撰写获奖项目建议书的基本指南

项目提案是一种详细描述您或您的组织计划如何解决某个问题的方法。它包括应执行的活动和相关费用的清单。项目建议书还要强调为什么你的解决方案是最好的，以及为什么审批人应该选择它。

项目建议提供了一个项目将完成什么，它将交付什么，它将需要多长时间，它将使用的资源，以及它将需要的预算的大纲。欧宝体育app官方888

所有项目提案都是唯一的，但使用类似的格式。它们都强调了一个问题、一个解决方案、一个时间表和一个预算。

项目提案是个人或公司与想要完成某事的利益相关者之间开始正式沟通的一种方式。通常，它们会导致合同或完成某些任务的计划的发展。该方案突出了针对特定需求的解决方案，是协调项目所有要素的初步蓝图。它为项目的外观提供了结构，并将必要的资源对齐。欧宝体育app官方888

“这个提议让你有机会获得新业务。大多数进入公司的业务都是通过提案进行的。提案是公司的经济引擎，”哈里斯说。通常情况下，公司不只是向其他公司提供新工作。哈里斯解释说，他们还需要证明自己，而这一要求通常是通过提案过程来实现的。

你提交的项目提案类型取决于你要回应的招标类型。有许多不同类型的项目征集:从公司内部，从非政府组织(ngo)，政府拨款，从私人公司，从基金会，以及许多其他。每种类型在请求、接受、审查和授予的方式上都有所不同。

有些是正式的邀约，概述了客户或资助者的需求。对于这类请求，通常会有一个征求建议书(RFP)，其中规定了申请程序，并概述了建议书的格式。对于这些类型的提案，提交过程通常是高度结构化的。

更非正式的征求提案可能来自双方之间的谈话或一些接触。有时，提交这种类型的提案的过程可以像发送电子邮件附件一样简单。

还有一些提议是主动提出的，有点像打陌生电话。由于没有人主动提出，主动提出的建议通常很难写出来，因为没有具体的指导方针来说服资助者或审批人他们需要你提供的东西。

还有一些续期、继续或补充资金的项目建议:

• 更新资金:这些建议提出了在项目最初期限届满后继续提供资金的理由。
• 延续资助:在最初的项目期限到期后，有时工作还没有完成。因此，公司需要更多的时间来使用初始资金，以完成项目或开始一个新阶段。这种类型的提案概述了这些条款。
• 补充资金:这些提案要求在先前提案的基础上增加资金和资源，目的是扩大项目范围或完成最初的项目。欧宝体育app官方888补充资金建议需要证明为什么需要额外的资源，说明为什么项目仍然值得做，并解释为什么最初的预算不够。欧宝体育app官方888

他表示:“你试图传达的信息是，我们将提供的价值减去我们向你收取的成本，大于任何其他替代方案的价值减去该替代方案的成本。”

正如有不同类型的征求建议书一样，也有不同类型的项目建议书，它们因行业而异。以下是主要类别的建议:

• 业务项目建议:商业项目建议有许多不同的形式。通常情况下，它们会勾勒出项目的条款，就像合同一样。商业项目建议可以是关于一个人或公司的项目或商业想法，这将使另一个利益相关者或企业受益。它们可以是合并产品、活动或开发的合作伙伴建议。ob欧宝娱乐app手机下载商业项目建议也可以涉及赞助、企业捐赠或帮助一个实体提供商品或服务的专业联系。
  利用这项业务项目建议书模板列出计划详情、目标、推行计划的理由和影响，以及所需的资源。欧宝体育app官方888此外，使用内置的时间轴来概述你的计划。

