已经在使用某种形式的数据库来存储他们的个人媒体，比如音乐或照片(iTunes、Spotify、iPhoto等)。在线版本将数据存储到云端，这样你就可以在任何有网络的设备上访问它们，而不是用本地文件占用设备存储空间。
医疗记录:您可以为您和您家人的医疗记录创建一个个人数据库，以便轻松访问处方，疫苗和病史。但是，请确保您的数据库具有适当的安全措施来容纳这类敏感数据。

创建在线数据库的方法

创建在线数据库有两种主要方法:您可以自己手动设计和构建整个数据库，或者您可以使用web应用程序。一些公司或个人选择从头开始构建在线数据库——这使您能够更好地控制功能(最终获得更大的灵活性)，但需要编程经验以及持续的管理和维护。

使用在线数据库应用程序可以省去很多数据库构建的繁重工作，但是有些平台仍然要求您具备一些基本的编程知识，以便创建或增强某些功能。最常见的编程语言是HTML、JavaScript和CSS，还有一些使用连接器产品，如Bootstrap或Facebook Parse。ob欧宝娱乐app手机下载此外，这些解决方案中的许多都提供了使用API(应用程序编程接口)将数据库共享或嵌入到网站中的能力。稍后，我们将深入了解一些最流行的在线数据库应用程序。

在线数据库的好处

使用在线数据库的主要和最明显的好处是易于使用，因为它几乎不需要人工编程和维护，并且可以从不同的设备同时访问它。此外，许多在线数据库应用程序提供了预先构建的模板，这些模板简化了数据库构建过程，并且大多数现成的接口都是考虑到最终用户而设计的。

使用在线数据库应用程序有几个额外的好处，包括:

成本:这些程序中的许多都是免费的或便宜的(通常按订阅收费)。通常，这比雇人建立网站或数据库要便宜得多，也比内部建立和维护要快得多。
设计:领先的在线数据库应用程序建立与直观，尖端的设计。如果您没有内部或个人资源用于设计，请选择一个应用程序。欧宝体育app官方888
安全:对于使用在线或基于云的数据库的组织和个人来说，数据安全是一个大问题。但是，大多数解决方案都提供访问控制、身份验证和数据加密来防止安全漏洞。如果安全性对您或您的组织至关重要(例如，如果您要存储医疗或财务记录)，请选择完全符合您需求的选项，以避免泄露、数据丢失或法律诉讼。
灵活性:在线数据库比离线数据库提供了更大的灵活性，离线数据库需要手动更新数据，而且随着时间的推移，随着需求的变化，很难自定义。在线解决方案还大大减少(甚至消除)了版本控制方面的挑战。

在实践中，上述好处转化为以下工作优势:

减少待办事项列表:当您的数据组织得更好且更易于访问时，它可以帮助您更快、更有效地完成工作流程(无论是专业的还是个人的)，从而减少工作积压。
更明智的决策:尽管有效地分析大量信息可能很困难，但存储和组织数据是了解您的情况的第一步。一旦您开发了适当的测试和评估方法，您就能够利用数据的力量做出更明智的业务决策。
减少应用开发时间:使用在线数据库应用程序最明显的好处是，它最大限度地减少了手动开发数据库本身所花费的时间。尽管如上所述，一些解决方案仍然需要低级别的开发，但您仍然可以通过产品的API、第三方应用程序集成和其他高级附加组件来实现更高的功能。ob欧宝娱乐app手机下载我们将在下一节中深入研究特定的功能。

如何为您选择合适的在线数据库

在选择数据库时，无论是专业使用还是个人使用，都没有单一的“正确”启发式。相反，要考虑您的特定需求，并寻找在功能、价格、安全性和可用性方面符合您标准的平台。

定制:这是需要考虑的最重要的方面。无论您是出于商业目的还是个人目的使用在线数据库，您都希望能够定制该程序以满足您的需求。请注意，您可能希望随时间更改自定义设置;如果是这样，那就寻找一个可以随你发展或扩展的解决方案。对于下面列出的许多功能，还要考虑该程序是否仅仅具有该功能，还是允许您以适合您的方式编辑该功能。

