用项目管理知识体系指导方法克服项目时间管理

时间管理包括计划和组织，让你有效率地度过每一天每一小时。有些人认为你无法管理时间，因为它是一种固定的资源——相反，你唯一能管理的是你选择如何利用你的时间。有一件事是肯定的:如果你没有管理好你的时间，它只会溜走。

时间管理首先包括了解你目前如何支配你的时间，然后决定当前的时间预算有多有用和有多可取。人们经常使用活动日志或活动日记来记录他们一天中所做的一切，从而分析他们是如何实际支配时间的。通过这种方法，人们可以学习各种技能和方法来更有效地计划和利用时间。

尽管一般时间管理和项目时间管理的技术和技能经常重叠，但项目的时间管理，特别是在项目管理知识体系指南的背景下，提供了一种更结构化的方法来分析需求、资源和计划。欧宝体育app官方888在项目时间管理中，项目管理知识体系指南定义了在项目中计划时间的七个过程。这些过程包括各种方法和工具，将工作分解为任务，确定所需的资源，并考虑时间冲突和延迟。欧宝体育app官方888

要定义项目管理，PMI网站首先定义了这个术语项目项目是有明确开始和结束日期的临时工作。项目是为实现特定目标而进行的独特努力，例如在共管建筑上安装新墙板和新窗户，或者为新的装配线创建程序。你必须在规定的时间和预算内实现你的目标，充分利用资源。欧宝体育app官方888因此，PMI网站继续写道:项目管理那么，就是在项目活动中应用知识、技能、工具和技术，以满足项目需求。”

项目管理知识体系指南认识到项目包括五组过程:启动、计划、执行、监控和控制以及结束。这些过程可能包括研究和创建任务的优先顺序列表，跟踪项目的时间管理，重新制定时间表以更好地利用时间和资源，记录哪些工作做得好，哪些没有做得好(为了不断改进)。欧宝体育app官方888

时间管理对于按时并在预算内成功完成项目至关重要。尽管如此，按时完成项目仍然是项目经理面临的最大挑战之一。拖延可能代价高昂——不仅对你的钱包、你的客户或赞助商来说是如此，对你(和你的公司)的声誉也是如此。实际的现金超支可能很高，对于大型项目，这些超支可能转化为每天数十万美元。

项目管理三角:三重约束

项目管理三角，也被称为三重约束，包括时间、成本和质量(最后一点有时也被认为是范围)。您必须管理项目管理的这三个组成部分，以使项目成功完成。大多数实践者认为，在任何给定的项目中，项目经理一次只能成功地监视一到两个约束条件。

项目的成本管理涉及到计划和控制成本项目预算．在项目的计划阶段，成本管理可以包括预算、估计、融资(这通常意味着获得某种贷款)和资金(这涉及从赞助组织获得付款)的过程。在监控阶段，成本管理就是控制费用。

项目成本管理使用的过程和工具与您在项目时间管理中使用的过程和工具相似。特别值得注意的是质量成本(COQ)分析，它从预防缺陷的成本比在已完成的项目中修复缺陷的成本更低的角度来处理项目可交付成果．

质量管理是项目管理三角形的第三面。在质量管理中，您确定哪些标准将指示您的交付物满足客户或涉众的需求。然后根据这些标准计划和执行活动。通过这种方式，质量指导项目执行，而不是成为事后的想法。项目管理知识体系指南为质量管理规定的一些工具包括对标和质量成本分析。

在项目管理知识体系指南中，时间管理包括在项目生命周期中您可能经历一次或多次(在多阶段项目中常见)的七个过程。以下是七个过程:

1 -计划进度管理:在项目开始时，您收集确定进度所需的文件和程序。输出通常是项目管理计划。这一阶段的投入包括下列文件:

• 项目章程及范围说明:使用这些来确定高层目标。
• 工作分解结构(WBS):从这些目标中，您可以分解工作，以确定在项目结束时将有助于主要输出的功能可交付物。WBS的最低级别包括工作包。

定义活动:使用工作包，您确定完成临时可交付成果所需的具体活动。项目管理知识体系指南为完成这一过程提出了几种方法:

• 分解:将工作包(工作分解结构中最小的单元)分解为活动。理解项目中的活动可以了解任务，从而更好地理解日常工作。分解还揭示了低级的可交付成果。为了达到更准确的结果和培养团队精神，与团队一起使用这种方法。
• 滚动波:滚动波计划提供了一种为当前和下一个报告期间和工作包进行详细计划的方法，同时等待为更高或更远的未来WBS项目进行计划。
• 模板:以前类似项目的文档可以指导您确定活动的详细级别。
• 专家判断:您依赖于来自组织内部或领域的已知标准和专业知识来确定完成项目所需的必要活动。

