项目组合管理101:过程、工具和例子

内容贡献者凯特Eby

2017年8月10日(2022年1月4日更新)

成功的项目需要从项目概念到项目结束的持续管理。然而，没有项目可以存在于真空中，如果不能将多个项目策略、预算或目标连接起来，将导致孤立的、经常不成功的工作。此外，如果您批准项目而不考虑竞争对手的提案，您的组织可能会遭受交付延迟、预算超支，甚至项目被取消。项目组合管理寻求避免这些问题，并通过批判性地比较每个提议的项目来帮助创建一个更有效的批准和执行过程，这样组织就可以承担适当的和现实的工作量。

这篇文章是您对项目组合管理(PPM)的全面指南:它是什么，它如何与项目和规划管理相关联，PPM生命周期的各个阶段，以及预期的收益和挑战。我们将讨论一个PPM工具如何帮助标准化和简化您的过程，并为选择最适合您的组织的工具提供一个框架。在此过程中，您将听到两位PPM专业人士给出的建议，以帮助您实现成功最大化。

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什么是项目，什么是程序组合?

为了理解项目组合管理，我们将把这个术语分解成各个部分。当它与PPM相关时，a项目是在有限的时间内创造一个独立产品或服务的个人努力。ob欧宝娱乐app手机下载一个程序是一组相关的项目，通常有一个共同的目标。最后,一个投资组合是多个计划(以及在每个计划中，多个项目)的管理，并且总是有一个潜在的战略目标。最终，您将项目和程序统一到一个投资组合中，因为如果它们在一起，在一组共同的目标下，而不是分别在竖井中，您将更有效地管理它们。

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什么是项目组合管理(PPM)?

根据项目管理协会(PMI)在美国，项目组合管理是“一个或多个组合的集中管理，它使执行管理层能够通过对组合、项目、计划和操作的有效决策来满足组织的目标和目的。”本质上，您使用PPM作为一种管理策略来评估潜在的项目，然后适当地采用它们并确定它们的优先级。你同时使用定量和定性因素来评估潜在的项目。

PPM的总体目标是通过实现一个可靠的、度量驱动的过程来选择采用哪些项目以及以何种顺序来不断地提高效率。因此，项目组合管理的主要潜在目标是成功地评估项目的成功倾向和/或风险，并以最大化组织绩效的方式安排项目。

项目组合管理一开始是在给定的时间内有多个项目负责人，而没有办法组织它们的自然反应。项目经理需要一个公式化的系统来计算风险，考虑到每个单独项目的许多(经常相互竞争的)限制和机会。然而，在21世纪初，专业人员意识到对PPM有更广泛、更高层次的需求。执行级别的员工需要获得项目采用和调度过程的可见性，以便他们能够理解和支持中层管理人员的决策。今天，PPM通常是用于评估、优先级、计划和跟踪项目的企业范围的过程，并且应该与组织的总体目标保持一致。然而，重要的是要记住，PPM本质上是迭代的，并继续与技术和业务流程一起发展，以最好地反映和支持它们。

您可以为任何特定的部门定制PPM，并将其扩展到任何规模或数量的项目。常见的PPM类型包括企业项目组合管理(EPPM)和用于信息技术的PPM (IT PPM)。EPPM指的是负责评估跨所有部门的每个项目的大规模PPM计划。IT PPM负责您在IT部门中运行的项目，因此，IT拥有域。稍后，我们将讨论最好地支持这些不同类别的PPM的PPM软件工具。

项目组合管理vs.项目管理vs.规划管理

在深入研究PPM之前，理解这个规程和相关领域之间的区别是很重要的，比如项目管理(PM)和规划管理(PgM)。PMI定义项目管理作为“知识、技能、工具和技术在项目活动中的应用，以满足项目需求。”(Remember, a project is a temporary, unique effort to create a product or service, so project management is, therefore, also temporary and concerned with a unique effort.)

根据PMI在美国，计划管理是“应用知识和技能来监控和管理一个计划——一组相关的项目。”相比之下，项目组合管理是所有潜在项目的放大的、大的视图。PPM是一个评估多个项目的战略系统，以便项目和规划经理在接受项目、确定项目优先级和分类时能够做出明智的决定。

艾伦·朱克拥有超过25年的项目管理经验。他是项目管理要点此前曾在房利美(Fannie Mae)担任项目经理和项目管理总监。当被问及PM、PgM和PPM之间的关系时，Zucker说:“项目、计划和投资组合通常是分层的。PPM通常指的是最高级别，我们在这里管理所有工作，以确保战略一致性。”

乔Pusz的创始人兼首席执行官是PMO小组这是一家项目管理咨询公司。他澄清了这三个术语之间的区别。“项目组合管理是在正确的时间做正确的项目或规划。PPM是一种战略功能，而项目和/或规划管理是在您的投资组合决策制定中优先考虑的工作交付。”因此，PPM是驱动执行项目或计划的决策制定的战略框架。