协作

应用内评论/消息:与其迷失在电子邮件和面对面的会议中，不如寻找一个支持应用内部协作的平台。这使对话保持集中和可跟踪。
多个用户:如果你正在构建一个几个人都需要访问的数据库(无论是通过后台还是前端)，你会想要一个允许多个用户的应用程序。理想情况下，您还可以让多个用户同时工作。您甚至可以找到支持多个用户的选项，尽管这可能会影响定价。
权限级别:如果您打算使用多个数据库用户，您可能需要不同的权限级别来控制谁可以编辑、查看和共享存储在数据库中的信息。
日历:如果你想把数据库作为协同工作管理工具，那么在应用程序中内置日历会很有帮助，可以用来设置截止日期，也可以用作日程安排助手。

接口特性和功能

表:如果您要做大量的分析工作，那么表(尤其是那些嵌套在单元格中的表)可以帮助您组织、查看数据，并对数据执行计算。
拖放界面:一些平台可以通过简单的拖放进行编辑。您移动的元素通常是可定制的小部件。这简化了复杂或代码繁重的接口，并使您能够更好地控制数据库的外观、感觉和组织。
搜索功能:数据库中的搜索功能可以更容易地过滤和查找要查找的特定信息。
复选框:如果您的数据库包含任何任务或项目信息，这是一个简单而有用的工具，因此您可以将项目标记为完成。
地图:内置地图对于需要跟踪位置(例如，库存、现场人员或多个站点或办公室)的公司非常有用。然而，这是免费选项中罕见的功能，所以你也可以寻找一个解决方案，允许你链接到或嵌入另一个服务的地图(例如从谷歌地图)。
数据输入:这是大多数(如果不是全部)在线数据库都支持的一个明显特性。但是，请确保输入方法(手动、从计算机或其他应用程序导入等)易于学习和使用。
下拉选项:下拉列表可以帮助控制数据库中某些字段中输入的数据的类型或内容。例如，您可以创建一个下拉列表，其中包含可以分配工作的特定团队成员，或者将付款交付方法限制为一组选项列表。
工作流程:这是对任务或项目数据库有用的另一个特性。根据解决方案的不同，构建工作流允许您对流程进行标准化和自动化，有时还可以使用自动通知或任务进度。对于大多数简单的、个人的或待办事项列表来说，工作流并不是一个必要的功能，除非它们包含许多连续的、复杂的任务。

结构功能

文件附件:将相关文档直接保存在在线数据库中，以便将所有内容保存在一个地方。但是，请确保您选择的解决方案支持您可能要上传的文件类型。
导入/导出数据:除非您没有任何现有数据，也不需要在数据库外部共享数据，否则您将需要一个具有导入和导出功能的平台。这使您能够直接从其他程序中提取数据集，并将其导出为可共享的格式，而无需与利益相关者共享实际的数据库。
自动化:自动化意味着从流程中移除手工工作。根据程序的不同，这可以在数据库中采用多种形式(例如，在标记完成后将任务移到下一阶段，或者发送电子邮件或通知以提醒团队成员)。
控制字段/数据类型:该控件允许您限制可以在某些字段中输入的数据类型(在电子表格类型的数据库中，通常按列定义)。
链接相关数据:您可能希望多个数据库(或数据库的一部分)相互“交谈”，这可能需要将数据从一个数据库发送到另一个数据库，或者根据另一个数据库的更改进行更新。这是许多云数据库提供的一个关键特性，而本地数据库或脱机数据库不具备这个特性。
默认值:如果您预计会有类似的数据，或者希望在计算实际数字之前设置值来“保留”空间，请查找允许您设置默认值的程序。
公式/方程:许多在线数据库都有内置的公式或方程式，您可以将其添加到单元格中以执行计算。许多选项还允许您创建其他函数。
模板:如前所述，在线数据库解决方案减轻了构建数据库的大部分繁重工作。模板通过创建数据库特定用途的基础，提供了一个更简单的起点。寻找一个工具，为您的业务或个人需求提供一系列模板，当然，要确保它们是可定制的。
报告:如果您将数据库用于业务，则可能需要与管理层或外部涉众共享发现结果。与其手动挖掘数据来制作报告，不如寻找一种解决方案，通过自动从数据中提取不同的指标并将其组织成易于阅读的专业文档或演示文稿来创建报告。
表格(数据库填写):除了数据输入或导入之外，一些在线数据库解决方案还包括收集外部数据并自动将其添加到数据库的功能。在大多数程序中，您只需在在线表格上创建问题并将其发送给相关人员;它们的响应将自动填充数据库中的单元格。这对于经常进行内部或外部调查的人尤其有用。
数据库控制面板:虽然您希望您的数据库对前端用户来说很容易，但您还需要一个直观的后端界面。确保您可以轻松学习和管理产品的控制面板功能。ob欧宝娱乐app手机下载

