为什么要使用资源调度?
这个词资源调度出现于20世纪90年代关键路径计划的概念。资源调度背后的思想是，项目的能力和资源是有限的，因此当管理人员为项目的执行制定计划时，必须考虑到这些因素。欧宝体育app官方888
资源调度还包含了项目调度的概念。就像农民无法加快作物成熟所需的自然时间一样，项目经理也不能指望一个需要投入18个小时在一个项目上的员工会以整夜喝咖啡的形式完成工作，因为这项工作可以(也应该)分散在压力小得多的三个工作日里。资源调度的组件显示在甘特图，这是一个项目的进度和/或多少时间将分配给一个项目的每个部分的可视化表示。
许多领域的专业人士都在实践资源调度，不管他们是否这样称呼它。考虑一个总承包商监督一个主要的家庭改造:他们必须充当项目经理，确保改造的每一步都按照正确的顺序进行，分包商在特定的日子可用，并且在下一组系统开始工作之前，某些家庭系统可以正常工作。一个超额预定或生病的分包商，一项任务变得比预期的更复杂，或者房屋结构的意外问题，都可能增加项目范围的时间或金钱。
资源调度承认，在任何给定的项目情况下，资源是有限的，工作必须在一系列期限内完成，并在预算范围内完成。欧宝体育app官方888的组成部分之外关键路径规划，资源调度也借鉴了关键链计划，它承认资源是相互依存的。欧宝体育app官方888例如，在房屋改造的例子中，如果木材场的木材短缺意味着分包商a不能完全安装底层地板，那么分包商B就不能在其上铺设地板。一个明智的总承包商知道如何操纵资源来解决这些问题——也许知道当地的再利用和回收商店可以作为后备木材资欧宝体育app官方888源，或者可以利用更远或更昂贵的木材场来保持整个项目的进展。
房屋改造包含许多活动部件。但是，考虑一下资源调度在更复杂的公司情况中的关键作用，例如以下情况之一:总部的重新安置，被收购公司的整合，或者为假日销售和营销努力及时推出产品。ob欧宝娱乐app手机下载这些主要项目中的每一个都有多个活动部分和资源，所有这些都必须仔细地进行调整。欧宝体育app官方888
什么是资源限制调度?
资源调度考虑到有限的可用资源，以及一个项目在有限的资源下所需要的时欧宝体育app官方888间。例如，如果制药公司在进行正式的药物开发之前，必须由数量有限的高资历科学家完成临床试验报告，那么在缺乏额外的资历人员的情况下，公司几乎无法加快这一过程。
什么是资源分配和平衡?
资源分配是将特定资源分配给特定任务的过程。欧宝体育app官方888资源水平是一种资源分配方法，在项目进度中对资源可用性进行优先排序。例如，广告公司的项目经理在制作客户推介时，可能会考虑到人力资源问题，如员工暑假和短暂的星期五，以利用所需的集体人才来完成一场成功的演示。
什么是资源平滑?
资源平滑指以时间约束为最高优先级的资源分配实践。例如，如果客户给广告公司一个简短的通知，让他们进入一个竞争激烈的商业项目，这将是有利可图的，新业务团队的项目经理将从客户的最后期限向后工作，并要求加班或周末时间的资源，以按时制定一个创造性的简报。欧宝体育app官方888
微软项目如何实现资源均衡?