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• 工程项目建议书:工程是一个依靠细节的领域，所以工程项目建议书也应该是详细的。通常，这些类型的建议是为了寻找新客户，获得新的合作伙伴关系，获得新的合同，并获得项目批准。
• 资讯科技计划建议:IT项目提案的关键是了解受众和项目的复杂性。有时候，你需要保持提案的简单性，这样读者才能理解。熟悉IT世界的人可能比局外人更能理解。
• 软件项目建议:复杂程度也是软件项目建议中的一个重要因素。通常，作者试图说服业务人员，为什么特定的软件将有助于完成任务。给他们足够的信息，这样他们就能理解问题和你建议的解决方案。
• 建设项目建议书:建设项目有时更正式，尤其是政府项目。除了解释项目的细节和需求外，建设项目建议书还包括项目的名称和要求、时间表、必要的劳动力和完成成本。
  想要了解更多关于提议建设项目的信息，请查看这个建设工程招标条款．
• 工作说明:工作陈述(SOW)是一份文件，它解释了要完成的工作，为什么需要完成它，以及为什么你或你的企业是完成这项工作的人。
  下面的工作大纲模板已经准备好以Microsoft Word格式使用，可以作为为项目创建自己的SOW的指南。由于工作报表因行业而异，您需要自定义您的工作报表以供自己使用。此模板中的部分包括介绍信息、工作范围、任务、日程安排和付款条件。为方便起见，这里有预先格式化的表格，可以方便地突出显示细节。为了分解文本并使文档易于阅读，您可能希望在不包括表格的模板部分中使用项目符号。
  

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这里还有一些其他的工作模板说明确保你包含了必要的信息并使用了正确的格式。为更多关于写工作报告的细节，请看这篇文章．

• 研究项目建议:许多大学、政府机构和其他资助者支持不同领域的研究项目。研究项目提案对研究生和各个领域的研究人员尤其重要。这种类型的提案是概述个人或部门想要执行的学习或研究项目的初始文件。它必须是现实的、可实现的、有吸引力的。
• 学生建议:学生提案对学生和学术机构都至关重要。他们概述了一个学生或一群学生想要做的项目，作为学术机构学术要求的一部分。这些项目帮助学生在学术上学习和成长。

无论你写什么类型的项目提案，有一些基本的东西要记住:了解你的受众，谁会审查你的提案。不同的人理解不同的事情，你使用的语言和术语可能会影响你的提案被批准。如果有人不理解这个项目以及它将完成什么，他们不太可能批准它。

提案里的所有内容都需要一个存在的理由。它应该是相关的、有组织的、简洁而准确的。RFP或其他招标应概述提案的要求和指导方针。细节的程度各不相同。例如，一些政府拨款申请规定了页数、字体、字体大小和页边距大小。

“阅读RFP并回复RFP。你必须逐字逐句地按照说明去做，确保你的提案囊括了所有内容。”“如果你不按照指示做，他们会拒绝你的建议。”哈里斯建议为每个提案创建一个合规矩阵或图表，这样你就可以在满足这些要求时检查它们。

一般而言，建议书应回答以下问题:

• 你的项目要解决什么问题?
• 这个项目如何与组织保持一致?
• 项目如何使组织受益?
• 项目的可交付成果是什么?
• 这个项目的时间框架是什么?你打算如何满足它?
• 你需要什么欧宝体育app官方888资源来完成这个项目?
• 预算是多少?
• 你将如何衡量项目的成功?
• 这个项目有什么风险吗?你将如何克服这些风险?
• 谁负责这个项目的完成?

哈里斯指出:“最重要的提案是关注请求、解决方案，以及你如何帮助寻求帮助的公司。”

关于如何组织项目提案，桑特有一些一般性的指导方针。他把他的指导方针称为“令人信服地提出解决方案的模式”。

无论你写什么样的项目提案，它们都有一些共同的元素，最主要的一个是所有的项目提案都被分为几个部分。以这种方式组织文档向读者表明，您了解项目并知道如何执行。记住，不同的人可能会复习不同的部分。

根据提案或RFP的类型，相应的部分可能有不同的名称，但它们的功能是相似的。基本上，提案需要确定一个问题，概述该问题的解决方案，说明为什么解决方案是必要的，提供预算，并介绍谁将在特定的时间框架内完成工作。

以下是提案的基本部分(以及每个部分的几个可能的标题):

• 执行摘要，项目摘要，简介，概述，摘要
• 问题陈述，历史，机遇，项目背景，挑战，项目理由
• 解决方案，目标，要求，项目定义，建议的选项，活动方法，叙述
• 预算及成本
• 测量，跟踪，成功，报告，评估，监控
• 结论及附录