朱克举了一个例子来说明这三者之间的区别:“例如，一家汽车公司管理着一个项目组合，其中包括其产品线中的所有汽车、卡车和suv。ob欧宝娱乐app手机下载可能会有一个单独的投资组合专门用于管理suv，包括管理现有的产品套件(运营)以及开发新车型。ob欧宝娱乐app手机下载新SUV车型的开发工作将是一个由几个相互关联的项目组成的计划，需要进行协调。作为新SUV车型计划的一部分，将会有独立的发动机、内饰、外观等设计项目。”

成功的组织将创建一个PM、PgM和PPM共同工作的框架。与其让项目经理或项目经理只支持自己的项目或部门，每个人都必须为了组织的最佳利益而共同工作。

项目组合管理的好处

项目组合管理的高级好处是创建一个可靠的系统，在这个系统中公司可以始终如一地管理他们的项目和计划。其他好处包括最小化风险、最大化利润和确保资源的明智配置。欧宝体育app官方888

阅读我们的项目组合管理的利弊指南了解更多的好处。

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项目组合管理的阶段

尽管PPM是一个连续的过程，但是为了评估每个项目或一组项目，它遵循一个生命周期。但是，因为并不是PPM评估的每个命题都是一个“项目”，所以我们正式地将这些需求称为组件．组件可以是任何东西，从业务案例到全面的项目或计划概念，也就是说，任何您使用PPM评估和管理的命题。

PMI识别10个基本阶段项目组合管理，它分为三个主要的类别(称为组)：

调整过程组(1-7阶段):这是在批准项目并开始执行之前所做的准备工作。它包括以下七个阶段:

标识:列出使用PPM管理的正在进行的或新的组件。
分类:将组件分成相关的业务组。
评价:收集每个组件的数据以定义其值。可以使用定性和定量度量来评估组件，但是评估总是数据驱动的(避免任何个人或其他未经证实的偏好)。
选择:列出前一阶段认为有价值的所有组件。
优先级:根据战略类别(例如，创新、成本节约、风险vs.回报等)对组件进行排名。
资产组合平衡:为组件排序以创建平衡的执行计划。例如，你不会选择只属于创新类别的组件，而是选择反映你的资源限制的组件的平衡。
授权:正式沟通决策，获得预算，时间表等的批准，并分配资源。欧宝体育app官方888在此阶段之后，项目或规划团队可以开始在每个批准的组件上执行。

监测小组(第8-9阶段):这包括报告和审查阶段。在该组中，PPM团队审查PPM过程，并为下一个周期修改它们:

投资组合定期审查和报告:收集关于PPM过程的关键性能指标(kpi)。这里的关键字是周期性的——这些审查在预定的、常规的时间进行，以不断改进流程。请注意，这不是对组件本身的回顾，而是对驱动PPM的实际过程的回顾。
战略的改变:根据你的回顾，必要时调整你的战略过程。

组件过程(阶段10):最后一组检查组件本身的性能:

组件执行和报告:组件完成后，检查它们的性能。它们的相对成功将为当前PPM过程的强度提供反馈。

但是，请记住，PPM并不是在竖井中发挥作用。相反，上面描述的十个阶段与项目和执行级别的过程一起运行，并且不同的级别在整个过程中相互交互，以设置期望并确保购买和协作。下面的信息图显示了在PPM生命周期的过程中不同的业务级别通常是如何相互交互的。

项目组合管理如何评估潜在的项目?

评估可以说是PPM中最重要的阶段。评估策略和要素因行业或项目类型而异，但大多数成功的PPM系统将包括以下要素:

降低风险:计算并采取措施减少或防止对任何拟议成分的不利影响
计划/调度:为组件执行设置日历
资源管理:识别和分配组件所需的适当人才和技术专长
财务管理:确定拟议预算的适当性，并作出调整，使其切合实际，并考虑到任何限制因素
确定投资回报:一个度量驱动的组件ROI的投影，这个过程还包括定义您将如何测量ROI
项目优先级:考虑到被评估组件的风险和潜在的成功，决定组织应该以什么样的顺序进行项目