许多项目经理使用Microsoft project软件来安排他们的资源。欧宝体育app官方888该软件提供了团队和个人级别的资源分配的可视化显示，并且管理人员可以使用该程序的工具通过改变资源每天的小时数(或一天的一部分)或其他方式来纠正资源过度分配。您可以根据实际情况自动或手动调整任务和资源。欧宝体育app官方888欲了解更多信息，请查看微软的提示在这里．
运行中的资源调度
当进行资源调度时，以终为始是有帮助的:项目经理需要知道在制定调度时，有限的资源是否是优先考虑的，或者资源是否必须被弯曲(或者可以被提供，比如承包商的雇佣)到一个特定的调度中。欧宝体育app官方888前者是指资源平滑，后者是指资源均衡。管理人员还必须了解预算限制，确定项目进度中的突发事件和依赖关系，并考虑风险和备份计划。
项目经理谈论资源分配(为任务分配资源)和或欧宝体育app官方888资源加载(表示项目将消耗资源时间的百分比)，资源聚合(将每个活动和项目的所有资源欧宝体育app官方888集中在一个时间框架内，通常是直方图)，然后资源调度(在任务和执行任务的资源周围设置时间窗口)。欧宝体育app官方888无论是使用软件还是白板，项目经理在安排资源时都必须考虑以下因素和步骤:欧宝体育app官方888
- 需要哪些资欧宝体育app官方888源?资源(人员、设备、设施)是欧宝体育app官方888什么?一个项目是否需要预定几个星期的会议室、租借设备、专门的会议室来开会?他们是否需要安排资讯科技或技术支援?这个项目是否需要雇佣外部承包商，你是否有现成的联系人，或者项目经理是否需要找到自由职业者的帮助，并了解实际的市场定价?
- 什么是资源的性能容量?欧宝体育app官方888如果在一个项目中担任资源的员工在多个项目欧宝体育app官方888中工作，那么他们有多少时间或几周或几小时可用于所讨论的项目?资源需要具备哪些能力来执行工作?欧宝体育app官方888相对于“覆盖面”或新技能，哪些能力是该资源的核心技能?团队成员需要什么样的技术、社会、组织或管理技能?如果存在技能差距或弱点，如何解决这些弱点?(例如，通过有技能的上级的监督，在外部资源的帮助下，或者可能通过一次性培训?)
- 什么是项目限制?项目是否需要在特定阶段或特定技术平台交付(由于团队成员的技能集)?内部资源或合同资源是否需要时间来培训或熟悉客户或内部欧宝体育app官方888工作简报?是有一个“想要”的最后期限还是一个绝对的最后期限?在管理层看来，项目按时完成更重要，还是在设定的预算范围内更重要?
- 识别任务相关性/偶然性。项目中的步骤是否需要客户或高层管理人员的签字-是否有明确的截止日期?是否提供了足够的时间?一项任务是否需要使用租赁设备，顾问或自由职业者的协助，或律师的审查，这些资源是否已被安排好，或者项目经理是否知道它们的可用性节奏?欧宝体育app官方888
- 确定的假设。项目经理是否假设某些工人在项目期间会在现场或可以全职雇用?项目经理是否认为需要出差?是否需要送货/物流?承包商、外部服务(打印机、快递、媒体采购、设计师、技术/软件开发人员)必须在特定的时间或预算范围内完成他们的项目吗?
- 将资源与任务欧宝体育app官方888匹配。哪些资源(无欧宝体育app官方888论是个人、外部企业、空间还是材料)将与哪些任务相关联?在任务中的步骤遇欧宝体育app官方888到延迟或问题时，是否有任何资源可以互换?
- 定义规划优先级。项目是否有足够的资源?项目经理能否在资源方法中建立一个能力与需求的比率来描述优势和劣势?
- 审查先前的资源时间表和计划。项目经理的资源识别和进度是否跟踪先前项目经理所做的工作以及项目是否成功完成?如果当前的方法或时间表不同，工作将如何不同?是否有具有更复杂技能的新的内部或外部资源，或者是否有可用的技术(数据库欧宝体育app官方888、档案、工具集)来加速任务?
