什么是工作流?
简单地说，工作流是产生预期结果的结构化、预定义的活动集的可视化图表。工作流可以是基本的、连续的步骤推进，也可以是必须与指定的依赖关系、规则和需求并行发生的一系列复杂事件。理论上，每次运行相同的工作流，都会得到相同的结果。工作流由步骤、完成这些步骤所需的资源(例如您的员工或机器)以及这些步骤如何交欧宝体育app官方888互组成。工作流描述了起点和终点、运动的方向、可能存在决策点的位置、您对结果的期望以及潜在的替代步骤。最后，为每个步骤分配责任。
一旦工作流程到位，优化结果就是一个简单的过程。在哪里可以消除浪费和提高效率变得更加容易。成功的工作流程有助于改善员工之间的沟通，并衡量员工的成长。然而，重要的是要记住，当我们讨论工作流时，我们谈论的是如何结果是实际完成的，而不是规定要完成的工作的协议。
在项目管理领域内，工作流是重要的，因为它们带来了结果的可预测性和度量能力。项目经理喜欢工作流程，因为在他们移动的部分中，必须发生持续的计划和协调，工作流程提供预期的结果。
10使用工作流的意想不到的好处
工作流程节省了时间，当然也确保了透明度和可重复性。他们还可以做更多的事情。考虑一下将工作流纳入项目管理的10个好处。
- 工作流程降低项目风险．当一个项目面临风险时，它会增加项目的复杂性，团队成员的数量也会增加。工作流程可以确保减少计划中的延迟。它还可以通过限制重做工作的需要来减少可能的纠纷和成本。
- 影响组织变革。当一个团队团结一致地工作时，它限制了管理层在业务流程方面进行干预的需求，并可以提供对工作流的更好理解。
- 实现工作流可以导致流程变更。作为开发工作流的一部分，企业必须仔细检查其当前流程。这可以导致改进和优化。
- 工作流增加了对信息的访问。关键过程可以在每个点上进行审查，以确保没有瓶颈或问题。这种监督允许项目经理确定流程从端到端的运行情况。
- 工作流将工作职责划分给不同的人。您的员工不确定完成任务是谁的责任，或者他们自己的职责在哪里，工作流为他们定义了任务。
- 改进项目时间计划．为项目经理估算一项任务或整个项目所需的时间提供了基础。
- 提供可见性。工作流是一种将流程可视化地传达给涉众的方法。
- 管理者可以专注于战略。当系统平稳运行时，管理人员不需要花时间关注操作。相反，他们可以把注意力放在工作的其他部分，这可以促进业务的增长和发展。
- 工作流提供了审计跟踪。在使用工作流管理软件系统时尤其如此。记录任务的进展和完成情况，以及相关的细节，如谁完成了操作，何时完成，以及所做的任何更改。
- 企业可以输入规则。而不是人们在问题出现的那一刻做出决定，工作流程会参考预定义的规则。这消除了一些猜测，节省了时间，提高了对组织工作能力的信心。
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工作流的关键组件
尽管工作流模型在术语上可能略有不同，但下面概述的组件在每种方法中是一致的。专业人士可能将他们的图表描述为非正式的或正式的。非正式的工作流程很简单，不需要特殊的软件，可能只是描述一系列步骤的图表或流程图。正式的工作流可能由几个软件系统组成，称为分析管道。每个工作流组件或步骤可以由三个参数描述:输入、转换和输出。
- 输入:完成一个步骤所需要的材料和资源。欧宝体育app官方888
- 转换:一组特定的规则，规定如何接收输入以及如何处理输入。
- 输出:这一步生产的材料和资源，作为下一个步骤欧宝体育app官方888的输入。
工作流的大部分由四个主要组件组成。当对工作流建模时，每个工作流至少应该由参与者、活动、结果和状态组成。
- 演员是人还是机器负责至少一部分的工作。
- 活动是所执行的任务或业务流程，并表示流程中的单个逻辑步骤。当活动以特定的方式执行时，它被称为动作。活动的结构方式适合于人或机器在进行下一个活动之前完成。当参与者与成对的活动结合在一起时，它被称为任务。当依赖条件满足时，任务将被激活。
- 结果都是每一步的理想结果。
- 状态当项目处于进程之间时发生。流量控制确保流程流根据每个状态的定义，朝着规定的方向前进。
记录工作流过程对项目经理、专业人员和研究人员都是至关重要的，因为它提供了未来的路线图，增加了透明度和可重复性，并允许在数据生命周期内进行数据分析。该领域的专家建议清楚地捕捉数据是如何分析和转换的。
工作流的历史
工作流可以追溯到20世纪20年代的制造业和对理性组织的研究。先驱如弗雷德里克·泰勒和亨利甘特在美国，机械工程师和早期的“项目经理”都研究过如何高效、形象地组织工作，尤其是在制造业。亨利后来采用了波兰的谐音图，并将其转化为甘特图，以帮助跟踪工作。甘特图是可视化工作流或创建时间轴以布局里程碑、时间表和依赖项的有用工具。
从制造业，“工作流”和这种合理的工作组织进入了办公室。1950年的一本书，办公方法、系统和程序，由I.A. Herrman所著，讨论了使用“工作流程图”来解决各种类型的问题。1962年，卡尔·佩特里关于分布数学模型的论文问世。Petri网模型最终成为工作流系统和软件设计的业务流程逻辑。20世纪90年代，工作流从基本的、一刀切的图表演变为允许更好的过程控制的特定于行业的软件系统。
工作流改进理论
