项目规划101:一步一步的指南

项目计划，也称为工作计划，推动您的项目。它阐明了你想要完成什么，并创建了一个清晰、详细的路线图，描述了你将如何实现目标。无论你是开发一款电脑游戏，建造一个停车场，还是创造一种新口味的冰淇淋，计划都是项目成功的关键。

根据课文，项目管理知识手册指南(PMBOK®指南)，项目规划是最重要的项目管理的第二阶段，在构想和开始阶段之后。它采用了您想要做什么的概念，基于的输入项目章程和概念提案，并概述了如何实现目标的具体细节。当你计划你的项目时，你将定义以下内容:

• 项目的范围

• 交付成果和你需要完成的任务

• 这些任务的顺序和时间表，有时间表和截止日期

• 角色及职责

• 欧宝体育app官方888资源，如人员、预算和设备

• 计划管理时间、员工、供应商、成本、风险和质量

• 基线和性能度量

• 管理层计划监督你的进展

项目规划不仅仅是一份步骤和要求的清单。它是项目生命周期的核心，反映了组织的任务和目标。当你传达项目计划时，你是在讲述你是谁以及你想要完成什么。

任何项目，从古埃及的金字塔到现代软件系统，都依赖于经过时间考验的项目管理和项目规划原则。中国长城和罗马帝国渡槽的建造大师们必须明确目标，确定任务，管理资源和进度，并确保质量。欧宝体育app官方888

但是现代项目管理的起源可以追溯到20世纪初，开始于科学管理的原则，弗雷德里克·温斯洛·泰勒于1911年出版。泰勒利用他在钢铁行业的经验，集中精力系统地研究如何提高复杂项目的效率。六年后，亨利·甘特发明了甘特图，一个图表，项目经理可以使用该图表在可视化的时间轴上安排和显示项目的每个步骤。这是系统地排序和安排项目任务的许多方法中的第一个。

在20世纪50年代，新的计划技术形成了现代项目管理的基础:项目管理关键路径法(CPM)，由杜邦公司和雷明顿兰德公司开发程序评估和评审技术(PERT)由美国海军开发。与此同时，项目管理专业人士成立了美国成本工程师协会(现为美国成本工程师协会)无关的国际)，是一个由项目经理、成本工程师、项目控制专家等组成的组织。其他专业组织成立于20世纪60年代，包括国际项目管理协会1965年项目管理协会(PMI)在1969年。一系列的方法，从瀑布技术到敏捷(以及Scrum子集)和受控环境项目(PRINCE)，从那时起就进化了。

无论使用何种方法或工具，项目计划都是面向输出的，确定项目的人员、内容、时间和方式。项目计划会回答一些问题，比如谁来做这项工作，他们要做什么，什么时候做，以及要花多少钱。一个可靠的项目计划是项目信息和沟通的最终来源，让团队成员保持正轨，让利益相关者保持在循环中。

例如，如果你正在开发一个新的移动设备或应用程序，你需要知道设计师是否可以在开发线框图和功能时开始创建视觉概念。你会为不同的欧宝体育app官方888任务分配哪些资源?你怎么知道这些步骤需要多长时间?是什么让项目不超出最初的范围和预算?一个现实的项目计划是回答这些问题的最好方法。

无论你的项目规模和范围有多大，你都需要一个成功的计划。例如，您可能希望为web用户构建一个更快的系统。一旦确定了系统加载的速度，就可以确定实现目标的任务、谁来做这项工作、什么时候到期、花费多少，以及谁来最终批准。如果没有设置这些参数，你所拥有的只是一个想法，而不是一个项目。

健全的项目计划是项目经理最好的朋友。它是项目的主要沟通文档，在整个项目执行过程中充当团队的路线图。它不仅告诉每个人您将要做什么，而且还建立、确定和组织业务需求、资源计划、成本、进度、目标、可交付成果清单、里程碑、质量标准和交付日期。

此外，如果没有计划，你可能会遇到意想不到的问题，浪费你和你的组织的时间和金钱。但花点时间来制定一个计划，它可以帮助你识别和预测障碍。

最终文档将定义如何实现、执行、监控和控制项目。简而言之，项目计划回答了以下问题:

• 项目的范围是什么?

• 目标是什么?

• 具体成果是什么?

• 主要的可交付成果是什么?

