记录管理:维护您组织的信息

档案管理(RM)，也被称为记录和信息管理，是一个组织职能，负责创建和维护一个系统，在公司的整个生命周期内处理记录。RM包括从创建记录到处理记录的所有内容。本质上，它包括业务事务的任何一部分。

有些人用这个词信息治理(IG)当谈到记录管理时。IG是对信息的管理，以支持组织的现在和未来，牢记法规、法律、环境和运营要求。它包括管理组织内存储的所有信息所必需的结构、策略、过程和过程。

什么东西能成为唱片?答案有点复杂。的国际标准化组织(ISO)是一个独立的，非政府的国际组织，制定国际标准，并在全球范围内实施162个国家标准机构．ISO 15489-1:2001将记录定义为“组织或个人为履行法律义务或在商业交易中作为证据和信息而创建、接收和保存的信息”。ISO 15489分为两部分:概念和原则，以及指南。这两部分共同提供了一个全面的记录管理计划的大纲。

本质上，记录是记录业务事务的内容。记录通常不包括草稿、副本或文件的方便副本。例如，提案的最终回复是记录，但是草案、关于草案的评论和关于提案的通信可能不是记录。人事档案是一种记录，社交媒体帖子和即时消息也是一种记录(因此，记录管理不仅仅涉及纸质文件)。根据全球信息管理公司贸易协会(PRISM)在美国，法院认为以下所有东西都是记录:餐巾纸上的涂鸦、石油勘探的核心样本、上面有零件号的管子，以及冷冻组织样本的切片。

记录是事件的证据。因此，您通常可以将记录提交法庭以证明其真实性、可靠性、完整性和可用性。记录可以为审计、法庭案件或其他官方用途提供必要的文件。

记录也可以是包括个人身份信息(PII)的任何内容。金融服务、卫生、政府或法律部门的公司必须特别注意这种记录。

文档管理是记录管理的一部分，因为许多文件都是记录。然而，并不是所有的记录都是文档。文档管理更多地关注涉及物理或数字文件的日常活动，如捕获、存储、修改或共享它们。

文档管理有以下几个目标:

• 组织现有和将来的文档
• 改善工作流程
• 允许快速搜索和检索文档
• 维护文件的组织，以减少丢失和错误文件的数量
• 减少文档的物理存储

表单管理可以是档案管理的重要组成部分。对许多组织来说，最大数量的记录是印刷或电子表格。

有关文档管理的更多信息，请阅读“如何使用Smartsheet作为敏捷文档管理”和“SharePoint文档管理:它是什么，它不是什么?．”

在N个记录管理中，有一个生命周期对应于记录所经历的阶段。这个生命周期涵盖了从创建记录到处理记录的所有内容。每个阶段都有不同的政策和程序。

可以将记录的生命周期看作是从创建开始，到处理或保存结束的生命周期。不同的程序、软件和教育材料可能对这些阶段使用不同的名称，但它们基本上是固定的，并且同时连续地运行。

创建是记录生命周期中的第一个阶段。它涉及记录的接收，并将其分类为组织记录管理系统中的记录。确保您正确地创建记录，这意味着包含正确的信息并使用正确的格式。

当人们使用和修改记录时，它作为记录继续存在，您必须维护和保护它不受未经授权的访问和损坏。那些需要定期记录的人必须能够很容易地获得这些记录。不同的组织对记录的保存时间有不同的规定。活动记录是当前正在使用的记录，并且通常与使用它们的人在物理上很接近。不活跃记录是指公司不再用于当前业务，但您仍然必须保留到其保留期限结束为止的记录。即使有人不定期访问不活跃的记录，您也必须维护和保护它。

在记录生命周期结束时，记录管理团队必须决定是销毁还是保留记录。在记录管理中，系统的存在是为了确定每个记录发生了什么以及什么时候发生。必须维护记录的时间长短取决于几个因素，包括公司政策和政府法规。您需要永远保存一些记录，因此，在某个时刻建立一个存档过程。

在整个记录管理生命周期中，维护安全性和隐私性是至关重要的。

同样，根据定义，记录管理负责在整个生命周期中创建和维护记录。该功能包括许多不同但相关的元素，所有这些元素的目标都是控制对公司或组织记录的访问，同时保持易用性和安全性。记录管理可以是物理的，也可以是电子的，通常是两者的结合。

在实践中，记录管理通常包括一个记录管理员。这是在组织中负责记录管理的人，但这个人通常有一个团队的人一起工作来创建和维护系统。在一些公司和机构中，最高官员，通常是机构负责人、首席执行官或首席财务官，最终负责记录管理，即使他们雇佣了其他人来积极管理记录。