的定义活动Phase有以下输出:活动列表、活动属性(每个活动的详细信息)和里程碑列表。

3 -顺序活动:在这个阶段，您不仅可以将任务按适当的顺序排列，还可以看到关系和依赖关系。PMBOK指南规定输出是一个网络图。如果您手动执行此阶段，请尝试以下一些方法:

• 优先图解法(PDM):PDM是关键路径方法的一个工具，您可以使用它来创建调度网络图。在PDM中，节点表示活动，活动由箭头连接。你可以用四种方式对活动进行排序:
• finish开始(FS):后续依赖只有在前一个依赖完成后才能启动。
• 提供(SF):只有在前一个启动时，后一个才能完成。
• Finish-to-Finish (FF):继任者只有在前任完成的情况下才能完成。
• 结束—(SS):只有当前一个设备启动时，后一个设备才能启动。
• 依赖的决心:依赖性听起来可能很明显，但理解哪些活动必须遵循其他活动是很重要的。依赖性也可以分为以下几种:强制性的，工作的基本部分;自由裁量，有利的选择;或者是外部的，源于项目之外。
• 领先和滞后:在从完成到开始的活动中使用，领先和落后允许您向前或向后推后续依赖的时间，以便它在前一个依赖完成之前或在前一个依赖完成一段时间后开始。
• 有条件的图表方法:条件关系图比优先关系图更复杂，而且不常使用。使用蒙特卡洛模拟技术，它们允许您对循环和条件分支建模，例如当产品测试导致不同的结果时。ob欧宝娱乐app手机下载

4 -估算活动资源:欧宝体育app官方888当你知道你需要做什么时，你就知道谁，什么，多少，你需要多少来完成它。欧宝体育app官方888资源包括人员、材料、设备、工作空间和供应品，资源估算影响成本估算(可能反之亦然)。为了估算资源，您可以使用欧宝体育app官方888项目管理软件来计算您的需求，或者您可以使用以下手工技术之一:

• 专家判断:您依赖于来自组织内部或领域的已知标准和专业知识，以帮助您确定完成项目所需的必要活动。
• 方案分析:备选分析从成本、速度和风险的角度审查完成活动的可用选项。
• 公布的数据:任何指导资源规划的信息(如期刊、文章、书籍和白皮书)都是可以接受的。
• 自下而上的估计:实际执行工作的团队成员帮助进行这些估计。

资源概算的产出包括下列工具:欧宝体育app官方888

• 欧宝体育app官方888资源需求:资源需求欧宝体育app官方888文档列出工作包中每个活动的每种类型资源的所需数量，然后合计整个工作包的每种类型资源。
• 资源分解结构:有时也称为用户细分结构，资源细分结构表示具有计划信息的资源的层次分解。欧宝体育app官方888

5 -估计活动持续时间:现在您知道了您需要做什么以及您需要做什么，您可以确定每个活动需要多长时间。您可以使用先前对某些活动所需时间的了解，或者通过研究工作范围、资源数量和资源日历来估计活动持续时间。这些额外的工具也可以帮助你:

• 历史信息:您或其他团队成员可能从过去的项目中知道活动需要多长时间。您也可以在网上或在持续时间估计数据库的库中找到这类信息。这个数据库可能包括一些估计，比如窗户填充物需要多长时间才能干，以及在未涂的填充物变脆之前你需要多长时间。
• 类似的图表:也称为自顶向下估计，类似图表将活动的各个方面与以前类似活动的各个方面进行比较。这种方法比其他评估方法成本更低，如果组织或特定团队成员对所涉及的活动缺乏经验或没有经验，则可能会更不准确。
• 参数估计:参数估计比类似的图表更精确，它专注于确定一个元素的成本或做某事所需的时间长度，然后将结果缩放。例如，如果一个作家花两个小时写四页，那么他或她应该花四个小时写八页。根据具体情况，您可以列出具体的工作细节。例如，如果作者在这两个小时内前往并进行采访，您将重构实际的写作时间。
• 三点分析:三点分析不是使用单一的持续时间，而是使用一个公式来提供三个持续时间:一个乐观的日期、一个悲观的日期和一个最可能的估计。

6 -开发进度:根据项目管理知识体系指南，您应该将进度表作为甘特图．然而，如果一个简单的白板就足够了，那就用它吧。还有其他方法可以帮助您创建项目持续时间的总体情况:

• 关键路径:关键路径方法增加了活动的持续时间。它可以指完成一个项目所需的最长时间或最短时间。
• 关键链:基于约束理论方法，关键链分析寻找活动中最薄弱的环节，如造成工作交通堵塞的下线活动或停止工作的供应短缺。一旦发现了最薄弱的环节，关键链就会转移其他资源或活动来解决薄弱环节。欧宝体育app官方888
• 落后和领导:滞后和领先描述了依赖活动的开始和结束时间。如果后续活动在前一个活动结束的两天之前开始，则此差距表示两天的前置时间。如果一个活动结束到下一个活动开始之间需要一天的时间，则这个间隔表示一天的滞后时间。
• 假设场景:在这种类型的分析中，您可以替换各种因素，看看每个因素如何影响结果。例如，如果新粉刷的前门需要一天的时间才能干，你可以在当天购买五金配件，而不是等到门干了。
• 进度压缩:当你查看所有的输入时，你可能会意识到你无法完成你的完成日期。调度压缩包括两种技术，崩溃和快速跟踪。在崩溃中，你用时间来交换成本。例如，你可能会增加更多的人员或购买更多或更快的工具以满足截止日期。在快速跟踪中，您在完成下一个活动之前启动一个活动。例如，如果你在烘焙一个婚礼蛋糕，你可能会在底层涂上糖霜之前就开始装饰复杂的顶层。
• 资源水平:如果当前的活动需要一种资源，无论该资源是机器、工作空间还是人，都可能需要调整或平衡计划，以免过度使用资源。
• 进度网络分析:与优先关系图类似，计划网络图形化地显示早开始和晚开始的时间，以及活动随时间的总体概况。

7 -控制计划:在项目管理团队批准了您的基线计划之后，是时候开始项目并开始时间管理跟踪了。详细的时间表称为主时间表，摘要的时间表称为里程碑时间表。应用以下技巧来确保你按时完成你的项目(如果活动完成非常晚，你可能需要重新建立基线):

• 绩效考核:使用计划性能指数，它可以计算您已经执行了多少工作，或者尝试一下挣值分析。
• 方差分析:作为衡量效率的一种手段，进度绩效指数可以帮助你准确地展示你所做的工作。计划差异分析通过比较你已经完成的工作成本和你计划完成的工作成本，来揭示你是提前还是落后于计划。

有经验的项目经理和导师可以为解决项目的时间限制提供见解。这里有四个主要的最佳实践可以帮助你:

预计延误:如果项目管理专业人士同意一件事，那就是太多的项目经理没有考虑到可能延误项目的问题。“大多数人在项目和时间管理中最常犯的错误是把所有的可用时间都用在了某个日期上，”阿里扎说。如果你这么做了，那就意味着你打算在大约一半的时间里迟到。所以，如果你想在某一天完成，你必须提前计划和安排完成。”
Meerschaert同意说:“所有的事情都要比预计的时间长。”如果不是项目中的所有内容，那么肯定是许多内容。她强调确定任何关键的路径，这样你就可以使项目按计划进行。

阿里扎和默斯夏特都认为，在日程安排中留出缓冲时间是极其重要的。每个任务，即使是一个已知的因素，都有可变性和意想不到的情况。阿里扎说，如果给大多数人10天时间，他们会在每一天分配任务。“你需要计划在8天内完成，或者7天半会更好，”阿里扎说。“基本上，你有两天半的时间来解释意外情况。而且，如果你这样计划，你要么提前完成，要么按时完成。”回想起自己在航天行业的经历，他记得经理们是如何提到他们20% - 25%的“预留”的。他说，他们小心翼翼地守护着这个“预留”，甚至在计划的早期就向团队隐瞒，以鼓励他们努力。

不要低估活动持续时间:在七个项目时间管理过程中，Meerschaert认为估计活动持续时间可能是项目成功最重要的过程。“许多团队成员很难估计他们的工作需要多长时间，”她说。“作为项目经理，指导团队成员将他们的工作分解成可以准确估计的可管理的块是很重要的。”

团队=时间:项目时间管理的成功始于协作计划。

左脑和右脑vs时钟和日历:我们对待生活的方式不尽相同。我们知道这一点的一个原因是，有些人主要通过右脑处理信息，而有些人则通过左脑处理信息。所谓的左脑人倾向于线性思维、逻辑和数字，而所谓的右脑人倾向于直觉和创造力。阿里扎建议在管理球队时间时要考虑到这些差异。右脑型的管理者可能天生不擅长分解目标和详细计划，而左脑型的管理者可能不擅长整体思考。你应该平衡左脑或右脑过度的人的方法，以及其他以自己的优势或学习来补偿的团队成员。