• 你将如何获得这些可交付成果?

• 截止日期是什么时候?

• 团队什么时候会达到特定的里程碑?

• 你将如何定义角色和职责?

• 谁来提供反馈?

项目计划的一个关键原因是定义你要解决的项目，并确定实现目标的步骤。当你确定了项目的目标，你就明确了项目要解决的问题。当您计划工作时，您可以发现进度、成本和资源之间的任何冲突，因此您可以确定为了保持在范围内并满足您的目标而需要做出的权衡。欧宝体育app官方888

此外，一旦你制定了计划，你就可以得到管理层的批准，并自信地进入下一个阶段:项目执行。通过创建一个可靠的项目计划，你可以让项目顺利开始，证明你将实现目标，并按时、按预算和进度交付项目。

在最基本的层面上，项目计划是一个管理文档，包含一组任务，指导您的团队实施项目，并确定范围、进度、成本、风险和性能度量的基线。它可以帮助您按时并按预算完成项目，使您能够满足项目开始时确定的标准。

例如，假设您的公司想为节日推出一系列新的贺卡。目标可能是生产三种类型的卡片，每行1万张，在9月30日之前发货，最高成本为10万美元。现在您知道了参数，您可以制定一个计划来组织您的团队和任务，以实现这些目标。

项目计划不仅仅是一个项目进度表，尽管这一方面是至关重要的，无论是生产贺卡还是新软件。作为管理项目的基础，你的计划应包括以下组成部分:

• 行政摘要或引言项目的目标和目的的高层概述，包括你的项目管理方法

• 项目范围:基于项目章程中的范围说明，并计划管理范围内的内容和识别超出范围的内容

• 可交付成果:将在整个项目中交付的主要组件

• 时间表基线及计划:估计的项目进度和里程碑截止日期，以及你计划如何管理时间和进度

• 成本基准及计划:预估预算以及你将如何管理费用和成本的说明

• 资源基线:估计所需的资源和管理这欧宝体育app官方888些资源的细节，包括采购计划、招标计划和管理外部供应商、人力资源和人员配备的计划

• 工作分解结构:确保项目完成的可交付成果、里程碑和资源欧宝体育app官方888

• 沟通计划:关于谁将被告知该项目，多久告知一次，以及他们将如何收到该信息的描述

• 变更管理计划:接收、评审和接受或拒绝项目变更的正式过程

• 风险管理计划:项目的风险和应急计划

• 配置管理计划:项目和审计变更的组成部分

• 质量计划:项目必须达到的基线标准的量化

• 工艺改进计划:团队将如何分析项目的有效性的文件，包括确定他们可以在哪里以及如何进行改进

• 相关问题:可能影响你计划完成的内部和外部因素

• 材料及设备要求一份你完成工作所需要的清单

• 批准和涉众管理:需要正式批准的里程碑的细节，以及确定涉众将如何包括在批准过程中

项目计划讲述项目的故事，并组织所有项目因素，包括文档计划、工作量以及每个组件的管理和监督。由于它涉及如此多的领域，所有参与的人都将审查、批准并依赖项目计划。下面是使用项目计划的关键涉众:

• 项目经理计划是保持项目正常进行的蓝图和路线图。它是项目经理用来确保项目成功的北极星。

• 项目发起人:由于发起人对项目有全面的责任，他们批准计划并使用它来确保项目在组织内拥有必要的资源、人员配备和支持。欧宝体育app官方888

• 指定业务专家:这些专家对项目的要求和可交付标准提供深入的见解。他们使用计划来确保最终产品是他们想要的，并按照他们需要的时间表交付。ob欧宝娱乐app手机下载

• 项目团队这个计划很像足球剧本，让所有的团队成员知道他们被分配做什么，什么时候做，和谁一起工作。

• 最终用户:项目计划的制定可能包括内部或外部客户。他们是最清楚地了解您正在尝试解决的问题的人，并且可以对您的项目提供的解决方案的需求和质量提供洞察。他们可以告诉你项目的输出是否满足他们的需求。