下面是在PPM中用于度量潜在项目的常用评估技术的列表。不过，公司通常会创造一种混合或自己的方法。

蒙特卡罗模拟:这是一种基于概率分布的计算机化风险分析技术。该模拟为任何具有不确定性的因素赋值，然后通过对所有可能的结果运行重复结果来构建结果模型。基于每个因素发生的概率和每个因素的相关风险值，该技术可以帮助团队确定项目的潜在成本和收益。
决策树分析:这是使用更定性方法的选项的可视化描述。从单个事件开始，比如一个单独的项目，然后为每个可能的行动过程或因素画一条线。通过添加多个一般潜在结果(积极的、中性的或消极的)，可以将结果未知的因素包括在决策树中。查看可能结果的总数以及积极结果与消极结果的比率可以帮助您评估项目是否可行。
成本效益分析(CBA)：这是一种系统的方法来确定项目的可行性，权衡潜在的成本和潜在的收益。CBA有两个功能:第一，确定收益是否超过成本，以及超过多少;其次，创建一个系统来比较项目之间的差异(收益vs收益，成本vs成本)。
评分模型:这种方法将项目按数字规模分为几个不同的类别。然后，它将这些分数加在一起，生成一个总分项目吸引力评分，组织可以用它来确定项目的优先级。

除了评估项目之外，组织还必须评估他们的PPM过程(PPM生命周期的第8步)。以下是一些常见的方法:

Five-Question模型:这是一种定性方法，用于评估整体PPM的健康状况和成功。在5个问题模型中，项目经理或项目经理考虑以下5个问题:我们的执行情况如何?2)。我们的投资是否正确?3)。我们在优化我们的能力吗?4)。我们实现承诺的好处了吗?5)。 Can we absorb all the changes? Make process adjustments according to the answers.
项目组合、规划和项目管理成熟度模型(P3M3)：这是传统的分支成熟度模型衡量一家公司的健康状况和建设性适应能力。这是一种层次方法，它同时关注交付项目组合、计划和项目的过程以及整个系统。

什么是PPM工具?

项目组合工具是监督PPM过程的集中管理系统。为了完成PPM所布置的许多目标，有许多自动化过程的软件工具(以减少人工计算和劳动)。

Alan Zucker解释了最近软件工具的流行。他说:“软件平台能够跟踪所有项目的生命周期，从构思到资金批准，再到执行，再到效益实现。”“如果没有使用软件平台，所有这些信息都将无法跟踪，或者只能在不兼容和过时的电子表格上跟踪。”

PPM软件的主要好处是它赋予了PPM过程的每个方面的可见性，从评估的类别(预算、资源、风险等)到状态，再到决策本身。欧宝体育app官方888PPM软件可以通过提供发生在PPM生命周期中的所有通信、决策和评估的可靠文档来标准化过程并消除差异。此外，许多工具(如报告、数据分析或仪表板)支持更高级别的功能，以提供对数据驱动决策的可见性。

“该软件可以确保所有项目的数据收集一致，”扎克说。可以启用工作流来减少跟踪审批的手工工作。标准报告可以从软件中生成，这消除了人们浪费无数小时手工创建报告的需要。该软件还促进了标准化的工具和实践。”

Pusz强调PPM工具使团队成员专注于数据。他说:“当正确配置并集成到组织流程中时，这些工具有助于消除情绪化的决策。”这些工具关注于预期的ROI和其他配置因素，比如资源利用、技能集和预算。”

然而，Pusz和Zucker都警告说，不要假设PPM工具将解决所有与过程相关的问题。事实上，两者都引起了对实现项目组合管理软件的许多挑战的注意。

首先，PPM所负责的项目和管理活动的庞大数量使得整个过程难以控制。扎克谈到了这一点。“根据我的经验……它(PPM软件)建立了一个有序的过程来管理投资资金的分配。它提供了对正在执行的项目和程序的可见性，”他指出。“然而，集中监控大量的项目或复杂的程序是非常困难的。监视和控制项目组合需要项目和规划经理以及项目组合经理之间的协作，”他补充道。

这种必要的沟通带来了第二个关键挑战:迫使员工在管理层之间协作。“单个项目、规划和投资组合经理倾向于有他们自己喜欢的管理项目的实践，”Zucker继续说道。企业pmo和财务组织对该工具也有自己的期望和要求。在这些群体之间达成一组共享的、共同的期望和流程可能具有挑战性。通常情况下，一个群体的需求高于另一个群体，这是不平衡的。”这可能会导致纠纷和业绩停滞。

最后，在PPM软件本身的实现中可能存在重大的挑战。Pusz解释说:“PPM软件，像大多数软件一样，与正确配置它所花费的时间一样好。较大的企业工具配置起来可能比较麻烦，以考虑PPM评估的所有标准。此外，它们可能很昂贵，需要持续的培训和维护，以跟上组织战略的最新进展。”

这些挑战不应该阻止您采用PPM软件，但是您应该在开始实施之前意识到这些限制，并积极地与它们作斗争。有意为之，软件工具的实现可以非常有效。毕竟，正如朱克所指出的，“一般来说，这些挑战并不是因为工具有内在的局限性而出现的。这些挑战通常是由企业决定如何构建或配置软件引起的。”