“很多公司认为任何人都可以做到这一点，”公司IGP、CRM和信息治理项目顾问Diane Carlisle说ARMA国际这是一个非营利性专业协会，也是将信息作为战略资产进行管理的全球权威机构。ARMA International成立于1955年，其使命是为信息专业人员提供在已建立的信息治理(IG)框架内有效管理信息资产所需的资源、工具和培训。欧宝体育app官方888卡莱尔说，她知道一些公司犯了一个很大的错误，他们低估了档案管理的重要性，雇佣暑期实习生来做这件事。“这不是归档。你真的必须了解和理解你所在的企业，”她强调说。

根据ISO 15489-1:2001，记录管理包括制定政策和标准，分配职责和权限，建立程序和指导方针，提供管理和使用记录的权限，以及将记录管理整合到业务系统和流程中。因为它包含了很多东西，记录管理可能有点令人生畏，但利大于弊。

档案管理是许多政府机构的一项要求，其他公司也有相应的制度。RM提供了一个框架来控制大量的文书工作和定位文档，并确保所需的信息易于访问和随时可用。根据PRISM，一个组织的活动文件以每年大约25%的速度增长，而文书工作是一项巨大的管理费用。适当的档案管理可以腾出宝贵的办公空间。PRISM表示，在任何时候，一个组织中都有3%到5%的文件丢失或放错了地方。适当的组织可以帮助为客户和合作伙伴提供始终如一的服务，同时提高员工的效率和生产力。ob欧宝娱乐app手机下载记录管理也是一种讲述组织历史的方式，但这项工作通常属于档案管理员的专业知识，而不是记录经理的专业知识。

“信息创造的速度是我们从未见过的，”该公司企业传播总监克里斯蒂安•波茨表示铁山是一家全球信息管理公司，在53个国家拥有1400多家分支机构。“很多公司意识到他们没有能力处理这些信息。这就是为什么有我们这样的公司作为合作伙伴会让人安心。我们知道如何处理这些问题，因为我们每天都在处理这些问题。”

拥有适当的记录也可以帮助公司在法庭上结束。记录可以显示是否符合法定要求，提供交易证明，并防止未经授权的访问。

此外，在发生紧急情况时，记录管理可以保持连续性。9/11之后，许多位于双子塔内或附近的企业只能重新开张，因为他们有系统和记录冗余。

记录管理冗余计划应解决以下问题:

• 创建记录和信息目录
• 标记重要记录并指定它们为冗余
• 确定谁有权访问记录，包括位于现场之外的第三方

作为应急计划的一部分，确定潜在的情况并传达灾难计划非常重要。在洪水或火灾中，简单地将电脑硬盘备份到便携式硬盘上对公司没有任何好处。

尽管对每个企业或组织的后果不一样，但如果没有适当的记录管理系统，可能会受到严厉的惩罚。在某些情况下，例如政府拨款或政府机构，可能会有经济处罚或可能要求退还拨款。

在其他情况下，处罚可能是罚款、刑事指控或监禁，就像安然、世通、Imclone、安达信和摩根士丹利的一些人一样。对这些公司记录的审计和其他调查发现，它们在记录保存、伪造文件和不当销毁文件方面存在违规行为。

重要的是要记住，在公开的法庭案件或调查期间销毁记录可能是非法的，即使销毁记录符合公司政策。侵占的法律原则在这些案件中发挥了作用。根据《布莱克法律词典》，“窃取证据是指故意、鲁莽或疏忽地扣留、隐藏、篡改、捏造或销毁与法律诉讼有关的证据。”

的2002年萨班斯-奥克斯利法案该法案也被称为SOX或Sarbox，对上市公司的记录提出了新的要求。这项立法是在安然(Enron)、世通(WorldCom)等公司曝出丑闻后出台的。第802(a)条规定:“无论谁故意改变,破坏,残害,隐匿、封面,伪造,或作虚假进入任何记录,文档,或有形对象有意妨碍,阻碍,或影响任何物质的调查或适当的政府管辖内的任何部门或机构提起的美国或任何情况下标题11下,或者与沉思的物质或情况下,处以罚款在这个标题下,囚禁不超过20年,或者两者都有。”

该法律还允许对谎报公司财务状况的首席财务官和首席执行官处以最高100万美元的罚款和最高10年的监禁。

萨班斯-奥克斯利法案不仅仅是关于惩罚。它还明确规定了对那些可能意识到组织内不当行为的员工的举报人保护。由于记录管理专业人员对公司的记录和流程有广泛的了解，他们可能是第一个注意到问题的人。