• 审计人员:他们会评估项目，以确保项目的目标是否一致，你是否拥有资源和流程来确保你的成功，以及你是否已经实现了你的目标。欧宝体育app官方888

• 质量和风险分析师:利用他们的专业知识来确保你已经考虑了所有可能的风险或障碍，并且仍然可以满足项目的标准、预算和时间表。

• 采购专家:这些利益相关者为所有必要的项目资源或材料找到最好的供应商，并可以通过管理与供应商的关系来帮助项目经理。欧宝体育app官方888

项目经理必须收集编写项目计划所需的所有信息。在这个过程中，他们需要根据对时间、人员、资源、成本、设备和营销需求的假设进行预测。欧宝体育app官方888要了解更多，请阅读我们编写项目计划的分步指南。

在任何项目的计划阶段，您都要接受项目章程和概念建议的输入，并产生项目需求、项目进度表和项目管理计划的输出。这个阶段的工作包括思考和计划你需要做什么，然后把结构放在适当的位置来完成项目的目标。

记住，你是在计划和指导项目，而不是创建项目。没有单一的方法来计划一个项目，因为每个项目都是不同的。您可能决定使用传统的瀑布方法或敏捷方法来管理您的项目，这个决定将影响您的计划。瀑布方法是一个相当固定的过程，具有项目经理驱动的一系列活动。

另一方面，敏捷方法被设计得更加灵活，具有更短的冲刺，允许团队迭代地工作，并在开发过程中调整产品。ob欧宝娱乐app手机下载敏捷方法倾向于用于需要频繁测试和反馈的软件和技术项目。当你想要坚持最初的项目范围并需要控制结果时，使用传统的方法。

不要着急计划阶段，这时你将把所有知识管理领域整合到一个有凝聚力的、全面的计划中。这一阶段的开始是最困难的部分，需要时间来做好。

与您的团队合作，定义和完善项目目标，确定实现这些目标的方法，确定可交付成果和实现这些可交付成果的任务，指定项目计划的基线，并安排和编写所有必要的支持文件。

这不是一下子发生的。当你回顾大纲时，你会发现完成项目的其他选项，调整资源和时间表，并收到涉众的反馈。欧宝体育app官方888项目策划过程实际上包括两类过程:核心过程和促进过程。

不管项目是什么，核心流程都遵循一个设定的顺序。其中包括:

• 范围定义和规划:确定项目的可交付成果和要求。

• 活动定义、计划和排序:把可交付成果和需求分解为活动或任务，并估计每项活动或任务所需的时间，以及必须完成的先后次序。

• 资源规划:确定活动所需的人员、设备、设施和材料。

• 成本估算与预算:根据员工或外部供应商，所需的材料和货物，以及任何其他费用，估计你需要的资金数额。

• 安排开发:根据任务顺序、预算和资源，创建项目进度表。欧宝体育app官方888

• 项目计划制定:最终确定计划和所有支持文件，以便正式批准。

促进过程取决于项目以及核心过程如何交互。它们可以遵循项目中的任何顺序。促进程序包括以下方面:

• 组织规划:确定每个团队成员的角色，为他们分配职责，并根据需要增加人手。这个过程可能包括工作分解结构。

• 质量计划:为项目建立质量保证标准和准则，以及你将如何确保达到这些标准。

• 风险管理计划识别项目的任何风险，考虑它们的概率和影响(定量风险分析)，优先考虑它们的影响(定性风险分析)，并制定计划来最小化或减少这些风险。

• 采购和招标计划:决定你需要为项目购买什么商品和服务，并确定潜在的供应商。

• 沟通计划:确定你将如何与利益相关者、项目发起人、你的团队以及任何与项目有关的人沟通。

沟通的另一个关键因素是，不仅要让你的团队参与计划阶段，还要自始至终保持这种沟通。虽然你将是计划的主要作者，但你可以利用你的团队来帮助划分和解决关键方面的问题。以下是其他一些沟通注意事项:

• 我们对目标的理解程度如何?

• 我们的组织或团队过去处理过类似的项目吗?

• 进展如何?成功和经验教训是什么?

• 哪些因素会影响日程安排?

• 是否有关键资源和员工无法使用的日期?欧宝体育app官方888项目期间办公室会关闭吗?

• 你将如何收集反馈?你是否需要在正式或非正式会议上向利益相关者展示进展?

• 你会用什么工具来沟通?是否有首选的在线项目规划工具?

• 我们将如何向涉众解释你的进展?如果他们不理解，我们该怎么办?