从项目经理的角度来看资源调度
泰德Wolken他是西雅图地区的一名项目经理，在电信、医疗保健、金融服务和航空航天公司拥有17年的经验。他说，在他职业生涯的早期，当他在波音公司工作时，资源调度这个术语就进入了他的词典。根据所讨论的行业和项目，资源调度占项目经理工作的30%到50%。
在他的工作中，资源通常是人欧宝体育app官方888，但偶尔预算限制或付费服务是计划的一部分。Wolken花了很多时间在资源分配和加载上，使用Microsoft Project将资源加载到项目界面，以及它们的标题、功能和分配给项目的时间的数量或百分比。欧宝体育app官方888由于大多数资源报告给一欧宝体育app官方888个独立团队的经理，并且暂时在Wolken的领导下执行项目，因此与经理协商获取他们的资源是习惯。
“如果你是一个项目经理，你需要准备好成为一个强有力的倡导者，为你的资源而战，”他解释说。欧宝体育app官方888“尊重别人的项目，但要提醒他们，有时候因为项目期限的关系，你的需求必须放在第一位。你必须坚定自信，成为项目的代言人。”
公司总是试图用更少的资源或有限的资源做更多的事情，这意味着项目管理以及项目经理和团队经理之间的紧密协调是很重要的。欧宝体育app官方888“经理们明白这一点。他分享道。“他们把更多的时间花在充当资源协调者上，而不是实际管理团队中的员工。”
Wolken说，他领导的大多数公司项目都需要几个月的时间才能完成，在某些情况下，他负责整个项目预算中的特定财务部分，例如100万美元项目预算中的10万美元。在一个职位上，他负责一家电信公司新建的700个座位的呼叫中心的运营部分。他在整个过程中与其他项目经理打交道，包括建筑项目经理和IT项目经理。
“我是这些人与建筑、硬件和软件团队之间的桥梁，”他说。该项目的时间表决定了许多因素，例如人力资源部门何时拥有可用的办公室和会议室空间，以便与当地候选人进行工作面试，何时安装内部办公设备和网络，以及何时或何处可以培训内部或重新分配的工作人员。在沟通方面，需要协调有关设施开放的内部沟通(从而为公司提供客户服务)以及与当地社区和职位空缺的外部沟通。例如，公司在设施开放或非常接近设施之前开始招聘是不明智的，因为工作面试是必要的，呼叫中心系统需要启动并运行，以便员工开始他们的工作或培训他们的新工作。
通常，他必须就资源的可用性进行谈判。“如果存在员工或承包商超时工作的危险，我们(项目经理)将不得不去找他们的经理，”他分享道。
他证实，20%的项目在预算或时间上偏离了方向，部分原因是，随着公司努力从精简的员工中提高效率，资源往往在相互竞争的方向上被拉伸。欧宝体育app官方888然而，越来越多的管理人员意识到项目管理方法对工作人员的监督。
项目管理仪表板模板
项目管理仪表板是项目数据的可视化表示。您可以使用此模板显示预算、任务状态和团队通信等细节，以便在处理所有移动部分时提高透明度。
资源调度中的风险和错误
五分之一的项目超过了规定的时间或预算，这可能会对企业的财务和声誉等方面产生负面影响。以下是一些可以避免的错误，这些错误会导致这些超支:
- 含糊不清的要求:如果项目需求不明确，管理人员就不能确定所需资源的数量或类型，或者这些资源需要多少小时。欧宝体育app官方888通过研究先前的内部或外部项目以及领导者如何定义他们的需求，管理者可以获得更多的清晰度。
- 不明确的期限和职责:如果不同的项目团队成员没有正确或按时完成可交付成果，项目就会被拖慢。检查每个团队成员是否理解任务和时间安排是至关重要的。
- 不准确的估计:低估资源完成任务所需的时间、屈服于外部压力(可能来自客户)以及做出不切实际的承诺是项目经理常犯的错误。不切实际的时间框架可能会从一开始就导致项目失败，或者给团队成员带来不必要的压力，降低他们的士气，或者让他们的效率与不公平的机会竞争。项目经理可以使用过去的资源调度模型或访问资源本身来帮助确定分配多少时间。欧宝体育app官方888
- 风险管理薄弱:所有资源欧宝体育app官方888都有漏洞和不一致性。员工休假或生病呆在家里，冬季天气会影响关键产品部件的货运，财政资源(或缺乏资金)或预算审批停滞都可能导致延误和问题。欧宝体育app官方888ob欧宝娱乐app手机下载管理者需要有应急预案和备用计划。