更新和同步

实时更新:这是在线数据库的典型特征之一。通过实时更新，所有涉众都可以持续访问最新的信息，并最大限度地减少版本控制问题。
电子邮件/文本推送通知:这是一个常见的自动化特性，可确保在数据库中发生更改或开发时向相关方发出警报。
基于云计算的:虽然大多数流行的在线数据库都是基于云的，但重要的是要记住，这并不适用于所有在线数据库——有些在线数据库运行在本地网络上。所以决定你喜欢哪个选项，不要假设所有的解决方案都是基于云的。
集成:集成允许您将数据与其他应用程序链接起来。在线数据库最常宣传与b谷歌、Zapier、Dropbox、MailChimp和WebMerge等集成。

定价

自由选择:在线数据库不必是大的投资。事实上，您可以选择各种免费解决方案，其中许多解决方案都包含本节中讨论的几个特性。然而，用户数量和存储空间通常是有限制的，所以要确保免费选项能够满足你的所有需求。在下一节中，我们将比较一些最流行的免费在线数据库。
订阅:更复杂的解决方案——具有更全面的功能、更大的存储空间或更多的支持——通常是基于订阅的。如果您有资源投资于长期解决方案，欧宝体育app官方888那么为服务付费是值得的。

免费在线数据库的比较

在本节中，我们将比较一些领先的免费在线数据库。其中许多解决方案还提供分层订阅模式，以解锁更多存储空间和其他功能。

Simbla:这个应用程序兼作网站建设者，所以你可以创建一个用户界面超越一个典型的电子表格。它宣传的是拖放式小部件、多重权限级别、无限制的用户访问以及免费版的300MB存储空间定价模型)。还可以使用JavaScript创建应用程序。
Caspio:免费版本，推荐用于新业务或“学习”业务，为您提供500MB存储空间、无限制的用户访问、报表、应用程序样式和无限嵌入。但是，您无法访问其第三方集成或API。该应用程序是数据加密的，符合508条款的要求，但不符合HIPAA标准。
GrubbaGrubba宣传其易用性和完整的定制选项。此外，它是SSL安全的，支持文档上传、数据导入导出和多用户。Grubba为用户提供了多达10,000条存储记录，对于个人使用来说是一个不错的选择，因为它包含模板和简单的待办事项列表。
KohezionKohezion提供免费的“标准”计划(个人账户)，最多可容纳5个用户、5个应用程序和500MB存储空间。它还为非营利组织提供免费服务，包括50个用户和2GB的存储空间。订阅服务可用于企业和增强的标准帐户。
Obvibase:“基本”(个人)计划是免费的，包括无限制的数据库，最多有10,000条记录，谷歌Drive和Dropbox的附件，以及复选框，下拉列表和无限共享(仅查看访问)等功能。数据也是加密的。
Sodadb(简单在线数据库): Sodadb支持多达10,000条记录，并通过子用户访问或通过其API将数据库嵌入网站来共享。此外，它支持文件上传、导入和导出以及在线表单，并且是SSL安全的。没有定价计划，但你可以捐款解锁35,000条唱片和品牌选项。
谷歌表虽然谷歌Sheets主要用作电子表格，但您也可以将其用作数据库，或使用HTML, JavaScript或CSS来创建动态网站(仅限前端)。谷歌Sheets的所有功能都是免费的，它支持无限的存储和共享，以及公式、条件格式和模板等功能。它在个人和专业使用中都很受欢迎，因为它可以轻松地与其他谷歌应用程序共享数据，以及许多其他集成。

开源在线数据库

Cubrid这个关系数据库是完全可定制的。它包括企业级特性、几个备份选项以及用于用户支持的在线和离线手册(例如如何使用它的许多api)。此外，它没有大小或存储限制。
火鸟Firebird是另一个支持完全定制和可伸缩性的关系数据库。它是由C和c++程序员构建的。
MySQL这个基于oracle的平台有几个版本，从标准版、社区版到企业版。它也是用C和c++编写的，并且有大量的用户支持手册来帮助您扩展它。

