涡轮增压你的团队:团队沟通赢家指南

团队沟通包括工作团队或团队成员之间的所有互动。这些互动包括我们与同事之间的所有对话:面对面的、书面的，以及通过电子邮件、电话、视频和其他媒体进行的电子对话。

交流不仅仅是口头表达;它还涉及语调、调制、音量和其他线索。语言学的一个分支被称为语用学，研究语境如何为对话增添意义，甚至包括我们的“嗯”和“啊”。

团队沟通包括我们传达态度和感受的非语言方式(即面部表情、手势和肢体语言)。沟通有三大类:

• 面对面的交流:这种交流发生在同一时间同一地点的人之间。
• 同步通信:这种情况发生在两个人在不同的地方进行实时对话时(例如，打电话)。
• 异步通信:这种情况发生在不同地点的人以延迟的响应参与对话时，比如通过电子邮件。

团队合作在所有行业都很重要，团队沟通是建立强大团队的关键组成部分。强有力的沟通为实现共同目标铺平了道路。

团队的成功取决于良好的沟通能力，与行业或任务无关。协作、职责分工、愿景共享和信息交换都需要良好的沟通。团队可以比个人做得更多——除非沟通薄弱或破裂。

事实上，麻省理工学院研究人类动力学的传奇计算机科学家亚历克斯·彭特兰(Alex Pentland)发现，交流模式是最重要的团队成功的最有力的预测者-与以下因素综合在一起一样重要:个人智力、个性、技能和团队讨论的实质。

那么，如何建立一个有效沟通的团队呢?你应该了解良好的沟通是什么样子的，建立一个强大的框架来支持它，为它建模，并选择正确的工具来促进它。让我们看看这些元素。

通过区分团队沟通的“什么”和“谁”，我们可以更好地理解基本原理。

沟通的“什么”是指沟通的方式或媒介(即，口头的或非口头的，纸质的或电子的，文字或图像，音频或视频)。沟通的“谁”既关系到参与者的数量，也关系到每个参与者在团队中的地位。

以下是团队沟通的三种类型:

• 自上而下的沟通:这是指团队中级别高的成员联系级别低的成员。自上而下的沟通最有可能是指令性的。
• 自下而上的沟通:这是当接触流向相反方向移动时。自底向上的交流通常是暗示性的。
• 点对点交流:这是指在相同级别的团队成员之间进行接触。点对点的交流往往由讨论组成。

在这些方面，交流可以是一对一的，也可以是中小规模的团队。

我们应该注意，我们关注的是内部或团队内部的沟通。外部通信发生在团队之间，与团队报告的组织机构之间，与其他涉众之间，如员工或股东之间，或与外部组成部分之间，如客户之间。

为了生动地理解为什么良好的沟通如此重要，想想糟糕沟通的后果:误解、争吵、错过最后期限、未实现的目标、压力。如果有一种方法可以避免这些负面结果，那不是很棒吗?

一个不善于沟通的团队就像一个润滑不良的发动机。最好的情况是，这是降低生产率的摩擦的来源。ob欧宝娱乐app手机下载在最坏的情况下，它会导致项目瘫痪和指责病毒。

但是，当沟通流动时，它就会成为将团队团结在一起的粘合剂。良好的沟通包括以下几点:

• 帮助队友相互信任
• 建立归属感和团队忠诚度
• 确保员工有做好工作所需的信息
• 创造一种让人们感到受尊重、安全和参与的环境
• 支持协同工作(例如，团队合作超过个人贡献的总和)
• 通过思想交流促进创造力和创新
• 减少和扩散冲突
• 提高员工的积极性和保留率
• 引导员工积极评价公司

高敬业度的员工对公司的使命有很深的投入，高敬业度与组织的卓越表现和更高水平的员工留任密切相关。怡安咨询公司的研究显示．

彭特兰对一家银行呼叫中心团队的沟通进行了研究，会议之外的团队精力和参与度水平预测了团队之间美元生产率差异的三分之一。ob欧宝娱乐app手机下载在看似相同的团队中，沟通成功的差异产生了截然不同的表现。

一项早期研究卡内基梅隆大学(Carnegie Mellon University)的一项研究调查了参加商业竞赛的学生之间的交流情况，发现协调程度更高的团队在股市和董事会评估中表现更好。

有效的沟通实践的结果很容易发现:项目成功地按时完成，因为每个人都知道他们在做什么;团队内部沟通开放、专业、亲切;人们不害怕提出问题或回答问题。

但是，这些改善只是描述了良好沟通的结果。好的沟通在实际操作中是什么样子的?