这些部分有很多不同的潜在名称，APMP的Harris说他的组织已经创建了一个术语表。他建议使用RFP中列出的章节标题，或者为你的公司创建一个标准。

执行摘要部分就像电梯游说，通常会提到问题、解决方案和时间表。这一节的目的是为了引起读者的注意。

问题部分的陈述将项目和问题置于上下文中，并说明为什么你提出的项目是必要的。

在解决方案部分，您将解释如何解决问题。这包括项目的时间表和方法。

其余部分解释预算和评价方法。提案的结尾是提醒读者注意问题，并强调为什么你是解决问题的最佳人选。

在项目提案的基本原理部分，你要说明为什么你有一个特定问题的最佳解决方案。理由部分有时被称为项目背景，因为它是你解释为什么你提出的项目是必要的。这部分通常包括证据、数据和例子。

本节分析该问题，说明您的组织为什么理解该问题，并说明为什么您的组织是解决该问题的最佳选择。有时，理由甚至提到了该领域正在进行的其他工作。

然而，不要花太多时间谈论你自己和你的公司。哈里斯说:“提案作者犯的一个大错误是过多地谈论他们的公司、公司的遗产和公司的业务。”他补充说，阅读提案的公司只对你能为他们做什么以及价格感兴趣。

桑特赞同这一观点:“写求婚书有点像求爱。如果和你约会的人总是谈论自己，你们可能不会有第二次约会。求婚也是一样。”

写项目建议书不是一件容易的事情。你的未来可能取决于是否有人批准或资助你的项目。

桑特说:“我认为人们已经意识到，仅仅提交通用的内容是不够的。他认为，提案真的需要了解客户的需求。他继续说:“这让它更有说服力，而不是一个信息垃圾场。”

提前计划写项目提案。清理你的时间表，集中注意力。知道谁将撰写提案。是一个人还是几个人?谁来编辑最终的提案，让它有一个声音和一致的信息?有人在收集你需要的所有信息和数据吗?

“关键是在写作前组织好。如果你能组织好你的想法，在写提案时就会大有帮助。”哈里斯强调道。不要只是从别人的提案中复制粘贴，也不要只是为了写而写。“你需要在参加比赛时想着自己会赢。竞拍那些你能赢的东西。”

收集你的资源，知道你需要欧宝体育app官方888什么。设定时间表并分配任务。对你能在什么时间内完成的事情要现实一点。研究你提出的话题。确保你知道并尊重提案的具体要求，尤其是截止日期。

哈里斯说，APMP每年都会发布几次征求建议书，并收到许多提案。通常情况下，如果一份提案的截止日期是美国东部时间周五下午5点，有些人会在周一早上提交，认为截止日期并不重要。迟了就取消这个建议的资格。“你必须有逻辑。如果你错过了提交提案的最后期限，我凭什么认为你会在最后期限前完成提案?”哈里斯解释道。

当你几乎准备好写作时，概述提案，并在这个和项目提案写作的其他阶段获得同行的反馈。如果有人不同意你的提议，最好早知道比晚知道好。

建议的各个部分使用标题，因为有些人会平移和扫描它。如果有图表、图片或图表，要确保它们好看。

至于写作本身，一定要做到以下几点:

• 使用清晰的语言，避免行话。
• 开门见山，不要把建议搞得太复杂。
• 定义首字母缩略词，如果有很多首字母缩略词，就有一个首字母缩略词页面。
• 使用行动词，如组织、准备、研究、恢复、实现、评估、展示、提供、领导、涉及、参与、开始、比较、揭示、支持、演示、定义、实施、指导、使用、产生、验证、测试、验证、认可等。

在谈到写作风格时，桑特解释了三种应该避免的词:“蓬松的、粗暴的和黄鼠狼的词。”桑特解释说，无用的词语是不必要的词语，如“改变游戏规则”、“世界级”、“协同效应”、“最先进”、“最好”、“独一无二”、“强大”、“创新”等。“你用得越多，读者就越不信任你。它们没有任何意义，”桑特说。

粗俗的词语是学术和法律文件中经常使用的令人困惑的大词，它们不会给读者留下深刻的印象。桑特解释说:“这种写作的目的不是交流，而是恐吓。”“我们希望文字清晰。句子长度为15 - 18个单词。复杂而复杂的语言表达了复杂而复杂的项目。”

