时间管理技巧和技巧的详细指南

时间管理的定义通常围绕着有效利用时间的能力，尤其是在工作、商业和学校。ob欧宝娱乐app手机下载然而，生产力顾问大ob欧宝娱乐app手机下载卫·艾伦说时间管理是一种误称。“反正你也管理不了时间。时间就是这样。把事情做好方法。“但你可以在一段时间内管理自己，所以你管理的是你的注意力，你的焦点。”

朱莉·摩根斯特恩是一位生产力专家ob欧宝娱乐app手机下载纽约时报畅销书的作者从内到外的时间管理．她说，我们需要以不同于目前的方式来理解时间管理。“我会从改变你的时间观念开始，”她说。“这是一种虚无缥缈、模棱两可的东西，我教人们把时间想象成一个衣柜。这是一个有限的空间只能容纳这么多。一旦你把时间想象成一个衣柜，管理它就变得容易多了。”摩根斯顿说。

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在摩根斯顿看来，一旦你把你的生活看成是一个有限的空间，就像一个衣柜，你就会开始发现并不是所有的事情都适合你:“即使你愿意每天工作12个小时，这仍然是有限的时间，如果你试图在12个小时内完成15个小时的工作，这是行不通的。在一天结束的时候，你会感到沮丧。你会觉得自己做得不够。”Morgenstern提供了以下时间管理技巧:

• 做一个时间估算者:解决方案是成为一个好的时间估算者。摩根斯顿指出:“良好的时间管理的入门技能是，你不仅要问自己需要做什么，还要问需要多长时间。”每一次请求或中断都要问这个问题，有了这些信息，你就可以决定哪些事情适合放在你的时间柜里。此外，她建议增加一个多长时间列到你的待办事项列表。“一旦你开始量化任务和时间，你就能切实管理自己的职责，做出更好的决定。”
• 做一个时间规划者:摩根斯特恩还建议通过创建她所谓的时间地图来整理你的时间柜。她说:“时间地图是你一周的模板。”“你把一周的160个小时和一天的24个小时安排出来。你包括你起床的时间和你睡觉的时间。中间的一切都是你必须处理的空间。那是你每天的衣橱。”

高管们经常开会。父母每天都要提前送孩子到学校。尽管如此，摩根斯特恩认为学生们可以从这些模板中获益。在他们的时间地图上，学生们把他们的班级添加为已知的数量。他们可能决定周五晚上一直是他们的社交时间，但周六是去办差事的日子。摩根斯顿补充道:“你创造了一个结构。“时间预算是一个模板，所以你要填补空白。”您的待办事项列表应用于周六插槽。你的作业可能会改变，但你知道你每天晚上6点到9点都要学习。她强调说:“总是知道什么时候会发生事情的惯例真的会提高效率。”

规律也能帮助你发现工作和生活的不平衡。摩根斯顿说:“这要追溯到衣橱里的形象。“如果你的牛仔裤放在这里，毛衣放在这里，t恤放在这里，腰带放在这里，很容易看出你的某件东西是太多了还是太少了。你可以看到你是如何平衡的。但是如果所有的东西都是分散的，你就看不出你的牛仔裤是不是太多了。同样地，对于你的一天，如果你把类似的任务分类，你会更有效率，你可以看到你在生活中做得如何。如果某一类产品以牺牲其他产品为代价垄断了你的生活，你就需要想办法缩小它，为其他产品腾出空间。”

• 4- d:删除，延迟，减少，委托:Morgenstern发现，当你真正观察事情需要多长时间，当你成为一个好的时间估算者时，事情总是比你的时间要长。这时候4- d就能帮上忙了。用它们来简化任务或你的整个待办事项清单，无论是工作还是在家。

1. 删除:问问自己在一个项目上的投资回报是否值得。也许它重复了已经完成的功。
2. 延迟:一定要现在做吗?它能否随着时间的推移而不断补充或推迟开始?
3. 减少你能限制一下范围吗?与其花12个小时写一份报告，一个小时的电话会议就够了吗?
4. 委托:其他人能做吗，或者做得更好?也许这是别人的工作?