要考虑的PPM工具的质量和功能

一旦确定了组织的特定需求和限制，就可以查看产品并评估其功能。ob欧宝娱乐app手机下载不存在客观上“必要的”函数。相反，以下是强大的PPM工具的普通特性。当然，只有您公司的变量可以决定每个功能的权重。

可用性/界面:界面是否易于使用?学习曲线是什么?
协作/通信特性:是否存在应用内部通信功能?工具是否实时更新?如何监控版本控制?
基于云的软件vs.本地软件:实际实施的难度有多大，成本是多少?该软件存在哪些安全风险?
报告:该工具是否提供数据分析或分析?如果是，它们是自动化的吗?
集成:该工具是否与您使用的其他程序集成?它能从多个资源中提取数据吗?欧宝体育app官方888
数据存储:你可以在应用程序中存储多少数据和什么类型的文件?
手机:该程序是否可通过移动设备访问?
指示板:仪表板是一种数据可视化，通常用于报告高级指标和状态。一些PPM软件工具拥有这种功能，它可以提升您的报告和分析策略。

如何选择正确的项目组合管理软件

虽然每个工具都有独特的功能，可以为您的组织量身定制，但您不应该只根据功能来选择软件。正如Zucker和Pusz指出的那样，一个花哨的软件程序不会在一夜之间解决所有的流程问题。在某些情况下，这可能会带来更多问题。相反，您必须首先确保有足够的内部带宽来实现和维护这种大小和重要性的软件工具。

选择工具的基本框架在理论上很简单，但在实践中往往很复杂。要为您的公司找到合适的PPM软件，您必须考虑两个关键因素:组织健康而且成本．

关于第一步，组织匹配，您需要确定公司的特定需求，以及软件工具是否以及如何满足这些需求。想到的适合作为一个总括性术语，它包括规模、能力、支持系统和其他文化因素。

“选择PPM工具的第一步是了解您的企业和组织的需求，”Zucker说。“大多数工具都有自己的优点和缺点。关键问题是:该工具在您的环境中如何工作?”

普斯表示同意，说有必要问这个问题，该工具如何适应组织的文化?

以下是Pusz和Zucker提出的问题列表，可以指导您对PPM软件适合度的调查:

你打算如何使用这个工具?
什么特性和功能对你来说是重要的?
与其他程序的兼容性是关键要求吗?
您的组织是否使用某种PM方法(如敏捷或规模化敏捷)?
如果是这样，该工具在这种环境中工作吗?
工作流是一个重要的考虑因素吗?
如果团队分布在多个位置，该工具是否提供适当的协作功能?
该工具是否为领导者和项目资源提供不同级别的访问和信息?欧宝体育app官方888

关于成本的第二个关键因素，费用远远超出了新软件的标价。正如Pusz和Zucker所解释的那样，有许多隐藏的和定性的成本需要考虑组织的预算、资源和健康状况。欧宝体育app官方888

正如扎克所说，“不要只看购买或授权软件的初始成本。看看总拥有成本。”

使用下面的问题，同样转述自Pusz和Zucker，来指导你对产品成本的调查:ob欧宝娱乐app手机下载

购买或授权软件的初始成本是多少?
为您的环境配置软件的工作量和成本是多少?
每个座位或授权费用是多少?
维护应用程序的持续成本是什么?维护和增强应用程序需要多大的团队?
组织工具是什么，例如项目调度、会计解决方案或报告解决方案?
使用该工具的员工的成熟度是多少?需要进行哪些(持续的或间歇性的)培训?
如果您正在使用软件即服务(SaaS)模型，那么供应商是否满足您的安全性、可靠性和可伸缩性需求?

深入调查组织的适合性和成本对于找到适合组织需求的工具是必要的，特别是随着时间的推移。因为PPM本质上是面向过程的，您将需要一个定制的、健壮的、可适应的程序，它也适合您公司的限制。如果不花时间隔离您的特定需求，PPM软件工具可能会失败，并潜在地侵蚀您现有的过程。

“大多数组织都没有认识到组织变革管理的价值和重要性，”扎克说。“他们实施了一个新的软件包，却不了解它如何适应组织环境和文化，然后他们想知道为什么有人反对使用它。”

Zucker提供了两个例子，说明组织忽略了某些内部标准，从而导致无效的PPM工具使用:

其中一个PPM工具被配置了，因此资源级别的成本估算必须输入到工具中。大多数项目经理在电子表格上编制成本估算，然后输入该工具。输入一个评估通常需要一分钟(一个人一个月)。将数据重新输入工具将花费数小时。
一个企业PMO组织使用内部开发的算法实现了一组项目运行状况指标。这个算法产生了很多误报。在实施一套新的指标之前，这些指标被放弃了。”

最终，参与这两个步骤将帮助您为您的公司做出最佳的PPM软件选择，并为您以后关注功能奠定基础。