如何在Excel中创建组织结构图

一个组织结构图是公司或其他实体中报告关系的可视化表示。第一张现代组织结构图是由工程师丹尼尔·麦卡勒姆和艺术家乔治·霍尔特·亨肖创建的，目的是按每个位置显示纽约和伊利铁路的公司组织。这个词在20世纪上半叶开始流行，在20世纪60年代达到顶峰，并在今天继续被经常使用。

组织结构图在很多方面都很有用:新员工可以了解部门的结构，经理可以解释部门的职能和员工在组织中的职能，或者人们可以在部门重组前后评估各个职位的职能。除了可视化的报告结构之外，组织结构图在许多情况下都是一个方便的工具，包括以下情况:

• 评估某一特定部门或部门员工的职能

• 计划跨部门项目

• 计划和评估重组工作

• 跟踪员工和经理的工作量，以确定谁的工作太多或不够

组织结构图也是绘制部门和大公司之外的许多群体的有用工具，如PTA成员或家谱。然而，有时组织结构图并不有用，例如查看预算、跟踪非正式沟通渠道或绘制日常操作的复杂性。此外，对于雇佣大量临时工或合同工或人员流动率高的组织来说，维护组织结构图可能是一件痛苦的事情。在这种情况下，员工名单可能是一种更简单的跟踪方式。

如果你喜欢单词而不是数字，你可能会喜欢用微软文字处理软件创建图表而不是Excel。你也可以使用PowerPoint和Outlook中的SmartArt功能来创建组织结构图，或者使用其他程序，比如Visio(它也是微软的产品，但不属于Office家族)、LucidChart、OrgPlus、OrgWeaver、Pingboard和OrgChart4U等。ob欧宝娱乐app手机下载如果你不想从头开始创建图表，可以使用这些免费的组织结构图来加快速度模板．

在Excel中创建组织结构图最简单的方法是使用插图特性。在Excel 2010、2013和2016(适用于Windows)和Excel 2016(适用于Mac)以及Office 365版本中，您可以通过单击“插入”选项卡，然后在“插图”组中找到SmartArt。在Excel for Mac 2011中，SmartArt是一个标签。按照以下步骤在Excel中创建组织结构图。

注:本文中的所有截图都来自Microsoft Excel for Mac 2011。其他版本的Excel在外观上会有变化。

1. 在Excel中打开空白工作表并单击“插入”选项卡(或从下拉菜单中选择“插入”)。单击“SmartArt”，单击“层级”，单击“组织结构图”。

2. 图表顶部的形状(矩形)是组织的头部。单击该矩形(您可能需要移动或隐藏文本窗格)并键入该人员的名称。按回车键(或shift+回车键)创建新行，输入标题或其他信息。文本将自动调整大小以适应形状内部。
3. 它下面的矩形被指定为一个助手。单击该矩形并输入该人的信息。
4. 下一排矩形是向组织领导人报告的人员，例如副总裁向总裁报告。单击每个矩形完成图表。

使用文本窗格

除了在形状(可以称为自动形状)中输入或更改文本外，您还可以在文本窗格中输入文本;有些用户觉得这样更容易。

文本窗格是添加或删除新形状以及向上或向下移动形状的最简单方法。在文本窗格中，l形图标表示助手。项目符号对应所有其他位置。单击组织结构图上的矩形时，将出现文本窗格。

如果文本窗格不可见，请单击文本锅E标签(或箭头位于同一位置)。

一旦创建了图表，就可以使用SmartArt中的工具进行更改。如果需要将更改应用于图表中的所有形状(例如背景颜色或形状本身)或所有文本(例如字体或颜色)，请使用选择所有命令，然后再进行更改。以下是使用SmartArt工具可以在组织结构图中更改的一些内容:

添加位置(形状):选择一个形状(默认形状为矩形)，然后单击文本窗格上的加号按钮。新矩形将被添加到与所选形状相同的行上。有几件事需要注意:

• 如果未选择任何形状，则新形状将不会连接到其他形状，并将与图表中的顶部形状显示在同一水平面上。

• 如果在添加形状时选择了直接报告，则新形状也将是对同一位置的直接报告。

添加助手:如果助手框已被移除，或者某个位置需要一个助手，单击助手形状将向其报告的矩形，单击插图,点击组织结构图,点击添加助理．

如果组织结构图已经有一个助手，请选择该矩形，并按照上面的说明在文本窗格中添加形状以添加另一个助手。

调整形状大小:单击矩形，然后拖动矩形边角上的把手来调整矩形大小。

添加直接报告:添加如上所述的矩形，然后单击文本窗格按钮(带有指向右的箭头)将其向下移动一级。现在，该位置将显示为原始选定矩形的直接报告。

删除形状:单击矩形(在不包括文本的区域)，然后单击文本窗格上的减号按钮。

修改文本:这与更改其他文本没有什么不同:用鼠标突出显示文本，然后通过Home选项卡上的Excel菜单选项更改字体、颜色、大小或任何其他方面。

改变一个形状的背景:右键单击该框，然后单击“格式化形状”，单击“填充”，并选择一个选项。

改变布局:按层次结构SmartArt色带中的菜单更改图表的布局。

改变设计:选择图表，并从SmartArt图形样式中选择一个选项。这些选项将根据所选布局而有所不同。

添加图片:可以为每个形状添加图片作为背景图片(参见上面的“更改形状的背景”)。

的圆形图片层次布局有图片的位置。通过单击占位符为每个位置添加一张图片。

添加图片后，它看起来像这样:

等待图片

修改关系:更改报告关系的最简单方法(例如，如果一个人从一个经理移动到另一个经理)是删除前经理下的矩形，然后在新经理下添加一个新矩形。简单地遵循删除或添加形状的步骤。

添加一行:您可以添加连接线，因此，如果图表中有一个未连接的矩形，请删除它，并通过双击链接到另一个形状的矩形来添加一个形状。选择添加形状

Excel中的默认设计在大多数情况下都很好，但SmartArt让用户对图表的每个部分的显示方式有很大的控制。然而，最好保持设计的一致性和简单，这样图表就容易阅读。

并不是所有的图表都包含职位名称，但通常会先列出人员的姓名，然后是他们的职位名称。如果希望标题首先出现，请按此顺序输入信息。

如果你的图表太大了(在一页纸上装不下)，考虑把同一经理或同一头衔的人放在同一个形状上。

一旦你完成了一个图表，你可以用它做很多事情来最大化它的用处。以下是一些建议:

• 另存为图片:右键单击图表，然后单击另存为图片．然后，您可以将图表作为网页的一部分，或将其导入到文档中。

• 打印图表:如果图表不是太大，最好试着把它放在一页上。调整打印设置和页边距，看看效果如何。

在横屏模式下阅读:有些图表在横屏模式下更容易阅读。通过选择改变方向页面设置从Excel文件菜单。

按照本文开头的步骤操作。访问SmartArt功能，请单击插入选项卡，然后单击插图组。

按照本文开头的步骤操作。你可以通过点击插入选项卡，然后单击插图组。

组织结构图展示了一个组织的员工层次结构的概述。大多数组织结构图都是金字塔形的，职位最高的人在顶端。每一行都是一个管理级别，因此图表会随着显示组织的较低级别而变宽。线通过连接形状显示报告关系。

为您的员工提供一个灵活的平台，以满足您团队的需求，并根据这些需求的变化进行调整，使他们能够超越自我。

Smartsheet平台可以轻松地在任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。通过汇总报告、仪表板和自动化工作流，报告关键指标，实时了解工作情况，使您的团队保持联系和信息灵通。

当团队清楚地知道要完成的工作时，没有人知道他们在相同的时间内能完成多少工作。今天就可以免费试用Smartsheet。