你们可能知道这些技能了。正如Morgenstern所建议的那样:“一次处理一种技能，一次处理一种工具，一次处理一种策略。不要以为读了一篇文章，采取了一个策略，你的生活就会完美。”

• 集智能目标。要到达某个地方，你需要知道你要去哪里。你还需要能够衡量自己的进步。聪明的目标是具体的，可衡量的，现实的，所以你有更大的机会实现它们，知道你什么时候会实现。
• 使任务列表。列表可以帮助你记住事情，这似乎是一个明显的优势。但它们也解放了你的思想，让你可以专注于更大、更重要的概念或问题，而不用背负所有这些包袱。

正如组织和时间管理的作者大卫·艾伦所说:“你的大脑是用来产生想法的，而不是用来控制它们的。”

你是否曾在午夜后醒着躺在床上，试图记住下周要做的所有事情?当你起床并列好清单后，你会惊奇地发现自己睡得又快又舒服。当你把责任写下来的时候，你会看到一个大的图景，清单可以减轻压力。清单还可以记录你的努力。而且，当一项任务完成后，你会得到一种奖励，即检查项目是否已经完成。下面是一些额外的时间管理技巧，可以帮助你有效地利用时间:

• 优先考虑:你可能需要按一定的顺序完成目标，这对于任务来说尤其如此。有些任务需要立即完成，有些则不需要。了解紧急事项和重要事项之间的区别可能会有所帮助。(稍后我们将对此进行更深入的研究。)
• 块活动:把一项大工作分成几个小任务。当西奥多·梅尔菲导演这部电影时隐藏的数字他并没有直接去片场把整部电影拍完。他和他的团队封锁了每个场景，一次拍摄一个镜头。分块可以帮助你掌握下一个技能。
• 避免拖延:拖延症往往源于对失败的恐惧和不堪重负。记住，你的恐惧可能比你需要做的事情更糟糕。如果真的那么糟糕，解决方案就在那里。作为上校哈尔摩尔他说:“你总是可以多做一件事来影响任何对你有利的情况——然后，再做一件事，再做一件事，等等。你做得越多，机会就越多。”
• 思考你拖延的原因:如果你真的拖延了，不要因为羞愧而回避这个问题。问问自己为什么要这样做。摩根斯特恩建议，对于那些你不想做的事情，或者那些看起来花费太多时间的事情，在完成同样的任务时，分三次给自己计时，然后查看平均时间。时间安排可能有助于提供与活动有关的问题的见解。
• 坚持:这项技能对年轻人来说尤其重要。当然，在经济动荡、工作不稳定的大背景下，任何年龄的人都要记住这一点。有好有坏，错误是学习的机会。把古老的幸运之轮的概念发扬光大，你的运气会来的。
• 理解效率和效果之间的区别:作为管理大师彼得•德鲁克他说:“效率就是把事情做对;效率就是做正确的事情。”让这成为那些总是需要投入的人的一个教训。在开始之前，用五分钟的时间来考虑一件事是否值得。
• 使用组织和计划工具:你的手机可以提醒你约会，所以你不必担心要参加每一个小会议。把你的文件数字化可以帮助清理你的办公桌，以及你的家庭和办公室的所有其他表面。使用技术——它会有所帮助。
• 庆祝小成就:当你达到一个里程碑或目标时，奖励自己。

时间管理技能可以帮助你平衡相互冲突的时间需求。学习更好地管理你的时间可以帮助你:

• 缓解压力。
• 最大化你的成就。
• 跟踪那些能帮助你实现目标的任务。
• 更有条理。

我们生活在一个全球化的世界，有远程工作团队，甚至远方的朋友和家人。办公时间基本上是24/7，所以很容易陷入疯狂，让手机开着，即使是在周末和假期。

朱莉·摩根斯特恩认识到这一点:“我认为一个人的冲动是在这样的环境中尽可能多地做事情。就像小孩进了糖果店。“发生了这么多事情，我应该努力跟上，尽我所能多做些事情。’”摩根斯顿建议你重新构建自己的思维。

那时差呢?比如说你的一个项目快到最后期限了。你在英国的翻译需要上传法语翻译，所以你在旧金山，可以在你早上8点来的时候发布它们。太平洋时间。然而，她正在按字母顺序学习各种语言，目前仍在进行中文翻译。摩根斯顿说，对于这种情况，你需要建立一种关于时间的对话。“没有它，人们就不会意识到。他们没有想过。如果你认为他们会搞清楚，那就大错特错了。他们不知道。 They probably don’t even know how long their own stuff takes,” she stresses.

摩根斯特恩表示，关于时间管理的对话需要在很多情况下进行，而不仅仅是在远程团队中。“我认为谈论时间是人们不会做的另一件事。他们只是忍着，没有时间的对话。人们只是说好，然后想办法去哪里找时间，或者熬夜，默默忍受，”她指出。

她建议的一个关键工具是，不仅要问你应该做什么，还要问需要多长时间。仅仅问这些问题也可能会暴露出误解。“如果有人说，‘我觉得这需要5个小时’，问问他们是怎么做到的。让他们告诉你怎么做，然后你可以说，‘哦，等一下。我没指望你做40页的总结。我所期待的只是一封包含五项内容的邮件，’”她解释道。“进行这样的对话为很多人节省了很多时间。”

技术是技能的集合。运用技巧的力量在于专家已经为你完善了这些步骤。因此，您所要做的就是应用它们。以下是一些目前流行的、主要的时间管理技巧。

• 番茄汤:由软件开发人员创建弗朗西斯科·Cirillo在美国，pomodoro是一种时间管理技巧，得名于意大利语中的番茄。西里洛的灵感来自他在大学学习时用来帮助他集中注意力的番茄计时器。你设置一个25分钟的计时器(不一定是一个番茄形状的)，然后完成一项任务或项目。当计时器响起时，你完成了一个番茄工作点。休息大约两分钟，在这期间你可以查一下食谱或和狗狗玩耍。重新设置定时器。完成四个番茄汤。然后休息一段时间。
• 18分钟:这个技巧来自于书中18分钟:找到你的焦点，控制分心，把正确的事情做好，彼得·布雷格曼．本质上，它是这样工作的:
• 每天早上，花五分钟决定你今天需要做什么，什么会让你感觉你完成了一些事情。
• 每过一小时，花一分钟想想自己是否有效地利用了这一小时。ob欧宝娱乐app手机下载
• 每天晚上，花五分钟评估一下你当天学到了什么，完成了什么。
• Domino反应:由作者阿米特·奥菲尔在他的书中写道24/8 -用更少的时间做更多的事情，成为超级有效的秘密，这种技术假设，随着时间的推移，一些活动比其他活动有更大的累积回报。关于多米诺骨牌反应活动，最常被引用的例子是写一本书，这本书可能在完成后还会继续产生收入。例如，这本书可能会让你获得采访或参与其他项目的邀请。
• 完成任务:GTD (Getting Things Done)是一种组织和时间管理的方法论，由David Allen开发，并在他2001年出版的同名书籍中进行了讨论。艾伦自己把它描述为“一套最佳实践，让你的大脑有更多的空间，所以你有更多的带宽、注意力和专注于最有意义的事情的能力。”

GTD系统有五个基本步骤:

• 收集:收集所有的便利贴和账单，并写下任何约会、想法或任务。
• 过程:每天复习400次，每次几秒钟。按照它们在你的列表或收件箱中出现的顺序来处理它们，以决定你需要什么。你能完成这项任务吗?你能委派吗?你是要等它完成，还是能等它完成?
• 组织:扔掉它，归档它，或者把它添加到日历或待办事项列表中。
• 点评:回顾你的收件箱，你的日历，你的待办事项清单，你的办公室，或者你的脑海里的东西，只要你需要，这样可以让你的大脑保持清晰和无压力。
• 做的事:开始或完成你的任务。与其他建议相反的是，GTD建议你试着在事情发生的时候，先做困难或不愉快的事情。

对于Allen来说，这个系统的美妙之处在于你可以从任何地方开始，即使你坐在一堆纸堆中。“你所需要做的就是从一堆东西中捡起一些，然后说，这是什么鬼东西?而且我需要采取的下一步行动是什么?很多系统一开始会说你应该设定目标，组织起来，设定优先级，有目标，等等，大多数人会说，是的，是的，是的，我应该．但是，我们日复一日、每小时每小时的生活都不在我们的控制范围之内，如果我们无法控制，试图设定目标或设定更大的愿景只会让我们更抓狂。”

• 限定:使用这种技术，您可以设置一个特定的开始日期和截止日期，从而限制工作任务或项目的时间。在你自己或工作场所的团队中使用这个方法。Scrum，一个强调团队合作、责任和朝着明确目标的增量进展的项目管理框架，使用各种时间框，包括冲刺，这是一个月或更短的时间框。
• POSEC:这种时间管理技术经常出现在商业指南中，是亚伯拉罕·马斯洛(Abraham Maslow)的人类需求层次理论的重复。posc助你达成目标(自我实现(马斯洛语)，建议你分块。如果你正确地通过POSEC步骤工作，你可以衡量马斯洛的层次结构来获得个人幸福。POSEC步骤如下:
• 确定目标和任务的优先级，并按照分配的时间内最重要和可完成的任务进行排序。
• 整理并找出完成日常任务的最佳方式，比如喂猫或买杂货。
• 精简和简化你必须做但不喜欢做的事情，这样你就有更多的时间和精力做其他事情。
• 节约和减少不紧急的事情。
• 贡献。完成你的任务和目标应该给你回馈社会的机会。你也可以把这一步看作是某些活动的延迟回报。
• 应对方法:美国生产力专家佩吉ob欧宝娱乐app手机下载·邓肯提出了应对技巧，包括以下步骤:

• 清晰:明确你的目标。
• 有条理:安排好你必须做的每件事。
• ob欧宝娱乐app手机下载高效:优先考虑任务和目标。
• 高效:完成优先事项。
• 分类技术:这个概念发明于拿破仑战争时期，用来给士兵的疾病分配紧急程度，你可以把它应用到任何组织和时间管理问题上。确定你的任务属于以下三类:

• 重要但不紧急的事情。为孩子的中学后教育做计划是很重要的，但它还不是当务之急。
• 浪费时间的事情。例如，如果你不打算在你的生活中铺设另一层地板，那么学习铺瓷砖以及为20平方英尺的浴室地板购买所有的用品可能并不值得。
• 需要立即行动的事情。如果你是一名一周后要参加SAT考试的学生，你现在就需要学习。如果你是一个商店经理，一个顾客和一个店员正在发生激烈的冲突，你需要立即化解局面。
• 分类技术:这个概念发明于拿破仑战争时期，用来给士兵的疾病分配紧急程度，你可以把它应用到任何组织和时间管理问题上。确定你的任务属于以下三类:

• 重要但不紧急的事情。为孩子的中学后教育做计划是很重要的，但它还不是当务之急。
• 浪费时间的事情。例如，如果你不打算在你的生活中铺设另一层地板，那么学习铺瓷砖以及为20平方英尺的浴室地板购买所有的用品可能并不值得。
• 需要立即行动的事情。如果你是一名一周后要参加SAT考试的学生，你现在就需要学习。如果你是一个商店经理，一个顾客和一个店员正在发生激烈的冲突，你需要立即化解局面。
• 艾森豪威尔方法或柯维时间管理网格:这种方法可以追溯到第二次世界大战盟军远征军最高指挥官、美国第34任总统德怀特·艾森豪威尔。这本书的灵感来自于他的一句话:“重要的事情很少紧迫，而紧迫的事情很少重要。”组织专家史蒂芬·柯维在他的书中采用了这种方法高效能人士的七个习惯．柯维创造了他的技术版本时间管理网格．网格是一个包含四个象限的盒子:

1. 紧急和重要的:先完成这些任务。一个例子是，如果狗跑到街上，就跑去抓它。
2. 重要但不紧急:把这些写在日历上，待会再做。这包括阅读专业发展的书籍或移动花盆来擦洗甲板。
3. 紧急但不重要:这些干扰包括阅读主动发来的邮件，而不是关闭手机或电脑。
4. 不紧急不重要:这些物品产生的直接价值最小，也会分散你的注意力。

人们经常发现他们的活动属于象限1和3。试着专注于象限2的活动。虽然这些活动通常很容易实现，但它们可以为你生活的各个方面提供显著的好处。使用时间管理网格或者矩阵，在每个方框中添加你认为合适的待办事项。你也可以使用矩阵作为分析工具，复制六份，每天使用一份来记录你的时间。在第六份拷贝中，把本周每个象限的活动加起来，并估计你在每个象限上花费的时间百分比。我们提供了艾森豪威尔盒子的模板，你可以下载、打印，并使用它来跟踪你自己的时间使用情况。

下载时间管理矩阵模板

词|内容

• a - b - c方法:管理者最初在供应链管理中使用ABC方法来确定哪一种库存能够为努力带来最大的回报。为了管理时间，你可以把任务分成A、B和c三类。类似于艾森豪威尔的方法，每一类都代表不同的优先级:
• A =重要和紧急
• B =重要但不紧急
• C =不重要，不紧急

拿出你的待办事项清单，把每一项任务分配到适当的类别。现在，在每个小组中，对每个任务进行优先排序。例如，应该首先完成任务A1，等等。

• 帕累托分析(时间vs结果):人们有时称之为二八原则。帕累托分析描述了这样一种现象:据说20%的人产生了80%的结果，而另外80%的人坐下来谈论结果并评判他人的行为，这种现象通常被轻蔑地用于人类活动，比如工作和志愿服务。在你的个人生活或工作团队中，你可以深思熟虑地运用这种方法，不加评判。考虑什么活动或过程产生最多的结果。这应该成为你努力的基础。

• ABC方法和帕累托方法是如何一起工作的:看看你的A组，决定哪些任务你能最快完成。然后做这些。你可以在20%的时间内完成。

无论你在生活中做什么，大多数安排时间的技巧都是相关的。无论你是学生、护理人员、高管还是员工，以下建议都能帮到你:

• 做一个一周的时间日志，确定你把时间花在了哪里。要诚实。看看你浪费了多少时间。
• 有更高层次和中间的目标。如果你不知道你想要完成什么，你怎么知道你需要做什么?
• 保持待办事项清单。列出完成这些目标所需的任务。
• 每天整理你的待办事项清单。每天早上，创建一个新的清单，列出当天需要做的事情。在一天结束的时候，想想你明天需要做什么，然后列一个清单。
• 使用一种时间管理技巧来组织你所有的列表，并建立你的优先级。您可以尝试先添加您不想做的事情。另外，在不喜欢的活动中添加一个喜欢的活动。
• 学会说不。如果你必须集中精力，那就集中精力。如果你不能在不影响质量的情况下承担另一个项目，那就不要做。如果你觉得你不应该参加晚宴、筹款活动或和朋友出去喝酒，那就不要去。
• 消除干扰。如果你需要完成一些事情，把自己锁在办公室里，忽略你的电子邮件。还要考虑日常生活中任何频繁的干扰，以及如何避免它们。
• 委托。这适用于小企业主、经理，甚至是同居的人。
• 考虑你的健康。休息一下，休息一下，不要在节假日或周末都工作。有一些完全的停机时间。和睡眠!
• 把类似的活动分成几块进行。
• 不要一心多用。广泛的研究表明，绝大多数人并不擅长于此。如果这是绝对必须的，而且你是少数能有效做到的人之一，那么就去做吧。
• 利用通勤或医生办公室的等待时间来完成工作。复习课堂笔记，列出购物清单等等。
• 使用工具来帮助你计划和组织。
• 不要拖延，但如果你拖延了，问问自己为什么。