想了解更多关于萨班斯-奥克斯利法案的内容，请阅读这篇文章文章．

RM职责因公司和机构而异。在联邦机构中，机构负责人有管理记录的法律要求，联邦雇员负责保存他们自己的工作记录。

国家档案和记录管理局(NARA)和总务管理局(GSA)在联邦层面上划分记录管理监督。1984年的《国家档案和记录管理法》概述了这两个机构的职责，国家档案局负责文件和记录处理的充分性，总务管理局负责记录管理的效率和经济。

美国国防部(DoD)5015.2化拥有许多其他组织非正式采用的标准。在国会要求国防部改善其档案管理之后，国防部于20世纪90年代中期创建了该标准。政府的授权是为了应对难以获得海湾战争综合症的记录。1998年，NARA支持国防部职能要求和记录管理项目的其他要素，以便其他机构可以使用这些标准作为他们自己的记录管理项目的基准要求。

一些联邦机构，如证券交易委员会(SEC)，有自己的规定，超出了联邦规定。许多州和州机构在档案管理方面也有自己的规定。有几个国际会员组织提供有关档案管理的教育和支持。

卡莱尔说:“我们的成员都是在信息管理领域工作的人，他们来自各行各业。”“我们有很多资源来帮助人们了解他们的欧宝体育app官方888组织。”ARMA国际为会员和非会员提供出版物、资源、专业发展网络研讨会等。欧宝体育app官方888

记录管理的存在是为了提供文件和决定的历史，并确保连续性。这些好处适用于所有的公司和组织，无论大小。它们甚至适用于个人。

除了美国国税局(Internal Revenue Service)关于税务记录的指导方针外，并没有关于商业记录必须保存多长时间的标准。许多律师和会计师建议保留原始商业文件七年，因为这是许多税务审计、诉讼和其他可能的索赔的法定时效。小企业的档案管理建议与大企业的基本相同。

甚至ARMA国际也没有发布关于保存什么和保存多长时间的指导方针，他们说要求因行业、州和国家而异。卡莱尔指出:“这取决于你所处的行业以及你受到的监管程度。”“关键是要有一个适合你所在行业的架构。”

至于个人档案，专家们有一些建议。根据金融专家苏士酒•这里有一些关于个人档案保存的简单指南。

如果您不确定是否需要记录管理，简单的回答是，每个企业都应该有某种类型的记录管理系统。然而，许多公司会在问题出现后引入或修改档案管理政策和程序。为什么要等到那个时候?

检查表可以帮助你决定是否需要一个新的或修订的系统。如果您的组织符合以下任何一种情况，那么可能是时候实施记录管理了:

下载清单

开始一个适当的档案管理程序并不需要令人生畏。该系统的关键可以是记录管理员，即组织内负责记录管理的专业人员。此人(或多人)通常是记录生命周期以及如何维护和保护隐私和数据方面的专家。决定记录管理部门在组织中的位置也很重要。它属于法律服务、管理和审计、行政服务、信息技术还是其他领域?答案取决于公司的组织结构。

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记录管理还应该在组织内的高层有一个拥护者，以确保适当的买进和遵从。此外，各部门必须从一开始就一起创建、实现和使用一个系统。让技术部门只是购买一个没有其他部门输入的系统并不是一个好主意。

记录管理如果在整个组织范围内实施，而不仅仅是在某些部门内实施，是最有效的。在记录经理的帮助下，在整个组织中进行记录库存是一个很好的开始。这样做会让每个人都知道你有多少信息。通过这项研究，您将能够识别重要的记录和记录，告诉组织的历史。

接下来，为你的组织制定员工保留计划，并遵循行业、政府和ISO标准。使用这些参数，您将更清楚地了解如何管理活动和非活动文件。这个过程的一部分是决定谁有权和不有权访问这些记录，以及谁将控制这种访问。

有许多公司专门帮助进行记录管理。有些是基于云存储功能的软件。其他人则加入进来，协助存储和管理物理记录。如果一个组织已经存在了一段时间，那么它的记录管理系统很可能包括物理记录和电子记录。尽管这两种类型的记录有很大的不同，但一个强大的系统将在记录的整个生命周期中解决访问和保护记录的便利性问题，而不管它是物理的还是电子的。

铁山公司的波茨说:“我们可以帮助你管理、存储和销毁信息，从信息产生的那一刻起，直到你准备好摆脱它为止。”“这不仅仅是把东西扔进笔记本电脑的垃圾桶。”