有两种方法可以回答这个问题:观察个人层面的沟通和团队层面的沟通。

在个人层面上，自然沟通者表现出许多一致的和可预测的行为:

• 虽然不一定是外向的人，但天生的沟通者并不羞于接近他人。
• 在拥挤的房间里，他们会积极地走动，参与简短但充满活力的对话。
• 在这样做的过程中，他们探索了团队可以利用的新想法和联系方式。
• 这种想法的分享会产生连锁反应，因为沟通者会将这些想法传播给许多不同的人，这些人又将这些想法传递给其他人，如此循环。
• 天生的沟通者不是自私的谈话者，他们主要是为了垄断谈话。他们听的至少和说的一样多，他们通常是高度投入和专注的倾听者。
• 他们平等对待队友，给每个人倾听和被倾听的机会。
• 他们积极地向不那么坦率的队友征求意见。

良好的沟通在团队层面上也有一些明显的特点:

• 团队成员轮流发言和倾听，而不是让几个队友垄断谈话。
• 交流是多方位的:不仅仅是从上到下，而是从下到上，以及点对点。
• 这个团队并不是与世隔绝的。成员走出团队去检索信息、获取资源和建立联系。欧宝体育app官方888
• 良好的沟通可以从肢体语言中体现出来:团队成员在交谈时面对面，并使用表情和手势来表达自己的观点。
• 一个沟通良好的团队会公开、诚实地提供反馈。
• 团队成员拥有共同的核心价值观和共同的目标，因此他们在共同的背景和基础上进行交流。
• 情境领导更常见。这是一种灵活的领导风格，可以适应团队的需求、目标和成熟度，通常擅长建立融洽的关系，并发挥团队成员的最佳水平。

彭特兰在麻省理工学院(MIT)人类动力学实验室(Human Dynamics Laboratory)的研究发现，沟通的三个方面可以预测团队绩效:精力、参与和探索。

• 能源:这是通过团队成员参与交流的数量和性质来衡量的。
• 事务:这显示了能量是如何在团队中分配的;能量高且分布均匀的团队敬业度高。
• 探索:这衡量的是团队成员在收集信息和获取资源时与团队外人员的接触程度。欧宝体育app官方888参与和探索往往成反比，因为它们都是耗时耗力的过程。

在彭特兰的研究中，参与度高、精力充沛的团队是效率最高的。但更出人意料的发现是，精力充沛、参与度低的团队往往比精力不平衡的团队表现得更好——那些精力充沛但参与度低的团队，反之亦然。这表明，仅仅有大量的互动是不够的;交互必须涉及大部分(如果不是全部的话)队友。

彭特兰还发现，团队成员之间面对面交流的简单数量，可以预测相似团队之间表现差异的三分之一以上。然而，更多的交易所并不一定更好。超过交换数量的理想阈值(通常是每个工作小时数十个交换)实际上会损害性能。彭特兰发现，队友之间的社交时间对团队表现“非常关键”，在沟通模式的积极变化中占了一半以上。

沟通是一个过程，像其他任何过程一样，可以被中断或阻塞。有效沟通的障碍是多种多样的，有明显的，也有不明显的。

• 物理障碍:这些空间包括不利于交谈的空间，因为它们很吵，布局尴尬，或者太小(甚至太大)。偏远的团队和把人们分开坐的座位安排可能会干扰沟通，老板也会分开坐。
• 太多的团聚:具有讽刺意味的是，缺乏隐私和频繁的干扰也会影响交流的质量。昆士兰大学的研究员杰玛·欧文说研究发现，开放式办公室最适合这样的团队:团队成员经常就相关任务进行互动，并在许多短时间内共享信息。她发现，长谈最好在私人空间进行，因为当谈话不被人听到时，人们会更愿意长谈。
• 语言和文化障碍:这些都是明显的沟通障碍，阻碍了团队的团结和信任。
  
  