有时，Paper Beats Software:根据您的兴趣，您可能很容易因尝试和学习不同的分析和报告工具而分心。软件可以帮助处理数据、报告和与远程团队协作。但在现实世界中，阿里扎说，一卷牛皮纸钉在墙上，贴上便利贴，可能是你所需要的最先进和有效的工具，尤其是在工作活动中。重点是管理一个项目来创建一个可交付的，而不是花时间点击一个程序。如果您的团队在同一地点工作，并且使用的工具有陡峭的学习曲线，那么可以考虑使用简单的笔和纸。

一般的时间管理提供了许多方法和技巧来帮助你更好地利用时间。例如，在日常生活中，你应该保持每天和长期的待办事项清单，学会远离社交媒体和电子邮件，以便专注于工作。安排一个没有干扰、会议和电话的工作时间也很重要。最重要的是，你应该安排时间来放松，无论是午餐离开电脑，还是一个没有工作的周末。更多关于时间管理方法的建议，请参见关于时间管理．对于项目时间管理的具体想法，可以考虑以下建议:

• 让项目范围说明作为你的指南。它能让你坚持下去。
• 使用资源日历。
• 使用里程碑列表。
• 创建一个每日待办事项清单。每天早上回顾它为一天做准备，每天下午更新它为第二天做计划。
• 公布计划，这样每个人都知道他们的期望是什么。
• 利用历史信息进行估计。如果你能找到一位曾经走过这条路的导师，你的估计就会更加准确。
• 还记得帕累托原则大部分的成果来自于少量的有效努力。
• 分解任务(想想WBS)。这是了解发生了什么或没有发生什么的最好方法。
• 考虑依赖关系。
• 有策略地查看时间表。
• 让团队来完成工作。不要通过检查小部件中的每个螺栓或移动用户指南中的逗号来进行微观管理。你雇这个团队是有原因的。你还有别的事要担心。
• 只有在问题需要讨论或问题需要解决的时候，才有节制地安排会议。会议不是听取状态报告的地方。

PMP认证考试包括十个PMP知识领域。项目时间管理就是其中之一。以下是全部十条:

• 项目集成管理
• 项目范围管理
• 项目时间管理
• 项目成本管理
• 项目质量管理
• 项目人力资源管理
• 项目沟通管理
• 项目风险管理
• 项目采购管理
• 项目干系人管理

项目管理知识体系指南还将47个过程与10个知识领域整合在一起，包括7个时间管理过程。那么如何掌握这么多材料呢?

PMP考试很有挑战性。尽管PMI没有透露通过标准或不及格率，但一些PMP教育者认为，多达50%的考生没有通过考试。然而，您可以用对项目管理规程的知识和理解来武装自己，以确保成功。以下是一些帮助你准备PMP考试的建议:

• 准备需要时间:在你开始训练之前，确保你现在的生活方式允许学习。你能在工作、抚养孩子、照顾狗狗、娱乐伴侣的同时，还能在你的日程安排中找到PMP准备的空间吗?如果你在其他地方有太多事情要做，无法抽出必要的时间，推迟你的PMP计划并不可耻。
• 处理过程:所有47个项目管理知识体系指南过程都是潜在的测试材料。Meerschaert说，在她准备考试的时候，她首先记住了考试过程。
• 输入和输出:Meerschaert接下来征服了与每个时间管理过程相关的许多输入和输出。
• 思维导图:思维导图可以通过描述关系来帮助巩固概念。在PMP的例子中，思维导图说明了这些输入和输出如何应用于每个过程，以及每个过程如何应用于其他过程。PMP培训提供者Velociteach提供一些在线工具来帮助进行思维导图的过程。
• PMP助记:记忆法通过将信息附加到熟悉的结构来帮助你记住细节。例如,聪明的指的是一组特征——具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的——可以帮助你达到目标。Meerschaert建议查看YouTube视频和其他提供PMP考试特定记忆方法的在线资源。欧宝体育app官方888
• 训练和测试:Beckford建议:“在调度技巧公式上进行一致的练习来加强它们。”公式约占考试的百分之五。此外，定期参加练习考试，确定自己的弱项，然后集中精力学习这些弱项。
• 大脑倾倒:在考试当天，一旦你被允许在考场开始写作，就做一个大脑转储。在“大脑转储”中，你写下所有你容易记住的东西。贝克福德说:“这是在考试中获得分数的一种简单方法。”
• 理解是关键:贝克福德强调，理解概念比简单地记忆它们更好。她说:“用实际的项目管理经验来补充您的项目管理知识指南，无论是通过您的工作还是通过参与项目管理小组。”“提供的上下文知识会比只从阅读中获得更好的理解。”

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