不要以为没有足够的时间来准备计划。你项目的成功取决于一个健全而完整的计划。然而，项目规划没有典型的时间框架。因为每个项目和团队都是不同的，制定计划所需的时间也会有所不同。

估计计划过程需要多长时间的最好方法是看看在您的组织中计划类似项目花费了多长时间。与其他参与过类似项目的人交谈，包括项目经理和团队成员。询问他们花了多长时间，遇到了什么障碍，并寻求在你的过程中提高效率的技巧。

计划一个项目似乎让人难以承受。但是，遵循这些步骤将确保你有一个成功指导你的项目的计划，让每个人朝着同一个目标工作，并确保你实现你的目标。

第一步:定义项目目标、目的和范围

项目管理过程的第一阶段以项目章程和概念提案结束。在项目管理过程的计划阶段，您使用这些输出来精确地阐明和定义您想要完成的任务。首先问这些问题:

• 需要完成什么?

• 将交付什么ob欧宝娱乐app手机下载产品或服务?

• 客户的期望是什么?客户需要什么?

• 截止日期是什么时候?

• 截止日期的原因、事件或因素是什么?

这些答案将帮助您捕获项目的大目标。根据你从这些最初的问题中发现的大致期望和时间表，你将能够列出基本步骤。既然你已经设定了一些目标，是时候围绕这些期望来安排优先级了。

为了更明确你的目标，花时间与项目涉众一起了解他们的需求、期望、可交付成果和最后期限。使用一对一的会议、面试、研讨会和焦点小组来发现提供真正好处的需求或功能。请记住，涉众是受产品或服务影响的每个人，包括客户、项目发起人、项目经理、项目团队和作为最终用户的客户。ob欧宝娱乐app手机下载

此外，通过确定您的项目正在解决的需求以及您将如何向用户介绍产品，确定开发人员和用户的责任。ob欧宝娱乐app手机下载最后，确定组织内项目的支持者。利用他们的反馈来确保项目计划与公司的战略和组织目标保持一致。

把目标看作是阐明项目的“存在理由”。这些目标可能包括获得或保持你的市场份额，增加销售或利润，或提高效率。虽然你的目标可能很宽泛，但目标必须是具体的、可衡量的。通过为定性或主观术语提供可量化的定义(即进度、成本、质量)来细化项目目标。考虑到老师。框架，以清楚地识别、定义和审查每个目标。

通过明确和量化目标和目的，您可以理解和定义项目的范围和价值。现在，您已经准备好为项目编写范围声明，其中包括以下元素:

• 业务需求:一份高层次的总结，概述了项目的好处，并将项目置于您组织中的涉众和其他决策者的背景中

• 目标:具体来说，团队要做什么

• 角色及职责:谁拥有项目，谁在项目团队中，每个成员扮演什么角色

• 需求:涉众期望的定性和定量描述

• 可交付成果:你将产生的有形的、可衡量的工作产品ob欧宝娱乐app手机下载

• 里程碑:你为关键交付成果确定的日期

• 质量标准:交付成果必须符合的验收标准，包括由谁负责在验收标准上签字

• 除外责任:您不会在此ob欧宝娱乐app手机下载项目中创建的任何产品或服务

这项工作的结果是一个清晰的沟通工具，它记录了项目目标和实现这些目标所需的努力。您可以利用此信息创建一个ob欧宝娱乐app手机下载产品分解结构(PBS)明确定义项目结果，以便发起人和涉众可以就你的方向达成一致。该文档还提供给您即将开发的工作分解结构。

第二步:将项目分解成任务

有了范围文档，现在就可以确定创建可交付成果所需的活动和任务。对于每个项目，活动都是不同的，但是您可以使用以前的项目计划来指导您的项目可能需要什么。

此时，您将开始将较大的项目分解为较小的部分。与您的团队一起确定实现您的需求和目标所需的活动、任务和流程。对于每一项任务，确定完成任务所需的努力量，以及由谁来完成这项工作。然后，将相关任务分组工作包，是项目中最小的工作单元。

通过以这种方式列出项目的细目，你正在创建你的工作分解结构(WBS)—作为成本核算、预算、进度表和项目生命周期成本估计基础的工作和最终项目的结构化清单。WBS伴随着WBS字典，它描述了WBS的每个组件，包括里程碑、交付物、范围和活动。这些下载模板可以帮助你创建自己的WBS。