如何在Smartsheet中创建在线数据库

在本节中，我们将向您展示如何在基于云的工作管理和自动化平台Smartsheet中创建在线数据库。如上所述，在不同的程序中创建在线数据库在结构和外观上看起来都不同，但是本教程将向您展示一个全面的在线数据库平台如何极大地简化构建和使用在线数据库的过程。

您在Smartsheet中创建在线数据库的方法将取决于您是从现有数据集还是从头开始构建它。因此，在我们向您展示如何在在线数据库中访问Smartsheet的功能之前，我们将演示如何从三个不同的起点制作一个:从零开始，从模板开始，从另一个程序中的现有数据集开始。

如何从头开始创建一个在线数据库:

在“智能表”的“主页”页签中单击创建新的>白纸。
为你的工作表命名命名你的表格字段。
您的空白表格将出现(Smartsheet将默认创建六列)。现在可以开始手动输入数据了。

如何从模板创建在线数据库

从首页选项卡上,单击创建新的>浏览模板。
将打开一个页面，您可以浏览Smartsheet的所有模板。有许多个人和专业用途的选择。
您也可以使用页面左侧的下拉菜单。模板按常用的使用类别分组。
要搜索特定类别或模板类型，请使用搜索模板…左上角的字段。相关结果将列在左侧，您可以滚动它们进行预览。
找到要使用的模板后，单击使用模板。
模板将在Smartsheet中打开。所有的Smartsheet模板都是完全可定制的，所以调整数据库的结构，组织，颜色等，使用左侧的工具栏。

如何从现有数据集创建在线数据库

从首页选项卡上,单击作的t.可以从Microsoft Excel、MS Project、谷歌Sheets或Trello中导入已有的数据集。
接下来，选择要导入的文件(无论是从计算机硬盘驱动器还是基于云的集成之一)。点击继续。
将出现一个屏幕，您可以在其中调整导入设置。您可以选择主列(即工作表中的第一列)，并选择是否传输现有数据集中的任何公式。点击进口。
您的工作表现在将包含导入数据集中的所有数据。当然，您现在可以编辑数据并自定义工作表以满足您的需要。

有关如何设置工作表其余部分的逐步演练，请观看下面的视频。

现在你知道如何在Smartsheet中设置你的工作表，它将作为你的在线数据库。接下来，我们将向您展示如何利用Smartsheet中的一些功能，这些功能在在线数据库中很有用。

如何利用智能表格中的协作功能

评论:

要在数据库中进行注释和直接协作，请单击注释图标(添加注释)在每一行的左边。
在打开的字段中键入您的评论，然后单击Post。

电子邮件:

要发送关于数据库或来自数据库的电子邮件，请单击任意一行左侧的下拉菜单。点击发送……
键入收件人的电子邮件地址并键入您的消息。默认情况下，电子邮件将包含所选行的所有数据，但您可以通过单击进行编辑编辑。点击发送。

附件:

若要将文件直接附加到工作表中的某一行，请单击回形针附件图标(将一个文件附加到这一行)放到评论图标的左边。
将打开一个窗口，您将在其中附加文件。点击附加然后从下拉菜单中选择要上传文件的程序。
选择要上传的文件，它将自动附加到工作表中的选定行。

搜索/过滤:
要搜索数据库中的特定项目，您可以使用Smartsheet的筛选功能。

单击数据库中任意列上的下拉菜单，然后单击过滤器…
将打开一个窗口，您可以在其中定义过滤条件。下显示匹配的行您可以创建条件:使用下拉菜单从关系列表中进行选择，并在右侧字段中键入您要搜索的文本。您可以创建多个过滤器，还可以为过滤器命名(在输入名字字段)来创建可重用的过滤器。点击应用。
现在，数据库将只显示符合过滤条件的行。
若要清除过滤器，请单击该列的下拉列表，然后单击把过滤器。

共享和权限:

要将其他人作为协作者添加到工作表中，请单击分享在你的纸的底部打上标签。
一扇窗户会打开。在邀请合作者字段中，键入要与之共享工作表的人员的电子邮件地址。下权限，从四种权限级别中进行选择:管理员，编辑-可以共享，编辑-不能共享，和查看器。您可以添加内部和外部协作者，但对于大于Viewer的任何权限，他们必须具有Smartsheet许可。
在最底部的字段中键入可选消息，然后单击共享表。被邀请者将收到一封包含此共享信息的电子邮件。现在，您可以与团队成员实时协作。