企业可以使用许多理论来改进流程。这些改进理论的基本理念考虑了公司的经验、需求和输入，以创建最有针对性的工作流程。
- 六西格玛．简而言之，这个理论将一个过程分解成微小的细节。六西格玛将通过帮助标准化工作流程来帮助最小化变化。
- 精益生产系统．精益工作通过不断寻找改进和少花钱多办事的方法来改进流程工作流程。
- 全面品质管理．该系统细化每个步骤的质量，以优化流程。
- 业务流程再造(BPR)．一种使用工作流管理软件支持业务流程再造(BPR)的方法。
- 约束理论．这个理论着重于管理瓶颈和评估瓶颈修复，特别是在生产过程中。
跨不同行业的工作流程示例
工作流是不同的行业和使用它们的人。以下是工作流如何在不同行业中使用的简单示例。
- 人力资源欧宝体育app官方888:工作流程可以规定新员工的招聘流程、如何处理休假、年度培训要求和薪酬流程。
- 医药制造业:在质量控制方面使用工作流程，如原材料测试、药品生产、产品包装、生产后测试和装运准备。ob欧宝娱乐app手机下载
- 客户服务:分配调查客户投诉的工作流程。
- 军事:部署工作流来管理敌对情况，并遵循交战规则。
- 旅行:为旅行社使用工作流来管理客户的航班、酒店、旅游和汽车租赁预订。
- 医疗保健:一个工作流，该工作流管理从医生那里接收处方，通过处方的填写和最终由患者取药的过程。
- 它:使用工作流程来规定如何处理工作人员提出的每种类型的软件/硬件问题。
工作流管理和BPM软件
业务流程管理(BPM)软件将工作流与多个其他应用程序、系统、技术和人员元素集成在一起。BPM表示多个工作流和流程，并支持整个业务流程改进周期。
工作流管理与项目管理有何不同
工作流管理和项目管理是类似的概念;它们是相关的，但不完全相同。工作流管理是业务流程自动化。这些业务流程是定义好的，通常保持相同(或相似)，并且经常发生。工作流管理可以定期应用带有小变化的重复过程。相比之下，项目管理是一个更大的协调、计划过程，处于不断变化的状态，并要求对特定的、独特的项目的变化做出响应。许多工具、资源和过程可以欧宝体育app官方888用来实现组织的目标和完成项目。
了解工作流管理系统
工作流管理系统(WfMS)是一种软件系统，它提供了安排、跟踪、控制和协调称为工作流的业务流程的基础设施。WfMS应该允许用户根据不同的环境(作业、流程和设置)定义所需的工作流。此外，许多WfMS允许对过程进行分析和测量，以便可以确定和制定改进和精简的机会。
许多WfMS能够自动路由、自动处理、将多个(否则)独立的系统和过程组合成一个内聚结构、与现有基础设施集成以及组织来自各种来源的产品。ob欧宝娱乐app手机下载WfMS还可以提供通知，并为下一个人提供完成他们的步骤所需的数据，并为未完成的任务提供后续处理。这些功能增加了工作流系统的附加价值。
工作流管理系统可以构建三种类型的工作流，它们的使用取决于项目的需要。这些包括顺序工作流、状态机工作流和规则驱动工作流。
- 一个连续的工作流程是线性渐进的，就像流程图一样。该工作流从一个任务或流程到另一个任务或流程，并且不会在顺序上后退。
- 一个状态机工作流比顺序工作流更复杂，如果依赖关系强制执行，可能会在顺序中后退一步。这些工作流从一个“状态”转到另一个“状态”。
- 一个改变规则驱动的工作流本质上是一个更高级别的顺序工作流。“规则”决定工作流进度。它们使用条件来决定表达式是“真”还是“假”，规则是用“if”、“then”或“else”表达式建模的。
工作流管理软件的优点和特点
工作流软件或工作流引擎使企业能够自动化重复的业务流程，保证每次都得到相同(或非常相似)的结果。业务和项目经理需要全面、集成的软件解决方案，为他们提供完成工作的灵活性和可问责性。
最好的工作流管理系统是能够满足您业务需求的系统。一些公司提供“轻量级”系统，这意味着程序比市场上其他产品更简单或更快，组件更少。一些技术专家说，“轻量级”系统更容易使用，有时使用更少的内存。一些工作流管理系统是整个更大系统的一部分，但只是一个很小的部分。大多数技术专家表示，无论您的选择是什么，用户都必须拥有一个可以管理所有工作流的平台。
下面的列表概述了当前可用软件中可能存在的特性。技术专家建议确定哪些功能对您的业务流程至关重要，并根据每个功能中可用的功能进行选择。
- 提供自动化流程
- 适应性和灵活性(你能改变你的工作流程吗?)
- 提供无限依赖
- 允许并行执行步骤和分支
- 基于云计算的
- 基于网格的(仅限本地)
- 看板
- 提供不同的方法来可视化您的工作流
- 利用当前的基础设施
- 与Microsoft Office产品集成ob欧宝娱乐app手机下载
- 与SAP和其他服务集成
- 与Java/Unix/Oracle集成
- 易于学习/使用
- 建模
- 度量——仪表板度量
- 基于kpi的-提供分析报告
- 通知和提醒员工
- 基于角色的访问和控制
- 审计跟踪
- 成本及成本表
- 开源(选项)
- CRM
- 时间跟踪和时间表
- 资源管理
- 跟踪盈利能力
- 客户门户网站
- 创建发票和表格
- Saas基础
- 预算表格和跟踪
- 兼容的文档管理软件
- 甘特图
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