桑特说，作家们经常使用黄鼠狼的词语来掩饰不确定性。这种不确定性传达给了读者，让他们怀疑这个项目是否可行。黄鼠狼短语的例子有may, could和might。

以防不同的人审查提案的不同部分，确保每个部分都是独立的。不要认为审稿人已经阅读了你提案的所有前面部分。

哈里斯建议想办法让提案在视觉上吸引人，比如使用图表、图形、时间轴和图表。

想想项目完成后成功会是什么样子，确保提案本身也有积极的一面。

项目计划，也称为项目计划项目管理计划，类似于项目建议书。它既包含项目的范围，也包含项目将实现的目标。它不是每天的任务日历，而是一个整体规划工具，让你和你的团队在轨道上实现既定的最终结果。

编写项目建议书的总体建议与编写项目计划类似:

• 研究这个话题。
• 了解这个项目以及你为什么要做这个项目。
• 列出计划本身和完成计划的时间表。
• 收集你的资源。欧宝体育app官方888
• 了解执行计划的成本。
• 讨论如何衡量成功和评估结果。

通常，甘特图会让任何对计划感兴趣的人很容易理解它将完成什么以及如何完成。看看如何在Excel中创建甘特图

一旦你完成了研究并收集了资源，就该写项目提案了。欧宝体育app官方888每个部分都有特定的用途。请记住，这些部分有许多可能的名称。RFP或行业标准应该告诉您在您的提案中使用哪些标准。您可能不会全部使用它们，您可能会将它们组合起来，甚至可能会添加额外的部分。以下是提案中各部分的概述:

• 摘要/简介/概述/摘要:介绍性的部分是你吸引读者注意力并赢得他们的地方。给他们一个关心你提案的理由。
  
  执行摘要部分是对事实的概述。告诉读者问题是什么，目前正在做什么，以及你的建议将实现什么。保持简短，简要地提到你对项目的愿景和时间框架。
  
  “如果你不能在15秒内抓住他们，你很可能会失败。第一段应该是关于他们的。它需要说，‘这是我们能为你做的，’”哈里斯说。“总是把话题转到你的谈话对象身上。如果你在介绍部分写的是你的公司，那就完全没意思了。反过来说，‘我们可以帮助贵公司实现实现x、y和z的目标，’”哈里斯解释道。
  
  一些好的统计数据可以帮助你证明你的观点，帮助读者联系到问题和你的解决方案。记住，这只是一个介绍。稍后你将在你的提案中详细说明。
  
  这部分不是关于你或你的公司。这是关于你将如何解决客户的问题。“它不应该以‘ABC公司很高兴回复你的RFP。“第一个字不应该是你的名字。他们应该是你潜在客户的名字，”桑特说。
  
  如果合适的话，承认与你的计划相关的风险是可以的。此外，要强调你知道公司、资助者或客户在寻找什么。以一个积极的陈述来结束这个部分，说明你计划如何解决问题。
• 历史/问题:在这个部分，你可以展示你对问题的了解，以及目前正在采取的措施。这一部分需要是全面的，并与你所提议的项目相关联。这不是你提出解决问题的计划的地方。那以后再说。
  
  历史数据可以为你的提案提供坚实的基础。这将有助于表明你的项目的必要性和你提出它的原因。
  
  通过你的研究，你应该了解其他项目，或补充或冲突与你正在提出的项目。将这些项目作为行业分析的一部分是可以的。
  
  沟通你的项目如何符合组织的目标，并将其与阅读提案的人联系起来。通过让读者关心来建立共同的兴趣来完成你的项目。
• 解决方案/目标/要求/项目定义/描述:这是你项目提案的大部分内容。这是你进入你计划做什么以及你计划如何做的细节。在某些情况下，它是一个很大的部分;在其他情况下，你可能想把它分成几个带有小标题的部分。
  
  首先对你所提议的项目做一个狭隘的概述。展示你的项目的原因，以及为什么你的解决方案是解决问题的最佳方式。哈里斯建议强调你的公司过去在解决类似问题上的成功。“展示你在过去的项目中所做的事情，”他说。
  
  详细谈谈你要做什么，并解释你打算生产的可交付成果。
  
  桑特解释说:“交付成果必须与客户的需求联系起来。“仅仅描述可交付成果是不够的。我们必须把这些点联系起来。我们必须向(读者)表明，我们的这部分解决方案将产生这些结果。”
  