  开发公司的联合创始人Chase Hughes说道Vartheta他在多个国家管理着一个由200名远程开发人员组成的团队，经常遇到沟通障碍。他建议你的措辞要非常具体，要求团队成员向你重申他们对任务的理解，并记录好每件事，以便团队成员以后可以参考指导。

• 小组规模:对于最佳的成员数量众说不一，但显然团队中有太多或太少的人是没有帮助的。大多数研究似乎都认为四到五是最理想的数字一项有影响力的研究倾向于七种．

• 人际冲突:冲突本身并不是坏事，特别是如果它得到了尊重的处理，并提出了关于团队工作的关键问题供讨论。但是，由性格冲突、权力斗争或不正常的行为风格引起的冲突会使团队沟通变得冷淡。从一开始就嵌入良好的沟通可以防止这些问题的出现。

• 团队知识传递失败:如果人们没有一个共同的底线，那么良好的沟通是很难的。这可能是一个问题，特别是如果团队中有人员流动，新人不知道团队成功和失败的历史。2000年，瑞士圣加伦大学的研究人员提出了一个全面的五层模型管理团队知识。

你团队的新成员是否在努力掌握你的沟通方法?你是否花了太多时间让每个人都在同一页上，或者你的团队经常发生误解?

如果是这样，你的沟通策略可能会从重置中受益。问自己以下几个问题。如果你发现有很多改进的空间，那么是时候重新考虑你的沟通方式了。

• 每个人都知道其他人在做什么吗?
• 每个人都理解你的语言、术语和行话吗?
• 团队外部的沟通是否有明确的方式传递给团队成员?
• 共享资源是否易于定位和欧宝体育app官方888访问?
• 如果您使用多个通信通道，是否每个人都知道何时使用哪一个?
• 人们对诚实和参与讨论感到舒服吗?

虽然有效的沟通风格是灵活的，并能适应各种情况，但已经出现了一些最佳实践。这些规则最好用作指导方针，以供效仿和鼓励，而不是强制执行。

关键实践分为三类:人员、对话和消息传递。

人们规定:

• 人人参与:团队成员不仅对工作有贡献，对讨论也有贡献。当只有几个人在说话时，沟通是无效的。真正有效的沟通是360度全方位的。
• 每个人都能听到:每个人参与谈话的必然结果是，每个人都需要倾听。
• 人人都受尊重:遵循前两条规则，第三条规则就很容易实现了。当人们看到他们的贡献受到重视时，他们会更快乐，他们对团队的投入和对目标的承诺也会增加。
• 人人皆知:或者，至少他们尝试着，一次做一点。这条规则并不是说要亲自了解自己的队友——尽管这样会有所帮助。相反，这是关于了解他们的优点和缺点，他们的动机和他们的观点。

对话规则:

• 提问:没有人应该因为问了一个不完全理解的问题而感到不好意思。提出问题可以帮助每个人澄清彼此的理解，并提高团队的一致性。
• 检查确保每个人都理解:演讲者有责任确认每个人都领会了他的意思。留出提问的时间，当他们要求澄清时，不要让队友感到愚蠢。
• 要意识到不是每个人都能马上明白:尽管尽了最大努力，但并不是每个人都能立即得到想要传达的信息。这就使得跟进和加强非常重要。

信息规则:

• 保持简短:是简洁的。这让你的收获更令人难忘，节省时间，并防止一两个队友垄断话语权。
• 总结和跟进:在演讲时和演讲结束后都要多次复述和重申你的信息。后续跟进应该简明扼要。后续跟进使用一致的格式。
• 仔细选择频道:选择一个沟通的中心渠道，并确保每个人都知道这是什么。如果人们必须在太多平台上玩，事情就会变得很糟糕。稍后我们将详细介绍如何选择正确的渠道和工具。

在本节中，你会发现有经验的团队领导者和顾问对如何改善团队沟通的最佳见解。你也可以下载一个可打印和共享的版本在这里．

1.明确角色和目标:让人们知道他们负责什么。明确职责并推动问责制让每个人都有机会融入团队。当然，责任应该根据个人的优势来分配和承担，这就是为什么团队领导了解他们手下的人是如此重要。反过来鼓励别人寻求帮助并提供帮助。这会让沟通更有目的性，提高工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载然而，重要的是要记住，当错误发生时，集体承担责任——而不是寻找替罪羊——可以增加对团队的信任。