- 缺乏灵活性:管理人员需要考虑到资源可用性的一些“回旋余地”。如果项目经理从其他经理的团队中抽调团队成员，他们必须意识到其他团队可能会突然改变优先级，从而降低资源的可用性。在资源交付日期前后额外烘焙几天会有所帮助。
- 未能确认员工或承包商的可用性:如果一个项目要消耗团队成员20%的工作量，而PM要求占用他们一半的时间，或者如果一个员工很久以前就在项目中间休假，那么他们很可能没有足够的时间投入到这个项目中。类似地，如果外部供应商或承包商没有按预期部署，或者没有提供确认其工作时间表或范围的合同，他们可能会承担其他项目，而不能完全用于项目。预留资源永远不会太早，一旦确定了确切的日期，就可以改变或调整。
- 未能收藏重要资源:欧宝体育app官方888如果一个项目与市场营销相关，而经理没有考虑到设计、购买、审查和放置广告的前置时间，或者如果一个项目需要使用合同制造商，需要一个深思熟虑的周转时间表，或者如果一个工人的计费时间已经被其他项目经理占用，那么PM就没有确认他们最重要的一些资源。欧宝体育app官方888关键资源是指拥有执行欧宝体育app官方888特定任务的独特技能的资源。项目经理需要知道谁能做什么，并保留备份选项列表。
- 未能定义和计划依赖性和偶然性:项目经理必须知道如何应对延迟、外部障碍(商品价格上涨、竞争对手削弱公司)、客户突发奇想(外部客户改变了对项目方向的想法)、自然灾害、国际问题(汇率、进出口问题或关税)等等。根据项目的性质和过去的经验，聪明的项目经理可以预见到依赖性和偶然性。
什么是资源调度和可视化规划?
视觉规划是一种项目管理计划方法，通常包括资源调度。在可视化项目计划方法中，管理人员可以聚集资源，使用时间线，将任务和角色识别为“事件”，标记资源可用性或不可用性，同时显示多个资源欧宝体育app官方888，执行拖放式时间表更改(如果任务提前或延迟完成，时间表可以相应更改)，立即查看整个团队，并确定竞争或重叠的资源。
资源调度和规划软件
随着项目管理作为一个公司过程的成熟，专业项目经理可用的技术也越来越成熟。项目管理从分配会议开始，发展到白板，发展到电子表格，并最终演变成动态和可共享的工具，承诺资源调度和资源管理功能。一些工具的价格仅为每人每月10美元，而另一些则是企业级的。
基于云计算的工具
- Avaza是为“以客户为中心”的业务设计的，例如服务业务。
- 中心计划提供团队概述、技能和位置匹配、可用性“地图”、拖放调度、团队创建和移动界面。
- 资源专家提供基于云的所有资源的单一视图。欧宝体育app官方888
- Workstack提供在线规划工具。
企业级工具
- Leankor是为企业客户设计的。
- ProjectorPSA面向专业服务企业，能够连接到企业平台，包括Salesforce、Quickbooks和Intacct。
- Saviom是为企业客户构建的，具有增强的预测和分析工具。
维珍集中
行业特定的资源调度和管理工具
- 预测是一个用于数字项目管理的应用程序。
- Teamdeck专注于资源可用性管理，针对软件公司、创意机构、产品管理团队和财务/运营团队。ob欧宝娱乐app手机下载
- Workamajig为市场团队提供项目管理。
- NetSuite Open Air是为服务企业设计的。
- 视觉规划是为一般项目管理而构建的，但也有一些特性可以使建筑、车队管理、CRM和现场服务行业受益。
甘特图选项
- e欧宝体育app官方888ResourceScheduler使用视觉和甘特型图表。
- Ganttic对于少于10人的团队是免费的，随着团队规模的增加可以选择价格。
- 工作簿是一个基于甘特图的规划工具。
其他工具:
使用Smartsheet改进资源管理工作
Smartsheet的资源管理是一个强大的资源管理软件，有助于有效地管理项目背后的人，什么，什么时候。
通过Smartsheet的资源管理，您可以更轻松地为项目建立最佳团队，保持项目进度和预算的正轨，并自信地预测业务需求。
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