工作流自动化如何使您的组织更高效

工作流自动化是一个组织利用技术更有效地完成某些业务流程的系统。如果操作得当，这项技术将更快、更有效地执行常规的、通常是简单的流程，为企业员工腾出时间来处理更复杂的工作。

工作流自动化的历史可以追溯到20世纪20年代，Frederick Taylor和Henry Gantt在帮助公司和制造商了解工业效率方面的开创性工作。泰勒和甘特(他们发明了甘特图)是最早的一些管理顾问，他们帮助组织了解如何更有效地完成他们的制造和业务流程。

在20世纪80年代和90年代，人们开始使用计算机技术来帮助组织更好地理解和理解管理他们的工作流程．技术所做的工作现在被认为是工作流自动化。

如果实现了自动化，许多业务流程可以更有效地完成(即在很少的人的关注下完成)。人力资源、会计和采购等部门的业务流程可以通过自动化提高效欧宝体育app官方888率。

工作流自动化可以帮助任何组织更高效、更有效地执行需要人们更长时间完成的常规(有时是普通的)任务。因为工作效率更高——有时也更准确——自动化为组织节省了资金。它还解放了一个组织的员工去处理更复杂的工作，这些工作需要更多的战略思考，而且不能自动化。

工作流自动化可以在许多方面使组织受益，包括以下方面:

• 让管理人员更容易

• 简化某些业务流程

• 改善工作负载管理

• 减少重复的工作

• 帮助创建最新且一致的文档

• 构建自定义表单以捕获重要数据并更好地理解如何使用这些数据

• 允许组织更容易地分析他们的过程和工作流，以便进一步改进

• 允许更短的销售周期

• 扩展员工在主办公室以外的工作能力

• 增加客户互动

• 帮助增加客户自助服务的选择

• 加强团队成员之间的协作和沟通

• 允许员工专注于更复杂和战略性的任务

• 尽量减少错误

• 增加问责

• 降低成本

• 提高员工的工作满意度

• 增加遵从性规则

• 减少审批周期

研究表明工作流自动化可以获得真正的结果，可以增加公司的底线。例如:

• Annuitas Group公布的调查结果显示，通过流程和营销自动化的结合，接受调查的公司经历了417%的收入增长。

• 思科系统自动化了他们的客户关系管理(CRM)根据《业务流程管理杂志》的数据，每月处理并减少7.5万个客户电话，每年节省超过2.7亿美元的运营费用。

• 收集发票并将其发送给相应的处理人员

• 确认每个发票的正确性并安排供应商付款

• 合作处理合同、采购请求和其他内部工作订单

• 收集客户订单并将其发送到执行处

• 监控每个账户的付款情况

• 在一个组织的人力资源部门创建和维护员工档案欧宝体育app官方888

• 处理和跟进客户的特殊要求

• 维护总账

• 为顾客提供商品或服务的发票

• 为财务审计收集合同和交易信息

虽然许多这些任务可以在许多行业和公司中找到，但您的业务中可能有其他流程将从自动化中受益。考虑到这一点，您可能会首先考虑自动化哪些流程?

Meisel，作者和效率专家，建议几乎每一个企业都可以为工作流自动化解决方案做好准备——只要公司的年收入至少有30万美元。如果你的业务规模小于这个数字，他说，在考虑重要的工作流自动化解决方案之前，“你需要专注于销售”。

对于任何收入至少30万美元的企业，领导者可以问自己一些基本的问题，以决定是否值得进行工作流自动化的努力——本质上，什么时候时间和成本将会指数级地提高效率。

下面是一些可以问的基本问题:

• 你是否有一系列重复的任务要执行?

• 你是否有标准化的流程，或多个流程?

• 你们是否已经有其中一些工序的纸质表格了?

• 在你的组织中沟通不畅普遍吗?

• 对于流程的有效性，问责制有时是否模糊?

• 任务的状态是否有时会使组织成员感到困惑或模糊?

