SharePoint文档管理-它是什么和不是什么

SharePoint被设计为一个协作和intranet构建工具，旨在提供一个存储、组织、共享和访问信息的安全场所。自2001年推出以来，这个基于浏览器的平台已经发布了六个版本。目前，SharePoint有本地版本、云版本和混合版本。

SharePoint是广泛的特性和功能集生态系统的一部分，具有不断变化的特性集和复杂的许可安排。传统上，它被中型组织、大型部门和大型企业与Microsoft Exchange、Skype for Business和Office Web Apps一起部署。自2013年发布以来，SharePoint的主要发行渠道一直是Office 365。

基于云技术的SharePoint 2016(发布于2016年3月14日)的开发是为了改善平台，原因有很多，包括努力提高用户体验，并在一个期望个性化和速度的世界中改进搜索。对于目前没有本地部署或出于遵从性原因需要部署的公司，可以授权使用这个最新版本，提供一种成本较低的内容管理和协作方法。

下面所描述的“SharePoint是什么，不是什么”的大部分观点都适用于SharePoint 2013文档管理和更早的版本。的结果这是2016年初对1,000名SharePoint用户的调查告诉:

• 72%的用户使用SharePoint Server 2013
• 54%的用户使用SharePoint Server 2010
• 19%的用户使用SharePoint Server 2007
• 4%的人使用SharePoint Server 2003
• 1%的人仍在使用2001年的版本

许多公司坚持使用早期版本的原因是，迁移可能是一个主要的挑战，而且对于那些在本地对SharePoint进行定制的用户来说，迁移需要花费大量的时间和金钱。更复杂的是，自定义web部件、自定义母版页面和页面布局可能无法在新的SharePoint版本中使用，这需要进一步的自定义。

什么是SharePoint文档管理?

• 这是无处不在的:SharePoint在世界上一些最大的企业中起着主导作用，这意味着许多员工使用它作为内部网和文档共享体验。由于该公司喜欢捆绑销售，SharePoint现在被认为是一家价值20多亿美元的公司。
• 可扩展:由于很多SharePoint用户都是MS Office的客户，该平台可以发展到可以处理多种业务需求。对于那些将SharePoint作为Office 365套件的一部分使用的用户来说尤其如此，在这些套件中，还可以在云中访问Exchange、Office客户端和web应用程序。
• 它是可定制的根据弗雷斯特研究公司的调查，65%使用sharepoint的组织在核心软件中添加了功能．这种定制是一个好消息/坏消息的情况。为了满足特定的组织需求而进行的微调产生了培训和沟通的需求，以使团队成员采用SharePoint文档管理。开箱即用的安全管理非常棘手，大公司通常需要第三方工具。
• 耗时:无论企业是否决定从数千名致力于培训、开发和支持的专家和顾问中聘请一名，安装和运行SharePoint都需要一段时间。大型组织可能需要三到五年的时间才能成功推出并采用SharePoint。中型公司需要1到2年，小型公司需要6到8个月。
• 它(现在)是移动的:SharePoint通过Office 365与微软移动设备兼容已经有几年了，但现在它有一个iOS移动应用程序，安卓和Windows 10移动应用程序将在今年年底推出。根据微软的说法．

SharePoint文档管理不具备哪些品质?

• 它并不时髦:的SharePoint提供的许多功能可能会让人难以使用，理解和导航，使培训和沟通鼓励采用是必须的。性能(特别是在较老的服务器版本中)一直是出了名的迟缓。
• 这并不是最友好的用户体验:用户已经习惯了个性化技术。消费者友好型技术和SharePoint之间的这种差异可能会让用户感到沮丧(有时)甚至不喜欢。
• 它不够快:“速度太慢”一直是SharePoint用户的常见抱怨。2016版对搜索功能进行了改进，以更快地提供搜索结果，并且有了新的方法来更快地创建网站和网站集合，但这仍在进行中。
• 它并不尖端:尽管微软几乎每隔一年就会进行升级，以改进产品的功能和功能，但微软似乎经常在追赶，而不是引领创新。一旦升级可用，迁移到最新版本的SharePoint对于已经在使用它的商店来说并不容易，也不便宜。它也不便宜。虽然如果你从SharePoint 2013升级到SharePoint 2016会更简单，但购买新许可证或升级现有许可证会提高整体价格。还需要考虑培训团队成员使用新系统的成本。
• 它不适合应用程序:SharePoint中的应用程序看起来像是一个事后的想法，而不是经过深思熟虑的设计更新。要完成基本任务之外的任何事情都需要大量的工作。
• 它的访问控制可能会有问题:一个主要的挑战是没有集中的方法来控制对文档管理基础结构的访问。自SharePoint成立以来，企业的信息量、安全威胁和变化速度都呈指数级增长，但安全模型却不一定能跟上步伐。

虽然SharePoint功能强大，可以为已经依赖微软的大型企业提供很好的解决方案，但也有一些SharePoint替代方案可以满足那些希望在协作和文档管理方面得到全面解决的公司的需求。

虽然每个业务都是不同的，但在选择文档管理系统之前仍然有一些重要的考虑。无论你是决定使用SharePoint还是其他选择，你都应该看看下面的检查表，以确保你购买的系统适合你的公司:

1. 成本效益:您的购买需要提供快速和有意义的投资回报(ROI)。基于云的解决方案往往具有较低的许可成本。
2. 搜索功能:您需要广泛的选项来快速查找文件。您应该能够通过文件名及其内容进行搜索。
3. 易用性:直观的使用是采用的必要条件——文档管理系统使用起来越困难，它的效率就越低。
4. 手机访问:考虑到随时随地工作的文化，选择一个智能手机和平板电脑可以轻松访问的解决方案。
5. 集成:轻松集成您已经使用的程序，如您的电子邮件客户端和客户关系管理软件。
6. 协作和社交网络:允许多个用户根据权限查看并向单个文档添加其贡献的能力，通常是实时的。
7. 安全:系统应该限制谁可以查看特定的文档，提供用户ID和密码管理、基于角色的安全、自动注销设置和审计控制、认证和本地系统、混合系统或云系统的数据加密。

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