2.了解人们喜欢如何沟通:

3.拥抱双向沟通，包括反馈和调查:作为一个团队的领导者，对你的团队要诚实和开放——有时，期望同样的诚实也能回报。当反馈是相互的时候是最好的。

4.明确你的使命:交流最好建立在共同价值观和对共同目标的承诺的基础上。

5.实行开放政策:

6.了解你的员工:

7.不要忘记乐趣:练习和游戏可以帮助建立信任、熟悉、士气和联系。看看这篇文章因为有很多想法和这个工具为你的团队找到合适的活动。如果你的团队不喜欢玩游戏，请记住还有其他可行的替代方法，如延长午休时间和兴趣小组，这都可以达到同样的目的:让人们在纯粹的职业领域之外进行交谈。

8.有意识会有所帮助:

9.利用技术:项目管理软件等工具可以增加团队内部的透明度麦肯锡全球研究所研究发现，普通员工每周花四分之一以上的工作时间管理电子邮件，五分之一的工作时间追踪特定信息或人力资源，如果他们的公司内部使用社交媒体，他们花在搜索信息上的时间可以减少三分之一以上。欧宝体育app官方888

10.面对面仍然是最重要的:虽然数字通信方便高效，但在敏感和重要的讨论中，面对面的交流仍然是必要的。

11.说“是的，而且……”

拥有远程成员或完全远程的团队会给团队沟通增加额外的复杂性。原因如下:当一个人就在我们面前，我们正在进行面对面的交谈时，我们会收集到大量的非语言信息。如果它们不是同步的，并且对话是同步的，那么推断意义就变得有点困难，尽管不是不可能，因为同步对话通常是基于语音的。

然而，在异步通信中，纯文本是最常见的选择，而且更容易误解书面文字而不是口语。

随着劳动力的流动性、合作性和国际化程度越来越高，在远程或分布式团队中工作变得更加普遍。那么，我们该如何解决沟通陷阱呢?

• 明智地选择沟通渠道:太多的渠道会让事情很快变得非常混乱，所以宁可简单一点。如果你真的需要，打开另一个沟通渠道是很容易的，但一旦它在使用，关闭它就不那么容易了。如果您需要使用多个通道，请确定每个通道的具体用途。通常，您会看到最好的解决方案是一个多通道通信平台，它能够发送文本消息、进行语音和视频通话、记录消息，并附加供个人或组访问的文件。
• 使用工作管理技术:由于远程团队工作总是依赖于技术，考虑企业通信、任务管理和进度跟踪工具，这些工具允许您跨多个时区处理日历和调度。这些工具还可以帮助解决远程工作的另一个长期问题:弄清楚谁应该做什么，以及它是否已经完成。
• 不要忘记人的因素:记住，成为远程团队的一员并不意味着你不能与远程同事交往。创造一个相当于饮水机的虚拟空间，在那里队友们可以互相谈论工作之外的事情。记住要庆祝个人时刻(升职、生日、孩子的出生)，因为所有这些事情在虚拟世界和现实世界中都值得认可。
• 在撰写书面信息时，要格外注意细微差别:轻率的或即兴的评论可能会让人发笑，但在另一个语境、国家或文化中，这些评论可能就不起作用了。而且，一旦你点击发送，它们就会永久地记录下来。
• 考虑虚拟团队沟通训练(职训局训练):这已被证明可以提高团队的凝聚力和对过程的满意度。职业训练局的训练毋须是侵入式或广泛的过程:在一项研究中，在1999年进行，培训过程分为三个阶段，包括介绍团队动态和典型会议;研究虚拟通信的问题以及如何解决这些问题;以及网络礼仪和数字符号学的概述。与对照组相比，经过训练的团队的表现有所提高。
• 创造面对面交流的机会:

正如我们提到的，让每个人都了解如何沟通，在哪里沟通，何时沟通，这将简化沟通。你可以通过制定团队沟通计划来促进更好的沟通，而不是匆忙地拼凑起来。

以下是关键步骤。下面，您可以下载一个模板和示例。

1. 作为一个团队，讨论关键实践并获得支持。建立消息响应时间的规则和规范，需要在什么文档上复制谁，记录将存储在哪里，以及谁负责维护所有这些。具体一点:与其采用“快速回复”的标准，不如说“24小时内回复”。
2. 选择数字工具。决定每个关键通信功能将使用哪些平台和应用程序。确保培训的可用性，并限制人们只使用约定的渠道。
3. 跟进那些不遵守的人。例如，如果有人没有在团队Slack频道上发布他们的问题，而是私下向一个人提问，那么其他人就无法从这些信息中受益。找出那个人不使用这个频道的原因，并鼓励他们加入。确保那些错过定期安排的电话或会议的人知道你注意到了，并要求他们阅读笔记。
4. 树立一个好榜样。做一个坚持计划的榜样。一段时间后，如果效果不佳，就调整计划。

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如果你正在寻找沟通工具，你有太多选择了。有大量可用的软件通信工具，具有任意数量的功能。那么，如何选择最适合自己的呢?

首先，考虑您真正需要的功能。主要有三个功能类别:团队沟通、工作管理和协作。

• 团队沟通:这些工具旨在通过文本、音频和视频的组合促进交流。今天，几乎所有的团队都在使用它们。
• 工作管理:这些工具帮助团队运行一个固定的过程，该过程包括工作必须通过的几个专门的功能或阶段。构建它们是为了记录进度，加速交接过程，并在工作项在团队工作流中移动时跟踪工作项。
• 协作工具:这些工具允许团队成员同时将他们的努力导向相同的工作，通常是通过创建基于云的、可编辑的项目版本。当团队中有多个拥有相似技能的成员同时在同一个项目中工作时，就会使用它们。

这三个类别之间的区别没有严格的定义。您可以很容易地找到一个工具或一套工具来提供所有这三种功能。尽管如此，在为团队选择工具时，仍有一些考虑因素和一些数字管家工作需要考虑。

• 安全:确保只有正确的人才能进入。少数可以通过网站URL公开访问。确保您的工具不是这样配置的。此外，根据您正在做的工作类型，进出工具服务器的任何数据流以及存储在云中的任何东西都可能需要安全加密。
• 消息传递:至少，该工具必须具有广泛的、可搜索的消息历史;编辑、删除和共享消息的功能;主持重要对话的能力;允许文件共享。任何音频和视频频道也需要成为同一工具的一部分。您可以选择:频道、房间或组，按主题、项目或团队分隔对话;直接给每个同事发信息;线程的消息;自由的聊天;表情符号和动图; and limited or unlimited searchable message history, depending on how much you’re paying. Other features include open forums, private team spaces, and message encryption.
• 速度和易用性:这些因素不言自明。基于云的工具通常是最好的选择，因为它提供了远程访问的便捷性和整体可靠性。然而，在安全性方面有一个权衡，因为存储在云上的数据比仅存储在安全的本地系统上的数据更容易受到攻击。例如，出版商和研究人员在为尚未发表的敏感作品选择基于云的存储时往往非常挑剔。
• 兼容性:许多(但不是全部)工具是跨平台的，所以如果人们可以使用各种设备和操作系统访问这些工具。
• 成本:许多工具都有免费版和付费版。企业版通常基于订阅，但价格可能会根据用户数量和文件共享或云托管等功能的容量而有所不同。不要买你不需要的东西。
• 集成:确保您的工具与您使用的其他应用程序集成。
• 客户支持:查看评论并询问其他客户是否容易回答问题并解决问题。
• 文件托管和共享:这些特性使得所有团队成员都可以轻松地访问文档和资源。欧宝体育app官方888一些工具还可以搜索这些项目。但是，如果您在线存储文档(这些文档非常敏感)，那么从云到云的数据传输以及云中的任何数据的加密和安全都是至关重要的。一些组织实际上禁止使用某些云存储工具，因为他们的数据安全政策和数据泄露的历史。
• 工作管理:这些功能在能力上各不相同，从简单的团队和个人的待办事项列表和任务板到用于完整工作流管理的看板。这些工具通常有内置的通知或警报，您可以设置以跟上工作进度。

理解这些特性最简单的方法就是观察它们的实际运行情况。将自己定位为团队沟通工具的解决方案有几十种，甚至数百种。由于它们的意图和复杂性各不相同，因此我们选择了几个示例进行更详细的探讨。

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