下载工作流自动化准备清单

工作流自动化并不是刚刚发生的。它也不是您可以简单地从架子上购买并安装来转换业务流程的东西。您的组织及其领导者需要对其当前的操作进行一些分析，以了解在哪里以及如何使您的业务受益。以下是一些主要步骤:

• 识别和标出一些业务流程通过工作流自动化进行改进的时机已经成熟——包括重复过程或其他需要改进的过程。

• 定义您的总体业务目标，并概述如何通过工作流自动化来改进特定的过程，从而帮助实现这些目标。

• 定义您将如何客观地度量工作流自动化是否改善了业务流程。

• 探索可以帮助这些过程的工作流自动化服务或软件。

• 在定义的测试周期内实现服务或软件。

• 在测试期结束时，使用商定的客观度量来评估自动化是否改进了您的业务流程。

IntelliChief的Kubicki解释道:“根据公司的喜好，工作流自动化计划可以大可以小。“他们可以自动化一到两个最耗时的流程，或者整个组织的各种工作流。”

工作流自动化软件帮助组织评估他们的过程，映射它们，并概述通过自动化更有效地执行它们的方法。

软件通常以软件即服务(SaaS)应用程序的形式提供。大多数软件会自动存储数据，并将其与公司可能使用的其他软件和基于网络的应用程序集成。

您需要寻找工作流自动化软件或任何工作流自动化系统中的重要属性，这将使其有效。重要属性包括:

• 在整个组织中实现多个工作流自动化的能力

• 与其他软件和系统连接的能力

• 工作流以用户友好的方式表示，包括图形化

• 基于云的(或者至少选择将其用作基于云的)

• 任务完成时的连续通知

• 能够生成报告，显示过程的进展和更大的公司目标

• 能够显示并行工作流

• 根据个人在组织中的角色进行访问控制

• 移动功能

• 您的组织可能与第三方签订的服务水平协议的状态指示器

有数百种软件解决方案可以帮助实现工作流自动化。一些主要的解决方案包括:

• ProcessMaker

• Integrify

• Comindware追踪

• Flokzu

• Zapier

• Kissflow

• FastFlow

• 流程总监(BP Logix)

• TrackVia

• GravityFlow

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一种工作流自动化称为文档捕获自动化对大多数企业来说越来越重要。该过程是许多工作流自动化系统的一部分，它帮助您的业务捕获和存储任何文档——纸张、PDF、电子邮件或其他文档——作为类似的数字文件。

该流程允许您更轻松地按文档类型对文档进行排序，从中提取信息，并将其发送到相应的业务部门。文档捕获自动化可以显著提高效率，减少错误。

工作流自动化在电子商务中非常有用和重要。它可以帮助您跟踪客户，处理客户的担忧，并更有效地执行流程，帮助您的电子商务公司超越竞争对手。以下是几个可以通过工作流自动化进行改进的电子商务流程:

• 弃车研究表明，大多数电子商务“购物车”在购买之前就被抛弃了。eMarketer的一项研究表明，2015年所有这些被遗弃的购物车的价值接近5万亿美元。如果这些客户在丢弃购物车后不久就得到联系，他们更有可能完成订单。工作流自动化软件可以在潜在客户抛弃购物车的数小时或数天内自动向他们发送电子邮件。

• 客户服务虽然许多客户服务应该由员工直接执行，但工作流自动化也有机会补充他们的努力。有些软件允许客户提交具有足够详细信息的服务请求，然后该软件可以按优先级将请求自动分配给特定的客户服务团队。该系统允许根据请求的紧急程度和主题区域更好地管理请求。

• 自动化的库存管理:工作流自动化可以帮助在线商店实时跟踪库存，确保在商品缺货或发货延迟时立即通知顾客。

• 提供发票:使用工作流自动化来跟踪收据以及已支付和未支付的发票。该软件可以将这些信息与包括税收数据在内的其他财务信息同步。

• 协助营销在线和社交媒体营销对电子商务企业至关重要。许多服务可以帮助安排社交媒体帖子和其他电子商务在线内容。

• 鼓励和监督网上对你的产品或服务的评论ob欧宝娱乐app手机下载尼尔森公司发现，在线评论获得了70%的客户认可，这一数字远远高于大多数形式的广告。根据Dimensional Research的一项研究，超过90%的顾客表示，网上评论影响了他们的购买决定。
  