  对你的目标和目的的列出和解释也是叙述部分的一部分。目标是广泛的，并定义了整个项目。目标提供了你如何达到目标的细节。
  
  “目标是你想要完成的柔软的事情。目标是你如何达到你的目标，是你实现目标的路线图，”哈里斯说。他举了一个公司的例子，该公司的目标是在一段时间内额外销售200份杂志订阅。达到这一目标的目标是找到可能愿意订阅的当前读者，参加贸易展览来推广杂志，与当地报纸合作，接近可能不了解杂志的人，等等。
  
  “为每件事设定一个目标，并认真考虑你的目标。目标是你如何达到你的目标，”哈里斯说。
  
  记住SMART(具体的、可衡量的、可实现的、现实的、有时间限制的)这个缩写词将有助于你理解这一部分。这些提醒将帮助你创建你可以完成的目标和目的。有关进一步指导，请参见《如何写S.M.A.R.T.项目目标》
  
  接下来是时间轴，它需要跨越项目的开始到结束。准确估计时间而不低估是至关重要的。确保为错误和不可预见的情况留有余地。
  
  在时间表中，列出项目的阶段和里程碑，并将它们分解成更小的任务，尽管不能太小。“(太多的步骤)可能会让项目看起来太复杂，”桑特说。
  
  如果提案指南的格式允许，可以使用甘特图作为时间轴。为了定义必要的步骤，请项目经理帮助您使用项目管理原则。
  
  在这一部分，假设你的客户正在寻找其他供应商或服务提供商，因为当你需要推销你的计划时，你不想把自己表现成救世主(即，唯一可能解决手头问题的人)。承认限制和应对风险，同时显示出你是这份工作的最佳人选。
• 预算/资源/成欧宝体育app官方888本:这是你谈论你的项目将花费多少钱以及你将需要完成它的其他资源的机会。欧宝体育app官方888与所有其他部分一样，你需要知道提交预算的要求。有些rfp要求详细的预算细目和说明。其他人只是想要一个粗略的想法。
  
  与时间表一样，准确估计预算是很重要的，不要低估预算，希望让你的提案看起来比其他人更好。不要忘记包括工资、供应、间接成本、设备和任何其他与项目相关的硬成本。
  
  在定价部分展示价值是关键。哈里斯说，他有时会接受更高的成本方案，因为他觉得这个价格更有价值。“展示你的定价价值。你可以比你的竞争对手更贵，但你必须证明你的价值。告诉我为什么我要花更多的钱，我能得到什么回报，”哈里斯说。
  
  他还建议把你的收费做成图表。“一个数字是不够的。最后的数字不要留下任何秘密。”解释所有成本，并记得展示它们对最终产品的价值。ob欧宝娱乐app手机下载
  
  在本节中，您还可以定义谁负责项目的特定部分。强调他们在项目中的职责和资格。你试图展示这个项目的原因，以及它如何提供良好的投资回报。
• 测量/评估/报告/监控/跟踪:你可能认为你的解决方案是解决手头问题的最佳方案，但是你如何证明它呢?这就是测量和评估部分的目的。
  
  讨论你将如何衡量项目的成功。你会在项目实施和进展的过程中收集数据吗?如果有，你们会收集什么样的数据?你将如何解读这些数据?
  
  一些rfp概述了具体的评估和报告指南，所以确保在本节中处理它们，因为它们适用于您的提案。政府拨款有广泛的报告要求。
• 结论/总结:最后一部分是你提醒观众为什么他们应该批准你的提案的地方。摘要中不应包含任何新信息。相反，它应该让读者放心，你已经研究了这个主题，并为正在讨论的问题提供了最好的解决方案。
  
  总结你的提案的要点:你要做什么，为什么你需要这样做，你将如何去做。

写项目计划类似于写项目提案，因为它有几个部分概述了将发生什么，将如何发生，将花费多长时间，将花费多少费用，以及将如何评估。它为项目提供了一种类型的路线图。一些组织交替使用术语项目计划和项目建议。然而，有一些关键的区别。

一个主要的区别是，项目计划可以在项目的过程中更改。它是一个计划，设定了方向，但也可能脱稿。

另一个不同之处在于，计划概述了项目将如何进行，而提案是用于申请批准和/或项目资金的文件。

以下是项目计划和项目建议之间的其他一些区别:

有时，经理或潜在客户只是想要一个简短的建议，概述你想做什么以及你想如何做。通常，这种类型的建议出现在谈话或讨论之后，其中一方会向另一方询问关于某个想法的更详细信息。

这些类型的提案包含与较长的提案相同的信息，但以更简洁的格式呈现。

以下是撰写简短提案时需要包含的部分:

• 概述:你提出的项目是什么?为什么提出这个项目?
• 为什么你:展示为什么你是这份工作的最佳人选或公司。突出你过去的经验和你的价值。对项目的前景保持诚实和兴奋。
• 定价:除了显示你所提议的项目的成本，你还可以提供不同价格点的其他选项。人们喜欢有选择。
• 条款和条件:保持这部分简单，不要像律师一样，但要包括付款条件，知识产权等。
• 行动呼吁:告诉读者接下来要做什么。引导他们沿着你想让他们做的路走下去，这可能是签署提案，和你一起开始项目。

无论你写什么样的提案，获得反馈都是很重要的。在提交你的提案之前，找出你论点中的弱点并加以解决。让别人来读一下，以确保它是有意义的，重点是清楚的。

以下是需要遵循的编辑清单:

• 提案是否遵循要求的格式(章节、字体、字体大小、页边距、页数等)?
• 提案是否使用了人们能够理解的语言?
• 它是否定义了术语和首字母缩写?
• 如果允许和必要的话，是否有附带证明文件的附录?
• 提案是否解决了资助者或审批者的主要动机?

如果你有什么问题，有些资助者会在提交之前提出。哈里斯表示，与发布rfp的人建立关系是可以的。尽你所能使自己从竞争对手中脱颖而出。

一旦你投入了艰苦的工作去研究并写了一份很棒的提案，你就需要提交或展示你的提案。对于一些政府拨款，提交文件需要将文件上传到数据库并等待。有时候，你只需要给潜在客户发一封电子邮件就可以了。其他时候，你需要正式地提出你的建议。

一般来说，提案不应该让客户感到惊讶。提交应该在一些初步接触或请求提案之后。从某种意义上说，这份文件是你以前的联系和谈话的总结。

如果你需要在观众面前演讲，一定要做到以下几点:

• 研究一下你的听众，然后针对他们提出建议。
• 为问题和讨论做好准备。
• 准备一份简短的反驳，以防潜在客户拒绝你的建议。

无论你如何提出你的建议，一定要强调你是在为他们提供价值，而不仅仅是卖给他们产品或服务。ob欧宝娱乐app手机下载你已经确定了一个你认为需要解决方案的问题，而你就是提供解决方案的人。

许多中型和大型公司都有全职撰写提案的员工。一些规模较小的公司没有这种奢侈。

哈里斯说:“大多数提案作者会告诉你，他们陷入了提案写作的困境。”他补充说，当他在前一家公司工作的人(需要写提案)意识到他能写得很好时，他就开始从事提案写作了。然后，他被迷住了:“大多数求婚专业人士会告诉你，他们这么做是因为赢了会有一种兴奋感。”

但是，他需要学习。哈里斯指出:“你需要知道如何写作，但你也需要知道应该包括什么和排除什么。”商学院和其他学校只涉及这一主题，但已经开始增加有关提案写作的课程。一些大学设有写作中心，专门帮助学生撰写项目提案，因为提案和提案写作是学生研究项目不可或缺的一部分。

APMP赞助了一本书叫做为傻瓜写商业投标和提案教大家写提案的基本知识。该协会还举办年度会议，业内专业人士在会上互相学习最新的趋势和技巧。

还有三个APMP认证。认证的级别取决于在该领域的多年经验和其他因素。哈里斯说，认证是该协会8200名成员中许多人加入的主要原因。他说:“他们希望被认为是有资格让自己与众不同的人。”

哈里斯说，尽管提案撰写者往往是为公司带来客户的人，但公司往往忽视了他们的重要性:“很多写提案的人都非常有条理，效率很高，但他们并不是公司里最突出的人，即使他们推动了销售。这是一种被忽视的职业，也是一种被忽视的艺术。”

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