在创建任务网络和WBS时，您将看到哪些任务依赖于其他任务，哪些计划是相互关联的。您可以基于依赖项链接任务，以开发关键路径，或网络活动图，它可以帮助您确定在一定范围内完成项目所需的任务。此外，关键路径方法可以帮助您在整个项目中保持正轨。

第三步:规划资源欧宝体育app官方888

既然已经制定了任务，现在是时候确定完成工作所需的资源了。欧宝体育app官方888为每项任务和交付物确定必要的设施、设备、供应品、原材料、人员和特殊技能。这些活动构成了资源规划的核心过程，包括谁将做什么工作，他们将在什么时候做，以及它将花费多少。确保在你的分析中包含以下资源:欧宝体育app官方888

• 人员配备:确定公司内部可用的员工和技能，并确定需要从外部供应商和分包商采购哪些技能。

• 成本及预算:根据任务将消耗的资源，估计每个任务的成本。欧宝体育app官方888这些预算成本的总和导致项目总成本，这是在项目完成时发生的。

• 时间:估计完成每项任务或交付物将花费多少资源时间。由于您必须估计持续时间，请考虑使用乐观、正常或悲观变量来衡量您的估计。

• 资源约束:当你估计和分配资源时，要考虑每个人实际能在项目上投入多少欧宝体育app官方888时间，或者你是否能获得所需的所有材料和预算。

项目计划的挑战之一是估算资源时管理不确定性。欧宝体育app官方888虽然关键路径方法可以帮助您组织任务，但是关键链法在您的计划中构建缓冲区，以便您可以预测潜在的延迟。

第四步:概述你的计划和时间表

有了关于任务和资源的信息，您可以起草项目计划的大纲，并创建将构建您的时间表的事件序列。欧宝体育app官方888大纲以你在项目计划中解决的问题开始，包括:

• 谁来做这项工作(人员配备)?

• 他们将做什么工作(目标、目的、可交付成果)?

• 什么时候完成(项目截止日期)?

• 如何完成(任务和工作分解结构)?

你的计划草案将列出各项活动的时间表、它们之间的依赖关系、它们实施的顺序，以及在每个阶段如何分配资源。欧宝体育app官方888在基本层面上，时间表是所有任务和资源估算的时间轴。

除了显示完成每项任务所需的工作量和资源之外，欧宝体育app官方888项目进度应该帮助你平衡资源的数量与任务或项目的持续时间。欧宝体育app官方888如果一项任务花费的时间比你预计的要长，或者需要更多的材料，那么你就需要更新日程表，以确保你仍然能达到你的目标。

您的团队是宝贵的资源，可以帮助您制定项目的行动计划，并为您的资源估算提供反馈。您还可以考虑使用一系列项目管理工具，其中许多工具都可以在网上获得，包括:

• 甘特图表和时间表甘特图是一种可视化的时间轴，通常使用水平条来说明每个任务，并确定它在时间表上出现的时间点。完成的图表在一个简单的视图中显示了整个项目。在线甘特图工具可以显示任务依赖关系、关键里程碑和项目的关键路径。了解所有关于在线甘特图软件在这里。

• 程序评估和评审技术(PERT):一个PERT图是描述网络图或网络模型的项目的图形说明。该图由表示事件的编号节点组成，这些事件由方向线或向量连接，这些方向线或向量表示任务和任务的顺序。

• 图形评估和审查(GERT): GERT图，像PERT图一样，描述网络模型。GERT图表还允许任务之间的循环，您可以使用它来演示活动和事件之间的更多可能性。

• Decision-Event-Logic-Time-Activity(δ): DELTA图通过使用五个元素(决策框、事件框、逻辑框、时间箭头和活动框)将项目显示为流程图。

在线项目管理软件、工具和模板可以帮助您快速开始，并在您管理项目和交付日期时提供实时更新，并计算松弛时间、停机时间和浮动时间。此外，模板可以帮助您制定项目计划大纲和详细的工作计划，您将提供给涉众进行审查。

除了创建任务计划之外，您还应该确定决定任务何时完成的因素以及谁有权终止任务。明确任何可交付成果必须达到什么样的质量标准，如果可交付成果低于该标准会发生什么，以及由谁来管理该过程。