  工作流软件可以在消费者购买后不久自动生成电子邮件，鼓励他们提交对产品的在线评论。ob欧宝娱乐app手机下载电子邮件还可以跟踪客户，以确保他们对自己的购买和购买过程满意。

• 帮助分析:了解关于电子商务的在线流量及其客户行为的数据是至关重要的。工作流自动化软件可以自动生成计划报告，这些报告提供了广泛的数据范围。

试图在您的业务中实现工作流自动化而不进行战略思考很可能导致失败。这种失败会让你的组织花费时间和金钱，并且会让你的组织对再次尝试产生抵触情绪。因此，考虑和计划应该首先处理哪个业务流程以及如何在流程中实现工作流自动化是很重要的。以下是专家们关于如何策略性地处理第一个工作流自动化项目的一些建议:

• 只在有明显需求且有意义的领域实现自动化。

• 首先专注于处理最重复的任务。

• 采用现有的手工过程，并逐步插入自动化工具来改进它们。让了解日常工作和问题的员工为每个流程从头到尾创建详细的地图。许多组织都在努力解决部落的知识——执行某些任务的人通过经验知道的重要细节，但这些细节没有记录在公司的官方政策中。”这可能会导致某些步骤被遗漏在新的自动化工作流之外。公司需要花时间与处于第一线的员工接触，而不仅仅是首席技术官、首席财务官、首席信息官或其他高层决策者。”

• 实现内部和外部事务的自动化。

• 创建—或确保您的工作流自动化本质上创建—您公司使用的各种软件之间的自动化连接。

• 审计您的业务流程，以获得潜在的优化。

• 确保您公司的工作流自动化不需要深入的技术知识来操作。

• 确保你的员工能够专注于你的核心任务，并考虑最终将其他一切自动化。保持灵活。库比基说:“工作流程会随着公司的发展而发展。“公司应该在持续的基础上评估他们的过程，并相应地更新他们的自动化方法。”

工作流自动化对于特定行业中的特定业务流程非常有用。它还可以帮助大多数公司和行业中特定部门的流程。

行业

医疗保健:

• 病人电子健康记录中以数字方式记录的信息的转移，但如果由工作人员转移，则很容易出错

• 病人入院和出院，医生通过移动应用程序处理一些出院

• 员工的工作时间表和随叫随到的轮换

法律:

• 通过与发票软件相连的时间跟踪软件实现自动计费

• 管理法律案件的截止日期

• 使用模板组装法律文件的各个部分

• 提交和跟踪合同请求审查和批准

• 输入新的客户信息

印刷:

• 确保传入的工作被分配给车间适当的技术

• 测量操作人员在特定设备上的工作表现，确保最佳的操作人员被分配到正确的设备上

• 监视操作，并确定哪些特定类型的工作时间较长

具体的部门:

开发/操作:

• 开发和测试软件代码

• 部署代码

• 从生产中收集指标ob欧宝娱乐app手机下载

• 开发-操作管道的编排

信息技术:

• 请求服务

• 建立新帐户

• 变更请求

• 关于新项目的请求

• 处理保安事故

财务:

• 资本支出请求

• 费用审批

• 工资的变化

• 应付账款自动化

市场营销:

• 审批活动

• 管理组织品牌问题

设施:

• 办公室搬迁

• 资源调度欧宝体育app官方888

• 监测使用设施的情况

• 员工搬家的要求

销售:

• 价格折扣的批准

• 批准的建议

• 批准的报价

人力资源:欧宝体育app官方888

• 员工福利的变化

• 工时表

• 新员工培训与新员工的细节

• 管理离职员工的详细信息

• 休假请求

采购:

• 一般采购

• 资本支出的批准

• 管理供应商

• 审批发票

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