虽然你可以将一般的时间管理技巧应用到你生活的任何部分，但找工作可能是特别繁重和令人泄气的，这就是为什么有效管理你的时间是至关重要的。以下是一些重要的时间管理技巧，可以帮助你找到工作:

• 安排时间调查公司和回顾面试问题。如果你真的想换一份工作，切断这段时间是至关重要的，无论你已经有一份工作，还是你目前处于失业状态。不要因为没人安排你的时间而让时间从你身边溜走。
• 使用工具来帮助你保持条理和正轨。不要因为使用纸片而忘记约会时间或丢失重要的联系方式。把你所有的求职信息放在一个地方，比如笔记本或在线任务管理程序。
• 把目标分成更小的任务。找工作可能会让人感到无所适从。记住，一次只做一件事。不要因为就业市场疲软的消息而沮丧——你只需要一个。
• 学会说不。如果你需要为面试做准备，不要答应为幼儿园聚会烤三打饼干。
• 委托。也许是时候让孩子们学会自己打包(营养)午餐，或者让你的邻居给足球队当司机了。
• 询问面试时间。你需要在心理上为四小时的马拉松长跑做准备，你还必须安排你的余生。此外，问这类问题会让你看起来像个时间管理者。

劳拉无赖是一个人才获取和福利经理。她说，作为一名求职者，你可以在第一次面试前就展示自己的时间管理技能。

你的简历呢?你如何证明你合理安排了时间?Rotter表示，人力资源专业人士往往对自我描述持谨慎态度。(关于无处不在，我们就说这么多希望做事主动的人建议:“一份简洁明了的简历能有效地传达出这样一种信息:你是一个善于掌握全局的人。无赖．

你已经阅读了这些技巧和技巧。也许你已经读过20篇关于时间管理的文章。那么，如何将这些好处融入到你的日常生活中呢?

艾伦认为时间管理是一种选择优先事项的技能:“这是一个终生的过程。这是一个持续的挑战。事实上，你做得越好，你就会做得越好，因为你将面临机遇的压力。你可以选择很多很酷的事情，而这些选择本身就会给你带来很多压力。”

Morgenstern说:“关于时间管理是一项需要一生才能掌握的生活技能，我没有看到足够多的文章。没有人能管理好时间。”她说，良好的时间管理并不能确保你总是把时间花得很好。“我认为，良好的时间管理是拥有一整套技巧和策略，你可以依靠这些技巧和策略来尽可能主动、谨慎地规划时间，并在生活出现问题时恢复过来。”

我们也需要停止如此严厉地评判自己的时间。“时间管理是一个非常私人的话题，因为我们如何支配时间就是我们如何支配生活，”摩根斯顿继续说道。根据我的经验，人们会感到内疚。他们痛打自己。他们称自己为懒惰者、拖延者或失败者。摆脱自我打击的游戏。时间管理是一项硬技能，但你可以随着时间的推移而提高它，”她总结道。

归根结底，时间管理是一个持续的过程。每天，每月，甚至每年。你需要定期评估自己是否明智地利用时间，是否能让自己获得回报和快乐。和自己预约一下。这是你应得的。

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