第五步:回顾和完善你的计划

一旦计划起草好了，收集反馈来帮助完善和最终完成工作计划。向涉众展示并解释项目计划，并讨论关键要素。灵活地表达你的计划。一些涉众可能更喜欢看到工作流图表或预算。其他人可能想要一份执行摘要，列出可交付成果、资源和里程碑。欧宝体育app官方888

利用你的演讲作为一个机会，提出尖锐的问题，以测试你的计划的假设，并确保你能成功地满足他们的期望。请求对过程、政治和风险的反馈，并考虑问以下问题:

• 预算、资源和进度的估计、假设和限制是现实的吗?欧宝体育app官方888

• 处理不现实的估计时，首选的选择是什么:重新协商时间表，增加额外的资源，缩小范围，等等?欧宝体育app官方888

• 项目的质量标准是现实的还是过于雄心勃勃?

• 是否有额外的压力加快了项目的完成速度?

• 哪些内部因素发生了变化，可能会影响资源或进度?欧宝体育app官方888

• 哪些外部因素发生了变化，可能会影响项目?

• 衡量和报告实际进展的最佳方法是什么?

• 是否有一个没有在清单上的涉众需要被考虑?(总裁、部门主管、供应商、客户等等?)

• 还有什么会阻止这个项目成功吗?

在这些对话中可能出现的一些问题和项目风险包括:

• 时间、人员配备和成本估算都太乐观了。

• 角色和责任尚不明确。

• 没有获得涉众的输入。

• 不断变化的需求或新的需求已经出现。

• 缺乏对项目的组织承诺，并且存在对公司资源份额的竞争。欧宝体育app官方888

在项目计划过程的这一点上，考虑您的风险管理计划，详细说明任何应急计划和缓解策略。风险管理计划的近亲是变更控制程序。当您需要更改计划时，您需要有正式的程序和机制来指定谁负责做出这些决定，以及需要哪些信息。

与利益相关者和团队讨论的另一个主题是如何在项目执行期间制定和记录政策和指导方针。在日常工作中，会做出无数的决定。确定你将如何跟踪这些决策，哪些需要与利益相关者和团队成员沟通，以及共享这些决策的任何正式流程。

有了所有这些反馈，您可以根据在审查过程中发现的现实和风险来改进计划，并相信您的最终计划将实现其目标并满足涉众的期望。

第六步:写完整的项目计划

你已经得到了所有你需要的信息，完善计划的反馈，以及你的团队的支持。现在，是时候制定最终计划了。

你的最终计划，首先也是最重要的，将重点放在性能测量基线。也就是说，作为整个项目的北极星的参考点。这一基准是下列要素的组合:

• 范围基准:范围说明书、工作分解结构和WBS字典的批准版本

• 成本基线:已批准的支出计划或分阶段预算，包括按时间段划分的所有费用和为应对风险而预留的资金

• 进度基线:项目干系人批准的固定项目进度

这些基线是项目的固定标准，反映了定义范围、进度、成本、人员配备、可交付成果、资源、质量、风险管理等等的所有艰苦工作。欧宝体育app官方888在开始项目之前，必须对它们进行完整的定义和记录。

一旦它们被批准，它们就成为项目的正式计划，并且只能通过批准的变更控制和管理过程进行更改。最终项目计划还包括基线管理计划和前面提到的核心过程和促进过程的支助计划。

除了基线和管理计划之外，您还需要包括涉众、客户和团队参与项目的所有支持性文件。使用这个清单来确保你已经包括了所有需要的东西。需要帮助来制定你的计划?这里有一些你可以使用的模板。

项目计划清单

最终的计划看起来像是一份压倒性的文件。以下是一些格式和演示技巧，可以确保你的计划可读性强、吸引人:

• 使用清晰的大纲和章节标题。

• 标题、标题、项目符号和注释使用一致的格式。

• 包含所有相关的项目信息，包括项目经理的姓名、项目名称、客户名称、关键涉众和项目发起人。

• 提供一个清晰的执行摘要。

• 使用甘特图来说明计划、依赖关系或其他关键里程碑。

• 突出依赖项，并使用标题和项目符号来区分可交付成果和里程碑。

• 确定哪个团队或团队成员负责每项任务。

• 清楚地显示每个任务的持续时间。

• 列出每项任务的相关资源(人员、时间欧宝体育app官方888、成本、材料)。

• 对那些看起来令人困惑或不清楚的任务进行注释。(更好的是，修改任务的措辞，这样所有读者都能看清楚。)