像铁山这样的公司在远离地震带和洪水区的各个地方都有设施。铁山的设施有多个灭火系统，备用发电机，气候控制和安全。该公司可以存储物理文件和电子文件，客户可以随时检索它们。“这就是我们每天所做的一切。归根结底就是:如果你自己做这件事，你就必须跟上你的业务的合规和法规。这需要很多工作，”波茨说。

公司为他们想要的服务支付费用。Potts解释说，这可以节省资金，因为他们不必雇佣自己的记录管理团队，而且他们可以将宝贵的房地产用于其他用途。波茨说:“如果你是一家律师事务所，你需要使用空间来存放箱子，这不会让你赚到钱。“这不仅很难做，而且房地产是要花钱的。”

一个注册表通常是进行记录管理的物理位置。它通常是文件记录归档和访问的地方，通常由记录经理访问。该管理器还在整个生命周期中维护记录，从创建到处置。

注册中心通常包含记录管理分类法。分类是档案管理系统内的分类系统。它使用预定的系统来组织分类框架。分类法应该易于记忆和使用。

随着技术在业务中越来越重要，记录管理系统也必须跟上。记录管理应用程序(rma)是一种软件应用程序，它通过使用特性对活动记录进行分类和定位，以及识别要处理的记录，从而以电子方式管理记录。这些应用程序必须是安全的、可靠的、永久的、全面的，并且必须遵守规章制度。

在使用任何电子系统时，重要的是要注意，简单地扫描现有的纸质文档可能不足以使其成为记录。一些软件系统需要一个人将某些东西声明为记录，这样系统就可以正确地管理它。每条记录必须有唯一的标识符才能在某些系统中使用。

寻找一些易于使用和有必要的安全性来保护文件的东西。一些系统包括文件管理系统(DMS)范围内的记录管理。另外，寻找一些可以保证可执行的监管链的东西，这样您就可以看到记录说了什么，其中的内容是如何演变的，以及谁参与了任何更改。这种系统可以防止未经授权的访问和更改。

电子记录管理系统需要能够随着技术的变化而适应和发展。格式更改，以特定格式保存的文档和记录也可能需要更改。例如，软盘是20世纪90年代中期可用的最好的技术。现在，几乎没有人有硬盘来读取这些光盘。记录管理是长期的，不是短期的。

与任何政策或程序一样，记录管理也不是没有并发症和问题。记录管理在公共和政府机构、医疗保健和上市公司中已经存在很长时间了，但在私营部门才刚刚开始流行起来。无论在任何系统中，合规和法律问题是多么根深蒂固。

以下问题也可能成为问题:

• 部门之间的冲突，尤其是档案经理和IT之间的冲突
• 安全、数据保护和隐私，因为黑客和数据泄露变得更加先进
• 随着信息自由法和其他法律变得越来越普遍，透明度和问责制
• 采用和实现，因为不是每个人都将记录管理视为首要任务
• 系统的合并，即公司相互收购、合并并共同成长
• 随着社交媒体传播速度的加快，网络和社交媒体的帖子不被认定为记录
• 在将旧的物理记录转换为电子记录时，不适当的归档和创建访问权限

供应商和部门之间的一致性以及适当的培训也是任何记录管理系统成功的关键组成部分。每个人都需要了解记录的生命周期和流程中的每个步骤。

Carlisle认为许多公司都有一个RM方面的问题:“我认为一个很大的错误是假设一种技术可以解决你所有的问题。技术应该是记录管理过程中的最后一步，因为任何公司在转向技术之前都应该首先对工作流程和基本需求进行分析。”

此外，确保任何技术都允许您在过了保存期限后处理记录。卡莱尔说，一些系统不允许删除:“如果你不能删除一些东西，你就没有遵守你的保留计划。永远保存东西肯定是有害的。我认识的大多数在这个领域工作的律师都认为应该有一个保留和处置时间表。你需要的是一个明确的政策，一个明确的流程，以及显示你遵循了该政策和流程的适当文件。”

由于记录管理的综合性，有专门的学位课程、证书和专业组织致力于记录和信息管理。

这个领域正在变化，一些术语也在变化。Carlisle说术语信息资产现在比记录管理更受欢迎。她说:“这让人们明白，信息与其他类型的资产一样重要。信息资产与人才和金融资产一样重要。”

为了帮助档案管理专业人员，ARMA国际组织有会议、网络研讨会和他们称之为他们的信息公认记录保存原则®而且信息治理成熟度模型．这两种资源都可用于指导人们了欧宝体育app官方888解不断变化的记录管理领域。“尽管媒体在变化，但便利这些信息的要求仍然存在。公司仍然需要使用它的权限。”

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