• 包括为每个任务分配的资源欧宝体育app官方888。

• 在外部项目中使用客户的标志和公司的标志。

• 如果你有其他公司的品牌(字体，标签行等)，在相关的地方使用。

• 请团队成员检查计划中的语法、拼写错误和错别字。

一旦所有的计划都准备好了，就该得到客户和其他利益相关者的最终批准了。在计划过程中进行良好的沟通，并愿意提前回答问题，这将帮助你避免在这个后期出现意外。

第七步:启动你的项目

该计划已获得批准，因此您可以发布该计划并与您的团队共享。安排一个启动会议，引导他们完成项目，确保每个人都阅读了计划，并准备开始工作。准备好回答任何问题，树立有效的领导基调。一个强有力的开始将帮助你越过终点线与一个热情的团队和高昂的士气。

第八步:监控和回顾你的进展

项目计划直到项目完成才算完成。您需要监控进度和项目范围，将其与基线进行比较，并管理任何更改。没有计划是完美的，所以要准备好调整计划，并在问题出现时做出关键决定。

在项目计划阶段，您将时间投入到核心和促进过程中。现在您将重点放在变更管理、质量控制和治理上，以保持一切顺利运行。您应该定期分析进度，将其与基线计划进行比较。测量项目的表现和进展被称为挣值管理(维生素)。EVM使项目跟踪更进一步，并帮助您更准确地评估您的进度。

另一个需要监控的领域是项目风险。保持一个日志，识别所有您预期的风险，以及预防或解决这些风险的计划。定期检查风险日志，看看发生了什么，可能发生的任何新风险，以及不再存在的风险。

作为项目经理，您应该记录这个阶段的所有内容。记录通过变更管理过程的变更，以及可以改变项目可交付成果的较小因素。这些文档可以成为您与团队成员、涉众和客户沟通的基础。它们还可以作为项目存档的一部分，以便下次出现类似项目时由另一个项目经理使用。

管理成功的项目是困难的。但是你已经为制定这个计划付出了很多努力，所以享受那些进展顺利的部分，在必须做出艰难决定时热情地领导你的团队，并随着项目的展开继续激发创造力。

你不可能预料到项目过程中出现的每一个因素、风险或变量。客户审查和反馈周期可能比你预计的要慢，或者你的公司可能面临意想不到的预算削减。在任何项目环境中都有一定程度的不确定性。但是您可以通过在您的计划过程中建立灵活性和强大的变更控制和批准工作流来为意外做好准备。

不要简单地认为一个计划是不必要的。也许这个项目看起来很小，所以你认为你的团队可以即兴发挥。或者，可能有太多的变量和不确定性，似乎不值得花精力去计划。有时候，涉众会跳过项目计划，这样他们就可以开始工作了。

项目规划本身就是不确定的，因为你永远不可能拥有所有你需要的信息。你必须对资源做出假设，并为某些类型的风险做好计划。欧宝体育app官方888但是项目中的不确定性程度往往与手头的信息成反比。虽然您不能精确地确定影响您的假设的变量，但您可以为几大类变量和风险进行计划，包括市场竞争、不断变化的法规和技术的发展。

沟通不畅的挑战

沟通不畅会导致误解，达不到质量标准，工作不得不重做，甚至项目被取消。沟通不畅源于以下几个方面:

• 角色和责任不明确

• 缺乏利益相关者的投入

• 如果不了解需求或目标，则缺乏涉众的批准

• 涉众在项目启动后更改或添加需求

沟通，从提出问题到分享项目更新，再到获得利益相关者的支持，对你的计划的成功至关重要。此外,管理涉众的输入对项目的持续成功至关重要。

确保你问了足够多的问题来了解你的客户和利益相关者需要什么，提供足够多的信息来确保你在正确的轨道上，并提前给他们选择，以减少项目进行后要求范围更改的可能性。

为您的员工提供一个灵活的平台，以满足您团队的需求，并根据这些需求的变化进行调整，使他们能够超越自我。

Smartsheet平台可以轻松地在任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。通过汇总报告、仪表板和自动化工作流，报告关键指标，实时了解工作情况，使您的团队保持联系和信息灵通。

当团队清楚地知道要完成的工作时，没有人知道他们在相同的时间内能完成多少工作。今天就可以免费试用Smartsheet。